Modelo de plano de comunicação

Falhas de comunicação acontecem. Na vida, erros de comunicação podem ocasionar que você chegue a um restaurante com dez minutos de atraso ou se esquecer de que é a sua vez de oferecer um jantar semanal. Na gestão de projetos, erros de comunicação podem ter consequências mais significativas, levando a desvios de escopo do projeto, perdas de prazo e insatisfação das partes interessadas.

Para reduzir os erros de comunicação e manter todos em sintonia, você precisa de um modelo de plano de comunicação. Um modelo de plano de comunicação descreve como a equipe planeja se comunicar com os principais interessados ao longo do projeto. Ao definir expectativas, esses modelos mantêm a equipe alinhada para reduzir o trabalho desnecessário, reduzir as falhas de comunicação e garantir que todos recebam as informações certas do projeto no momento certo.

Em que consiste um plano de comunicação?

Na gestão de projetos, um plano de comunicação é uma visão geral de como a equipe planeja comunicar informações importantes do projeto aos principais interessados. Os planos de comunicação eficazes incluem informações sobre como e quando se comunicar durante um projeto, como a frequência de compartilhamento de atualizações do projeto e os canais a usar. Ao fornecer uma visão geral do que os principais interessados precisam saber (e quando precisam saber), esses planos reduzem o trabalho desnecessário e garantem que todos estejam em sintonia ao compartilhar os detalhes do projeto.  

O que é um modelo de plano de comunicação?

Trata-se de um esboço de um plano básico de comunicação do projeto. Este modelo fornece uma estrutura padrão que a sua equipe pode usar para criar planos de comunicação para cada projeto em que trabalha, de modo que as equipes sigam sempre os mesmos passos e nada fique esquecido. 

Pense da seguinte forma: sem um modelo, a sua equipe teria que criar um plano de comunicação a partir do zero sempre que iniciasse um novo projeto. Já com um modelo, a equipe só precisa criar uma cópia para elaborar a estratégia de comunicação do projeto com base na estrutura descrita.

Por que é necessário um modelo de plano de comunicação?

Um plano estratégico de comunicação é essencial para cada projeto, pois reduz os erros de comunicação e garante que todos recebam as informações certas do projeto nos canais certos. Os modelos de plano de comunicação levam isso além, criando uma estrutura padronizada que você pode usar repetidamente, independentemente do projeto.

Use um modelo digital de plano de comunicação para: 

• Garantir que todos estejam em sintonia sobre como e onde comunicar as informações do projeto aos principais interessados.

• Definir um proprietário para cada informação, de modo que todos entendam as suas responsabilidades.

• Diminuir a duplicidade de trabalho padronizando o local de compartimento de informações.

• Reduzir as falhas de comunicação e o trabalho desnecessário, como reuniões improdutivas que poderiam ter sido comunicadas de forma assíncrona.

• Fornecer diretrizes de comunicação para toda a equipe, de modo que você possa se comunicar claramente e avançar com o trabalho.

• Incentivar a transparência para os membros das equipes internas e principais interessados externos.

• Reduzir a alternância entre aplicativos com funcionalidades integradas e aplicativos de negócios para se concentrar na produção de trabalhos de alto impacto.  

• Criar uma estrutura padronizada para transmitir atualizações.

• Fornecer às partes interessadas um lugar para dar feedback e colaborar com a equipe durante todo o projeto.

• Alinhar as expectativas dos membros das equipes internas e das partes interessadas externas, reduzindo desvios de escopo e mantendo o projeto em dia. 

O que um modelo de plano de comunicação inclui?

Um modelo de plano de comunicação fornece uma estrutura que você pode usar para desenvolver o plano de comunicação de qualquer projeto. De modo geral, um modelo de plano de comunicação deve incluir:

• Uma descrição das informações que se planeja compartilhar (por exemplo, atualizações sobre marcos do projeto ou entregáveis).

• A frequência com que se compartilhará essas informações (por exemplo, enviar atualizações semanais do projeto).

• O formato ou os canais de comunicação que se usará para comunicar as informações (por exemplo, usar o Zoom para reuniões de equipe ou debates criativos; usar o Slack para verificações rápidas e assíncronas).

• O público-alvo com o que está comunicando (por exemplo, as partes interessadas externas).

• O membro da equipe do projeto responsável por compartilhar as informações. 

Como usar um modelo de plano de comunicação?

O modelo de plano de comunicação não deve ser estático, mas sim uma ferramenta dinâmica que você pode atualizar e personalizar para que a sua equipe atenda às necessidades de comunicação do seu projeto. Depois de fazer uma cópia do modelo básico de plano de comunicação, você pode começar a personalizá-lo de acordo com o seu projeto específico. As etapas a serem seguidas podem incluir: 

• Identificar os principais interessados que precisam de atualizações sobre o projeto.

• Estabelecer os métodos de comunicação para comunicações síncronas e assíncronas. 

• Definir o plano de ação para atualizar os grupos de partes interessadas sobre os diferentes detalhes do projeto.

• Determinar os tipos de atualização de projeto que se compartilhará e quem deve ser incluído em cada atualização.

• Trabalhar com os principais interessados para identificar o método ideal de comunicação para receber informações do projeto.

• Determinar a frequência das atualizações para melhor atender às necessidades dos principais interessados e manter o projeto em dia. 

• Atribuir um proprietário às tarefas de compartilhamento de informações para que a sua equipe esteja ciente das responsabilidades. 

• Configurar tags personalizadas para destacar os detalhes essenciais, como a frequência das atualizações e o local de compartilhamento delas.  

• Usar tarefas recorrentes para manter o seu plano de comunicação em dia. 

Recursos integrados e aplicativos recomendados para o modelo de plano de comunicação 

Um modelo de plano de comunicação cria transparência para a sua equipe e reduz a falta de comunicação, definindo claramente quais informações são compartilhadas e quem é responsável por compartilhá-las. Os nossos recursos e aplicativos de negócios sincronizados facilitam ainda mais a comunicação com funcionalidades que reduzem a alternância entre aplicativos e simplificam o compartilhamento de informações. 

Recursos integrados

1. Visualização de lista. Uma visualização em forma de grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. A visualização de lista, tal como uma lista de pendências ou uma planilha, exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para tornar visíveis os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além dos campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada fornecendo visibilidade a toda a equipe sobre o que cada um está fazendo e quais são os prazos.

2. Automatização. Automatize o trabalho manual para que a equipe gaste menos tempo no trabalho de rotina e se concentre nas tarefas para as quais foi contratada. As regras da Asana operam a partir de desencadeadores e ações: em essência, “quando acontecer X, fazer Y”. Use as regras para atribuir o trabalho automaticamente, ajustar as datas de conclusão, definir campos personalizados e notificar as partes interessadas, entre outras ações. De automatizações pontuais a fluxos de trabalho completos, as regras restituem à equipe tempo que pode ser melhor utilizado em trabalho qualificado e estratégico.

3. Campos personalizados. Os campos personalizados são a melhor maneira de marcar, ordenar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados específicos para monitorar qualquer tipo de informação: prioridade, status, e-mail, número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres de maneira a saber o que deve ser feito primeiro. Além disso, é possível compartilhar os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para manter a consistência em toda a organização.

4. Adicionar tarefas a vários projetos. O trabalho é uma atividade multidisciplinar por natureza. As equipes precisam ser capazes de trabalhar eficazmente em todos os departamentos. Mas se cada departamento tiver o seu próprio sistema de arquivamento, o trabalho ficará estagnado e incomunicado. A Asana facilita o monitoramento e a administração de tarefas em múltiplos projetos. Essa funcionalidade reduz trabalhos repetidos e aumenta a visibilidade entre equipes. Além disso, facilita que você veja as tarefas em contexto, saiba quem está trabalhando em quê e mantenha a equipe e as tarefas conectadas.

Aplicativos recomendados

1. Slack. Converta ideias, solicitações de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme perguntas rápidas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que as solicitações e os afazeres não fiquem perdidos no Slack.

2. Google Workspace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workspace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, é possível anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

3. Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração entre o Zoom e a Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser postas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não fiquem esquecidos. E, assim que a reunião termina, a integração entre o Zoom e a Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

4. Gmail. Com a integração entre a Asana e o Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Qualquer tarefa criada no Gmail incluirá automaticamente o contexto do e-mail, para que nada fique de fora. Precisa de consultar uma tarefa da Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir a plataforma da Asana, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails. 

Perguntas frequentes