Повестка совещания «1:1»

Чтобы быть отличным руководителем, необходимо развивать культуру доверия в своей команде. Но чтобы создать культуру, в которой участники команды чувствуют себя комфортно, открыты и делятся своими мыслями, вам нужно безопасное пространство, которое поощряет такие обсуждения. Лучший способ добиться этого — проводить индивидуальные встречи.

Что такое индивидуальная встреча?

Индивидуальная встреча — это личная встреча двух членов команды, обычно между руководителем и его непосредственным подчинённым, на которой ваш работник может сообщить вам о статусе проекта, обсудить профессиональные цели, поделиться обратной связью или задать вопросы. 

Если вы этого ещё не сделали, назначьте регулярную индивидуальную встречу с каждым из ваших непосредственных подчинённых, чтобы подвести итоги прошедшей недели и обсудить планы на следующую. В идеале такие встречи следует планировать еженедельно или раз в две недели, чтобы работники знали, что в вашем Календаре есть время для них. 

Вы тратите так много времени на поиск отличных людей, что стоит помочь им стать лучшими.”

Что такое шаблон индивидуальной встречи?

Индивидуальные встречи очень важны, но без чёткой структуры и повестки они могут оказаться бессмысленными. Чтобы провести продуктивную встречу и убедиться, что вы и ваш непосредственный подчинённый максимально эффективно используете время, вам нужно пространство, в котором вы можете делиться повестками встреч и фиксировать задачи. 

Именно здесь на помощь приходит шаблон индивидуальной встречи. Наш шаблон позволяет легко определять и отслеживать темы для обсуждения, контролировать выполнение задач и отслеживать долгосрочные карьерные или профессиональные цели. Затем вы можете дублировать этот шаблон, чтобы создать специальное пространство для индивидуальной встречи с каждым подчинённым.

С помощью шаблона индивидуальной встречи можно: 

• Отслеживать задачи с исполнителями и датами сдачи

• Отслеживать долгосрочные карьерные цели

• Обмениваться асинхронной обратной связью, чтобы помочь работнику быстрее выполнять работу

• Быстро предоставлять новым работникам главную страницу

• Планировать вопросы для обсуждения перед встречей

• Оптимизировать совместную работу, особенно в удалённых командах

• Отслеживать любые вопросы, поднятые на совещании

Советы по использованию проекта для индивидуальных встреч

Шаблон для индивидуальной встречи — это только начало. После обновления шаблона с включением в него разделов и категорий, которые вы хотите обсудить, продублируйте его для каждого подчинённого. 

Вот как использовать специальный проект для индивидуальных встреч: 

• Добавляйте в него темы в течение недели и поощряйте своего работника делать то же самое. Это поможет вам заранее определить повестку индивидуальной встречи и не забыть обсудить все приоритетные вопросы.

• Во время встречи держите проект открытым, чтобы не сбиться с курса и зафиксировать все задачи. Сделайте еженедельные встречи действенными, важными и полезными как для вас, так и для ваших прямых подчинённых.

• Создайте главную страницу для вопросов, целей и рабочих процессов ваших подчинённых. Ваш проект для индивидуальных встреч должен быть закрытым пространством для совместной работы с вашим работником. 

• Делитесь обновлениями статуса и препятствиями в реальном времени и асинхронно. Это поможет вам отслеживать инициативы работников без необходимости контролировать каждый их шаг. Просматривайте, что сделал ваш работник за прошедшую неделю, чтобы помочь ему понять, что можно улучшить.

• Регулярно делитесь конструктивной обратной связью, чтобы не было сюрпризов во время более крупных проверок. Убедитесь, что ваш работник получает достаточно обратной связи — как положительной, так и конструктивной, — чтобы он мог расти и совершенствоваться в своей роли.

• Используйте проект для отслеживания долгосрочных карьерных целей. Это не только напомнит вам и вашему подчинённому о его карьерных целях, но и послужит ориентиром при проведении аттестации.

• Храните справочную информацию, документы и цели в одном месте. 

Что должно быть в шаблоне индивидуальной встречи

Шаблон индивидуальной встречи должен включать:

• раздел для тем, обсуждаемых в реальном времени;

• Раздел для асинхронных вопросов

• Способ фиксировать задачи

• Способ отслеживать долгосрочный карьерный рост

• Место для хранения ресурсов и ссылок

Хотя создать статический список задач можно в таком инструменте, как Google Документы или Microsoft Word, создание шаблона для индивидуальных встреч в инструменте для управления проектами, таком как Asana, позволяет быстро фиксировать и отслеживать информацию прямо в рабочей среде. 

Интегрированные функции

• Вехи. Вехи представляют собой важные контрольные пункты проекта. Устанавливая их на протяжении всего проекта, вы можете информировать участников команды и заинтересованные стороны о том, как вы движетесь к своей цели. Используйте важные этапы, чтобы отмечать небольшие победы на пути к большой цели проекта. 

• Нестандартные поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации.

• Цели. Цели в Asana напрямую связаны с работой, которую вы выполняете для их достижения, что позволяет участникам команды легко понять, над чем они работают. Чаще всего наши цели существуют отдельно от работы, направленной на их достижение. Связав цели команды и компании с работой, которая их поддерживает, участники команды получают аналитику в реальном времени и ясность в отношении того, как их работа напрямую способствует успеху команды и компании. В результате участники команды могут принимать более взвешенные решения. При необходимости они могут определять проекты, которые соответствуют стратегии компании, и отдавать приоритет работе, приносящей ощутимые результаты. 

• Добавление задач в несколько проектов. Работа по своей природе межфункциональна. Команды должны иметь возможность эффективно работать в разных отделах. Но если у каждого отдела своя система хранения данных, работа останавливается и разобщается. Asana упрощает отслеживание задач и управление ими в нескольких проектах. Это не только сокращает дублирование и повышает прозрачность работы между командами. но и помогает команде видеть задачи в контексте, понимать, кто над чем работает, и поддерживать связь между командой и задачами.

Рекомендуемые приложения

• Zoom. Asana и Zoom объединяются, чтобы помогать командам проводить более осмысленные и целенаправленные совещания. Интеграция Zoom + Asana облегчает подготовку к совещаниям, позволяет проводить действенные обсуждения и получать доступ к информации после конференции. Совещания начинаются в Asana, где их участники узнают, что планируется обсудить, из повесток, к которым им предоставлен доступ. Во время совещания команда может быстро создавать задачи в Zoom, чтобы не терять важную информацию и поручения. По окончании совещания интеграция Zoom + Asana переносит расшифровки и записи совещания в Asana, чтобы все его участники и ответственные лица могли при необходимости возвращаться к нему.

• Vimeo. С помощью текста вы можете донести основную мысль, но в написанных словах всегда не хватает тона, эмоций и выражения. С помощью видеосообщений в Asana на основе Vimeo вы можете предоставить команде весь необходимый контекст, не назначая для этого очередную встречу. Записывайте короткие видео с собой, вашим экраном или и с тем, и с другим, и добавляйте видео в задачи, проекты, сообщения или комментарии, чтобы сделать их предельно ясными. Asana автоматически создает расшифровку записи, так что её можно прочитать и искать в ней ключевые слова. Оставляйте обратную связь, задавайте вопросы и назначайте задачи — и всё это не покидая Asana.

• Loom. Видео Loom дают возможность делать обзоры проектов более индивидуальными, информативными и ясными. Вы можете с лёгкостью внедрять видео Loom для пояснения своего проекта и ожиданий от него, а также для выделения важных этапов. Более подробная информация, переданная через видеосообщение Loom, поможет команде быстрее войти в курс проекта. Самое интересное заключается в том, что ваша команда может смотреть эти видео, не выходя из Asana.

• Microsoft Teams. С помощью интеграции Microsoft Teams + Asana можно искать и делиться нужной информацией, не выходя из Teams. Свяжите обсуждения своей команды с поручениями в Asana. Кроме того, создавайте, назначайте и просматривайте задачи во время совещания в Teams без необходимости переключаться на браузер.

Вопросы и ответы