Asset-Management-Vorlage

Wenn wir das Wort „Assets“ hören, denken wir instinktiv an das Finanzwesen. Bei Assets kann es sich jedoch um alle möglichen Dinge handeln, über die Ihr Unternehmen verfügt, sei es nun etwas Großes wie die Büroräume oder etwas Kleines wie die Audio-Datei Ihrer neuesten Podcast-Folge. Ihr Unternehmen verfügt zu jeder Zeit über viele verschiedene Arten von Assets. All diese Assets zu verwalten kann ein durchaus komplexes Unterfangen sein, doch mit den richtigen Tools und Methoden gelingt diese Aufgabe wesentlich einfacher.

Und hier kommt eine Asset-Management-Vorlage ins Spiel.

Was ist Asset Management?

Asset Management beinhaltet das Erfassen, Organisieren und Koordinieren Ihrer Unternehmensassets. Man könnte Asset Management ebenfalls als eine Art spezifisches Projektmanagement für Ihre Ressourcen verstehen. Zum Asset Management gehört zum Beispiel, den Wert eines Assets zu bestimmen, den Lebenszyklus des Assets zu überwachen, Möglichkeiten zur bestmöglichen Verwendung Ihrer Assets zu finden oder Ihre Assets zu inventarisieren.

Da es beim Asset Management viele verschiedene Dinge zu beachten gilt, handelt es sich dabei in der Regel um eine funktionsübergreifende Aufgabe. Es sind oft verschiedene Hierarchieebenen, Abteilungen und Teams involviert. Daher ist es nicht unüblich für einen CFO, einen Teamleiter und einen Angestellten ohne besondere Führungsverantwortung, gemeinsam an einem Financial Asset Management-Projekt zu arbeiten.

Arten von Asset Management

Das Financial Asset Management ist nur eine von vielen Arten des Asset Management. Außerdem gibt es:

• Digital Asset Management: Das Verwalten digitaler Dateien, Dienstleistungen oder Produkte, wie zum Beispiel Mediendateien oder der Blog des Unternehmens.  

• Fixed Asset Management: Verwaltung des Anlagevermögens von Unternehmen (Vermögenswerte, die nicht schnell in flüssige Mittel umgewandelt werden können), wie z. B. die Sanitäranlagen in Ihren Büroräumen.

• IT Asset Management: Das Verwalten von Hard- und Software in einem Unternehmen, wie zum Beispiel Software-Abonnements von Microsoft oder die Cloudspeicher-Lösung eines Unternehmens.

• Enterprise Asset Management: Das Verwalten von Sachanlagen eines Unternehmens, wie zum Beispiel die Wartung der Maschinen oder Firmenfahrzeuge. 

• Financial Asset Management: Das Verwalten finanzieller Mittel, wie zum Beispiel Aktien- und Immobilien-Investments.

Was ist eine Asset-Management-Vorlage?

Eine Asset-Management-Vorlage ist eine Art Leitfaden für Ihren Asset-Management-Workflow. Mit dieser Vorlage werden alle erforderlichen Schritte für das Asset Management für alle Teammitglieder und Kollegen nachvollziehbar dargestellt, wodurch Unklarheiten vermieden und einheitlichere Ergebnisse erreicht werden können.

Nehmen wir einmal an, Ihre Aufgabe ist es, die monatliche Nutzung der Firmenfahrzeuge zu dokumentieren. Als Teil dieses Asset-Management-Prozesses müssen Sie vor allem nachvollziehen können, wie oft ein Mitarbeiter sich im Monat ein Fahrzeug ausleiht. Diese Schritte (und weitere dazugehörige Vorgänge) können Sie in Ihrer Vorlage erfassen. Der Vorteil dabei ist, dass wenn Sie einmal nicht verfügbar sind und jemand anderes diesen Prozess betreuen muss, diese Person genau weiß, was sie tun muss.

Die Vorteile einer Asset-Management-Vorlage

Egal ob Sie ein Großunternehmen, kleines Unternehmen oder Start-up leiten: Eine Asset-Management-Vorlage erleichtert Ihnen und den jeweils verantwortlichen Teams das Organisieren von Assets. Eine Asset-Management-Vorlage bietet Ihnen nämlich folgende Vorteile:

• Optimiertes Asset-Tracking: Wenn Sie wissen, wo sich Ihre Assets befinden und vor allem über welche Assets Sie überhaupt verfügen, desto leichter wird deren Nachverfolgung.

• Koordinierung funktionsübergreifender Arbeitsvorgänge: Wenn Sie eine Vorlage verwenden, wird sichergestellt, dass sämtliche Abteilungen die Assets auf dieselbe Art und Weise verwalten.

• Erhöhte Transparenz: Stakeholder sehen, wie Sie Ihre Assets managen. Dies kann insbesondere für Mitglieder der höchsten Führungsebene oder beim direkten Kundenkontakt relevant sein.

Nicht alle Asset-Management-Vorlagen sind gleich: Wenn Sie Ihre Vorlage in einem Projektmanagement-Tool erstellen, wird dieser Vorlage Leben eingehaucht, denn auf diese Weise können Sie die enthaltenen Informationen jederzeit bequem aktualisieren, teilen und wiederauffinden. Zum Vergleich: Mit einer Excel-Vorlage müssen Sie jedes Mal, wenn Sie auf das Asset bezogene Daten ändern oder ein neues Asset in die Vorlage aufnehmen möchten, diesen Schritt in dem Programm manuell vornehmen.

Für wen ist eine Asset-Management-Vorlage gedacht?

Zwar kann jeder eine Asset-Management-Vorlage erstellen und verwenden, doch für bestimmte Unternehmen, Teams und Branchen ist eine solche Vorlage besonders empfehlenswert.

Im Folgenden nennen wir einige Branchen oder Abteilungen, die besonders davon profitieren können, ihr Asset Management mithilfe einer Vorlage durchzuführen und beschreiben darüber hinaus auch konkrete Anwendungsfälle:

• IT-Teams: Wenn Mitarbeiter die Erstellung bestimmter Produkte oder Dienstleistungen bei IT-Abteilungen anfragen, können diese Anfragen mit einer digitalen Asset-Management-Vorlage an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Wenn Sie zum Beispiel für das Software-Lizenzmanagement in Ihrem Unternehmen zuständig sind, können Sie eine Asset-Management-Vorlage erstellen, mit der neue Anfragen automatisch erfasst und den entsprechenden Teammitgliedern zugewiesen werden, damit diese dann die neue Lizenz an die anfragende Person weiterleiten.

• Produktionsabteilungen: Hier kann mit einer Asset-Management-Vorlage das gesamte Asset Management optimiert werden, von der Überwachung des Inventars bis hin zur Koordinierung der abteilungsübergreifenden Produktion.

• Personalwesen: Ähnlich wie IT-Teams können Personalabteilungen eine digitale Asset-Management-Vorlage verwenden, um professionelle Dienstleistungen für Mitarbeiter zu koordinieren.

So verwenden Sie eine Asset-Management-Vorlage

Es gibt keine festen Vorgehensweisen für das Asset Management. Bei einem Asset kann es sich um verschiedenste Dinge handeln und Unternehmen haben oft unterschiedliche Ansätze, wenn es um deren Verwaltung geht. Ihre Vorlage sollte daher flexibel und einfach anzuwenden sein – vielleicht lohnt es sich sogar, gleich mehrere Vorlagen zu erstellen.

Doch wie können Sie für all diese verschiedenen Funktionen eine Vorlage erstellen, speichern und anwenden? Was, wenn Sie verschiedene Vorlagen für die Verwaltung digitaler Assets, des Anlagevermögens und der IT-Assets brauchen? Die Antwort: All das ist möglich, wenn Sie Ihre Asset-Management-Vorlage mithilfe einer Work-Management-Software erstellen. Sobald Sie Ihre digitale Vorlage erstellt haben, können Sie damit sämtliche zu den jeweiligen Asset-Typen zugehörigen Materialien verwalten und beispielsweise Risikomanagement-Pläne oder Management-Pläne für Ressourcen berücksichtigen und klare Strategiepläne für die Verwendung und Optimierung der Assets entwerfen.

Sie können unterschiedliche Arten von Asset-Management-Vorlagen erstellen, darunter:

• Asset-Tracking-Vorlagen

• Vorlagen für das Bestandsmanagement

• Vorlagen für den Asset-Management-Prozess

• Asset-Management-Vorlagen für bestimmte Arten von Assets (zum Beispiel Vorlagen für das Digital, Enterprise oder Financial Asset Management)

Unabhängig von der Art der Asset-Management-Vorlage, die Sie erstellen möchten, gibt es einige nützliche Abschnitte, die Sie eventuell in Ihre Vorlage mit aufnehmen sollten:

• Datum: Egal ob Kaufdatum, Produktionsdatum oder Auslieferungsdatum: Eine klare Erfassung relevanter Daten hilft bei der Nachverfolgung Ihrer Assets.

• Verantwortliche Person: Wer ist für das Asset verantwortlich? Dabei sollte es sich um die Person handeln, die Fragen zu Änderungen oder Neuigkeiten rund um das Asset beantworten kann.

• Art des Assets: Wenn Ihr Unternehmen oder Team verschiedene Arten von Assets verwaltet, können Sie das hier nachverfolgen. Bestimmte Assets lassen sich leicht verwechseln (z. B. könnte ein Softwareabonnement sowohl ein IT-Asset als auch ein digitales Asset sein). Wenn Sie klar benennen, welche Art von Asset sich in Ihrer Vorlage befindet, sorgt das für weniger Unklarheiten.

• Priorität: Wie wichtig ist dieses Asset? Wenn Sie diese Frage in Ihrer Vorlage beantworten, können Stakeholder und Teammitglieder nachvollziehen, welche Assets für das Unternehmen von besonderer Bedeutung sind. 

• Status: Wird das Asset derzeit von einem Teammitglied verwaltet? Zeigen Sie allen Beteiligten den Status des Assets, damit jeder weiß, ob das Asset aktuell betreut wird.

• Spezifische Details rund um das Asset: Je nach Art des Assets sollten Sie gegebenenfalls weitere Details hinzufügen. Wenn es sich bei dem Asset zum Beispiel um Immobilienanteile handelt, können Sie den Kaufpreis, die erzielten Einnahmen und die potenziellen Gewinne angeben.

Diese Integrationen und Apps können Sie in Kombination mit Ihrer Vorlage verwenden

Asana bietet zahlreiche Funktionen und App-Integrationen, die Sie zusammen mit Ihrer Asset-Management-Vorlage nutzen können.

Enthaltene Funktionen

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal. Dabei werden Ihnen nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team einen Überblick darüber geben, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Boardansicht. Hierbei handelt es sich um eine Ansicht, die dem Kanban-Board ähnlich ist und die Informationen zu Ihren Projekten in Spalten wiedergibt. Die Spalten sind üblicherweise nach Arbeitsstatus (z. B. „To-do“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) organisiert, aber Sie können je nach Projekt noch weitere Spaltennamen hinzufügen. Innerhalb jeder Spalte werden Aufgaben als Karten dargestellt und verfügen über zahlreiche weitere Informationen wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und benutzerdefinierte Felder. Verfolgen Sie Ihre Arbeit über verschiedene Phasen hinweg und behalten Sie stets den aktuellen Status Ihres Projekts im Blick.

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

• Genehmigungen. Manchmal müssen Sie nicht nur eine Aufgabe erledigen, sondern auch wissen, ob deren Ergebnis genehmigt wurde oder nicht. In Asana verkörpern Genehmigungen einen speziellen Aufgabentyp mit den Optionen „Genehmigen“, „Überarbeiten“ oder „Verwerfen“. So erhalten die Aufgabenverantwortlichen klare Anweisungen, welche Maßnahmen sie ergreifen sollten und ob ihre Arbeit genehmigt wurde oder nicht. 

Empfohlene Apps

• OneDrive. Mit der Dateiauswahl von Microsoft OneDrive hängen Sie Dateien direkt im Aufgabenfenster von Asana an eine Aufgabe an. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und mehr hinzufügen.

• Adobe Creative Cloud. Kreative Teams arbeiten am besten, wenn sie sich auf die Designgestaltung konzentrieren können. Mit der Integration von Asana für Adobe Creative Cloud können Kreativ- und Designteams problemlos auf die benötigten Informationen zugreifen, um mit der Arbeit zu beginnen, Feedback von Prüfern und Genehmigenden zu erhalten und das fertige Material bereitzustellen. Dabei müssen sie Photoshop, Illustrator oder InDesign nicht verlassen. Neue Aufgaben anzeigen, Designs teilen, XD-Freigabelinks einbetten und Feedback aus Asana einarbeiten – alles, ohne die Adobe Creative Cloud zu verlassen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Dropbox: Über die Dateiauswahl von Dropbox, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

FAQs