什麼是員工離職？6 個最佳做法

有效的到職流程有助於新員工在公司中找到自己的位置，並減少開始新工作所帶來的壓力感。 但離開工作也同樣令人迷茫。 雖然許多公司為新員工實施了健全的到職流程，但有些公司卻忽視了員工離職時的重要性。

員工離職不僅僅是一個送別的小禮物和推薦信。 如果做得好，員工離職流程可以建立您的僱主品牌、提振士氣，並提供您無法從其他地方獲得的寶貴回饋。

什麼是員工離職？

員工離職是指員工離開公司時的交接流程。 在此流程中，即將離職的員工和其經理會經歷一系列步驟，確保他們在離職時關係良好，並將所有未結尾事項收尾。 這可能包括擷取任何機構知識、進行離職面談以及滿足人力資源部 (HR) 的要求。 離職流程的另一個好處是讓您的團隊為減少一名團隊成員做好準備，其中可能包括分配先前處理的職責或培訓新人。 

到職與離職

到職流程可幫助新員工在加入公司時適應新角色和整體公司。 到職流程可以很有趣，有禮品袋和歡迎派對，但也包括實用訓練、新進員工核對清單以及公司資產 (例如筆記型電腦或公司信用卡) 的分配。

離職則是將這些流程倒轉，以完成員工生命週期。 您的離職流程應包含許多與到職流程相同的元素，包括歸還相同的資產，並與人力資源部 (HR) 和 IT 團隊聯繫，以確保順利交接。 例如，您可以與人力資源部 (HR) 團隊安排時間，以處理員工的最終薪資，並與 IT 部門合作，確保員工歸還所有公司設備。

員工離職的 7 個最佳作法

員工離職是經理和人力資源部 (HR) 團隊之間的共同責任。 您的人力資源部 (HR) 團隊應引導您的員工完成所有必要的法律流程和文書工作，以便從公司離職。 但作為經理，您可以在他們離開團隊的整個過程中為他們提供支援。 提前花時間協調離職流程，可確保員工在離職時留下最佳印象。 將以下列出的最佳作法納入其中，使您的離職流程可執行且可重複。

1. 經理，請帶領您的員工完成離職

作為員工的經理，您應該在整個離職流程中保持與入職時相同的參與度。 通常，經理是最了解即將離職員工的人。 您不會希望他們因為要離開而感到被遺棄。 請務必密切關注團隊成員的離職流程，並以您在員工入職時的方式持續為其提供支援。

2. 擷取機構知識

在員工離開之前，與他們一起梳理其工作流程。 他們目前負責什麼？ 他們管理哪些流程？ 確保所有內容都已記錄並妥善分享，包括：

• 轉移任何數位資訊的所有權，例如 Google 文件或試算表。

• 記錄他們每週執行的所有任務。

• 確定他們在自己擁有的專案中與誰協作。

• 寫下他們使用的未記錄流程或指南。

3. 全面掌握行政任務

就像招聘一樣，員工離職需要大量的文書工作和行政任務。 請與您的人力資源部 (HR) 和法務團隊聯絡，確認您的員工擁有離職所需的所有資訊。 您的人力資源部門將引導團隊成員完成所有最終行政任務。 這可能包括：

• 通知 IT 部門員工的最後工作日，以便他們更改特定軟體的存取權限。

• 提醒薪資部門發放最後一筆薪資。

• 與人力資源部 (HR) 聯絡，討論福利結束事宜。

• 如有需要，簽署所有文件，包括辭職信和保密協議。

• 歸還識別證、筆記型電腦和其他任何公司財產。

• 安排離職面談。

4. 協作撰寫員工公告

撰寫您和員工的協調聲明，宣布他們將離開。 重要的是要讓他們有機會以他們認為正確的方式與同事分享他們即將離開的消息，而不是由您來分享。

5. 安排離職面談

離職面談通常由人力資源部 (HR) 部門負責，讓您可以獲得有關團隊、管理風格和整體公司的有意義回饋。 由於員工即將離職，回饋更有可能是真誠的。 離職調查是貴公司可以深入解析如何改善留任率、流程和整體員工體驗的少數機會之一。

離職面談問題範例：

• 您對到職/離職流程有何看法？

• 我們如何才能更好地支援新員工？

• 您有興趣在此尋求哪些成長機會？

• 是什麼讓這個工作環境變得積極？ 負面的因素是什麼？

• 您是否感受到經理的支持？ 同事呢？

• 是什麼促使您尋找新的機會？

• 您在這裡最美好的一天或成就是什麼？ 那最糟糕的呢？

6. 制定臨時計劃

如果沒有新員工可以立即替代該員工，您將需要一個臨時工作計劃，以確保不會遺漏任何細節。 讓員工記錄其每日任務。 在審查時，請評估他們正在進行的工作，並可能推遲、委派或刪除不必要的工作附帶事務。 如有需要，可將無法忽略的任務暫時指派給團隊的其他成員。 

如果這是一個長期的變更，您可能需要使用變更管理來幫助您完成這個流程。 例如，如果您不打算補充此職位，可以使用變更管理策略來制定重組團隊和重新分配工作的計劃。 

7. 聘用替補員工

與您的人力資源部 (HR) 團隊合作，盡快啟動填補人員的招聘流程。 在此期間，請使用您建立的交接計劃，確保工作進展順利。 這樣一來，您就不會覺得有壓力要僅僅因為與您交談而聘用第一位候選人，而是可以專注於尋找最適合該職位的人。 如果您在員工離職前有較長的緩衝期，最好在他們仍在職時就聘請替補員工，以便更順利地進行交接。 這種重疊為即將離職的員工留出時間，將知識轉移給新員工，並為他們的角色進行培訓和準備。 

員工離職有哪些好處？

員工離職對所有受影響的人都有幫助，包括員工、其團隊、經理和整個公司。 以下是其中一些優勢：

• 員工體驗：從第一天到最後一天，為您的員工提供良好的體驗。 

• 強化僱主品牌：離職流程為員工留下正面的最終體驗，因此他們更有可能在離開時宣揚在您公司工作的好處。

• 重新聘用迴旋鏢員工：離職後又回到同一家公司的員工被稱為迴旋鏢員工。 您永遠不會知道員工離職的原因。 他們可能經歷過勞，或需要休假，並希望在獲得一些空間後再回來。 離職流程有助於他們在適當的時候更自在地重返工作崗位。

• 降低安全風險：收回電腦、變更帳戶密碼，並撤銷對公司軟體的存取權限，以防止安全漏洞。

• 獲得有價值的回饋：員工在離職時往往更加誠實。 這是一個很好的時機，可以確定改進的機會，並聆聽可以真正推動團隊、領導風格和組織的回饋。

您的離職流程應包含哪些內容？ 

離職流程是即將離職的員工對您和您的公司的最後印象。 這個流程應該是周到且包容的，並有明確的步驟，幫助每個人在最後一天之前就感到自在。

以下是您應該在離職流程中納入的一些事項，以使其取得成功：

• 離職面談

• 員工離職核對清單

• 人力資源部 (HR) 進行離職會議，以審查福利選項和薪資問題

• 收集公司資產的流程，包括信用卡和筆記型電腦

最好的離職流程是什麼？ 自動化的流程

減少您的工作量意味著您可以花更多時間加強您與即將離職員工之間的關係，並專注於團隊在他們離開時的需求。 自動化可減少這項工作，讓您可以建立可重複使用的離職流程，其中包含觸發因素和相依性，從而簡化每個步驟。

使用專案管理工具，您可以建立： 

• 每當員工離職時，都可以重複使用的離職範本。

• 離職工作流程，以便每個團隊成員都能瞭解他們的職責以及在離職流程中應該在何時提供協助。 

建立有效的員工離職流程

員工離職時，是否能帶著滿意離開，或是滿懷希望有一天能夠回歸，這兩者之間的差異可能取決於員工離職流程。 畢竟，他們為您努力工作。 對於一段長久且充實的工作關係，離職是最後一步，因此請務必把握這個機會。

將您的離職流程自動化，可減少您花費在工作附帶事務上的時間。 這樣一來，您就可以專注於最重要的事情，在每個步驟中為員工提供最佳體驗。