Notfallplan-Vorlage erstellen!

Wenn Sie Geschäftsvorhaben planen, sollten Sie einen Plan B in der Hinterhand haben, falls die Dinge nicht wie erwartet verlaufen. Mit einer Vorlage für einen Notfallplan kann Ihr Team rasch eine Alternativstrategie anstoßen, um mit den richtigen Maßnahmen auf unvorhergesehene Situationen zu reagieren.

Was ist ein Notfallplan?

Ein Notfallplan ist eine Ausweichstrategie für Ihr Team oder Unternehmen, falls es zu Störungen des regulären Geschäftsbetriebs kommt. Betrachten Sie Ihren Notfallplan als „Plan B“ für den normalen Geschäftsprozess – er hilft Ihnen, Phasen der Unsicherheit zu überbrücken, die in einem Notfall eintreten können.

Was ist eine Notfallplan-Vorlage?

Eine Notfallplan-Vorlage ist ein wiederverwendbarer Leitfaden, den Sie verwenden können, wenn ein unvorhersehbarer Notfall, wie zum Beispiel eine Naturkatastrophe, eintritt. Eine Notfallplan-Vorlage zu erstellen, hilft Ihrem Unternehmen, Risiken bestmöglich abzuwenden. Sollte es also einmal zum GAU kommen, verfügt Ihr Team über alle Mittel, um das Unternehmen über Wasser zu halten. Ein Plan allein reicht jedoch oft nicht aus: Wenn ein echter Notfall vorliegt, zählt Schnelligkeit und Flexibilität. Mit einer kollaborativen Work-Management-Plattform können Ihre Teammitglieder daher schnell auf alle Informationen zugreifen, die sie für den Umgang mit der aktuellen Situation benötigen.

Worin liegt der Unterschied zwischen einem Notfallplan für Unternehmen und einem Geschäftskontinuitätsplan?

Zwar klingen beide Begriffe ähnlich, doch Notfallpläne und Geschäftskontinuitätspläne sind zwei verschiedene Strategien, um den Geschäftsbetrieb sicherzustellen. Teams erstellen einen Notfallplan, bevor der Störungsfall eintritt. Notfallpläne werden nur dann in Kraft gesetzt, wenn ein bestimmtes Szenario bestimmte Kriterien erfüllt. Wenn Teams einen Notfallplan entwickeln, definieren sie gleichzeitig auch die Kriterien, die eine Situation erfüllen muss, bevor der Plan in Kraft tritt.

Ein Geschäftskontinuitätsplan ist eine Möglichkeit, das Geschäft während eines Notfalls am Laufen zu halten. Damit ein Notfallplan in Kraft gesetzt werden kann, müssen bestimmte Kriterien erfüllt werden – das trifft auf einen Geschäftskontinuitätsplan nicht zu. Ihr Team kann also auf einen Geschäftskontinuitätsplan zurückgreifen, sobald bestimmte Dinge nicht wie erwartet funktionieren.

Welche Vorteile bietet eine Notfallplan-Vorlage?

Die Verwendung einer Notfallplan-Vorlage bietet Ihnen einige hilfreiche Vorteile.

• Sie stellt sicher, dass jeder Plan alle relevanten Informationen enthält: Wenn Sie eine Notfallplan-Vorlage zur Ausarbeitung Ihrer Strategie verwenden, befinden sich alle wichtigen Elemente, wie zum Beispiel die zu erfüllenden Kriterien oder die zur Sicherstellung des Geschäftsbetriebs erforderliche Strategie, an einem zentralen Ort. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass jeder Plan sämtliche Informationen enthält, die Ihr Team für dessen Durchführung benötigt.

• Sie können die Formatierung standardisieren: Wenn alle Notfallpläne ähnlich strukturiert sind, wissen Teammitglieder zu jedem Zeitpunkt, wo sie die erforderlichen Informationen zu deren Durchführung finden können. In Krisenzeiten verliert man leicht den Überblick. Ein standardisierter Plan hilft Ihren Mitarbeitern, umgehend auf den Notfall zu reagieren, ohne Zeit bei der Suche nach Informationen zu verlieren.

• Sie können die Erstellung des Plans vereinfachen: Wenn Sie Ihren Notfallplan in einer digitalen Work-Management-Plattform wie Asana erstellen, können Sie Notfallpläne schnell und einfach entwerfen. Duplizieren Sie einfach die Notfallplan-Vorlage und fügen Sie die für den jeweiligen Plan erforderlichen Informationen hinzu.

Enthaltene Funktionen

• Projekt-Briefing. Ein Projekt-Briefing ist eine Art, wichtige Details und Daten an ein breiteres Projektteam zu kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team problemlos Zugriff auf Ihre Projekt-Briefings hat, indem Sie sie in eine zentrale Informationsquelle wie Asana einfügen.

• Genehmigungen. Manchmal müssen Sie nicht nur eine Aufgabe erledigen, sondern auch wissen, ob deren Ergebnis genehmigt wurde oder nicht. In Asana verkörpern Genehmigungen einen speziellen Aufgabentyp mit den Optionen „Genehmigen“, „Überarbeiten“ oder „Verwerfen“. So erhalten die Aufgabenverantwortlichen klare Anweisungen, welche Maßnahmen sie ergreifen sollten und ob ihre Arbeit genehmigt wurde oder nicht. 

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

• Nachrichten. Müssen Sie Informationen ohne konkreten Handlungsbedarf weitergeben? Versuchen Sie es mit Asana-Nachrichten. Diese Funktion ermöglicht Ihnen die Kommunikation über Arbeit, für die kein akuter Handlungsbedarf besteht. Sie können Nachrichten an eine beliebige Auswahl an Einzelpersonen, Teams und Projekten senden, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Verknüpfen Sie die Nachrichten mit Aufgaben, Projekten und Zielen in Asana, damit die Empfänger Ihrer Nachrichten den Kontext erkennen und sich die Details ansehen können.

Empfohlene Apps

• Vimeo. Ein geschriebener Text enthält zwar die wesentlichen Informationen, kann jedoch nicht wie das gesprochene Wort Tonfall, Emotionen oder Mimik und Gestik vermitteln. Dank unserer Kooperation mit Vimeo können Sie Ihrem Team nun in Asana per Videonachricht alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, ohne ein zusätzliches Meeting einberufen zu müssen. Erstellen Sie kurze Videobotschaften, in denen Sie sich selbst filmen, Ihren Bildschirm aufzeichnen oder sich für eine Kombination aus beidem entscheiden. Sie können diese Videos in Aufgaben, Projekte, Nachrichten und Kommentare einbetten, um damit für mehr Klarheit zu sorgen und weiterführende Informationen zu bieten. Geben Sie Feedback, stellen Sie Fragen und weisen Sie Aufgaben zu – ohne Asana verlassen zu müssen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Slack. Alle Ideen, Anfragen und Handlungsanweisungen aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und erwähnten Handlungen im Handumdrehen Aufgaben mit verantwortlichen Personen und klaren Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen.

• Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana. Sie können auch während eines Meetings in MS Teams Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

FAQs