員工離職核對清單範本

員工總是來來去去，您是否為人員去留做足了準備？通常我們會建構到職流程來幫助新員工上手工作，但卻不常為離職做同樣的準備。離職或幫助員工離開公司的流程與到職同樣重要，卻往往被忽視。員工離職無可避免地會對團隊、工作流程和專案造成影響。但是，您可以使用能夠重複利用的員工離職範本來緩解交接時的壓力並減少中斷。

什麼是員工離職？

員工離職是指員工離開公司時的交接流程。準備一份結構分明的離職流程有助於掌握員工的全部職責，從而讓其餘團隊成員能夠瞭解他們在交接期間需要協調和承擔的工作。離職流程還能幫助您的人事經理和人力資源員工完成收尾工作 (例如收取辭職信和歸還公司資產)。

員工離職體驗因公司文化和特定組織需求而異，但流程應該：

• 使團隊能夠為員工的離職做好準備。

• 確保發出所有必要公告。

• 幫助人力資源部門收齊各類書表。

• 有助於進行知識轉移，以便在員工離職前一天彙整概念、流程和手頭上的工作。

• 提供步驟，用於回收筆記型電腦、識別證和其他屬於公司所有的材料。

• 納入離職面談程序，以便獲得回饋並改善未來員工的工作體驗。

無論您要納入什麼內容，為員工辦理離職都會涉及許多步驟，其中也包括一些容易忽略的關鍵細節。建立員工離職核對清單範本有助於追蹤這一流程，同時確保您為每一位離職員工完成所有正確的事項。當現有員工告知您他們要離開時，只需複製核對清單範本並開始流程即可。

數位員工離職核對清單範本的目的

有時候，一份好的舊式核對清單對於維持條理已經足夠。但您也可以改為建立一份數位員工離職核對清單範本，代替手寫或列印一份既難用又難以更新的固定文件。此舉不僅能夠讓您在員工離職流程中維持條理分明，而且還能確保離職流程在整個組織中始終保持一致。

若能如此，您就不會錯過任何關鍵步驟。例如，您需要向健康保險業者提交資訊，這是員工離職流程的其中一環。如果您忽略了這一步驟，員工離職後可能會失去延長醫療照護的資格，這絕不是什麼好的員工離職體驗。為每一位員工使用相同的核對清單 (可從範本複製)，可確保您在離職流程中絕不錯失任何大大小小的步驟。

建立離職核對清單範本的 6 個步驟

以 6 個直接了當的步驟建立您的離職核對清單範本：

1. 審查材料。彙整您需要的一切，以便為您的員工妥善辦理離職並進行審查。若您已經準備了現有的文件、流程或離職指南，此時請務必納入這些內容。 

2. 與其他部門進行查核。通常由員工的主管和人力資源部門負責監督離職過程，但考慮其他部門的需求同樣重要。IT 部門需要什麼？財務團隊呢？此時您會意識到可能忽略了公司範圍內的重要步驟，例如簽署保密協議。

3. 建立區段，用以組織核對清單任務。實際任務因公司具體需求而異，但都包括一些基礎資訊，例如員工姓名和角色、需要填寫的書表以及要採取的步驟 (例如：安排離職面談)。

4. 連結相關文件和資訊。除了協調流程以外，您還可以使用專案管理軟體將文件直接新增至核對清單。例如，您可以附加需要審查和簽署的表單，並且指派期限，使所有人保持同步。 

5. 將其儲存於可存取的空間。為了讓核對清單範本能夠提升整家公司的一致性，需要在整個組織範圍使用這份範本。建立離職核對清單範本後，可將其儲存於所有人都能存取的通用空間中。 

6. 進行分享。向所有可能需要為員工辦理離職的人員分享範本，其中包括人員主管、團隊主管以及部門負責人。

整合功能

• 清單檢視。清單檢視是一種格狀檢視方式，可讓您輕鬆且快速地查看所有專案資訊。如待辦清單或試算表，清單檢視也會一次顯示您的所有任務，故您不僅可以查看任務標題和截止日期，還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。 

• 時間軸檢視。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式，以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期，還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸檢視，您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外，由於您是在一處地方查看所有工作，因此可以在衝突發生前輕鬆識別並給予處理，從而保障按時實現所有目標。

• 表單。有人填寫表單時，Asana 專案中會顯示為新任務。透過標單收集資訊，您就能將工作啟動的方式標準化、收集您需要的資訊並確保不遺漏任何工作細節。與其將每個請求視為突發性的流程，不妨建立標準化的系統及問題組合，供每個人填寫回答。或者，也可使用樹狀邏輯，按照使用者先前的答案來微調問題。最終，表單將有助您減少耗費在管理收到請求上的時間和精力，使團隊可以將更多時間運用在重要的工作。

• 子任務。有時候待辦事項的規模太大，難以在一個任務中涵蓋所有資訊。若任務的進度推動者超過一位、截止日期較寬鬆，或專案關係人需要在正式推出前先行審查和核准，子任務就能派上用場。子任務是分配工作以及將任務拆解成個別組成部份的有效做法，可同時確保所有小規模的待辦事項仍能連結至上層任務的高階情境資訊。使用子任務將任務分解成較小的組成部份，或擷取多步驟流程的個別組成部份。

推薦的應用程式

• Dropbox。使用 Dropbox 檔案選擇工具直接把檔案附加至在 Asana 中的任務，該工具內建於 Asana 任務窗格中。

• Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變為 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變為有指派對象和截止日期的任務。輕鬆擷取工作內容，以免請求和待辦事項在 Slack 中遺漏。

• Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具，將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下，即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

• OneDrive。使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具，直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。

常見問題