Benefit Cosmetics utilise Asana pour ravir les adeptes du maquillage

Étude de cas Asana - Benefit Cosmetics - Publicité
  • Logo de Benefit Cosmetics
  • Lieu
    • Siège social situé à San Francisco aux États-Unis
  • Distribution de produits
    • Produits et services disponibles dans plus de 55 pays

L’impact d’Asana

  • 52 jours de travail (10 semaines) gagnés par an en regroupant communication et demandes de travail
  • Réduction du temps de planification de campagne d’une heure à cinq secondes grâce aux modèles de projet et au calcul automatique des échéances
  • Travail plus rapide de la part de l’équipe de création, car toutes les informations importantes se trouvent en un seul endroit, évitant des discussions inutiles.
  • Visualisation des disponibilités des équipes pour une planification des ressources plus aisée

En 1976, les sœurs jumelles Jean et Jane Ford inaugurèrent leur petit magasin de maquillage à San Francisco. Leur objectif était de gagner 33 dollars par jour pour assurer la rentabilité d’une affaire qui a fini par cartonner. Aujourd’hui, Benefit Cosmetics est une marque de cosmétiques plébiscitée dont les produits sont distribués dans plus de 55 pays. Avec ses 3 000 bars à sourcils, elle détient le record du monde Guinness du plus grand nombre de sourcils épilés en huit heures par une équipe. Propriété du groupe LVMH, l’entreprise est connue pour ses emballages et son marketing empreints de personnalité. Comme le résume si bien leur slogan : « L’humour est le meilleur des cosmétiques. »

Jessie Geisen, responsable du marketing de marque de Benefit aux États-Unis, aide l’équipe de création de l’entreprise à rester productive. Composée de graphistes, de rédacteurs, ainsi que d’experts de la photo et de la vidéo, il lui arrive de travailler sur pas moins de 75 projets en même temps. Jessie en gère la charge de travail, trie la cinquantaine de demandes provenant des autres équipes tous les mois et programme les campagnes. Elle organise l’ensemble des activités marketing pour le marché américain : sorties de produits, e-mailing, paid media, influenceurs… tout en trouvant le temps de voir chaque membre de l’équipe de création toutes les semaines pour faire un bilan des tâches.

L’équipe américaine utilisait bien un outil de gestion du travail, mais celui-ci ne comprenait pas certaines fonctionnalités clés. Par exemple, il était impossible de communiquer ou de poser des questions sur la plateforme. Résultat ? En cas d’informations manquantes pour accomplir une tâche, les membres de l’équipe de création devaient fouiller dans leur historique de messagerie instantanée ou dans leurs e-mails. L’outil ne permettait pas non plus à Jessie d’élaborer des chronologies de campagnes, ni de calculer la charge de travail de l’équipe. Exporter les données dans une feuille de calcul et rentrer des formules manuellement était la seule façon de pouvoir faire son travail. Ce système freinait l’équipe pour les raisons suivantes :

  • De nombreuses conversations par messagerie instantanée et e-mail ralentissaient la production et éparpillaient les informations liées au projet.
  • Des tâches étaient oubliées, car elles n’étaient pas regroupées en un seul endroit.
  • Jessie passait trop de temps à générer des rapports de gestion des ressources et à établir les calendriers à la main.

Notons justement que selon l’étude sur l’Anatomie du travail, plus de 60 % du temps de travail d’un employé américain est consacré à ce type d’activités d’organisation secondaires. Jessie s’est donc lancée à la recherche d’une nouvelle plateforme de gestion du travail pour accélérer le processus de création et favoriser une collaboration plus efficace au sein de son équipe située aux États-Unis.

« Des tâches passaient entre les mailles du filet, car nous échangions par tchat ou e-mail, plutôt que de tout regrouper au même endroit. Je me suis dit qu’il était grand temps de nous simplifier la vie à tous. »
— Jessie Geisen, responsable du marketing de marque pour les États-Unis, Benefit Cosmetics

Une meilleure façon de partager les informations et d’organiser un calendrier d’équipe chargé

L’équipe était à la recherche d’une plateforme qui lui permettrait de suivre tous types de projets et sur laquelle chacun pourrait poser ses questions. Jessie avait également besoin de traiter les nouvelles demandes envoyées par les autres équipes, de planifier les calendriers de campagnes plus rapidement et de gérer les ressources de l’équipe.

Certains membres de l’équipe avaient déjà utilisé Asana auparavant. En comparant avec d’autres outils, ils se sont rendu compte que la plateforme était la plus « visuelle », tout en étant la plus intuitive. Utiliser des couleurs pour regrouper les projets, comme le violet pour les initiatives de marque, accroît la visibilité de l’ensemble des activités. Selon Jessie : « Avec son interface conviviale, Asana était l’outil idéal pour notre équipe. Les couleurs m’aident désormais à comprendre ce qu’il se passe en un clin d’œil, sans me noyer dans un océan d’informations. »

L’équipe était également attirée par la flexibilité d’affichage offerte par Asana, sa fonctionnalité de gestion des ressources, ainsi que la possibilité de commenter et de joindre des fichiers aux tâches. « Pour nous, il était essentiel de pouvoir publier des commentaires sur Asana. Un designer peut tout simplement laisser un commentaire sur la tâche dès qu’il a besoin de précisions sur une mission ou qu’il lui manque des ressources, au lieu de sortir de l’outil pour envoyer un message à une autre équipe. »

Déploiement d’Asana au sein de l’équipe de création

Le personnel chargé de la création chez Benefit était enthousiaste à l’idée d’utiliser Asana pour enfin résoudre les problèmes qui le tracassaient. L’équipe a donc travaillé en étroite collaboration avec un responsable de la réussite client d’Asana pour établir des processus qui correspondaient à son fonctionnement. Jessie a ensuite effectué une présentation et une formation selon les bonnes pratiques de déploiement partagées par le responsable de la réussite client Asana, pour montrer à tous comment utiliser l’outil en accord avec leurs fonctions.

Pour encourager l’adoption, Jessie a constamment promu l’utilisation d’Asana et en est devenue la référente au sein de l’équipe. Elle a essayé d’intégrer de nouveaux éléments au processus de production au fil du temps et envoyé des e-mails hebdomadaires en lien avec Asana : rappels, améliorations de fonctionnalités annoncées par le responsable de la réussite client, entre autres. Deux mois plus tard, Asana avait remporté l’adhésion de l’équipe et de la vice-présidente du service marketing. Tout le monde savait comment utiliser l’outil pour résoudre ses difficultés.

10 semaines de travail gagnées par an grâce à la centralisation de la communication et des demandes de travail

Aujourd’hui, l’équipe marketing aux États-Unis utilise Asana dans la gestion de tous ses projets et demandes pour une mise en œuvre plus rapide.

Tri des demandes de création par formulaire

L’équipe de création reçoit désormais par le biais d’un formulaire Asana une moyenne de 78 demandes de travail par mois. Cela a contribué à un gain de temps estimé à six semaines par an, en éliminant les chaînes de messages interminables. Les demandes sont acheminées vers un projet Asana qui sert de boîte de réception pour y être triées par Jessie. Celui-ci possède des sections pour les nouvelles demandes, les demandes approuvées et les demandes archivées.

Étude de cas Asana - Benefit Cosmetics - Formulaire de demande pour l’équipe de création

Chaque demande reçue s’affiche en tant que tâche avec des champs personnalisés qui présentent les informations saisies par le commanditaire dans le formulaire. Lorsqu’une demande est approuvée, Jessie crée des sous-tâches pour chaque étape de réalisation et les attribue à la bonne personne. L’ensemble des retours et de la communication se fait dans les commentaires de la tâche parente pour que tous les collaborateurs puissent consulter les informations dans leur intégralité, ainsi que les dernières décisions.

Jessie met à jour le formulaire Asana dans sa démarche d’améliorer le processus de l’équipe et s’assure ainsi que les demandeurs incluent toutes les informations nécessaires pour que le personnel responsable de la création puisse se mettre immédiatement au travail. Un champ demande de dresser la liste de tous les collaborateurs du projet, c’est-à-dire les personnes qui seraient intéressées de suivre la mission. Jessie ajoute ensuite leurs noms dans la tâche Asana concernée pour qu’ils reçoivent des notifications et qu’ils participent aux révisions.

Suivi des ressources

Jessie utilise la gestion des ressources pour calculer automatiquement les disponibilités de l’équipe et les afficher sur une chronologie hebdomadaire. Elle a créé un portefeuille qui comprend les projets et les tâches pour chacune des équipes, tel qu’un portefeuille pour l’équipe de conception, qui lui permet de visualiser le travail de chaque membre en un seul clic grâce à la vue Gestion des ressources. Jessie partage le tout avec l’équipe de création tous les lundis pour aborder les tâches à venir dans la semaine et procéder à des ajustements. Cet aperçu n’aurait pas été possible avec des feuilles de calcul, mais Jessie reçoit désormais des mises à jour automatiques lorsque des échéances ou des responsabilités sont modifiées sur Asana.

La gestion du travail sur Asana a permis à l’équipe de création de Benefit d’élaborer un business case pour le recrutement de ressources supplémentaires, comme des designers ou des rédacteurs indépendants, car elle est en mesure d’évaluer la charge de travail liée aux nombres de demandes reçues.

« J’apprends mieux en regardant. De ce fait, je privilégie l’utilisation des portefeuilles et de l’outil de gestion des ressources qui me permettent de visualiser les tâches à terminer tel ou tel jour en les affichant sur une chronologie hebdomadaire. La visibilité sur les disponibilités de l’équipe de création fait toute la différence avec l’outil que nous utilisions auparavant.

Planification des dates de campagnes

Jessie planifie la chronologie de chaque nouvelle campagne aux États-Unis grâce à un modèle de projet Asana qui inclut des jalons clés. Il lui suffit de saisir la date de lancement pour que l’outil remplisse automatiquement les échéances pour chaque tâche. Jessie ajoute ensuite toutes les tâches propres à la campagne en question. « Les dates sont remplies en 5 secondes. Cela me prenait au moins une heure dans les feuilles de calcul. » affirme-t-elle.

L’équipe de création utilise aussi la vue Calendrier pour visualiser les périodes où plusieurs campagnes sont en cours. De ce fait, elle est en mesure de repérer des moments creux pour anticiper ces chevauchements. Les différents types de travaux sont indiqués avec une couleur distincte dans des champs personnalisés au sein des tâches, tels que pour le contenu, les publicités payantes et les envois influenceurs. Ainsi, l’équipe peut filtrer et consulter une certaine catégorie de tâches, comme celles liées au marketing par le biais d’influenceurs.

Étude de cas Asana - Benefit Cosmetics - Produit

Communication et collaboration centralisées

L’équipe marketing a gagné environ 52 jours de travail grâce à l’utilisation d’Asana, soit 10 semaines de travail par an. Cette nouvelle efficacité améliore le moral des designers et aide l’équipe à mener à bien chaque initiative lancée (plutôt que de laisser des tâches lui glisser entre les doigts). Elle lui permet également de s’attaquer à des projets plus ambitieux et complexes, comme une campagne de paid media pour la POWmade, un nouveau produit destiné aux sourcils.

Outre les formulaires, le regroupement des communications sur les tâches Asana a fortement contribué à ce gain de temps. L’équipe publie plus de 600 commentaires par mois, ce qui réduit considérablement les basculements entre les e-mails, la messagerie instantanée et les autres plateformes.

« Notre vice-présidente est impliquée dans tous nos projets et nous fait tous ses commentaires sur Asana. Elle apprécie particulièrement cette nouvelle visibilité sur le travail de l’équipe.

« Notre équipe est en mesure de terminer ses projets de création beaucoup plus rapidement, car elle ne perd plus de temps à obtenir les informations nécessaires. », explique Jessie. « Tout le monde y gagne. Il y a moins de frustration et de communications externes, qui autrement pourraient s’accumuler et ralentir la journée de travail. »

Benefit transmet son message de joie et de bonne humeur plus efficacement

Le service marketing de Benefit réserve encore de nombreuses surprises au public pour cette nouvelle année. L’équipe de création a eu de nouvelles idées pour éveiller l’intérêt des consommateurs au sujet de ses nouveaux produits. Celle-ci a, par ailleurs, bien l’intention de gérer initiatives et événements sur Asana. Quant à Jessie, elle continue de simplifier le processus de création et espère convaincre d’autres équipes avec lesquelles elle collabore d’utiliser Asana, notamment celle des réseaux sociaux. L’avenir s’annonce radieux pour cette entreprise qui a la conviction que l’humour est le meilleur des cosmétiques, et qui utilise Asana pour transmettre ce message à ses fans à travers les États-Unis.

« Rien ne se perd, même avec autant de projets en cours à la fois. Asana m’aide à voir les tâches à venir sans que j’aie à tout vérifier manuellement. C’est une grande avancée pour nous tous, notamment sur les calendriers complexes de campagnes paid media. »