Comment Asana utilise la gestion du travail pour une production créative plus fluide

Pour Tara Vajra, responsable des opérations créatives chez Asana, la production créative est un exercice d’équilibre. Son rôle l’oblige à constamment mesurer les ressources existantes par rapport aux nouvelles demandes et aux objectifs marketing plus larges. C’est particulièrement délicat dans une entreprise internationale, où elle doit produire des ressources qui fonctionnent dans toutes les cultures et collaborer avec des parties prenantes qui vivent aux quatre coins du monde.

« Nous devons trouver le moyen de définir efficacement la portée du travail, de trier les demandes et d’intégrer des tâches ad hoc entre nos projets à grande échelle », explique Tara. « En tant qu’équipe internationale, nous devons créer des éléments qui parlent aux différentes régions et s’alignent sur les stratégies marketing. C’est un équilibre délicat, et trouver cette harmonie peut s’avérer être la partie la plus difficile. »

Malgré ces défis, Vajra et son équipe ont élaboré une méthode pour rationaliser leurs opérations, en veillant à ce que les projets soient aussi percutants que créatifs. Découvrez comment Asana transforme la nature multiforme du travail créatif en un parcours simplifié et cohérent.

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Avec Asana, les équipes marketing peuvent centraliser le travail, standardiser les processus et automatiser les workflows sur une même plateforme.

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Les défis de la production créative

La production créative est intrinsèquement complexe. Elle exige des équipes qu’elles coordonnent les ressources, gèrent les contributions des parties prenantes et fournissent un contenu convaincant qui trouve un écho auprès du public mondial.

Pour ce faire, vous devez rester en phase avec les stratégies marketing globales, tout en gérant une communication fragmentée entre différents outils. La coordination entre les équipes internes et les partenaires externes peut rapidement devenir un cauchemar logistique, semé d’embûches et de retards. Et pour couronner le tout, vous devez maintenir une voix et une esthétique de marque cohérentes à travers une variété de ressources créatives.

Sans le soutien adéquat, la liste des pièges à éviter est impressionnante. Mais c’est aussi un exemple parfait de la façon dont un logiciel comme Asana, doté d’automatisations et de fonctionnalités d’IA, peut éliminer les tâches quotidiennes fastidieuses.

Morgan Keys, directrice artistique chez Asana, décrit le processus fastidieux qu’elle suivait avant d’adopter Asana.

« Dans mon expérience précédente, chaque personne avait un système différent et déconnecté pour la gestion de projet », explique Keys. « Un producteur créatif pouvait par exemple utiliser une feuille de calcul pour suivre la progression d’un projet. En tant que designer, j’avais une liste de tâches dans mon application de notes Personal et je conservais certains e-mails non lus pour me souvenir des actions à entreprendre importantes. C’était tellement déconnecté et désorganisé que je suis étonnée que nous ayons pu faire quoi que ce soit. »

6 façons dont Asana simplifie la production créative

1. Réception automatisée des demandes avec les formulaires

Dans de nombreuses entreprises, les équipes envoient leurs nouvelles demandes de création par e-mail, lors de réunions ou par le biais d’autres outils déconnectés. C’est pour le moins un casse-tête. et dans le pire des cas, cela peut ralentir la production, entraîner des coûts supplémentaires et faire perdre du temps à votre équipe créative.

Chez Asana, l’équipe de création de la marque utilise un formulaire personnalisé pour recueillir les demandes. Ce dernier lui permet de recueillir toutes les informations dont elle a besoin, notamment :

• Le type de support créatif requis

• L’échéance

• Le public cible

• La portée du projet

• Une liste des parties prenantes et de leurs responsabilités via une matrice RACI

• Les spécifications de conception

Chaque fois que quelqu’un envoie une réponse à ce formulaire, elle est automatiquement transférée dans un projet Asana où l’équipe peut examiner les demandes, établir des priorités et attribuer des ressources.

2. Modèles de projet personnalisable

Lorsqu’elle est prête à lancer une nouvelle initiative, Vajra crée un nouveau projet Asana pour lancer le travail. Mais elle n’a pas besoin de repartir de zéro. Elle utilise plutôt un modèle de projet prédéfini, qui lui permet de déterminer la manière dont les informations sont étiquetées et stockées.

Les modèles pour les types de projets courants simplifient la configuration et le lancement, permettant aux équipes de se plonger directement dans le processus créatif. Par exemple, Vajra utilise des étiquettes (appelées « champs personnalisés » sur Asana) pour indiquer le statut du projet, les responsables des tâches et l’initiative marketing globale à laquelle le travail est associé. Les parties prenantes peuvent ainsi rapidement comprendre la progression du travail et qui en est responsable.

Si vous gérez des chronologies de production ou de création vidéo, vous pouvez également utiliser un modèle de planning de tournage pour planifier les scènes, attribuer les tâches à l’équipe et suivre les jours de production au sein d’un même projet Asana.

3. Collaboration entre les équipes internes et externes

Les grandes entreprises font souvent appel à des agences externes pour sous-traiter une partie de leur travail créatif. Mais travailler avec des personnes extérieures au réseau de l’entreprise présente des défis. D’une part, comment assurer la sécurité des informations ? D’autre part, l’utilisation de chaînes d’e-mails ou d’autres plateformes de communication traditionnelles prend du temps et est inefficace.

Avec Asana, tout, de la communication au travail réel, peut être effectué en toute sécurité au même endroit. En ajoutant ses partenaires externes en tant qu’invités à son espace de travail, l’équipe créative d’Asana peut travailler avec eux sur des projets dédiés. Ces projets servent d’espaces de collaboration centralisés où les équipes internes et les agences externes peuvent interagir en toute transparence, partager des commentaires et surveiller les dépendances, en veillant à ce que les projets respectent les délais et le budget.

Notre processus est intégré à nos agences d’appoint. Ainsi, si nous déterminons qu’elles vont travailler sur un projet spécifique, nous pouvons commencer directement sur Asana sans avoir à passer par d’autres outils.”

4. Processus automatisés

Grâce aux puissants outils d’automatisation d’Asana, Vajra et son équipe ont considérablement réduit le temps consacré aux tâches répétitives. De l’attribution automatique des tâches en fonction du type de projet à la rationalisation des approbations, l’automatisation permet à l’équipe de se décharger des tâches répétitives et de laisser libre cours à sa créativité.

Par exemple, sur Asana, ils peuvent créer un processus de révision beaucoup plus simple en concevant un processus qui définit automatiquement les échéances, attribue les tâches de révision et alerte les responsables lorsqu’ils doivent intervenir. Associé à leurs processus d’approbations, cela garantit que les projets avancent rapidement et avec précision.

5. Une source unique de référence

Les intégrations d’Asana à des outils créatifs tels que Figma, Adobe Creative Cloud et Google Suite en font un outil puissant pour les équipes créatives qui cherchent à centraliser leurs processus et leurs communications.

Au lieu d’envoyer des documents à chaque partie prenante dans des fils de discussion distincts, elles peuvent joindre des ressources directement à une tâche Asana. Ces dernières y ont ainsi accès instantanément et peuvent donner leur avis directement sur la plateforme. 

Les intégrations avec les principaux outils de conception et solutions de stockage en ligne font d’Asana une source unique de référence pour toutes les ressources créatives, facilitant ainsi l’accès aux informations et garantissant la cohérence de la marque dans tous les supports.

6. Gestion des ressources

Tenter de déterminer les ressources exactes dont vous avez besoin pour les projets créatifs est un exercice délicat. Qui a la disponibilité nécessaire et quand est-il disponible ? Avons-nous besoin d’outils et d’agences externes, et combien cela coûte-t-il ?

Essayer de suivre tout cela dans un outil statique comme une feuille de calcul vous oblige à effectuer des mises à jour manuelles et à les partager régulièrement avec vos partenaires de travail. L’équipe créative d’Asana économise d’innombrables heures et maux de tête en utilisant les fonctionnalités de gestion des ressources et de portefeuille d’Asana. Elle lui offre une vue d’ensemble sur les projets en cours et à venir, permettant ainsi de répartir efficacement les talents créatifs et les ressources là où ils sont le plus nécessaires.

Lorsqu’une nouvelle demande arrive, l’équipe créative n’a qu’à consulter ses tableaux de bord de gestion des ressources sur Asana. Elle peut rapidement voir qui travaille sur quoi, maintenant et à l’avenir, et identifier qui pourrait être libre d’assumer des tâches supplémentaires. De même, elle peut utiliser un projet de budget pour déterminer les fonds à allouer aux nouveaux travaux et établir des priorités en conséquence.

La production créative réinventée

Pour naviguer dans les complexités de la production créative, en particulier à l’échelle mondiale, il faut non seulement du talent et une vision, mais aussi les bons outils pour rationaliser les processus et améliorer la collaboration. 

Tara Vajra et son équipe chez Asana illustrent comment l’intégration de logiciels intelligents et adaptables comme Asana dans les opérations créatives peut transformer le chaos potentiel en une symphonie de productivité bien orchestrée. 

En automatisant les tâches banales, en facilitant une communication transparente au-delà des frontières et en maintenant une source unique de référence, Asana permet aux équipes créatives de se concentrer sur ce qu’elles font de mieux : produire des ressources créatives innovantes et percutantes.