如何進行離職面談：範本和範例

當團隊成員離開您的公司擔任新職務時，您有機會了解原因。 離職面談可以讓即將離職的員工有時間簡要說明他們辭職的原因。 當您為他們創造一個安全的空間，讓他們坦率地說話時，您會發現他們離開的根本原因，並評估公司是否對此有所貢獻。

若要從離職面談中獲得深入解析，請提出深思熟慮的開放式問題。 您的目標應該是讓受訪者感到自在，這樣他們就更願意對您坦誠相告。 最好的離職面談能幫助您瞭解哪些地方出了問題，從而強化您的工作環境並提升員工士氣。

什麼是離職面談？

離職面談是人力資源部 (HR) 專業人員與選擇離開公司的員工之間的一對一對話。 這是一個瞭解團隊成員離職原因以及公司是否可以改進的機會。 當您瞭解自願辭職的原因時，您可以制定行動計劃，為未來的員工做得更好。

除了尋找辭職原因外，離職面談還會告訴您即將離開的團隊成員對您組織的感受。 即將離職的團隊成員可能會覺得，對公司流程、經理或團隊角色的讚美和批評更容易於坦誠相待。 

誰應該進行離職面談？

通常，人力資源團隊的成員會進行離職面談。 這讓受訪者有機會與直屬團隊以外的人交談。 由於人力資源部 (HR) 不參與日常工作職務，因此人力資源部 (HR) 的成員可以成為值得信賴的知己。

為什麼離職面談很重要？

對於尋求持續改進的公司而言，離職面談非常有價值。 離職的團隊成員對公司的運作方式以及他們認為可以改進的地方有第一手經驗。 這次面談是團隊成員開誠布公的機會。

進行離職面談的好處：

• 獲得員工的真誠回饋

• 找出團隊成員離職的根本原因

• 深入解析公司可以改進的地方

• 找出提高員工留任率的方法

詢問團隊成員在到職、發展和團隊管理方面的經驗。 透過事先列出正確的問題，您將清楚瞭解團隊成員的感受。

7 個常見的離職面談問題

您選擇的離職面談問題可能取決於團隊成員的角色。 如果辭職者是領導者，您可能會有不同於普通員工的問題。 

不過，您可以提出一些常見的離職面談問題，以便深入解析團隊成員離職的原因以及他們的感受。

1. 是什麼原因讓您決定離開？

第一個問題可以很直接。 詢問團隊成員辭職的原因，看看他們會說什麼。 如果您希望團隊成員詳細說明原因，請根據他們的回答提出後續問題。 

個人離職的原因可能與公司完全無關。 繼續訪談，詢問有關其經驗的問題。

可能的後續問題：

• 是什麼促使您開始尋找下一個機會？ 

• 是否有什麼情況會改變您的想法？

2. 作為一家公司，我們有哪些地方做得好？

當您以直接的問題開始面談時，即將離開的團隊成員就有時間放鬆。 在進入批評之前，團隊成員通常更容易表達他們對公司和工作角色的喜愛。 

團隊成員針對公司的優點給出一般性的答案後，請他們說明。

可能的後續問題：

• 您能否詳細說明您的回覆？

• 您有沒有想分享的範例？

3. 公司可以在哪些方面做出改進？

詢問個人認為您可以實施的公司整體改進。 這個問題與他們對公司優點的回應密切相關。 

利用他們的回應，自然地轉移到他們可能不太喜歡的事情上。 例如，您可能會說：「您說您喜歡經理的領導風格，但您是否會建議改善團隊互動關係？」

可能的後續問題：

• 您說您喜歡 [員工回應]。 您是否會建議改善 [公司特徵] 的哪些方面？

4. 您是否感受到經理的支持？

根據離職團隊成員的職務角色，他們可能不會對更大層面的組織文化有獨特的觀點。 您知道團隊成員有直接經驗的一個領域是他們的經理。 

一旦您確定他們是否覺得經理對他們有支持，請詢問他們的經理做得好或做得不好之處。

可能的後續問題：

• 哪些因素有助於您做好工作，哪些因素阻礙了您？

• 您是否覺得領導層認可了您的貢獻？ 如果沒有，您認為可以如何改進？

• 您能否提供範例來詳細說明您的答案？

5. 您是否覺得自己獲得了訓練和發展機會？

瞭解您的公司是否已為團隊成員提供適當的職位培訓，這一點至關重要。 公司內部的專業發展機會對於留住團隊也很重要。

許多人之所以從一家公司轉到另一家公司，是因為他們想發展自己的職業生涯。 使用離職面談的答案來改善您的培訓計劃和發展計劃。 這些改進可以減少離職率，並有助於提高員工留任率。 

可能的後續問題：

• 什麼能讓您的訓練體驗更好？

• 哪些因素會增強我們的成長和發展機會？

6. 您在下一個工作機會中尋找什麼？

離職的團隊成員可能會對自己的經歷堅持正面的回饋。 若要從他們的離職中學習，請以不同的方式提問。 詢問他們對新職位的期望，並使用他們的回答來比較您的公司所提供的內容。 

例如，團隊成員可能會說他們在公司的經歷是積極的。 但當您詢問他們未來的期望時，他們會說他們正在尋找更好的福利待遇、更多的工作與生活平衡，或更符合他們職業生涯的新機會。 這是一個信號，表明您可能需要重新評估公司文化和團隊工作負荷。

可能的後續問題：

• 這個職位與您的職涯發展方向有何不符？

7. [原因] 是否會讓您重新考慮離職的決定？

團隊成員有時會因為公司的特定缺點而離職。 團隊成員可能會尋求更高的薪水或加入不同的部門。 請考慮您是否能夠滿足這些要求。 

如果您無法滿足他們的要求，請確定他們的要求是否合理，以及這些是否是您應該為其他人改進的地方。 如果他們說沒有任何事情能阻止他們離開，請理解並接受他們的回覆。

可能的後續問題：

• 在什麼情況下 (如有)，您會考慮回來？

離職面談範本及範例

以下是一份離職面談表單範例和問卷，可用來詢問離職員工。 其中包括您可能收到的潛在答案以及追蹤這些答案的方法。

使用以下離職面談範本做筆記並建立改進計劃。 

如何進行有效的離職面談

有效的離職面談是持續改善員工參與度和留任策略的基石。 以下是人力資源部 (HR) 專業人員和經理如何在與離職員工保持良好關係的同時，有效收集有價值的深入解析。

步驟 1：準備並安排面談

首先，請查看員工的職位描述、績效記錄、他們先前提供的任何回饋，以及他們的辭職信（如果他們已提交）。 根據常見的離職面談問題，制定一份結構化的問卷，以引導對話。 面談指南範本和離職面談記分卡範本都有助於組織問題流程並收集最有用的回饋。

時機對於有效的離職面談至關重要。 將會議安排在接近員工最後一天的時間，但不要安排在最後一天，讓他們有時間反思自己的經歷，而不會受到即將離職的壓力。 這樣的時間安排也能讓討論更加坦率和深思熟慮。

步驟 2：清楚傳達目的

在面談開始時，請清楚傳達其目的：獲得真誠的回饋，以便組織改進。 強調分享的資訊將受到保密和尊重。 概述面談的結構，以便員工知道會發生什麼。

在私密、舒適的環境中進行離職面談，以促進開放和誠實的討論。 無論是面對面還是透過視訊通話，環境都應該鼓勵坦誠的回饋。

步驟 3：進行開放式對話

使用準備好的問卷作為指南，但讓對話自然地進行。 專注於開放式問題，以深入解析員工的工作滿意度、離職原因和對公司的建議。

積極聆聽是關鍵。 鼓勵員工開誠佈公，向他們保證他們的回饋很有價值，並將以建設性的方式使用。 認可他們的感受和經驗，而不加以評斷或防備。

步驟 4：討論職業發展和組織回饋

探索員工的職涯發展和未來機會。 討論他們在公司的經驗如何為他們的新角色做好準備，以及可以採取哪些更好的措施來支持他們在組織內的職業發展。

詢問員工對福利方案、員工參與度計劃的看法，以及他們認為可以改善目前和新員工工作空間的改進措施。

步驟 5：以積極的語氣結束

以正面的語氣結束面談，感謝員工的貢獻，並祝願他們在新工作中一切順利。 此步驟有助於維持良好關係，並為未來潛在的重新聘用留下機會。

步驟 6：記錄回饋與行動計畫

面談結束後，記錄收到的回饋，並對其進行分析，以獲得模式和可據以行動的深入解析。 這些資訊應用於人力資源部 (HR) 實務、改善工作空間環境，並強化留住頂尖人才的策略，確保未來和目前員工的高度工作滿意度。

離職面談最佳作法

進行離職面談時，您可以遵循一些最佳作法，讓即將離職的團隊成員感到自在。 當您營造安全且友好的環境時，您會收到更誠實的回饋。

改善離職面談的提示：

• 選擇合適的時間：與辭職人員進行面談的最佳時間是他們工作的最後一天。 這樣可以確保團隊成員能夠如實回答，而不會對這可能會如何影響他們的工作關係有所保留。 

• 保持隨性：您的離職面談應該有結構，但不必須是正式的。 針對收到的每個答案進行跟進，讓面談感覺像是對話。 

• 注意非語言線索：積極聆聽團隊成員的回答，以理解他們所說的話。 雖然個人的言辭很重要，但請注意他們的非言語溝通，例如肢體語言、面部表情和語氣。

• 引導對話：您會在面談開始前準備好問題清單，但面談應該要流暢。 與其依據您的問題引導對話，不妨以團隊成員的回答為指引。 

• 鼓勵透明度：若要從團隊成員那裡獲得真實的答案，請在面談開始時要求他們保持透明度。 

• 做筆記：為了記住團隊成員提供的回饋，請務必做筆記。 不要讓您的筆記打斷離職面談的流程，但請記錄簡介評論，以便保留您收到的任何回饋。 

努力讓離職面談讓人感到自在。 這是一個從即將離職的團隊成員那裡獲得深入解析的機會。  

利用離職面談建立更好的工作空間

如果做得好，離職面談流程非常有價值。 這是您和即將離開的團隊成員坦誠對話的機會。 如果您能讓即將離職的團隊成員公開談論他們的經歷，您將獲得建設性的回饋。 藉助這些回饋，您可以改善目前員工的工作環境，並提高員工滿意度。

常見問答：離職面談

離職面談的意義何在？

離職面談為人力資源部門提供了對員工體驗的重要深入解析，幫助他們確定員工離職接受新工作的原因。 這些意見回饋對於提升工作空間文化和策略，提振員工士氣，最終有助於留住頂尖人才。

離職面談會發生什麼？

在離職面談期間，員工可以預期進行一對一、面對面或面對面的對話，探索他們的工作滿意度和尋求新機會的原因。 討論可能會涉及他們的工作描述、工作空間環境以及影響他們尋求新機會的因素。 這是一個以正面的方式離職，並分享回饋意見的機會，這些回饋意見可以改善未來員工的體驗。

您在離職面談中應該誠實嗎？

在離職面談中保持誠實，對於為組織提供提高員工參與度和進行變革所需的回饋至關重要。 在離職流程中，維持專業和誠實非常重要，以確保每個人都能在良好的條件下離開。

離職面談是強制性的嗎？

離職面談並非普遍強制性的；其要求因組織而異。 有些公司認為它們對持續改進至關重要，而其他公司則可能不會嚴格執行。 無論是透過離職面談表單正式進行，還是以更非正式的方式進行，這些討論都有助於組織發展並改善新員工的條件。