La directrice de la production, Whitney Gantt, supervise le processus qui permet aux produits de passer de l'artisan au client. Les équipes de développement de produits, de conception et de production de The Citizenry orchestrent jusqu’à 10 lancements marketing simultanés, et chacun est très complexe et urgent. Un lancement de la saison printanière, par exemple, peut comprendre jusqu'à 50 éléments, tels que des oreillers du Mexique, des tapis d'Inde et des tentures murales du Malawi, et environ 100 tâches pour commercialiser chaque produit.

Auparavant, l'équipe gérait le statut des projets et les échéances dans des feuilles de calcul, qui ont commencé à ne plus fonctionner à mesure que l'entreprise se développait :

• L'équipe passait trop de temps à saisir manuellement les données pour les calendriers de lancement.

• L’équipe ne pouvait pas décortiquer les informations pour les rapports destinés aux parties prenantes, elle devait donc mettre à jour les mêmes données à plusieurs endroits, comme dans les présentations.

• Les étapes clés d'un lancement étaient souvent oubliées jusqu'à la fin, car il n'y avait pas de processus standard à suivre.

Au fur et à mesure que The Citizenry recrutait de nouveaux collaborateurs pour travailler sur les lancements, l'entreprise avait besoin d'une plateforme de gestion du travail pour améliorer la visibilité sur l'ensemble des projets.

La saisie des données prenait énormément de temps, mais nous nous sommes dit : « Si nous transférons cela sur Asana, l’outil est suffisamment flexible pour exporter les données comme nous en avons besoin. »

Whitney Gantt, directrice de la production

Un Accueil centralisé pour des centaines d'échéances

The Citizenry recherchait un outil qui faciliterait les transferts fluides entre les services, car la quasi-totalité des 25 employés de l'entreprise est impliquée dans un lancement, du marketing à l'e-commerce, en passant par l'exécution et le développement de produits.

Asana proposait les fonctionnalités nécessaires : l'outil centralisait toutes les tâches et échéances et permettait de basculer entre différentes vues, comme les calendriers et les listes. Asana était également intuitif et visuellement attrayant, ce qui était important pour une entreprise axée sur le design.

Élaborer des processus en équipe

Whitney et son équipe ont créé des processus sur Asana pour reproduire la vue feuille de calcul à laquelle ils étaient habitués. Un membre de l'équipe a formé chaque collaborateur et l'a aidé à créer sa propre liste de tâches personnelle, un projet simple pour se familiariser avec Asana. Au fur et à mesure que les employés ont commencé à constater la valeur d’Asana, ils ont ajouté davantage de processus et recueilli des commentaires pour s’assurer que l’architecture répondait à leurs besoins. La cocréation de ces processus a permis aux collègues d'adhérer à la plateforme.

Les collègues mettent désormais à jour les tâches sur Asana avant les réunions hebdomadaires de développement produit, ce qui renforce l'adoption et permet de gagner du temps sur le transfert d'informations.

Nous avons gagné beaucoup de temps sur la saisie des données, et Asana nous offre une boucle de feedback rapide qui réduit le besoin d'aller voir quelqu'un à son bureau ou de planifier une réunion.

Whitney Gantt, directrice de la production

Lancements et livraisons de produits dans les délais

Maintenant que The Citizenry utilise Asana, il est plus facile de passer le relais entre les équipes. Les dépendances et les échéanciers sont clairs, et les employés savent exactement ce qui se passe et quand. Chaque personne a gagné deux à trois heures par semaine sur la saisie des données : Asana étant la source unique de référence, il n’est pas nécessaire de mettre à jour les mêmes informations à trois ou quatre endroits.

Grâce à un processus clair et à un statut de projet visible, Whitney et son équipe peuvent demander de manière proactive ce qui manque à un lancement, plutôt que de réagir à des surprises et à des étapes oubliées. Les nouveaux lancements s'appuient sur un modèle de projet Asana, qui est amélioré au fil du temps.

Le lancement récent de produits en provenance du Japon par The Citizenry montre à quel point les lancements sont devenus plus fluides, grâce à la facilité de transfert des informations. Il y a moins de retards de lancement et un contrôle plus strict des stocks : l'équipe suit désormais les problèmes de stocks dans un projet Asana et le feedback sur les problèmes de stocks est au moins 60 % plus rapide grâce à des responsabilités claires et à la consolidation des informations.

La rationalisation de la gestion des stocks se traduit par moins de dates d'expédition manquées et d'articles en rupture de stock, et l'entreprise peut pré-vendre davantage d'éléments qui seraient autrement considérés comme « en rupture de stock ». Après tout, un meilleur processus d’information conduit à de meilleurs résultats commerciaux : L’Anatomie du travail indique que 64 % des entreprises qui utilisent des logiciels de gestion du travail déclarent avoir optimisé leur efficacité, contre 27 % de celles qui ne disposent pas d’un tel système.

Le nombre de produits survendus est en baisse, de même que les prises de contact avec les clients pour repousser les dates d'expédition

Andrea Georgi, directrice e-commerce

Commerce équitable et magasin physique

Qu’est-ce que The Citizenry nous réserve ? Une véritable boutique, en fait, dans le quartier de SoHo à New York. L'entreprise lance également des produits provenant de trois nouveaux pays en 2020 et s'efforce d'obtenir sa certification Fair Trade. L’entreprise applique des pratiques de commerce équitable depuis des années, mais le moment est venu d’officialiser cette reconnaissance et de documenter ses processus. Alors que l'entreprise continue d'évoluer, elle souhaite rester parfaitement en accord avec ses valeurs. Car la croissance est au rendez-vous.

Asana nous a aidés à identifier les obstacles aux lancements, des éléments auxquels nous ne pensons souvent qu’à la toute fin d’un cycle de lancement.

Anita Akella, directrice du développement produit