Discovery Digital Studios réalise chaque mois des milliers de vidéos avec Asana

Discovery Digital Studios
  • Logo Discovery Digital Studios
  • Emplacement
    • Siège social à New York, avec des équipes à l’international au service de 12 chaînes de télévision
  • Portée
    • Plus de 350 millions de téléspectateurs et d’abonnés dans le monde

L’impact d’Asana

  • Clarification du processus de production de milliers de vidéos, réalisées dans les délais et aux formats adéquats
  • Une organisation de haut niveau et une base de données exploitable qui permet de retrouver facilement des éléments de contenu, et de suivre la progression des équipes et la réalisation des vidéos.
  • Réduction des coûts : plus besoin d’avoir recours à des indépendants pour mettre de l’ordre dans les fichiers

Discovery Inc. fait figure de géant des médias. Le groupe est propriétaire de grandes chaînes de divertissement telles que TLC, Animal Planet ou Food Network. Fournisseur de programmes télévisuels, le groupe possède aussi une forte présence numérique. Les équipes de contenu de Digital Studios créent chaque mois des milliers de vidéos destinées aux plateformes de réseaux sociaux et applications grand public. Ainsi, vous avez le choix : regarder un grand chef réaliser un soufflé à la télévision ou suivre le cours de cuisine en direct sur votre iPad depuis l’application Food Network Kitchen. L’occasion de poser toutes les questions qui vous passent par la tête, tout en cuisinant.

Directeur des opérations de contenu, Mike Singer aide les équipes responsables des réseaux sociaux à concevoir, réaliser et mettre en ligne les vidéos. Dans la plupart des cas, six versions voient le jour. Le format de chacune des vidéos est adaptée au réseau sur lequel elle est ensuite diffusée : Facebook, Instagram ou YouTube, entre autres plateformes.

En 2014, Mike Singer et Discovery Digital Studios commencent à utiliser Asana. Auparavant, les équipes tentaient d’assurer la gestion de la production de contenu à l’aide de feuilles de calcul. Les échanges s’effectuaient par e-mail. Il n’existait donc aucun processus de production de contenu bien défini et l’organisation était loin d’être optimale :

  • Les vidéos n’étaient pas toujours prêtes à temps, les formats oubliés et certaines vidéos n’ont même jamais été utilisées, faute d’avoir été transmises aux bonnes personnes en interne.
  • Difficile également d’établir des rapports trimestriels car personne n’était en mesure de visualiser quel contenu était produit, pour quel support.
  • Les informations ne circulaient pas entre les différentes équipes : éditoriale, production vidéo, marketing de contenu, relations presse ou autres parties prenantes, tous se retrouvaient fréquemment perdus parmi d’innombrables e-mails.

L’absence d’un processus clair a non seulement ralenti l’équipe, mais a parfois généré des coûts supplémentaires. Le groupe a notamment dû engager jusqu’à six indépendants deux fois par an afin de résorber le retard accumulé.

Mike Singer s’est donc mis en quête d’un nouvel outil pour gérer la production de contenu. Aujourd’hui, Discovery Digital Studios a parcouru du chemin : plus de 400 personnes collaborent sur Asana.

« Avant d’utiliser Asana, il nous manquait un processus clair et cohérent. Les projets suivaient leur cours, mais la mise à jour des feuilles de calcul n’était pas effectuée en temps voulu, au point parfois de tomber dans l’oubli. Nous devions alors engager des indépendants chargés de faire le grand ménage dans les projets pendant six mois. » – Mike Singer, directeur des opérations de contenu

Choisir le bon outil pour une publication fluide et constante des vidéos

Mike Singer cherchait une plateforme partagée qui puisse fournir une vue d’ensemble des contenus en développement, mais laisse aussi la possibilité de visualiser des informations plus précises à propos du processus de production et de la progression de chaque vidéo. Le directeur des opérations souhaitait également un outil qui permette l’envoi de notifications automatisées pour faciliter la transmission des informations à l’ensemble de ses collaborateurs. Avec les feuilles de calcul, il était difficile d’identifier clairement le moment où une tâche était terminée et quand démarrer la suivante.

Sur Asana, les processus sont personnalisables. Discovery Digital Studios a donc pu définir des processus de contenu complexes, donner aux parties prenantes un aperçu simple des résultats de l’ensemble de l’équipe, mais aussi assurer la cohésion et la communication avec les collaborateurs individuels et équipes externes.

« Nous avions une demi-douzaine de processus suivis séparément. Quel bonheur de pouvoir les réunir sur Asana, de comprendre leur complémentarité et de distinguer certaines dépendances qui nous échappaient lorsque nous utilisions des feuilles de calcul. »

Adopter Asana, une équipe après l’autre

Mike Singer a d’abord présenté Asana à l’équipe de contenu de Food Network et encouragé ses membres à utiliser cette plateforme pour organiser leur liste de tâches personnelle. Les membres de Food Network se sont très vite accoutumés à utiliser l’outil au quotidien, sans difficulté particulière. C’est ainsi qu’ils ont commencé à effectuer le suivi des projets de l’équipe sur Asana.

Mike Singer a trouvé la recette idéale pour aider son équipe à adopter Asana, puis en a confié le secret aux autres équipes de Discovery Digital Studios. Le but ? Mieux évaluer le flux de travail pour ensuite élaborer des projets cohérents. Aujourd’hui, les équipes de l’ensemble des marques du groupe gèrent leurs activités sur Asana : chaque équipe dispose d’un modèle unique pour chaque type de contenu et chaque chaîne.

« Pour le groupe, ce fut un vrai virage culturel : finie l’incertitude liée à la difficulté de localiser des informations, soit beaucoup de stress en moins. Tout se déroule plus facilement. »

Asana, ingrédient clé de la réussite

La production est désormais gérée sur Asana de A à Z par les équipes de contenu. L’épidémie de COVID-19 et le confinement n’y ont rien changé. Les équipes ont pu tourner des vidéos sans quitter leur domicile, rester organisées et maintenir le même rythme de production qu’avant la crise. Discovery Digital Studios n’est pas un cas isolé : selon l’enquête d’Asana intitulée « L’Anatomie du travail : équipes à distance », 55 % des travailleurs de la connaissance qui ont eu recours à un logiciel de gestion du travail se sentent plus productives qu’auparavant, lorsqu’ils ne travaillaient pas encore à distance.

À chaque vidéo son projet Asana. Les équipes ont recours aux modèles pour lancer facilement les projets et s’assurer qu’aucune tâche ne passe à la trappe. Les champs personnalisés renseignent sur la progression du projet, tandis que les pièces jointes et les commentaires rassemblent discussions et documents connexes au sein de la tâche elle-même. Les informations sont accessibles immédiatement et les équipes sont ainsi plus productives.

Les équipes ajoutent des tâches à plusieurs projets : ainsi, tout le monde reste sur la même longueur d’onde et visualise tous les projets auxquels une tâche contribue. Par exemple, une tâche qui concerne la « publication d’une vidéo » trouve sa place à la fois dans le projet lié au processus de production de la vidéo en question, mais aussi dans le projet consacré à la gestion du calendrier de contenu Instagram. Lorsque la tâche est mise à jour, commentée ou achevée, l’ensemble des modifications est visible dans chaque projet auquel la tâche est associée : le calendrier de contenu reste ainsi constamment à jour.

« Grâce à Asana, nous avons réussi maintenir le même volume de contenu pendant l’épidémie de COVID-19 et le confinement. Nous tournions les vidéos à domicile, d’autant plus que la demande augmentait, les gens disposant de plus de temps pour regarder du contenu. »

Les équipes de contenu de Discovery utilisent également les Portefeuilles pour obtenir une vue d’ensemble sur des groupes de productions en cours. Les équipes peuvent notamment créer un portefeuille pour assurer le suivi d’un ensemble de cours de cuisine destinés à l’application Food Network Kitchen, mais aussi pour contrôler la progression et les dates de mise en ligne des campagnes de contenu numériques associées.

En outre, les équipes associent Asana à leurs autres outils de travail grâce aux intégrations disponibles. Avec l’intégration Asana pour Outlook, les membres de Discovery peuvent transformer des e-mails en tâches Asana exploitables directement depuis leur boîte de réception. Ils peuvent également ajouter un e-mail à une tâche sous forme de commentaire pour conserver les informations essentielles, sans pour autant encombrer leur boîte de réception. L’intégration Asana pour Slack permet aux équipes de visualiser les mises à jour des projets, d’ajouter des commentaires et de créer de nouvelles tâches sans quitter Slack. Ajoutons que désormais, Discovery automatise davantage ses processus grâce à l’intégration Zapier, avec à la clé des gains de temps précieux.

La collaboration entre les différentes équipes de Discovery Digital Studios est désormais plus facile, car ces dernières sont en mesure de visualiser les dépendances entre les tâches et projets. Au sein des studios, l’équipe des recettes est chargée de développer, puis de tester les plats avant le début du tournage. Auparavant, l’équipe de contenu vidéo devait harceler celle des recettes pour être tenue au courant de sa progression et pouvoir organiser au mieux le tournage. Désormais, l’équipe des recettes fait état de sa progression et suit les jalons clés des projets directement sur Asana. Résultat, l’équipe de contenu sait à tout moment où en est le projet, sans même devoir poser la question.

« Avant Asana, les dépendances étaient inconnues au bataillon. »

Cette visibilité permet aux équipes d’estimer avec précision la durée du travail. Elle leur permet également d’identifier tout retard ou point de blocage dans un projet et de remettre ce dernier sur les rails. Toutes les équipes travaillent plus efficacement car leurs activités sont centralisées, simplifiées et menées en toute transparence.

« Quand on travaille dans la production, un million de choses peuvent déraper. Avec Asana, si un projet est retardé, inutile d’envoyer un e-mail à quinze personnes pour en connaître les raisons. Vous visualisez parfaitement les points de blocage et les personnes en charge. En général, les commentaires suffisent à obtenir des explications et à mieux comprendre les raisons du retard, sans avoir besoin de poser plus de questions. C’est un sacré gain de temps. »

La recherche d’informations est également simplifiée. Imaginons qu’une équipe se prépare à répondre à un appel d’offres pour une marque qui souhaite une vidéo dotée d’une touche « estivale ». Il suffit à l’équipe de contenu de rechercher sur Asana toutes les vidéos marquées avec l’étiquette « été » et de trouver des exemples pertinents. Cette organisation aide Discovery à décrocher plus de contrats.

Une équipe inchangée, mais davantage de vidéos

Bénéficier d’une bonne organisation permet également de réduire les coûts. Plus besoin d’engager d’indépendants pour remettre tout en ordre. Le contenu est organisé et classé sur Asana au fur et à mesure de sa création. Discovery Digital Studios dispose donc de plus de moyens financiers et d’un regain d’énergie, des ressources que le groupe peut mettre à profit pour créer plus de valeur via ses applications grand public ou en élaborant de nouveaux contenus consacrés au style de vie. Espérons que Discovery n’oubliera pas de nous proposer d’autres vidéos dédiées aux soufflés…