Planowanie operacyjne jest łatwiejsze, gdy działasz w ramach systemu. Dowiedz się, w jaki sposób zespół operacyjny Asany korzysta z ustandaryzowanych procesów w celu usprawnienia planowania strategicznego, bez względu na to, ilu interesariuszy jest w to zaangażowanych.
Utwórz własny szablonZałóż konto, aby utworzyć własny szablon.
Planowanie operacyjne w dużej mierze polega na współpracy międzyfunkcyjnej. Angażuje wszystkie zespoły i może być źródłem prawdziwej zmiany. Wymaga jednak dużo koordynacji. Aby planowanie operacyjne odniosło zakładany skutek, w proces ten powinny być włączone niemal wszystkie zespoły w firmie, w tym kadra kierownicza, dział finansów, dział produktowy, dział prawny, zasoby ludzkie itp.
Przy tylu relacjach, którymi trzeba zarządzać, kluczowe znaczenie mają szablony przepływów pracy. Szablony zapewniają interesariuszom plan współpracy, dzięki czemu zamiast ciągłych dyskusji, można szybko planować i podejmować działania. W Asanie korzystamy z predefiniowanych przepływów pracy, aby usprawnić procesy planowania operacyjnego – od spotkań dotyczących planowania rocznego po spotkania poświęcone planowaniu biznesowemu.
Planowanie operacyjne to proces, w którym Twoja firma podejmuje strategiczne decyzje. Jest to proces podobny do zarządzania projektami, z wyjątkiem tego, że zamiast skupiać się na pojedynczym projekcie, wyznaczasz kurs dla całej firmy. Celem planowania operacyjnego jest zapewnienie jasności i zrozumienia decyzji podejmowanych przez kadrę kierowniczą oraz dostosowanie do nich działań wszystkich działów w firmie.
Planowanie operacyjne obejmuje np.:
Ustalenie częstotliwości raportowania dotyczącego KPI (kluczowych wskaźników efektywności)
Organizację miesięcznych i kwartalnych przeglądów biznesowych
Zarządzanie projektami obejmującymi inicjatywy strategiczne
Szablon planu operacyjnego to wstępnie przygotowany przepływ pracy dla każdego niezbędnego procesu planowania operacyjnego, takiego jak planowanie roczne lub kwartalne przeglądy biznesowe. Szablon określa każdy etap procesu, dzięki czemu interesariusze dokładnie wiedzą, jak ze sobą współpracować. Na przykład, jeśli utworzysz szablon planowania rocznego, nie będziesz już zaczynać od nowa przy każdym nowym cyklu planowania. Zamiast tego możesz po prostu skopiować szablon i postępować zgodnie z wcześniej określonym przepływem pracy.
Planowanie operacyjne angażuje wielu interesariuszy. Tworzy to pewne pułapki, takie jak długie i niejasne wątki wiadomości e-mail, przesadna liczba spotkań oraz utrata danych w natłoku innych informacji. Trzeba monitorować wiele elementów, a narzędzia statyczne, takie jak e-mail czy Dokumenty Google, często tylko zwiększają całe zamieszanie.
Korzystanie z platformy do zarządzania pracą rozwiązuje te problemy poprzez scentralizowanie procesu planowania strategicznego w jednym miejscu. Dzięki temu wszyscy korzystają z jednego źródła wiedzy, w którym mogą się komunikować, informować o aktualizacjach i planować w czasie rzeczywistym.
Oto co możesz zrobić za pomocą cyfrowego szablonu planu operacyjnego:
Utworzyć jeden system dokumentacji prac związanych z planowaniem operacyjnym.
Zgromadzić rozmowy z interesariuszami w jednym miejscu, aby nie utracić żadnych informacji.
Udostępniać raporty o statusie interesariuszom bez konieczności organizowania dodatkowych spotkań.
Wyświetlać raporty o projektach oraz wykresy, aby szybko zrozumieć stan realizacji każdej inicjatywy.
Automatyzować przepływy pracy operacyjnej, aby zespoły spędzały mniej czasu na koordynowaniu pracy, a więcej na realizacji ważnych inicjatyw.
Łatwo aktualizować harmonogramy projektu, zadania oraz ich właścicieli w miarę zmiany okoliczności.
Korzystać z formularzy, aby ustandaryzować sposób, w jaki zespoły udostępniają informacje.
Przełączać się między widokami projektu, aby wyświetlać przepływy pracy operacyjnej na różne sposoby – w postaci listy zadań, wykresu Gantta, kalendarzalub tablicy Kanban.
Tworząc szablony planowania operacyjnego, najlepiej skupić się pojedynczym przypadku użycia. Poniżej przedstawiliśmy dwa konkretne przypadki użycia, z których korzystamy w Asanie, wraz z kluczowymi elementami każdego z nich.
Dzięki usprawnieniom i automatyzacji pracy możemy skupić się na planowaniu, współpracy i kreatywnym rozwiązywaniu problemów, zamiast na bezproduktywnych zajęciach związanych z koordynacją planowania i narzekaniu na brak czasu na współpracę i kreatywne myślenie.”
Tworzenie planu rocznego w dużej mierze polega na współpracy międzyfunkcyjnej. Odgórne cele firmowe oraz oddolne plany zespołów i działów prezentowane są w tym samym czasie. W Asanie nasz zespół ds. planowania strategicznego wykorzystuje wcześniej zdefiniowane przepływy pracy, aby usprawnić proces planowania, udostępniać informacje między zespołami i pomagać w tworzeniu spójnego, zintegrowanego planu. Oto jak to zrobić.
Stwórz jeden system dokumentacji dla wszystkich zadań związanych z opracowywaniem planu rocznego. Przygotowując plan roczny, musisz koordynować zadania w wielu różnych zespołach. Upewnij się, że nic nie umknie uwadze, ujmując wszystko w jednym projekcie. Dzięki temu będziesz widzieć, za co odpowiedzialny jest każdy zespół i na kiedy musi to wykonać.
Zdefiniuj każdy etap opracowania planu rocznego. W Asanie dzielimy proces planowania rocznego na etapy, z których każdy ma określony cel i ramy czasowe. Tworząc szablon, utwórz na górze sekcję, w której zdefiniujesz każdą fazę procesu przygotowania planu rocznego, w tym jej cel i kolejność w czasie. Jasno określ, co chcesz osiągnąć i do kiedy, aby interesariusze mogli zrozumieć, w jaki sposób ich indywidualne zadania związane z przygotowaniem planu rocznego wpisują się w proces nadrzędny.
Stwórz sekcję dla każdego działu lub zespołu. Uporządkuj zadania każdego zespołu w jednej sekcji, aby jego członkowie mogli łatwo zobaczyć, za co są odpowiedzialni w procesie opracowania planu rocznego.
Użyj tagów niestandardowych, aby dodać dodatkowe informacje. W Asanie używamy tagów niestandardowych, aby wyświetlić ważne informacje dotyczące każdego zadania. Na przykład używamy tagów, aby określić, który zespół jest odpowiedzialny, do którego strumienia pracy należy dane zadanie, czy jest to konkretny produkt końcowy, czy też decyzja, którą należy podjąć, a także czy wymagane jest spotkanie.
Zidentyfikuj kluczowe kamienie milowe dla Twojego planu. Utwórz kamienie milowe, aby określić ważne punkty kontrolne w procesie opracowania planu rocznego. Pomoże to zespołom zrozumieć, do czego dążą i jak wpisuje się to w ogólny plan działania.
Po utworzeniu planu rocznego udostępnij go i śledź za pomocą funkcji „Cele” w Asanie. „Cele” to narzędzie z poziomu organizacji, które może pomóc całej firmie w określaniu celów, monitorowaniu ich i komunikowaniu się na ich temat.
Komunikacja wśród członków kadry kierowniczej naszej organizacji w zakresie sprzedaży, marketingu, technologii biznesowych, operacji dotyczących zasobów ludzkich, sukcesu klienta i strategii biznesowej ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia ciągłej przejrzystości i koordynacji działań między działami. Jednak może ona okazać się niezwykle kosztowna, jeżeli będzie prowadzona mało skutecznie i niewydajnie.”
Liderzy biznesowi muszą być na bieżąco. Jednym ze sposobów na bieżące informowanie kadry kierowniczej jest organizowanie regularnych spotkań biznesowych, na których liderzy mogą dzielić się informacjami, ustalać działania, które należy podjąć oraz tworzyć plany.
W Asanie stworzyliśmy ustandaryzowany przepływ pracy, aby usprawnić spotkania dotyczące planowania biznesowego i zapewnić, że wykorzystujemy czas spotkań tak efektywnie, jak to możliwe. Dzięki temu przepływowi pracy nie spieramy się już o terminy spotkań ani o ustalenie priorytetów dla poszczególnych tematów. Zamiast tego osoby prezentujące mają dużo czasu na wystąpienie, a uczestnicy spotkania mogą skupić się na tym, co najważniejsze dla firmy, a nie tylko na tym, co jako pierwsze przyszło im do głowy. Oto jak to zrobić.
Utwórz jedno źródło wiedzy przeznaczone do planowania spotkań i działań do podjęcia po ich zakończeniu. Scentralizuj zadania dotyczące planowania w jednym miejscu, aby interesariusze mogli w prosty sposób zobaczyć nadchodzące wydarzenia oraz kto odpowiada za przygotowanie poszczególnych prezentacji. Utwórz jedno zadanie dla każdego elementu agendy – a po zakończeniu spotkania dodaj to samo zadanie do innych projektów (takich jak notatki ze spotkania lub czynności do wykonania) bez konieczności powielania pracy.
Użyj sekcji, aby uporządkować informacje. Usprawnij wyszukiwanie zadań, dzieląc je na sekcje, takie jak nadchodzące tematy, nowo zgłoszone tematy i agendy spotkań.
Przesyłaj nowe tematy do dyskusji za pomocą formularzy. Utwórz formularz zgłoszenia nowego tematu, aby ustandaryzować sposób dodawania nowych punktów agendy. Dzięki formularzom masz wszystkie informacje potrzebne do zaplanowania tematów agendy, takie jak krótki opis punktu agendy, cele dyskusji, moderator i potrzebny czas.
Utwórz tagi niestandardowe, aby mieć natychmiastowy dostęp do kluczowych informacji. Dodaj tagi niestandardowe, aby uzyskać szybki podgląd kategorii i statusu każdego zadania. Możesz na przykład użyć tagów niestandardowych, aby określić, czy punkty agendy są już ustalone, czy nadal możliwe do zmiany.
Tworząc szablony planowania operacyjnego, dostosuj przepływy pracy swojego zespołu za pomocą następujących funkcji i możliwości integracji z aplikacjami.
Pola niestandardowe. Pola niestandardowe to najlepszy sposób na tagowanie, sortowanie i filtrowanie pracy. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.
Dodawanie zadań do wielu projektów. Praca ma z natury charakter międzyfunkcyjny. Zespoły muszą umieć efektywnie współpracować między działami. Jeśli jednak każdy dział korzysta z innych narzędzi i systemów, powstają silosy i opóźnienia. Asana sprawia, że śledzenie zadań i zarządzanie nimi w wielu projektach jest proste. Ogranicza to powielanie wysiłków oraz zwiększa widoczność międzyfunkcyjną. Dodatkowo umożliwia przeglądanie zadań w kontekście, sprawdzenie kto nad czym pracuje oraz połączenie zespołu w jednym miejscu.
Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i akcje, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Od automatyzacji czynności ad hoc aż po całe przepływy pracy, reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.
Formularze. Kiedy użytkownik wypełnia formularz, powoduje to utworzenie nowego zadania wewnątrz projektu w Asanie. Korzystając z formularza jako źródła informacji, możesz ustandaryzować sposób rozpoczęcia pracy, zebrać potrzebne dane i zapewnić, że żadne zadania nie wymkną się spod kontroli. Zamiast doraźnego zbierania informacji, utwórz ustandaryzowany system z zestawem pytań, na które każdy powinien odpowiedzieć. Możesz też skorzystać z pytań filtrujących, aby uzależnić kolejne pytania od poprzednich odpowiedzi użytkownika. Formularze ograniczają również czas i nakład pracy potrzebny do zarządzania przychodzącymi prośbami, dzięki czemu Twój zespół może poświęcić więcej czasu właściwej pracy.
Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w wykonalne działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu mogą łatwo tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze przesłuchanie.
Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.
Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.
Vimeo. Treści pisane są przejrzyste, ale brakuje w nich tonu głosu, emocji i ekspresji. Osadzając wiadomości Vimeo w Asanie możesz zapewnić swojemu zespołowi wszystkie informacje kontekstowe bez potrzeby organizowania kolejnego spotkania. Nagrywaj siebie, swój ekran lub siebie wraz z ekranem i osadzaj te filmy w zadaniach, projektach, wiadomościach i komentarzach, aby zapewnić przejrzysty przekaz i potrzebny kontekst. Asana automatycznie wygeneruje transkrypcję nagrania, dzięki czemu można szybko zapoznać się z jego treścią i wyszukać ważne informacje. Dziel się informacjami zwrotnymi, zadawaj pytania i przypisuj zadania – a wszystko to bez opuszczania Asany.
Dzięki Asanie możesz tworzyć i dostosowywać szablony, aby odpowiadały różnym przypadkom zastosowania w biznesie. Oto kilka szablonów, od których warto zacząć:
Dowiedz się, jak w Asanie utworzyć szablon z możliwością personalizacji. Rozpocznij już dziś.