Discovery Digital Studios réalise des milliers de vidéos par mois avec Asana

Discovery Inc. fait figure de géant des médias. Le groupe est propriétaire de grandes chaînes de divertissement telles que TLC, Animal Planet ou Food Network. À la base fournisseur de programmes télévisuels, le groupe possède aussi une forte présence numérique. Les équipes de contenu de Digital Studios créent chaque mois des milliers de vidéos destinées aux réseaux sociaux et aux applications grand public. Qu’est-ce qui vous tente le plus : regarder un grand chef réaliser un soufflé à la télévision ou suivre le cours de cuisine en direct sur votre iPad depuis l’application Food Network Kitchen et poser toutes les questions qui vous passent par la tête, tout en cuisinant ? Le choix vous revient !

Directeur des opérations de contenu, Mike Singer aide les équipes responsables des réseaux sociaux à concevoir, réaliser et mettre en ligne les vidéos. Dans la plupart des cas, six versions voient le jour. Le format de chacune des vidéos est adapté au réseau sur lequel elle est ensuite diffusée : Facebook, Instagram ou YouTube, entre autres plateformes.

Mike Singer et Discovery Digital Studios ont commencé à utiliser Asana en 2014. Auparavant, les équipes tentaient d’assurer la gestion de la production de contenu à l’aide de feuilles de calcul ; quant aux communications, elles s’effectuaient par e-mail. Il n’existait donc aucun processus de production de contenu bien défini et l’organisation était loin d’être optimale.

L’absence de processus clair a non seulement ralenti l’équipe, mais a parfois généré des coûts supplémentaires. Le groupe a notamment dû engager jusqu’à six indépendants deux fois par an afin de résorber le retard accumulé.

Mike Singer s’est donc mis en quête d’un nouvel outil pour gérer la production de contenu. Aujourd’hui, Discovery Digital Studios a fait du chemin : plus de 400 personnes collaborent sur Asana.

Avant Asana, nos processus manquaient de clarté et de cohérence. Les projets suivaient leur cours sans que les feuilles de calcul soient actualisées, au point parfois de tomber dans l’oubli. Nous devions alors engager des indépendants chargés de faire le grand ménage dans les projets pendant six mois. ”

Choisir le bon outil pour une publication fluide et constante des vidéos

Mike Singer cherchait une plateforme partagée qui puisse fournir une vue d’ensemble sur les contenus en cours, tout en laissant la possibilité de visualiser des informations plus précises à propos du processus de production et de la progression de chaque vidéo. Le directeur des opérations souhaitait également que cet outil permette l’envoi de notifications automatisées pour faciliter la transmission des informations à tous ses collaborateurs. Avec les feuilles de calcul, il était difficile d’identifier clairement à quel moment une tâche était terminée et quand démarrer la suivante.

Sur Asana, les processus sont personnalisables. Discovery Digital Studios a donc pu définir des processus de contenu complexes, donner aux parties prenantes un aperçu simple des résultats de l’ensemble de l’équipe, mais aussi assurer la cohésion et la communication avec les collaborateurs individuels et équipes externes.

Nous avions une demi-douzaine de processus suivis séparément. Quel bonheur de pouvoir les réunir sur Asana, de comprendre leur complémentarité et de distinguer les dépendances qui nous échappaient lorsque nous utilisions des feuilles de calcul ! ”

Adopter Asana, une équipe après l’autre

Pour commencer, Mike a présenté Asana à l’équipe chargée du contenu de Food Network et encouragé ses membres à s’aider de cette plateforme pour organiser leur liste de tâches personnelle. Les membres de Food Network se sont très vite accoutumés à utiliser l’outil au quotidien, sans difficulté particulière. C’est ainsi qu’ils ont commencé à suivre leurs projets d’équipe sur Asana.

Après avoir trouvé la recette idéale pour aider son équipe à adopter Asana, Mike en a confié le secret aux autres équipes de Discovery Digital Studios. Le but ? Mieux évaluer leurs processus pour ensuite élaborer des projets cohérents. Aujourd’hui, les équipes de toutes les marques du groupe gèrent leurs activités sur Asana : chacune a mis en place un modèle unique pour chaque type de contenu et chaque chaîne.

Pour le groupe, ce fut un vrai virage culturel et beaucoup de stress en moins : finie l’incertitude liée à la difficulté de localiser des informations, tout se déroule plus facilement.”

Asana, l’ingrédient clé de la réussite

Désormais, les équipes de contenu gèrent la production sur Asana de A à Z. L’épidémie de COVID-19 et le confinement n’y ont rien changé, les équipes ont pu tourner des vidéos sans quitter leur domicile. Elles sont restées organisées et ont maintenu le même rythme de production qu’avant la crise. D’ailleurs, Discovery Digital Studios n’est pas un cas isolé : selon l’enquête d’Asana intitulée « L’Anatomie du travail : équipes à distance », 55 % des travailleurs de la connaissance qui ont eu recours à un logiciel de gestion du travail se sentent plus productifs qu’auparavant, lorsqu’ils ne travaillaient pas encore à distance.

À chaque vidéo son projet Asana. Les équipes ont recours à des modèles pour lancer les projets plus facilement et s’assurer qu’aucune tâche ne passe à la trappe. Les champs personnalisés renseignent sur la progression du projet, tandis que les pièces jointes et les commentaires rassemblent discussions et documents connexes au sein de la tâche elle-même. Les informations sont accessibles immédiatement et les équipes sont ainsi plus productives.

Les équipes ajoutent des tâches à plusieurs projets : ainsi, tout le monde reste sur la même longueur d’onde et visualise tous les projets auxquels une tâche contribue. Par exemple, une tâche qui concerne la publication d’une vidéo trouve sa place à la fois dans le projet lié au processus de production de la vidéo en question, mais aussi dans le projet consacré à la gestion du calendrier de contenu Instagram. Lorsque la tâche est mise à jour, commentée ou achevée, l’ensemble des modifications est visible dans chaque projet auquel la tâche est associée : le calendrier de contenu reste ainsi constamment à jour.

Grâce à Asana, nous avons réussi maintenir le même volume de contenu pendant l’épidémie de COVID-19 et le confinement. Nous tournions les vidéos à domicile, d’autant plus que la demande augmentait, les gens disposant de plus de temps pour regarder du contenu. ”

Les équipes de contenu de Discovery utilisent également les Portefeuilles pour obtenir une vue d’ensemble sur les productions en cours de leur choix. Elles peuvent notamment créer un portefeuille pour assurer le suivi de plusieurs cours de cuisine destinés à l’application Food Network Kitchen, mais aussi pour contrôler la progression et les dates de mise en ligne des campagnes de contenu numérique associées.

En outre, les équipes associent Asana à leurs autres outils de travail grâce aux intégrations disponibles. Avec l’intégration Asana pour Outlook, les membres de Discovery peuvent transformer des e-mails en tâches Asana exploitables directement depuis leur boîte de réception. Ils peuvent également ajouter un e-mail à une tâche sous forme de commentaire pour conserver les informations essentielles, sans pour autant encombrer leur boîte de réception. Quant à l’intégration Asana pour Slack, elle permet aux équipes de visualiser les mises à jour des projets, d’ajouter des commentaires et de créer de nouvelles tâches sans quitter Slack. Ajoutons que désormais, Discovery automatise davantage ses processus grâce à l’intégration Zapier + Asana, avec à la clé des gains de temps précieux.

La collaboration entre les différentes équipes de Discovery Digital Studios est désormais plus facile, ces dernières étant en mesure de visualiser les dépendances entre les tâches et projets. Au sein des studios, l’équipe des recettes est chargée de développer, puis de tester les plats avant le début du tournage. Auparavant, l’équipe de production vidéo devait déranger celle des recettes dans son travail pour savoir où elle en était et organiser au mieux le tournage. Désormais, l’équipe des recettes fait état de sa progression et suit les jalons clés des projets directement sur Asana. Résultat, l’équipe de contenu sait à tout moment où en est le projet, sans même devoir poser la question.

Avant Asana, nous n’avions aucune idée des dépendances entre les tâches. ”

Cette visibilité permet aux équipes d’estimer avec précision la durée du travail. Celles-ci peuvent également repérer tout retard ou point de blocage dans un projet et remettre ce dernier sur les rails. Toutes les équipes travaillent plus efficacement, car leurs activités sont centralisées, rationalisées et menées en toute transparence.

Quand on travaille dans la production, il y a un million de raisons pour que tout ne se passe pas comme prévu. Avec Asana, lorsqu’un projet est retardé, inutile d’envoyer un e-mail à quinze personnes pour en connaître les raisons. Un simple coup d’oeil permet de repérer les points de blocage et les personnes à contacter. En général, quelques commentaires suffisent à obtenir des explications et à mieux comprendre les raisons du retard, sans avoir besoin de poser plus de questions. C’est un sacré gain de temps ! ”

La recherche d’informations est également simplifiée. Imaginons qu’une équipe se prépare à répondre à un appel d’offres pour une marque qui demande la création d’une vidéo dotée d’une touche « estivale ». Dans ce cas, il suffit à l’équipe de contenu de rechercher sur Asana toutes les vidéos marquées avec l’étiquette « été » et de trouver des exemples pertinents. Cette organisation aide donc Discovery à décrocher plus de contrats.

Une équipe inchangée, mais davantage de vidéos

Qui dit meilleure organisation, dit aussi réduction des coûts. Plus besoin d’engager d’indépendants pour remettre tout en ordre ! Le contenu est organisé et classé sur Asana au fil de sa création. Discovery Digital Studios dispose donc de plus de moyens financiers et le groupe peut consacrer ses efforts à la création de valeur, aussi bien sur ses applications grand public que grâce à ses nouveaux contenus lifestyle. Espérons que Discovery n’en oubliera pas pour autant les soufflés…