Onboarding-Vorlage für neue Mitarbeitende

Das Onboarding gehört bei jeder Neueinstellung dazu, aber der Onboarding-Prozess ist so viel mehr als einfach nur eine Liste mit Aufgaben. Es ist Ihre Gelegenheit, einen ersten Eindruck zu hinterlassen – eine wertvolle Chance, die Mitarbeitenden auf ihre neue Aufgabe vorzubereiten, Erfolgskriterien festzulegen und den neuen Teammitgliedern das Gefühl zu geben, dass sie zu Ihrem Unternehmen gehören. 

Ein effektives Onboarding war noch nie wichtiger als heute. Burnout und das Hochstapler-Syndrom sind auf dem Vormarsch, und aus diesem Grund versuchen Unternehmen stets dafür zu sorgen, dass ihre Mitarbeitenden sich willkommen fühlen. Nutzen Sie hierfür unsere Onboarding-Vorlage.

Warum eine Onboarding-Vorlage für neue Mitarbeitende?

Eine Vorlage für einen Onboarding-Plan für neue Mitarbeitende stellt eine gute Möglichkeit dar, das Onboarding für jeden neuen Angestellten zu standardisieren. Mit einem einheitlichen Programm können Sie sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder vom ersten Tag an die Informationen haben, die sie brauchen.

Optimieren Sie den Prozess

Eine Vorlage für eine Onboarding-Checkliste oder Einführungscheckliste ist – wie der Name schon sagt – eine Checkliste mit den Dingen, die neue Mitarbeitende tun und lesen müssen, um sich auf ihre neue Position im Unternehmen vorzubereiten. Eine effektive Vorlage sammelt alle Informationen an einem gemeinsamen Ort, auf den Ihr neuer Mitarbeitender stets Zugriff hat. Wenn sie in einem Projektmanagement-Tool erstellt werden, sparen Sie mit Onboarding-Vorlagen wertvolle Zeit und können Standard-Arbeitsabläufe automatisieren. 

Teammitglieder erhalten die Informationen, die sie für ihren Erfolg brauchen

Es ist wichtig, dass neue Mitarbeitende von Anfang an über die Tools verfügen, die sie für ihren Job benötigen. Wenn Sie Ihre Erwartungen schon in der ersten Woche, im ersten Monat oder gar im ersten Jahr deutlich machen, erhalten Ihre Mitarbeitenden ein klares Verständnis dafür, was sie brauchen, um erfolgreich zu sein.

Davon profitiert nicht nur Ihr neuer Mitarbeitender – auch die Mitarbeiterzufriedenheit wird langfristig steigen. Wenn Mitarbeitende wissen, was von ihnen erwartet wird, sinkt die Wahrscheinlichkeit für negative Emotionen am Arbeitsplatz, die zu Burnout und dem Hochstapler-Syndrom führen. Unsere Untersuchungen haben gezeigt, dass Burnout und das Hochstapler-Syndrom (wovon unverhältnismäßig häufig jüngere Angestellte betroffen sind) zu einer niedrigeren Arbeitsmoral, häufigen Missverständnissen, fehlendem Engagement, mehr Fehlern bis hin zur Kraftlosigkeit führen können.

Virtuelle Teammitglieder fühlen sich willkommen

Eine klare Onboarding-Vorlage ist besonders wichtig für das Remote-Onboarding. Ihre ortsunabhängigen Teammitglieder verbringen nicht so viel Zeit von Angesicht zu Angesicht mit Ihnen oder ihrem virtuellen Team. Wenn man ihnen klarmacht, was sie tun müssen, wo sie kommunizieren sollen und wie sie sofort etwas bewirken können, werden sie in die Lage versetzt, etwas zu bewirken°– ganz gleich, wo sie leben. 

Das gilt noch einmal ganz besonders für Angestellte, die in anderen Zeitzonen arbeiten. Wenn Sie nicht zur gleichen Zeit online sein können wie Ihre Teammitglieder, ist es umso wichtiger, Ihren neuen Angestellten eine klare Liste mit To-dos zu geben, damit sie selbstständig loslegen können.

Die Einführung von Mitarbeitenden ist ein entscheidender Moment, denn hier können Sie neuen Teammitgliedern vom ersten Tag an ein Gefühl der Zugehörigkeit vermitteln. Diese Phase ist ausschlaggebend für die Einbeziehung einer Person in Ihr Unternehmen und legt den Grundstein für ihr Wissen und ihre Erfahrung bei der Arbeit in Ihrem Unternehmen. Aus diesem Grund ist die Gestaltung einer inklusiven Einführung so wichtig für eine inklusive Unternehmenskultur.”

Asanas Onboarding-Vorlage für neue Mitarbeitende

Wir sind davon überzeugt, dass wir unsere neuen Angestellten am besten auf ihre neuen Positionen vorbereiten können, indem wir in den Onboarding-Prozess investieren. Ein großer Teil besteht darin, Transparenz zu schaffen und jedem neuen Mitarbeitenden ein klares Verständnis davon zu vermitteln, wie das Onboarding aussehen wird.

Unsere Onboarding-Vorlage unterscheidet sich von anderen Standard-Onboarding-Vorlagen. Sie beinhaltet einige der wichtigsten Dinge, die wir bei Asana tun, damit unsere Mitarbeitenden sich vom ersten Tag an willkommen fühlen. Jeder neue Mitarbeitende erhält eine neue Onboarding-Checkliste, die zuvor vom Manager mit allen wichtigen Informationen wie Details zu Besprechungen, Einzelgesprächen, Projekten und Onboarding-Aufgaben versehen wurde. 

Mit einer solchen zentralen Informationsquelle – und deren Umsetzung – erhält der Mitarbeitende von Anfang an eine klare Vorstellung davon, was er zu tun hat. Das sorgt auch bereits vor dem eigentlichen Einstellungsprozess für ein großartiges Onboarding-Erlebnis, bei dem die Informationswege für neue Angestellte deutlich verkürzt werden. So finden Ihre Mitarbeitenden ganz leicht wichtige Unternehmensdokumente und Informationen wie Ihre Stellenbeschreibung, Dokumentation für neue Mitarbeitende, Unternehmensrichtlinien und Informationen aus dem Mitarbeitenden-Handbuch.

Schlüsselelemente einer Onboarding-Vorlage für neue Mitarbeitende

Damit neue Mitarbeitende erfolgreich sein können, benötigen sie nicht nur eine effektive Onboarding-Vorlage, sondern sie müssen auch wissen, wie sie zu verwenden ist. So stellen Sie sicher, dass Ihre Vorlage für alle Teammitglieder besonders nützlich ist:

• Teilen Sie Ihre Erwartungen mit und legen Sie Fristen fest, wie und bis wann die Arbeit erledigt sein sollte.

• Legen Sie für jeden Aktionspunkt Fristen fest.

• Verwandeln Sie die Vorlage in ein dynamisches Dokument, das neue Mitarbeitende in Echtzeit mit Fragen, Erkenntnissen und weiteren Schritten aktualisieren können.

• Erklären Sie den gesamten Onboarding-Plan für den neuen Mitarbeitenden von Anfang bis Ende.

Enthaltene Funktionen

• Listenansicht.Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal, und Ihnen werden nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtigen benutzerdefinierten Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team Einblick darin verschaffen, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Unteraufgaben. Manchmal ist der Umfang einer Aktion zu groß, um sie in einer einzigen Aufgabe zu erfassen. Wenn für eine Aufgabe mehr als eine Person verantwortlich ist, oder wenn sie schrittweise an mehreren Tagen abgearbeitet werden soll, empfiehlt sich die Aufteilung in Unteraufgaben. Mithilfe von Unteraufgaben lassen sich große Aufgaben ganz einfach in kleinere Arbeitsschritte aufteilen, wobei sichergestellt ist, dass alle kleineren Arbeitsschritte weiterhin in den Kontext der übergeordneten Aufgabe eingebunden sind. Außerdem können Sie mithilfe von Unteraufgaben die einzelnen Komponenten eines mehrstufigen Prozesses praktisch zusammenfassen.

• Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, Arbeit zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

• Mehrfachzugehörigkeit. Es liegt in der Natur der Sache, dass die meisten Projekte mehrere Abteilungen involvieren. Und auch abteilungsübergreifende Teams müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Allerdings haben Mitarbeitende häufig beschränkten Zugriff auf Informationen. Wenn jede Abteilung dafür ihr eigenes System verwendet, verzögert sich die Arbeit und findet isoliert voneinander statt. Mit der Mehrfachzuordnung von Aufgaben in Asana können Sie doppelte Arbeit vermeiden und die teamübergreifende Transparenz erhöhen, indem Sie Aufgaben mehreren Projekten zuordnen. So sehen Sie Aufgaben im richtigen Kontext, wissen, wer woran arbeitet, und vernetzen Ihr Team mit seinen Aufgaben.

Empfohlene Apps

• Zoom. Asana und Zoom arbeiten zusammen, um Teams zu helfen, zielgerichtete und fokussierte Meetings abzuhalten. Die Integration von Zoom und Asana macht es einfach, sich auf Meetings vorzubereiten, produktive Gespräche zu führen und auf Informationen zuzugreifen, sobald das Meeting beendet ist. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsam genutzte Tagesordnungen einen Überblick über die zu besprechenden Themen sowie Kontext bieten. Während des Meetings können die Teammitglieder Aufgaben direkt in Zoom erstellen, so dass Details und Aktionspunkte nicht verloren gehen. Und wenn das Meeting vorbei ist, überträgt die Integration von Zoom und Asana Meeting-Transkripte und -Aufzeichnungen zu Asana, sodass alle Teammitglieder und wichtigen Beteiligten die Inhalte des Meetings bei Bedarf noch einmal nachschlagen können.

• Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt über Ihr Gmail-Postfach erstellen. Alle Aufgaben, die Sie via Gmail erstellen, enthalten automatisch den Kontext aus Ihrer E-Mail, sodass keine Informationen ausgelassen werden. Möchten Sie beim Schreiben einer E-Mail auf eine Asana-Aufgabe hinweisen? Anstatt Asana zu öffnen, verwenden Sie die Asana for Gmail-Erweiterung, um einfach direkt in Ihrem Gmail-Posteingang nach der Aufgabe zu suchen. 

• Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana, ohne MS Teams verlassen zu müssen. Sie können auch während eines Meetings in MS Teams Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

• Slack. Alle Ideen, Anfragen und Aktionspunkte aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und Handlungsanweisungen im Handumdrehen Aufgaben mit verantwortlichen Personen und klaren Fristen. Erfassen Sie Arbeit auf einfache Weise, sodass Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen.

Häufig gestellte Fragen über Onboarding-Vorlagen für Mitarbeitende