Vorlagen für Bauprojekte

Bauprojekte zählen zu den wohl komplexesten und anspruchsvollsten Vorhaben überhaupt. Während eines solchen Projekts gibt es viele verschiedene Dinge zu berücksichtigen: Materialbestellung, Zeitplanung und das tatsächliche Bauvorhaben. Nur weil das Bauwesen an sich komplex ist, muss es nicht zwangsläufig kompliziert sein. Mit einer Vorlage für ein Bauprojekt können Sie den Bauprozess optimieren und sicherstellen, dass alle gewünschten Ergebnisse während des Projekts rechtzeitig vorliegen.

Was ist eine Vorlage für Bauprojekte?

Eine Vorlage für Bauprojekte ist ein wiederverwendbarer Leitfaden, mit dem Sie jeden einzelnen Schritt Ihres Bauprojekts nachverfolgen können. Eine solche Vorlage bietet Ihrem Team klare Vorgaben für das Vorhaben und sorgt gleichzeitig dafür, dass Sie nicht bei jedem neuen Projekt wieder bei Null anfangen müssen. Und da alle Schritte im Rahmen Ihrer Vorlage vorgegeben sind, gelingt die Zeitplanung besser und Ihr Team kann keine wichtigen Schritte während des Projekts übersehen.

Was sind die Vorteile einer Vorlage für Bauprojekte?

Projektmanagement-Software lässt sich für weit mehr als nur Bürojobs einsetzen: Jedes Team, das Arbeitsvorgänge koordinieren und planen muss, profitiert davon. Gerade für komplexe Vorhaben, wie ein Bauprojekt, dient diese Software als flexibles Mittel, um sich verändernde Zeitpläne, Ressourcen und Prioritäten zu berücksichtigen und zu erfassen. Wenn Sie Ihre Vorlage digital erstellen, müssen Sie sich nicht mit Excel-Vorlagen oder physischen Dokumenten herumschlagen, die sich nicht in Echtzeit aktualisieren lassen. Mit einer digitalen Vorlage können Sie Aufgaben bequem verschieben oder neu zuweisen, und Ihre Teammitglieder sind stets auf dem neuesten Stand.

Mit einer digitalen Vorlage für Bauprojekte können Sie:

• Alle erforderlichen Schritte für den Abschluss eines Projekts an einem zentralen Ort einsehen 

• Echtzeit-Informationen über den Status und den Fälligkeitstermin aller zugehörigen Aufgaben erhalten. 

• Fristen festlegen beziehungsweise anpassen, um möglichst genaue Fertigstellungstermine nennen zu können.

• Ihre Aufgaben in einer digitalen To-do-Liste erfassen und bequem zwischen verschiedenen Ansichten, wie zum Beispiel einem Gantt-Diagramm oder Kanban-Board, hin- und herwechseln. 

• Aufgaben an Teammitglieder zuweisen und delegieren. 

• Die Kommunikation und Koordination mit Beteiligten und Mitgliedern des Projektteams an einem zentralen Ort durchführen. 

• Aufgaben relevante Dateien anhängen (z. B. Blaupausen, Spezifikationen oder Preislisten.

• Über die mobile Asana-App auch vor Ort auf Ihren Projektplan zugreifen und diesen bearbeiten.   

Was gehört in meine Vorlage für Bauprojekte?

Mit einer Vorlage für Bauprojekte erfassen Sie alle Projektergebnisse an einem Ort und können die Frist, die verantwortliche Person und den Status einer jeden Aufgabe einsehen. Diese Vorlage erlaubt Ihnen ebenfalls, Abschnitte für die verschiedenen Phasen des Bauprojektmanagements zu erstellen und anschließend alle erforderlichen Aufgaben für jede einzelne Phase aufzunehmen. Die sechs Phasen eines Bauprojekts lauten üblicherweise wie folgt:

1. Initiierung: Sprechen Sie sich mit dem Kunden über dessen Anforderungen ab und zeigen Sie, wie Sie diese zu erfüllen planen. 

2. Vor Baubeginn: Stellen Sie Ihr Team zusammen und schließen Sie die Planung für Ihr Budget, die Roadmap und Ihren Kommunikationsplan ab. 

3. Projektdurchführung: Der Teil, in dem Sie, Ihr Team und sämtliche Unterauftragsnehmer das Projekt umsetzen. 

4. Abnahme: Besichtigen Sie das fertiggestellte Gebäude gemeinsam mit dem Kunden. 

5. Inbesitznahme und Gewährleistung: In dieser Phase zieht der Kunde in das Gebäude ein, beziehungsweise nimmt es in Betrieb. Je nach Art Ihres Vertrags sind Sie möglicherweise weiterhin für das Projekt verantwortlich. 

6. Projektabschluss: Veranstalten Sie eine Projektnachbesprechung und klären Sie abschließende Fragen. 

Wenn Sie die Abschnitte erstellt haben, können Sie Spalten zur besseren Nachverfolgung jedes Projektergebnisses hinzufügen. Diese könnten zum Beispiel „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“ oder „Abgeschlossen“ heißen. Sie können darüber hinaus auch Meilensteine erstellen, um wichtige Etappenziele, wie zum Beispiel das Fertigstellen des Fundaments oder später der Fassade, bei Ihrem Bauprojekt festzulegen.

Enthaltene Funktionen

• Zeitleistenansicht. Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, in der alle Ihre Aufgaben in einem horizontalen Balkendiagramm angezeigt werden. Neben den Start- und Fälligkeitsdaten können Sie darin außerdem die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben erkennen. In der Zeitleistenansicht wird auf einen Blick ersichtlich, wie die verschiedenen Teile Ihres Plans zusammenpassen. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. So gelingt es Ihnen, alle Ihre Ziele termingerecht umzusetzen.

• Abhängigkeiten. Mit Aufgabenabhängigkeiten können Sie eine bestimmte Aufgabe kennzeichnen, die auf die Fertigstellung einer anderen Aufgabe wartet. Somit wird klar, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn die Arbeit an der Vorgängeraufgabe abgeschlossen wurde. Teams mit kollaborativen Workflows können leicht erkennen, auf welche Aufgaben sie warten, und wissen, wann sie mit ihrem Teil der Arbeit beginnen können. Nachdem die vorhergehende Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person darüber benachrichtigt, dass sie mit ihrer Aufgabe beginnen kann. Wird die Frist einer Vorgängeraufgabe verschoben, informiert Asana Sie darüber, sodass Sie gegebenenfalls das Fälligkeitsdatum der davon abhängigen Aufgabe abändern können.

• Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend mit anderen teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

• Mobile App. Asana ist für iOS und Android verfügbar und erleichtert Ihnen den Überblick über Ihre Aufgaben auch unterwegs. Damit können Sie alle neuen Inbox-Benachrichtigungen durchgehen, Nachrichten versenden und auf Projektaufgaben zugreifen, damit Sie immer auf dem neuesten Stand des Projekts sind. 

Empfohlene Apps

• Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt über Ihr Gmail-Postfach erstellen. Alle von Ihnen mit Gmail erstellten Aufgaben werden automatisch den Inhalt Ihrer E-Mail einbinden, sodass Ihnen nichts entgeht. Sie müssen auf eine Asana-Aufgabe verweisen, während Sie eine E-Mail verfassen? Anstatt Asana zu öffnen, können Sie ganz einfach das Asana-Add-on für Gmail verwenden, um direkt über Ihr Gmail-Postfach nach dieser Aufgabe zu suchen.

• Outlook. Aktionspunkte, wie die Bitte Ihrer Agentur um die Überprüfung von Arbeitsergebnissen oder eine Designanfrage eines Partners, erreichen Sie oftmals via E-Mail. Nun können Sie Asana-Aufgaben für diese direkt in Outlook erstellen. Anschließend können Sie die neue Aufgabe sich selbst oder einem Teammitglied zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und das Ganze zu einem Projekt hinzufügen, damit es mit anderen relevanten Tätigkeiten verknüpft ist.

• Slack. Alle Ideen, Anfragen und Handlungsanweisungen aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und Handlungsanweisungen im Handumdrehen Aufgaben mit verantwortlichen Personen und klaren Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

Weitere Arten von Projektmanagement-Vorlagen für das Bauwesen und Hinweise zur Erstellung

Wie bei jedem anderen Projekt gibt es auch bei Bauvorhaben diverse Komponenten, die es zu berücksichtigen gilt. Dazu zählen das Projektbudget, der Projektzeitplan und die Projektergebnisse. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige weitere Vorlagen vor, mit denen Sie all diese Projektelemente organisieren können: 

Vorlage für Bauprojektzeitpläne

Eine Vorlage für Bauprojektzeitpläne ist in etwa dasselbe wie Ihr Projektplan: Eine Liste von Ergebnissen mit Fälligkeitsdaten. Sie können Ihren Zeitplan in Ihrem Projektplan unterbringen, doch ein separater Bauprojektzeitplan ist hilfreich, wenn Sie Start- und Endzeiten bis auf wenige Minuten genau planen möchten. Nehmen wir an, Ihr Klempner soll zwischen 09:00 und 12:00 Uhr Badezimmerarmaturen anbringen, um nicht mit dem Termin des Elektrikers am Nachmittag zu kollidieren.

Wenn Sie Ihre Vorlage für Ihren Bauprojektzeitplan erstellen, sollten Sie Zeit- und Datumsangaben zu jeder Aufgabe hinzufügen und damit angeben, wann diese fertiggestellt werden sollten. Damit alles auf dem Laufenden bleibt, können Sie auch Abhängigkeiten festlegen und damit festlegen, dass bestimmte Aufgaben nur dann bearbeitet werden können, wenn vorhergehende Aufgaben erledigt wurden.

Vorlage für Bauprojekt-Budgets

Eine Vorlage für Bauprojekt-Budgets (manchmal auch Vorlage für die Budgetschätzung genannt) hilft Ihnen dabei, Ihre Ausgaben während des gesamten Projekts zu planen und nachzuverfolgen. Eine klare Übersicht über das Budget ermöglicht präzise Kostenabschätzungen für Ihre Kunden; hilft, eine Überschreitung der Ausgaben zu vermeiden und verbessert das Ressourcenmanagement.

Um eine Vorlage für Bauprojekt-Budgets zu erstellen, müssen Sie alle Projektergebnisse mit Unterabhängigkeiten kennzeichnen und im Anschluss die Kosten für alle Elemente abschätzen. Nehmen wir an, einer Ihrer Aufträge ist es, die Innenwände eines Hauses zu streichen. Zu den Unterabhängigkeiten zählt also das Einkaufen von Farben, das Auslegen von Malervlies und das Abkleben der Fußleisten. Wenn Sie eine visuelle Darstellung bevorzugen, könnte ein Projektstrukturplan (PSP) interessant für Sie sein. Dabei handelt es sich um ein Diagramm, das Arbeitsvorgänge in verschiedene Ebenen aufteilt. Ihr Hauptziel steht dabei ganz oben und gabelt sich dann in die einzelnen Ergebnisse und dann wiederum in die Unterabhängigkeiten auf.

Für eine bessere Organisation können Sie Spalten hinzufügen, um die Kosten für jedes Element nachzuverfolgen, Fälligkeitsdaten besser zu erkennen und anzuzeigen, ob der Kostenpunkt von Ihrem Kunden bereits genehmigt wurde.

Vorlage für eine Mängelliste für das Bauwesen

Eine Vorlage für eine Mängelliste hilft Ihnen, alle Aufgaben aufzulisten, die vor dem Ende Ihres Bauprojekts abgeschlossen werden müssen. Es handelt sich dabei um eine Art Checkliste, die Ihr Team beim abschließenden Begehen des Gebäudes abarbeiten sollte, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind. Um eine gute Vorlage für eine Mängelliste zu erstellen, bieten sich folgende Spalten an:

• Eine Postennummer, damit Teammitglieder immer genau wissen, um welches Element es gerade geht.

• Der Name des Postens oder der Aufgabenname.

• Eine kurze Beschreibung der Aufgabe.

• Die aufgabenverantwortliche Person.

• Start- und Enddaten der Aufgabe, um zu erkennen, wann sie erledigt werden muss.

• Der Aufgabenstatus.

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