Modèle de production créative Discovery

Template created by Discovery

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Géant des médias et propriétaire de grandes chaînes de divertissement comme TLC, Animal Planet ou Food Network, Discovery utilise Asana pour produire des milliers de vidéos et ressources créatives chaque mois. Avec son modèle, assurez le suivi de toutes vos demandes de création au même endroit.

Utiliser ce modèle

INTEGRATED FEATURES

field-add iconChamps personnalisésautomation iconAutomatisationdependency iconDépendancessubtask iconSous-tâches

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Généralement complexes, les activités créatives impliquent bien souvent de nombreuses exigences et transmissions entre différentes équipes. Sans un système permettant de centraliser et suivre tous vos processus créatifs, il peut être difficile de s’y retrouver efficacement. Entre retards, étapes manquées et pratiques incohérentes, garder le cap sur vos objectifs peut devenir un vrai défi !

C’est pourquoi nous nous sommes associés à Discovery pour créer un modèle de production créative personnalisé. Véritable pointure en production médiatique à grande échelle, Discovery Digital Studios utilise Asana pour produire chaque mois des milliers de vidéos et ressources créatives pour ses applications grand public, réseaux sociaux et propriétés Web. Utilisez leur modèle pour appliquer les systèmes éprouvés Discovery à vos propres activités : enregistrez toutes vos productions créatives au même endroit, simplifiez les transmissions entre les équipes et assurez-vous qu’aucune exigence ne passe entre les mailles du filet.

Modèle de production créative Discovery - capture d’écran

Pourquoi utiliser le modèle de production créative Discovery ?

Le modèle de production créative Discovery correspond à un cadre préétabli qui permet de rationaliser le processus créatif de votre équipe. Il comprend tous les éléments dont vous avez besoin pour créer et personnaliser un système de production centralisé, avec des transmissions fluides entre les parties prenantes et les équipes.

Créez un système d’archive pour toutes les productions créatives

Le modèle Discovery centralise l’ensemble des activités créatives au même endroit. Au lieu de passer son temps à jongler entre ses e-mails et différentes applications, votre équipe peut facilement accéder aux toutes dernières informations mises à jour concernant les ressources créatives, de la production vidéo aux publications sur les réseaux sociaux. Obtenez une vue d’ensemble de tout le contenu en développement ou plongez au cœur des projets pour savoir ce qu’il reste à faire et quelles tâches ont déjà été accomplies.

Simplifiez les transmissions entre les équipes

Lors du processus de production créative, il n’est pas toujours évident de savoir quand les tâches sont terminées afin de lancer rapidement les suivantes ! Les transmissions peuvent donc parfois s’avérer difficiles, notamment si vous coordonnez le travail entre différentes équipes (rédaction, conception Web, marketing, etc.) et autres parties prenantes créatives. La solution ? Le modèle Discovery et son système de notifications automatiques. Vous devez créer les images bannières d’un blog, mais n’avez aucune idée de la progression de sa rédaction ? Aucun problème : au lieu de vérifier constamment le statut d’avancement du travail, recevez une notification automatique lorsque votre collègue a terminé sa tâche.

Standardisez vos processus

Avant que Discovery n’utilise Asana pour gérer la production créative, l’un de ses principaux problèmes résidait en l’incohérence des processus. Les directives de formatage des vidéos étaient oubliées, les livrables passaient entre les mailles du filet et les ressources restaient inutilisées puisqu’elles n’étaient pas partagées avec les bonnes personnes en interne. Le modèle personnalisé de Discovery change la donne : il standardise le processus de production pour chaque ressource créative. Ainsi, les membres de l’équipe peuvent suivre une feuille de route prédéfinie pour chaque livrable, incluant des tâches clés comme l’élaboration des calendriers de production, la création de vignettes vidéo ou encore le partage des ressources publiées avec les parties prenantes.

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Nous avions une demi-douzaine de processus suivis séparément dans des feuilles de calcul ou des e-mails. Quel bonheur d’avoir pu les réunir sur Asana ! Nous pouvons désormais visualiser les dépendances, le statut des ressources, le responsable de chaque tâche ou encore la date de lancement des processus.”
Mike Singer, directeur principal, opérations créatives internationales, Discovery

Comment utiliser le modèle de production créative Discovery ?

Ce modèle comprend tous les éléments clés dont vous avez besoin pour créer un processus de production créatif efficace. Bien qu’il soit fondé sur les processus de Discovery, ce modèle est entièrement personnalisable : vous pouvez donc l’adapter à vos besoins en matière de gestion de projet. Veillez cependant à bien garder en tête les bonnes pratiques suivantes :

  • Identifiez les informations d’ordre général dont vous avez besoin. Pour Discovery, il est indispensable de visualiser le statut de chaque ressource. Son modèle comprend donc des étiquettes personnalisées avec un code couleur pour indiquer si les livrables sont en cours de traitement, de modification, prêts à être publiés ou terminés. Réfléchissez aux données que vous souhaitez suivre et ajoutez-les au modèle. Il pourra s’agir du canal de contenu, du public cible ou encore des campagnes connexes.

  • Trouvez des opportunités d’automatisation. Analysez votre processus de production pour voir si vous pouvez mettre en place des automatisations, c’est-à-dire des règles programmées qui permettent de passer le relais de manière transparente entre les différentes parties prenantes et équipes. Le modèle Discovery en contient déjà certaines, mais libre à vous d’en ajouter d’autres ! Vous permettrez ainsi aux membres de votre équipe de savoir quand se mettre au travail, et vous pourrez attribuer des tâches ou en déplacer d’une section à l’autre du modèle, entre autres actions possibles.

  • Dressez la liste des étapes standardisées pour chaque type de contenu. Les différents types de ressources créatives, comme les articles de blog, webinaires ou infographies, répondent chacun à des exigences propres. Énumérez les étapes nécessaires à la réalisation de chaque type de ressource et créez des modèles de tâche correspondants. Vous faciliterez le travail de votre équipe : celle-ci n’aura par exemple plus qu’à copier le modèle de tâche « blog » avant de se mettre à travailler efficacement sur un nouvel article en suivant un processus créatif prédéfini.

Fonctionnalités intégrées

  • Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

  • Automatisation : grâce aux règles, automatisez les étapes manuelles afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches d’organisation et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X survient, déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.

  • Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

  • Sous-tâches : certaines activités sont bien trop complexes pour se cantonner à une seule tâche Asana (travail impliquant plusieurs collaborateurs, tâches à échéance ouverte, projets nécessitant des vérifications ou approbations de la part de diverses parties prenantes, etc.). Dans ces cas-là, n’hésitez pas à vous faciliter le travail en créant des sous-tâches. Celles-ci permettent de diviser les tâches en plusieurs éléments indépendants pour répartir efficacement le travail, tout en veillant à ce que ces petites actions restent intégrées à la tâche parente. Utilisez des sous-tâches pour subdiviser les tâches ou détailler les différentes étapes d’un processus.

Applications recommandées

  • Figma : de nombreuses équipes utilisent Figma pour créer des flux d’utilisateurs, simulations d’interfaces utilisateurs, prototypes et bien plus encore. Vous pouvez désormais intégrer ces designs à Asana pour communiquer le contexte et les documents clés à votre équipe. Contrairement aux captures d’écran, les intégrations dynamiques reflètent les changements apportés au fichier de design en temps réel, vous épargnant des recherches et mises à jour d’images chronophages.

  • Adobe Creative Cloud : les équipes créatives donnent le meilleur d’elles-mêmes lorsqu’elles peuvent se concentrer sur la conception. Avec l’intégration Asana pour Adobe Creative Cloud, les équipes de création et de design peuvent facilement accéder aux informations dont elles ont besoin pour bien démarrer, obtenir le feedback des réviseurs et des approbateurs, et livrer les ressources finales. Le tout, sans quitter Photoshop, Illustrator ou InDesign. Affichez les nouvelles tâches, partagez des designs, intégrez des liens de partage Adobe XD et prenez en compte le feedback communiqué sur Asana... tout cela, sans quitter Adobe Creative Cloud.

  • Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

  • Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

FAQ

Mon équipe confie une partie de la production créative à des travailleurs indépendants. Puis-je quand même utiliser le modèle ?

Bien sûr ! Le modèle gratuit Discovery s’adresse à toutes les équipes de production créative, qu’elles fassent appel à des collaborateurs en interne, à des prestataires externes ou les deux à la fois. L’utilisation d’un outil de gestion du travail simplifie la gestion des travailleurs indépendants, puisque vous pouvez attribuer des tâches avec des échéances claires plutôt que de communiquer par e-mail. Vous pouvez également suivre en temps réel l’exécution des livrables et vous assurer ainsi que le travail est en bonne voie.

Quels sont les avantages d’un modèle numérique de production créative ?

Gérer la production créative avec des feuilles de calcul et e-mails est loin d’être optimal. Le suivi devient rapidement obsolète, le travail se perd et il est difficile de savoir quand les livrables sont prêts à être transmis à une autre équipe. La solution ? Utiliser une plateforme de gestion du travail pour vous permettre de suivre l’avancement du travail en contexte. Ainsi, au lieu de passer votre temps à mettre à jour des feuilles de calcul, vous pouvez suivre en temps réel la réalisation des livrables par votre équipe.

Quels types d’équipes ont le plus intérêt à utiliser un modèle Discovery ?

Toute équipe chargée de la production créative peut tirer parti de ce modèle. Ce dernier s’avère cependant particulièrement utile lorsque votre processus de production créative implique de nombreuses étapes et transmissions entre équipes, et suppose de communiquer avec un grand nombre de parties prenantes interfonctionnelles.

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Les modèles sont un excellent début, mais Asana Premium vous permet de passer à la vitesse supérieure.

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