Benefit Cosmetics utilise Asana pour ravir les adeptes du maquillage

En 1976, les sœurs jumelles Jean et Jane Ford ouvrent leur petit magasin de maquillage à San Francisco. Leur objectif ? Parvenir à 33 dollars de bénéfices par jour pour assurer la rentabilité de leur affaire. Une initiative qui a porté ses fruits, puisque Benefit Cosmetics est désormais une marque de cosmétiques plébiscitée, dont les produits sont commercialisés dans plus de 55 pays. Avec ses 3 000 bars à sourcils, elle détient le record du monde Guinness du plus grand nombre de sourcils épilés en huit heures par une équipe. Propriété du groupe LVMH, l’entreprise est connue pour ses emballages et son marketing empreints de personnalité. Comme le résume si bien leur slogan : « L’humour est le meilleur des cosmétiques. »

Jessie Geisen, responsable du marketing de marque pour Benefit USA, aide l’équipe créative de l’entreprise à rester productive. Composée de graphistes, de rédacteurs, ainsi que d’experts de la photo et de la vidéo, cette équipe peut travailler sur pas moins de 75 projets en même temps. Jessie en gère la charge de travail, trie la cinquantaine de demandes provenant des autres équipes tous les mois et programme les campagnes. Elle organise l’ensemble des activités marketing pour le marché américain : sorties de produits, e-mailing, paid media, influenceurs… tout en trouvant le temps de s’entretenir avec chacun des membres de l’équipe créatives toutes les semaines pour faire le point sur le travail en cours.

L’équipe américaine utilisait bien un outil de gestion du travail, mais certaines fonctionnalités clés n’y étaient pas proposées. Par exemple, il était impossible de communiquer ou de poser des questions sur la plateforme. Résultat ? S’il manquait des informations pour accomplir une tâche, les membres de l’équipe créative devaient fouiller dans leur historique de messagerie instantanée ou dans leurs e-mails. L’outil ne permettait pas non plus à Jessie d’élaborer des chronologies de campagnes, ni de calculer la charge de travail de l’équipe. Exporter les données vers une feuille de calcul et rentrer des formules manuellement était la seule façon de pouvoir faire son travail. Ce système freinait l’équipe pour plusieurs raisons :

• La multiplication des conversations par messagerie instantanée et e-mail ralentissait la production et les informations liées à chaque projet étaient éparpillées un peu partout.

• Certaines tâches passaient entre les mailles du filet, car toutes n’étaient pas regroupées au même endroit.

• Jessie passait trop de temps à générer des rapports sur la charge de travail et à établir les plannings à la main.

Notons d’ailleurs que selon l’étude sur l’Anatomie du travail, plus de 60 % du temps de travail d’un employé américain est consacré à ce type d’activités d’organisation secondaires. Jessie s’est donc lancée à la recherche d’une nouvelle plateforme de gestion du travail pour accélérer le processus de création et favoriser une collaboration plus efficace au sein de son équipe exerçant aux États-Unis.

Entre nos échanges par tchat et par e-mail, tout n’était pas regroupé au même endroit et nous passions à côté de certaines tâches. Je me suis dit qu’il était grand temps de nous simplifier la vie à tous, à commencer par moi.”

Une meilleure option pour partager des informations et organiser un calendrier d’équipe chargé

L’équipe était à la recherche d’une plateforme qui lui permettrait de suivre tous types de projets et sur laquelle chacun pourrait poser ses questions. Jessie avait également besoin de traiter les nouvelles demandes envoyées par les autres équipes, de planifier les calendriers de campagnes plus rapidement et de gérer les ressources de l’équipe.

Certains membres de l’équipe avaient déjà utilisé Asana auparavant. En comparaison avec d’autres outils, l’équipe a trouvé cette plateforme plus « visuelle », mais aussi plus intuitive. Utiliser des couleurs pour regrouper les projets, comme le violet pour les initiatives de marque, accroît la visibilité de l’ensemble des activités en cours. Selon Jessie : « Avec son interface conviviale, Asana était l’outil idéal pour notre équipe. Grâce aux couleurs, j’ai un aperçu de la situation en un clin d’œil, sans me noyer dans un océan d’informations. »

L’équipe était également attirée par les vues modulables proposées par Asana, sa fonctionnalité de Gestion des ressources, ainsi que la possibilité de commenter et de joindre des fichiers aux tâches. « Pour nous, les commentaires Asana sont une fonctionnalité essentielle. Par exemple, un designer peut tout simplement laisser un commentaire sur la tâche s’il a besoin de précisions sur une mission ou s’il lui manque des ressources, au lieu d’ouvrir un outil différent pour envoyer un message à une autre équipe. »

Déploiement d’Asana au sein de l’équipe créative

Le personnel chargé de la création chez Benefit était enthousiaste à l’idée d’utiliser Asana pour résoudre ses problèmes. L’équipe a donc travaillé en étroite collaboration avec un responsable de la réussite client d’Asana pour établir des processus qui correspondaient à son fonctionnement. Jessie s’est ensuite chargée de présenter la plateforme à l’équipe et de la former, en s’appuyant sur les bonnes pratiques de déploiement partagées par le responsable de la réussite client Asana, pour montrer à tous comment utiliser l’outil en accord avec leurs fonctions.

Pour encourager son adoption, Jessie a constamment promu l’utilisation d’Asana et en est devenue la référente au sein de l’équipe. Elle a intégré de nouveaux éléments au processus de production au fil du temps et envoyé des e-mails hebdomadaires en lien avec Asana : rappels, améliorations de fonctionnalités annoncées par le responsable de la réussite client, entre autres. Deux mois plus tard, Asana avait remporté l’adhésion de l’équipe et de la vice-présidente du service marketing. Tout le monde savait comment utiliser l’outil pour résoudre ses difficultés.

10 semaines de travail économisées par an en regroupant communication et demandes de travail

Aujourd’hui, l’équipe marketing aux États-Unis utilise Asana dans la gestion de tous ses projets et demandes pour une mise en œuvre plus rapide.

Tri des demandes de création par formulaire

L’équipe créative reçoit désormais 78 demandes de travail par mois en moyenne par le biais d’un formulaire Asana. Cette fonctionnalité a contribué à un gain de temps estimé à six semaines par an, en éliminant les chaînes de messages interminables. Les demandes sont acheminées vers un projet Asana qui sert de boîte de réception, pour y être triées par Jessie. Le projet est organisé en plusieurs sections : nouvelles demandes, demandes approuvées et demandes archivées.

Chaque demande reçue est ajoutée au projet sous forme de tâche, avec des champs personnalisés pour représenter les informations saisies dans le formulaire par le commanditaire. Lorsqu’une demande est approuvée, Jessie crée des sous-tâches pour chaque étape de réalisation, qu’elle attribue aux professionnels concernés. L’ensemble des communications et retours se fait dans les commentaires de la tâche parente pour que tous les collaborateurs puissent consulter les informations dans leur intégralité et prendre connaissance des dernières décisions.

Dans une démarche d’amélioration du processus d’équipe et afin que les demandeurs incluent toujours toutes les informations nécessaires, Jessie met régulièrement à jour le formulaire Asana. Le personnel responsable de la création peut ainsi se mettre immédiatement au travail. Un champ demande de dresser la liste de tous les collaborateurs du projet, c’est-à-dire les personnes qui doivent en être tenues informées. Jessie ajoute ensuite leurs noms dans la tâche Asana concernée pour qu’ils reçoivent des notifications et participent aux révisions.

Suivi de la charge de travail

Jessie utilise la Gestion des ressources pour calculer automatiquement les disponibilités de l’équipe et les afficher sur une chronologie hebdomadaire. Elle a créé un portefeuille qui comprend les projets et tâches de chacune des équipes, notamment un portefeuille réservé à l’équipe de conception, qui lui permet de visualiser le travail de chaque membre en un seul clic grâce à la vue Gestion des ressources. Jessie partage le tout avec l’équipe créative tous les lundis pour aborder les tâches à venir dans la semaine et procéder à des ajustements. Cet aperçu n’aurait pas été possible avec des feuilles de calcul, mais Jessie reçoit désormais des mises à jour automatiques lorsque des échéances ou des responsabilités sont modifiées sur Asana.

La gestion du travail sur Asana a permis à l’équipe créative de Benefit d’élaborer un business case pour le recrutement de ressources supplémentaires, comme des designers ou des rédacteurs indépendants, car elle est en mesure d’évaluer la charge de travail liée aux nombres de demandes reçues.

Je suis plutôt adepte de l’apprentissage visuel. De ce fait, je privilégie l’utilisation des portefeuilles et de l’outil de gestion des ressources, qui me permettent de visualiser les tâches à terminer tel ou tel jour en les affichant sur une chronologie hebdomadaire. La visibilité sur les disponibilités de l’équipe créative fait toute la différence avec l’outil que nous utilisions auparavant. ”

Planification des dates de campagnes

Jessie planifie la chronologie de chaque nouvelle campagne aux États-Unis grâce à un modèle de projet Asana qui inclut des jalons clés. Il lui suffit de saisir la date de lancement pour que l’outil remplisse automatiquement les échéances pour chaque tâche. Jessie ajoute ensuite toutes les tâches propres à la campagne en question. « Là où les feuilles de calcul me prenaient au moins une heure à remplir, ici j’en ai pour 5 secondes », affirme-t-elle.

L’équipe créative utilise aussi la vue Calendrier pour visualiser les périodes où plusieurs campagnes sont en cours. De ce fait, elle est en mesure de repérer les périodes creuses et d’anticiper tout chevauchement éventuel. Les différents types de travaux sont signalés par une couleur distincte grâce à des champs personnalisés ajoutés aux tâches (ex. : contenu, paid media, envois influenceurs, etc.). Ainsi, l’équipe peut filtrer et consulter une certaine catégorie de tâches, par exemple pour ne garder que celles qui sont liées au marketing influenceurs.

Centralisation des communications et de la collaboration

En utilisant Asana, l’équipe marketing économise près de 52 jours de travail, soit 10 semaines de travail par an. Cette efficacité accrue redonne le moral aux designers et aide l’équipe à mener à bien chaque initiative lancée (plutôt que de laisser des tâches lui glisser entre les doigts). Elle lui permet également de s’attaquer à des projets plus ambitieux et complexes, comme une campagne de paid media pour la POWmade, un nouveau produit destiné aux sourcils.

Outre les formulaires, le regroupement des communications sur les tâches Asana a fortement contribué à ce gain de temps. Avec plus de 600 commentaires publiés par mois, l’équipe avait tout à gagner à ne plus passer son temps à changer d’outil, entre les e-mails, la messagerie instantanée et les autres plateformes.

Notre vice-présidente est impliquée dans tous nos projets et nous fait ses retours sur Asana. Elle apprécie particulièrement cette nouvelle visibilité sur le travail de l’équipe. ”

Comme le dit si bien Jessie : « Notre équipe ne perd plus une seule minute à obtenir les informations nécessaires et termine ses projets créatifs beaucoup plus rapidement. Finis les problèmes et les communications externes susceptibles de nous ralentir dans notre travail ! En bref, tout le monde y gagne. »

Benefit transmet son message de joie et de bonne humeur plus efficacement

Le service marketing de Benefit réserve encore de nombreuses surprises au public cette année. L’équipe créative fourmille d’idées pour susciter l’intérêt des consommateurs au sujet de ses nouveaux produits. Elle a bien l’intention de les concrétiser en gérant ses initiatives et événements sur Asana. Quant à Jessie, elle continue de simplifier le processus créatif et espère convaincre d’autres équipes avec lesquelles elle collabore d’utiliser Asana, notamment l’équipe chargée des réseaux sociaux. L’avenir s’annonce radieux pour cette entreprise qui a la conviction que l’humour est le meilleur des cosmétiques, et qui utilise Asana pour transmettre ce message à ses fans à travers tous les États-Unis.

Rien ne se perd, même avec autant de projets en cours à la fois. Asana m’aide à voir les tâches à venir sans avoir à tout vérifier à la main. C’est une grande avancée pour nous tous, notamment sur les calendriers complexes de campagnes paid media. ”