Vorlage für Wissensmanagement

Organisieren Sie Ihr Unternehmenswissen stets auf dieselbe Art und Weise. Mit einer Vorlage für Wissensmanagement stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder wissen, welche Informationen wichtig sind und wie sie erfasst werden sollen.

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Institutionelles Wissen ist von unschätzbarem Wert. Dennoch ist zu beobachten, dass wir oft nicht entsprechend damit umgehen. In der Regel ist es auch einfacher, unsere Arbeit einfach zu erledigen und nicht zusätzlich auch noch aufzuschreiben, wie wir dabei vorgehen. Und dann stellt sich ja auch immer noch die Frage, ob solche Prozessdokumentationen überhaupt jemals gelesen werden. 

Teammitglieder nutzen Prozessdokumente sicher nicht jeden Tag. Wenn sie sie aber brauchen, ist es üblicherweise dringend. Sie dann nicht zur Hand zu haben, kann erhebliche Konsequenzen für das Team bedeuten. Indem Sie Informationen und Wissen proaktiv erfassen, können Sie solche potenziellen Wissenslücken in der Zukunft verhindern. Am besten funktioniert dies mit einer zentralen Informationsquelle. Fehlt eine solche gemeinsame Plattform für Informationen, Prozesse und Leitfäden, wird es für alle Mitarbeiter schwieriger, ihre Aufgaben zu erledigen. 

Mithilfe von Wissensmanagement können Sie Informationen für Ihr Team, Ihre Abteilung oder auch spezifische Aufgaben leichter organisieren. Damit das reibungslos funktioniert, müssen alle ihr Wissen auf dieselbe Weise erfassen. Dadurch wird es für alle Teams, und besonders für jene, die abteilungsübergreifend arbeiten, einfacher, gewünschte Dokumente bzw. Informationen zu finden. Und genau an diesem Punkt kommen Vorlagen für Wissensmanagement ins Spiel.

Was ist Wissensmanagement?

Mit Wissensmanagement bezeichnet man den Prozess der Erfassung, Organisation und Verteilung von Informationen. Wissensmanagementsysteme bieten Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, von dem gesamten individuellen Wissen der Mitarbeiter in vollem Umfang zu profitieren. So können Sie Informationen leichter teilen, wiederholt auftretende Fehler identifizieren und nach Lösungen Ausschau halten, die bereits dafür entwickelt wurden.

Sobald Ihre Wissensdatenbank erstellt ist, erhalten Sie Einblick, wie früher mit bestimmten Situationen umgegangen wurde, was sich dabei als nützlich herausgestellt hat und was weniger hilfreich war, und bekommen entsprechende Kennzahlen. Diese Informationen eignen sich besonders gut für die strategische Planung: Sie greifen auf bereits vorhandenes Wissen zurück, um für die Zukunft zu planen. So können Sie zum Beispiel Daten aus Ihrer Wissensdatenbank aus der Vergangenheit verwenden, um eine zukünftige Roadmap zu erstellen. 

Damit Wissensmanagementprozesse funktionieren, müssen sie gut strukturiert und koordiniert sein. Eine Vorlage ist ein hervorragendes Hilfsmittel, dass Ihnen dabei viel Mühe und Kopfzerbrechen erspart.

Vorlagen für Wissensmanagement

Mithilfe von Vorlagen für Wissensmanagement können Sie wichtige Informationen erfassen und zum Nachschlagen bereitstellen. Indem Sie Ihren Wissensmanagementprozess in einer Vorlage erfassen und formatieren, können Sie sich darauf verlassen, dass Informationen immer auf dieselbe Weise organisiert werden – unabhängig davon, wer gerade dafür verantwortlich ist. Das verringert die Wahrscheinlichkeit, dass ein Teammitglied übersieht, wichtige Punkte anzugeben, die aus Ihrer Sicht unbedingt erfasst werden müssen. Darüber hinaus wird durch die Vorlage ein einheitlicher Workflow in Ihrem Team gewährleistet.

Sehen wir uns das am besten an einem Beispiel an. Gehen wir davon aus, dass Sie einen Wissensmanagementprozess für das Unternehmensbudget und dessen Planung haben; diesen können Sie als Vorlage speichern. Wenn ein Teammitglied dann diese Vorlage für das bevorstehende Quartal verwendet, kann es wichtige Informationen oder Schritte nicht vergessen. Denken Sie auch daran, zusätzliche Informationen zu erfassen, die über das reine Budget selbst hinausgehen. In unserem Beispiel könnten Sie einen Change-Management-Prozess beschreiben, für den Fall, dass das Budget überschritten wird, oder eine Anleitung für die Problemlösung von budgetrelevanten CRM-Themen einfügen.

Brauche ich eine Vorlage für Wissensmanagement?

Nahezu jedes Team kann von einer Vorlage für Wissensmanagement profitieren, ganz besonders relevant sind sie aber für größere Unternehmen und Teams. Der Grund dafür ist, dass in Großunternehmen oft viele verschiedene Personen und Teams für Prozesse zuständig sind. Indem Sie Vorlagen für diese Prozesse erstellen, sorgen Sie für eine einheitliche Herangehensweise, egal, wie viele Mitarbeiter involviert sind. Und das bringt wiederum konstante Ergebnisse. 

Eine Vorlage für Wissensmanagement gibt Ihrem Prozess eine klare Form. Damit werden Informationen – egal, wer gerade zuständig ist – über Abteilungen hinweg oder sogar unternehmensweit auf dieselbe Weise erfasst und gespeichert. Die Vorlage für Wissensmanagement dient dabei als schrittweise Anleitung und gibt klar vor, welche Daten oder Schritte erfasst werden müssen, damit andere einen Prozess erfolgreich durchführen können. Wenn Sie zum Beispiel möchten, dass bestimmte Artikel aus Ihrer Wissensdatenbank in jedem FAQ-Abschnitt von IT-Leitfäden eingefügt werden, können Sie das in Ihrer Vorlage veranlassen. 

Kurz gesagt vereinfacht eine Vorlage das Teilen von Informationen und Wissen, damit jeder sehen kann, wie bestimmte Arbeitsvorgänge erledigt werden, welche Ansätze gut funktionieren (sodass Sie nur auf erprobte Lösungen zurückgreifen brauchen) und wo es noch Verbesserungspotenzial gibt. Zudem ist Wissensmanagement grundsätzlich abteilungsübergreifend. Oft erstellen Sie eine Wissensdatenbank, um anderen Teams und Mitarbeitern Zugriff auf Ihr Wissen zu geben. Werden Vorlagen für Wissensmanagement digital mit einer Projektmanagement-Software verwendet, bieten sie weitere wichtige Vorteile: Sie können dadurch viel einfacher geteilt und genutzt werden und die unterschiedlichsten Teams können mit nur wenigen Klicks darauf zugreifen.

So erstellen Sie eine Vorlage für Wissensmanagement

Ihre Vorlage für Wissensmanagement dient Nutzern als schrittweise Anleitung Ihres Wissensmanagementprozesses. Das ermöglicht Mitarbeitern, sich selbst zu helfen: Wenn sie wissen möchten, wie sie eine Wissensdatenbank erstellen sollen, bietet ihnen die Vorlage eine Anleitung mit allen wichtigen Schritten. 

Wenn Sie nun selbst eine Vorlage aufbauen möchten, erstellen Sie für jedes Wissensgebiet, das Sie abdecken möchten, einen Abschnitt. Folgende Beispiele würden sich als Abschnitt eignen:

  • Relevante Ressourcen: Wenn Sie mit einer Projektmanagement-Plattform arbeiten, können Sie für jede Ressource eine Aufgabe erstellen und das entsprechende Dokument als Anhang direkt zur Aufgabe hinzufügen. Dadurch verlieren Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach relevanten Informationen.

  • Teamspezifische Prozesse: Hier können Sie z. B. den Kundenfeedbackprozess für das Supportteam beschreiben oder einen Link zur Beschreibung einfügen. Dieser Abschnitt kann so zur zentralen Informationsquelle für alle Prozesse Ihres Teams werden.

  • Häufig gestellte Fragen (FAQs): Mithilfe von FAQs können Sie häufig gestellte Fragen beantworten, damit Ihr Team nicht ständig dieselben Fragen gestellt bekommt. Das ist besonders nützlich für IT-Teams, bzw. für alle Teams, die oft mit anderen Teams oder Abteilungen zusammenarbeiten.

  • Kontaktperson(en): Geben Sie Teammitglieder an, die für bestimmte Aufgaben verantwortlich sind, damit sie bei Fragen dazu kontaktiert werden können.

Wissensmanagement mit Asana

Wissensmanagement bedarf einer guten Koordination. Um ihre Informationen zu organisieren, entscheiden sich daher viele für den Einsatz eines Projektmanagement-Tools. Damit können sie Inhalte jederzeit schnell und einfach mit anderen Personen teilen.

Mit Asana können Sie:

  • Die Aufgaben für jeden Abschnitt jener Person zuweisen, die für die Entscheidungsfindung verantwortlich ist. Wenn die Vorlage für Wissensmanagement für das Entwicklerteam bestimmt ist, können Sie einen Abschnitt für die Einführung neuer Mitarbeiter ins Team erstellen und die Aufgaben darin den zuständigen HR-Teammitgliedern, Personalleitern und Mentoren zuweisen.

  • Teamübergreifend koordinieren, indem Sie einfach verschiedene Mitglieder zu gemeinsamen Projekten und Portfolios hinzufügen.

  • Sobald Sie sich für die gewünschten Abschnitte entschieden haben, die damit verbundenen Aufgaben und Unteraufgaben mit den entsprechenden Leitfäden und Prozessen erstellen.

  • Einmal eine Vorlage erstellen, die Sie dann durch Klicken auf den „Duplizieren“-Button immer und immer wieder verwenden können.

Enthaltene Funktionen

  • Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal. Dabei werden Ihnen nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team einen Überblick darüber geben, wer was bis wann zu erledigen hat.

  • Automatisierung. Manuelle Arbeitsabläufe können automatisiert werden, damit Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit Routinearbeiten und mehr Zeit mit solchen Aufgaben verbringen, für die Sie sie eingestellt haben. Asana-Regeln bestehen aus Auslösern und Aktionen, also „Wenn X passiert, mache Y“. Mithilfe von Regeln können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Beteiligte benachrichtigen und vieles mehr. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu ganzen Workflows – mit Regeln verschafft sich Ihr Team mehr Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit.

  • Unteraufgaben. Manchmal ist der Umfang einer Aktion zu groß, um sie in einer einzigen Aufgabe zu erfassen. Wenn für eine Aufgabe mehr als eine Person verantwortlich ist, oder wenn sie schrittweise an mehreren Daten abgearbeitet werden soll, empfiehlt sich die Aufteilung in Unteraufgaben. Mithilfe von Unteraufgaben lassen sich große Aufgaben ganz einfach in kleinere Arbeitsschritte aufteilen, wobei die einzelnen Teilaufgaben weiterhin in den Kontext der übergeordneten Aufgabe eingebunden sind. Außerdem können Sie mithilfe von Unteraufgaben die einzelnen Komponenten eines mehrstufigen Prozesses praktisch zusammenfassen. 

  • Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend mit anderen teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

Empfohlene Apps

  • Dropbox: Über die Dateiauswahl von Dropbox, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

  • Vimeo. Ein geschriebener Text enthält zwar die wesentlichen Informationen, kann jedoch nicht wie das gesprochene Wort Tonfall, Emotionen oder Mimik und Gestik vermitteln. Dank unserer Kooperation mit Vimeo können Sie Ihrem Team nun in Asana per Videonachricht alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, ohne ein zusätzliches Meeting einberufen zu müssen. Erstellen Sie kurze Videobotschaften, in denen Sie sich selbst filmen, Ihren Bildschirm aufzeichnen oder sich für eine Kombination aus beidem entscheiden. Sie können diese Videos in Aufgaben, Projekte, Nachrichten und Kommentare einbetten, um damit für mehr Klarheit zu sorgen und weiterführende Informationen zu bieten. Geben Sie Feedback, stellen Sie Fragen und weisen Sie Aufgaben zu – ohne Asana verlassen zu müssen.

  • Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

  • OneDrive. Mit der Dateiauswahl von Microsoft OneDrive hängen Sie Dateien direkt im Aufgabenfenster von Asana an eine Aufgabe an. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und mehr hinzufügen.

FAQs

Wozu dient eine Vorlage für Wissensmanagement?

In einer Vorlage für Wissensmanagement wird ein Wissensmanagementprozess beschrieben. Auf diese Weise organisiert jeder Mitarbeiter, der die Vorlage verwendet, Informationen und Wissen auf dieselbe Weise. Das bedeutet, dass mithilfe einer Vorlage für Wissensmanagement Informationen im gesamten Unternehmen – über Team- und Abteilungsgrenzen hinweg – immer einheitlich organisiert werden.

Welche Vorteile bietet eine Vorlage für Wissensmanagement?

Mit einer Vorlage für Wissensmanagement können Sie sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter das eigene Wissen auf dieselbe Weise dokumentiert. Da Sie das System kennen, können Sie einfach auf Unterlagen zugreifen und Inhalte durchsuchen, selbst wenn diese zu einem anderen Team gehören. Im Laufe der Zeit kann dadurch Arbeit rund um die Arbeit reduziert werden, da Sie nicht mehr schlecht organisierte Informationen durchforsten müssen.

Warum setzt ein Unternehmen eine Vorlage für Wissensmanagement ein?

Besonders große Unternehmen können von einer Vorlage für Wissensmanagement profitieren, da bei ihnen oft viele verschiedene Teams aus allen möglichen Abteilungen auf unterschiedliche Weise in Prozesse involviert sind. Wenn jedes Team seine Informationen aber auf unterschiedliche Weise verwaltet, können diese abteilungsübergreifend nur sehr schwer gefunden und genutzt werden. Durch die Erstellung einer Vorlage, die diesen Prozess standardisiert, kann Wissen einfach zugänglich gemacht und gut koordiniert werden.

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