Vorlage für Wissensmanagement

Institutionelles Wissen ist unbezahlbar – aber wir behandeln es nicht immer so. Normalerweise ist es einfacher, einfach unsere Arbeit zu erledigen, ohne aufzuschreiben, wie wir es tun. Und wer liest überhaupt Prozessdokumente? 

Die Teammitglieder verwenden nicht jeden Tag Prozessdokumente. Aber wenn sie sie brauchen, sind sie wichtig – und sie nicht zu haben, kann dem Team wirklich Probleme bereiten. Proaktives Erfassen von Wissen verhindert, dass zukünftige Wissenslücken entstehen. Ohne eine gemeinsame Informationsquelle, Prozesse und Leitfäden für unsere Kollegen, ist es für sie schwieriger, ihre Arbeit zu erledigen. 

Wissensmanagement hilft Ihnen, Wissen für Ihr Team, Ihre Abteilungen und bestimmte Aufgaben zu organisieren. Damit dies funktioniert, muss jeder auf dieselbe Weise mit Wissen umgehen. Dies macht es allen Teams leicht, insbesondere funktionsübergreifenden Teams, die gewünschten Informationen zu finden – und hier kommt eine Wissensmanagement-Vorlage ins Spiel.

Was ist Wissensmanagement?

Mit Wissensmanagement bezeichnet man den Prozess der Erfassung, Organisation und Verteilung von Informationen. Wissensmanagementsysteme bieten Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, von dem gesamten individuellen Wissen der Mitarbeiter in vollem Umfang zu profitieren. So können Sie Informationen leichter mit anderen teilen, wiederholt auftretende Fehler identifizieren und nach Lösungen Ausschau halten, die bereits dafür entwickelt wurden.

Sobald Ihre Wissensdatenbank erstellt ist, erhalten Sie Einblick, wie früher mit bestimmten Situationen umgegangen wurde, was sich dabei als nützlich herausgestellt hat und was weniger hilfreich war. Außerdem erhalten Sie Einblick in entsprechende Kennzahlen. Diese Informationen eignen sich besonders gut für die strategische Planung: Sie greifen auf bereits vorhandenes Wissen zurück, um für die Zukunft zu planen. So können Sie zum Beispiel Daten aus Ihrer Wissensdatenbank aus der Vergangenheit verwenden, um eine zukünftige Roadmap zu erstellen. 

Damit Wissensmanagementprozesse funktionieren, müssen sie gut strukturiert und koordiniert sein. Eine Vorlage ist ein hervorragendes Hilfsmittel, dass Ihnen dabei viel Mühe und Kopfzerbrechen erspart.

Vorlagen für Wissensmanagement

Mit Vorlagen für das Wissensmanagement können Sie wichtige Informationen erfassen und überprüfen. Durch das Vorbereiten und Formatieren Ihres Wissensmanagementprozesses können Sie sicher sein, dass die Informationen unabhängig davon, wer sie überwacht, auf dieselbe Weise organisiert sind. Dies reduziert das Risiko, dass ein Teammitglied eine wichtige Information auslässt, die Sie einbeziehen möchten, und stellt sicher, dass Ihr Team einen konsistenten Workflow aufrechterhält.

Wenn Sie beispielsweise einen Wissensmanagementprozess für Unternehmensbudgets und -planung haben, können Sie diesen als Vorlage speichern. Auf diese Weise vergisst ein Teammitglied nicht, wichtige Informationen oder Schritte einzubeziehen, da es die Wissensmanagementvorlage für das kommende Quartal verwendet. Denken Sie daran, Elemente einzubeziehen, die über das Budget selbst hinausgehen, z. B. Ihren Change Management-Prozess, wenn Sie das Budget überschreiten, oder eine Anweisung zur Fehlerbehebung in Ihrem Budgetverwaltungssystem.

Brauche ich eine Vorlage für Wissensmanagement?

Fast jedes Team kann von einer Vorlage für Wissensmanagement profitieren, aber dies gilt insbesondere für größere Unternehmen und Teams. Das liegt daran, dass in Unternehmen oft viele verschiedene Personen und Teams für Prozesse verantwortlich sind. Das Erstellen von Vorlagen für diese Prozesse stellt sicher, dass alle diese unterschiedlichen Personen auf dieselbe Weise arbeiten und Ihnen konsistente Ergebnisse liefern. 

Eine Vorlage für Wissensmanagement gibt Ihrem Prozess eine klare Form. Auf diese Weise können Sie unabhängig von der Person, die den Überblick hat, Informationen abteilungsübergreifend oder sogar unternehmensweit auf genau dieselbe Weise erfassen und speichern. Die Vorlage für Wissensmanagement dient dabei als schrittweise Anleitung und gibt klar vor, welche Daten oder Schritte erfasst werden müssen, damit andere einen Prozess erfolgreich durchführen können. Wenn Sie zum Beispiel möchten, dass bestimmte Artikel aus Ihrer Wissensdatenbank in jedem FAQ-Abschnitt von IT-Leitfäden eingefügt werden, können Sie das in Ihrer Vorlage veranlassen. 

Insgesamt vereinfacht die Erstellung einer Vorlage den Wissensaustausch, so dass Sie sehen können, wie die Arbeit erledigt wird, was funktioniert (so dass Sie diese Methoden ausleihen oder kopieren können) und was verbessert werden könnte. Darüber hinaus ist Wissensmanagement von Natur aus funktionsübergreifend. Sie bauen oft eine Wissensdatenbank auf, um anderen Teams und Einzelpersonen beim Zugriff auf Ihre Informationen zu helfen. Digitale Wissensmanagement-Vorlagen, die in einer Projektmanagement-Software integriert sind, bieten den zusätzlichen Vorteil, dass sie teamübergreifend einfacher mit anderen geteilt, verwendet und auf sie zugegriffen werden kann.

So erstellen Sie eine Vorlage für Wissensmanagement

Ihre Vorlage für Wissensmanagement dient Nutzern als schrittweise Anleitung Ihres Wissensmanagementprozesses. Das ermöglicht Mitarbeitern, sich selbst zu helfen: Wenn sie wissen möchten, wie sie eine Wissensdatenbank erstellen sollen, bietet ihnen die Vorlage eine Anleitung mit allen wichtigen Schritten. 

Wenn Sie nun selbst eine Vorlage aufbauen möchten, erstellen Sie für jedes Wissensgebiet, das Sie abdecken möchten, einen Abschnitt. Folgende Beispiele würden sich als Abschnitt eignen:

• Relevante Ressourcen: Wenn Sie mit einer Projektmanagement-Plattform arbeiten, können Sie für jede Ressource eine Aufgabe erstellen und das entsprechende Dokument als Anhang direkt zur Aufgabe hinzufügen. Dadurch verlieren Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach relevanten Informationen.

• Teamspezifische Prozesse: Hier können Sie z. B. den Kundenfeedbackprozess für das Supportteam beschreiben oder einen Link zur Beschreibung einfügen. Dieser Abschnitt kann so zur zentralen Informationsquelle für alle Prozesse Ihres Teams werden.

• Häufig gestellte Fragen (FAQs): Mithilfe von FAQs können Sie häufig gestellte Fragen beantworten, damit Ihr Team nicht ständig dieselben Fragen gestellt bekommt. Das ist besonders nützlich für IT-Teams, bzw. für alle Teams, die oft mit anderen Teams oder Abteilungen zusammenarbeiten.

• Kontaktperson(en): Geben Sie Teammitglieder an, die für bestimmte Aufgaben verantwortlich sind, damit sie bei Fragen dazu kontaktiert werden können.

Wissensmanagement mit Asana

Wissensmanagement erfordert Koordination. Aus diesem Grund verwenden viele Menschen ein Projektmanagement-Tool, um ihre Informationen zu organisieren – damit sie schnell und einfach alles mit jedem teilen können, wann immer sie es benötigen.

Mit Asana können Sie:

• Die Aufgaben für jeden Abschnitt jener Person zuweisen, die für die Entscheidungsfindung verantwortlich ist. Wenn die Vorlage für Wissensmanagement für das Entwicklerteam bestimmt ist, können Sie einen Abschnitt für die Einführung neuer Mitarbeiter ins Team erstellen und die Aufgaben darin den zuständigen HR-Teammitgliedern, Personalleitern und Mentoren zuweisen.

• Teamübergreifend koordinieren, indem Sie einfach verschiedene Mitglieder zu gemeinsamen Projekten und Portfolios hinzufügen.

• Sobald Sie sich für die gewünschten Abschnitte entschieden haben, die damit verbundenen Aufgaben und Unteraufgaben mit den entsprechenden Leitfäden und Prozessen erstellen.

• Einmal eine Vorlage erstellen, die Sie dann durch Klicken auf den „Duplizieren“-Button immer und immer wieder verwenden können.

Enthaltene Funktionen

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Wie eine Aufgabenliste oder eine Tabellenkalkulation zeigt die Listenansicht alle Ihre Aufgaben auf einmal an, so dass Sie nicht nur die Aufgabentitel und Fälligkeitsdaten sehen können, sondern auch alle relevanten benutzerdefinierten Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team Einblick darin verschaffen, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Automatisierung. Automatisieren Sie manuelle Arbeit, damit Ihr Team weniger Zeit mit hinderlichen Koordinierungstätigkeiten und mehr Zeit mit den Aufgaben verbringt, für die Sie sie eingestellt haben. Regeln in Asana funktionieren auf der Grundlage von Auslösern und Aktionen°– im Wesentlichen „Wenn X geschieht, mache Y.“ Mit Regeln können Sie automatisch Arbeiten zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Stakeholder benachrichtigen und weitere Aktionen durchführen. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu kompletten Workflows – Regeln geben Ihrem Team Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit zurück.

• Unteraufgaben. Manchmal müssen Projekte in Unteraufgaben unterteilt werden. Unteraufgaben können hilfreich sein, wenn eine Aufgabe mehr als einen Mitwirkenden oder ein weit gefasstes Fälligkeitsdatum oder Beteiligte hat, die die Aufgabe überprüfen und genehmigen müssen, bevor sie implementiert werden kann. Unteraufgaben sind eine leistungsstarke Möglichkeit, Arbeit zu verteilen und Aufgaben in einzelne Komponenten aufzuteilen, wobei die Teilschritte mit dem übergeordneten Kontext der übergeordneten Aufgabe verbunden bleiben. Außerdem können Sie mithilfe von Unteraufgaben die einzelnen Komponenten eines mehrstufigen Prozesses praktisch zusammenfassen. 

• Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, Arbeit zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend mit anderen teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

Empfohlene Apps

• Dropbox. Mit der Dropbox-Dateiauswahl, die in das Asana-Aufgabenfenster integriert ist, können Sie Dateien direkt an Aufgaben in Asana anhängen.

• Vimeo. Ein geschriebener Text enthält zwar die wesentlichen Informationen, kann jedoch nicht wie das gesprochene Wort Tonfall, Emotionen oder Mimik und Gestik vermitteln. Dank unserer Kooperation mit Vimeo können Sie Ihrem Team nun in Asana per Videonachricht alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, ohne ein zusätzliches Meeting einberufen zu müssen. Erstellen Sie kurze Videobotschaften, in denen Sie sich selbst filmen, Ihren Bildschirm aufzeichnen oder sich für eine Kombination aus beidem entscheiden. Sie können diese Videos in Aufgaben, Projekte, Nachrichten und Kommentare einbetten, um damit für mehr Klarheit zu sorgen und weiterführende Informationen zu bieten. Geben Sie Feedback, stellen Sie Fragen und weisen Sie Aufgaben zu – ohne Asana verlassen zu müssen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• OneDrive. Mit der Dateiauswahl von Microsoft OneDrive hängen Sie Dateien direkt im Aufgabenfenster von Asana an eine Aufgabe an. Einfaches Anhängen von Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und mehr.

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