Bestandsvorlage

Egal, ob Sie den Bestand eines Restaurants überwachen, Büromaterial nachverfolgen oder Geräte teamübergreifend verwalten – die anpassbare Bestandsvorlage von Asana bietet Ihrem Team ein gemeinsames System, um zu überwachen, was Sie haben, wo es sich befindet und was Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Das zeitaufwendige Einholen von Updates in Tabellen oder E-Mails hat ein Ende.

Diese einfache Bestandsvorlage hilft Ihnen, Artikel zu protokollieren, Folgeaufgaben zuzuweisen, die Konsistenz in Ihrem Prozess aufrechtzuerhalten und vor allem Ihre Bestandsverfolgung zu skalieren und gleichzeitig Fehler zu minimieren.

Wer profitiert von dieser Bestandsvorlage?

Bei Asana haben wir gesehen, wie einfach es für Teams ist, den Überblick über Verbrauchsmaterialien, Tools oder Lagerbestände in verschiedenen Abteilungen zu verlieren. Ohne ein zentrales System können kleinere Probleme wie doppelte Bestellungen oder verpasste Nachbestellungen schnell zu Verzögerungen oder unzureichenden Lagerbeständen führen.

Egal, ob Sie den Lebensmittelbestand verwalten, Regale auffüllen oder Produkte an Einzelhandelsstandorten nachverfolgen – mit dieser Bestandsvorlage behalten Sie den Überblick über jeden Artikelnamen, jede Artikelnummer und jeden Stückpreis, wenn er sich ändert.

Diese Vorlage für eine Bestands-Checkliste eignet sich gut für Teams und Einzelpersonen, die eine klare, wiederholbare Lösung benötigen, um zu verfolgen, was sie verwalten:

• Kleinunternehmer, die Lagerbestände, Nachbestellungen und Preise in einem gemeinsamen Bestandssystem für Unternehmen verfolgen.

• Filialleiter, die den Lagerbestand, die Point-of-Sale-Versorgung und die Produktverfügbarkeit über Online- und In-Store-Kanäle hinweg überwachen.

• Bauarbeiter, die Rohstoffe, Ausrüstung und andere standortspezifische Bestände von Auftrag zu Auftrag verwalten.

• IT- und Facility-Teams, die Gerätebestände, Garantieangaben und Hardware-Aufzeichnungen verwalten.

• Gemeinnützige Organisationen und Schulen, die mehrere Arten von Beständen an verschiedenen Standorten verwalten – von Büchern und Tools bis hin zu Spenden.

• Einzelpersonen, die Haushaltsgegenstände für Versicherungen, Umzüge oder die persönliche Aufbewahrung von Unterlagen in einem Haushaltsinventar organisieren.

• Jeder, der für die grundlegende Bestandsverfolgung in Branchen wie Gesundheitswesen, Einzelhandel, Logistik oder Bildung verantwortlich ist.

Warum sollten Sie eine Bestandsvorlage von Asana verwenden?

Wir haben gesehen, wie Teams von Bestandstabellen zu Asana wechseln und sofort mehr Kontrolle über ihre Bestandsverwaltung haben. Anstatt Nachbestellmengen zu schätzen oder Tabellen nach Kostendetails zu durchsuchen, befindet sich alles in einem klaren, kollaborativen Arbeitsbereich. Das Ergebnis? Weniger Verzögerungen, schnellere Nachbestellungen und bessere Entscheidungen darüber, was und wann bestellt werden soll.

Mit dieser Vorlage für die Bestandsverfolgung können Sie:

• Den Überblick über den Artikelnamen, die Artikelnummer, die Menge und den Lagerort an einem Ort behalten. Ideal für die Bestandskontrolle und die Nachverfolgung von Assets.

• Felder für Stückkosten, Gesamtwert und Status hinzufügen, um die Transparenz zu verbessern und Teams dabei zu unterstützen, basierend auf Echtzeitdaten zu agieren.

• Nachbestellzeitpunkte und benutzerdefinierte Regeln verwenden, um automatisch nachzubestellen, bevor der Lagerbestand zu niedrig wird.

• Lieferantenkontakte hinzufügen, organisieren und das Datum der letzten Transaktion verfolgen, um fundierte Kaufentscheidungen zu treffen.

• Asana AI verwenden, um Lücken zu erkennen, Automatisierungen zu empfehlen und sich wiederholende Aufgaben in Ihrem Bestandsverwaltungs-Workflow zu vereinfachen.

• Ihr Bestandssystem mit integrierten Funktionen flexibel halten, die von Büromaterial bis hin zu IT-Geräten eine Vielzahl von Bestandstypen unterstützen.

• Teammitgliedern Zugriff auf gemeinsame Daten grwähren, wodurch Informationsbarrieren reduziert und schnellere, fundiertere Entscheidungen ermöglicht werden.

So verwenden Sie diese Bestandsvorlage

1. Duplizieren Sie die Vorlage für die Bestandsliste. Klicken Sie auf „Vorlage verwenden“, um Ihre Version in Asana zu erstellen. Geben Sie ihr einen Namen, der zu Ihrer Situation passt, z. B. „Lagerbestand“, „IT-Hardware“ oder „Bestand der Einrichtungen“.

2. Erfassen Sie jeden Artikel als Aufgabe. Erstellen Sie eine Aufgabe für jeden Artikel, den Sie nachverfolgen. Verwenden Sie den Aufgabentitel für den Produktnamen oder das Etikett und fügen Sie alle Kennungen wie Teilenummern oder Artikelnummern hinzu, um die Suche zu erleichtern.

3. Fügen Sie Felder zur Nachverfolgung hinzu. Passen Sie das Projekt mit Feldern für Menge, Lagerort, Kosten pro Einheit, Gesamtwert, Nachbestellschwelle und Artikelstatus an. So erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, was auf Lager ist, wo es gelagert wird und was Ihre Aufmerksamkeit erfordert.

4. Erfassen Sie Lieferanteninformationen und den Bestellverlauf. Verwenden Sie die Aufgabenbeschreibung, um Lieferantennamen, Kontaktdaten und Bestelllinks zu speichern. Fügen Sie ein Feld oder einen Kommentar hinzu, um zu verfolgen, wann der Artikel zuletzt bestellt oder erhalten wurde.

5. Organisieren Sie nach Typ oder Standort. Verwenden Sie Abschnitte, um Artikel nach Kategorie (wie Werkzeuge, Möbel, Verbrauchsmaterialien) oder nach dem Ort, an dem sie gelagert werden (wie Raum A, Hauptschrank oder Lagerplatz 3), zu gruppieren. So finden Sie auf einen Blick, was Sie brauchen.

6. Weisen Sie Follow-ups und Aufgaben zum Nachbestellen zu. Wenn etwas nachbestellt oder überprüft werden muss, weisen Sie es der richtigen Person zu und legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest. Sie können auch Belege, Rechnungen oder Garantiedokumente direkt an die Aufgabe anhängen.

7. Wählen Sie eine Ansicht, die zu Ihrem Workflow passt. Verwenden Sie die Listenansicht für ein einfaches Elementprotokoll, die Boardansicht, um den Elementstatus zu verfolgen, oder die Zeitleistenansicht, um geplante Audits oder Austauschzyklen zu überwachen. Dashboards können Zusammenfassungen anzeigen, z. B. den Gesamtbestandswert oder markierte Elemente.

8. Optimieren Sie Ihren Prozess mit integrierten Tools. Verwenden Sie Regeln, um Erinnerungen zu automatisieren, wenn der Lagerbestand zur Neige geht. Bewahren Sie Dateien und Notizen von Anbietern an einem zentralen Ort auf, indem Sie die Registerkarten Dateien und Nachrichten verwenden. Asana hilft Ihnen, Tabellenkalkulationen zu reduzieren und Ihren Prozess reibungslos ablaufen zu lassen.

Asana-Funktionen zur Verbesserung der Bestandsverwaltung

• Benutzerdefinierte Felder: Fügen Sie jedem Inventarartikel strukturierte Daten wie Stückpreis, Lagerbestand, Seriennummer oder Garantieenddatum hinzu. Sie können Aufgaben mithilfe dieser Felder sortieren und filtern, um schnell zu erkennen, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert.

• Zeitleistenansicht: Sehen Sie sich die Bestandsaktivität im Zeitverlauf an. Egal, ob Sie Nachschubzyklen, Garantieabläufe oder saisonale Artikel verfolgen, die Zeitleistenansicht hilft Ihnen, Last-Minute-Probleme zu planen und zu vermeiden.

• Regeln: Verwenden Sie Automatisierungen, um Lagerproblemen immer einen Schritt voraus zu sein. Zum Beispiel können Sie eine Aufgabenzuweisung oder eine Slack-Benachrichtigung auslösen, wenn die Lagerbestände einen bestimmten Schwellenwert unterschreiten.

• Mehrfachzuordnung von Aufgaben: Halten Sie Bestandsaufgaben über mehrere Projekte hinweg sichtbar – z. B. Operations, IT oder Finanzen – ohne sie zu duplizieren. So können Sie die Koordination zwischen den Teams ganz einfach verbessern.

• Formulare: Ermöglichen Sie es Teammitgliedern, über ein standardisiertes Formular Auffüllanfragen zu senden oder fehlende Artikel zu melden. Jeder Eintrag wird zu einer Aufgabe in Ihrer Bestandsvorlage, um die Nachverfolgung zu erleichtern.

• Genehmigungen: Optimieren Sie den Nachbestellprozess mit integrierten Genehmigungen. Fügen Sie jeder Bestandsaufgabe eine Genehmigungsphase hinzu, damit Teamleiter oder Finanzmanager diese schnell überprüfen und genehmigen können.

• Status-Updates: Teilen Sie schnelle Updates zu Bestandszyklen, zum Fortschritt der Wiederauffüllung oder zu bevorstehenden Audits an einem Ort. Diese Updates sind mit Ihrem Projekt verknüpft, sodass alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben, ohne E-Mails verfolgen zu müssen.

Empfohlene Integrationen

• Tableau: Verwandeln Sie Ihre Bestandsdaten in dynamische Dashboards. Mit der Integration von Asana + Tableau können Sie Trends wie Lagerbestände, Wiederauffüllungshäufigkeit und Artikelwert im Laufe der Zeit visualisieren. 

• Microsoft Excel: Exportieren Sie Ihre Bestandsliste in Excel, um offline darauf zuzugreifen oder sie mit Teammitgliedern außerhalb Ihres Unternehmens zu teilen. Ideal zum Drucken, für die erweiterte Dateneingabe oder zum Synchronisieren mit anderen Microsoft-Tools. 

• Google Sheets: Synchronisieren Sie Ihre Bestandsliste mit einer Tabelle, um benutzerdefinierte Berichte auszuführen oder druckbare Checklisten zu erstellen. Ideal für Teams, die neben ihrem Echtzeitsystem eine vertraute Tabellenansicht wünschen. 

• Gmail: Wandeln Sie Anbieter-E-Mails oder Nachbestellbestätigungen in nachverfolgbare Aufgaben um. Sie müssen nichts kopieren und einfügen. Klicken Sie einfach, um eine E-Mail direkt an Ihr Bestandssystem zu senden. 

• Slack: Automatisieren Sie Warnungen bei niedrigem Lagerbestand und Genehmigungen für Nachbestellungen mit Slack-Nachrichten. Sie können Slack-Unterhaltungen auch in Aufgaben umwandeln, um informelle Updates mit Ihrem Bestands-Workflow zu verknüpfen. 

• Dropbox: Hängen Sie Lieferantenverträge, Garantien oder Handbücher an jeden Inventarartikel an. Mit der Dropbox-Integration wird jedes Dokument zusammen mit dem entsprechenden Artikel gespeichert. 

FAQs zu Bestandsvorlagen