Szablon planu rocznego

Plan roczny jest niezbędny do opracowania czytelnej strategii oraz zapewnienia spójnych celów firmy, działów i poszczególnych zespołów. Mimo tego, że jest on tworzony co roku, plan roczny może zdawać się chaotyczny za sprawą wielu interesariuszy, terminów i decyzji do podjęcia. 

Szablon planu rocznego upraszcza coroczny proces planowania, aby umożliwić skupienie się na opracowaniu dobrej strategii, zamiast na różnych zadaniach związanych z planowaniem. 

Czym jest plan roczny?

Plan roczny to opracowana przez liderów zespołu strategia na następny rok, która obejmuje duże cele do osiągnięcia przez zespół. Podczas planowania rocznego liderzy określają, co chcą osiągnąć do końca roku oraz opracowują mapę drogową dotarcia do tych celów. Na tym etapie dbają również o spójność przedsięwzięć zespołów i działów z ogólną strategią firmy, aby cała organizacja zmierzała w tym samym kierunku.

Czym jest szablon planu rocznego? 

Szablon planu rocznego to przewodnik do wielokrotnego użytku, który opisuje każdy etap procesu planowania rocznego. Upraszcza planowanie, wyznaczając dokładnie, co i kiedy należy zrobić, aby utworzyć pomyślny biznesplan. Szablon może na przykład zawierać oś czasu dla sesji poświęconych strategii, wysyłania wniosków dotyczących budżetu oraz przydziału pracowników, finalizowania celów działu i inne pozycje.

Dobry szablon planu rocznego zawiera także miejsce na udokumentowanie celów firmy, działu i zespołu, aby proces planowania rocznego odbywał się z myślą o priorytetowym celu organizacji. Ustandaryzowany plan działania i wgląd w ogólne cele umożliwiają zachowanie spójnego kierunku działania w całej organizacji.

Korzyści z cyfrowego szablonu planu rocznego

Plan roczny jest zazwyczaj tworzony przez wyższą kadrę kierowniczą i często nie jest skutecznie przekazywany wszystkim pracownikom. Nasze badanie wykazało, że tylko w przypadku 16% pracowników umysłowych ich firma skutecznie wyznacza i komunikuje firmowe cele, a zaledwie 26% pracowników wie, jak ich praca przekłada się na osiągnięcie tych celów. 

Cyfrowy szablon planu rocznego umożliwia pokonanie tej bariery komunikacyjnej, określając cele roczne i monitorując ich osiąganie w miejscu wykonywania pracy. Zamiast zalegania w arkuszu na półce, cele firmy i zespołu znajdują się w zasięgu osób pracujących nad ich osiągnięciem. Dzięki temu planowanie roczne nie jest czynnością, która kończy się na szczeblu kierowniczym. Staje się natomiast ćwiczeniem, które ułatwia wszystkim – od dyrektora po wakacyjnego praktykanta – wyznaczenie mierzalnych celów pracy, które są spójne z celami innych zespołów i całej firmy. 

Przeprowadzając proces planowania rocznego w platformie do zarządzania pracą, możesz: 

• Ustandaryzować proces planowania strategicznego na przestrzeni działów i zespołów.

• Utworzyć jeden system zapisu procesu planowania rocznego, aby wszyscy mieli te same informacje. 

• Zapewnić, że działy i zespoły będą kierować się priorytetami firmy podczas wyznaczania własnych celów rocznych.

• Wyznaczyć konkretną oś czasu dla procesu planowania rocznego.

• Przypisać zadania z określonymi datami wykonania, aby czytelnie wyznaczyć terminy i odpowiedzialne za nie osoby.

• Przełączać się między widokami projektu, aby wyświetlać roczny biznesplan na różne sposoby – jako standardową listę, wykres Gantta, kalendarz lub tablicę Kanban.

Jak utworzyć szablon planu rocznego?

Proces planowania rocznego jest inny w każdej firmie. Aby utworzyć swój własny, spersonalizowany szablon, odpowiedz sobie najpierw na poniższe pytania: 

• Kto będzie zaangażowany w proces planowania rocznego? 

• Jakie główne decyzje należy podjąć i jakie kroki wykonać? 

• Kto podejmie te decyzje? 

• Jaka będzie kolejność podejmowania tych decyzji? 

Następnie na podstawie tych odpowiedzi utwórz szkic osi czasu. Tworząc mapę dla procesu planowania rocznego, skorzystaj z poniższych najlepszych praktyk przygotowywania szablonu: 

• Organizuj zadania za pomocą sekcji. Zapewnij organizację etapów planowania rocznego, rozmieszczając je w różnych sekcjach, takich jak planowanie firmowe, działowe oraz wnioski o przydzielenie pracowników. 

• Utwórz tagi niestandardowe do zwizualizowania kluczowych etapów. Planowanie roczne często odbywa się w etapach, takich jak planowanie wstępne, przygotowanie strategii, wyznaczanie celów, a następnie przydzielenie zasobów potrzebnych do osiągnięcia tych celów. Oznaczone kolorami tagi niestandardowe ułatwiają zwizualizowanie miejsca każdego zadania w etapach planowania rocznego.

• Wskaż, który zespół jest odpowiedzialny za każde zadanie. Podczas planowania rocznego ważne jest określenie, kto jest odpowiedzialny za każdy etap procesu. Przypisz odpowiedni zespół do każdego zadania, na przykład planowania firmowego, finansów i HR. 

• Uwzględnij swoje cele zespołowe i ogólnofirmowe. Aby plan roczny był użyteczny, musi cały czas uwidaczniać ogólne cele firmy. Zapewnij miejsce w szablonie na wyznaczenie i monitorowanie celów działalności, działu i zespołu, aby umożliwić zachowanie spójności na każdym poziomie organizacji. 

Zintegrowane funkcje

• Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który wyświetla wszystkie zadania na poziomym wykresie słupkowym. Możesz nie tylko sprawdzić daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, ale również zależności między nimi. Dzięki widokowi osi czasu możesz łatwo sprawdzić, jak wszystkie elementy Twojego planu łączą się ze sobą. Dodatkowo widząc cały przegląd pracy w jednym miejscu, łatwo jest zidentyfikować i rozwiązać konflikty zależności jeszcze zanim one powstaną i zagwarantować osiągnięcie celów zgodnie z harmonogramem. 

• Pola niestandardowe. Pola niestandardowe to najlepszy sposób na tagowanie, sortowanie i filtrowanie pracy. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

• Kamienie milowe. Kamienie milowe przedstawiają ważne punkty kontrolne projektu. Wyznaczając kamienie milowe na przestrzeni projektu, informujesz członków zespołu i interesariuszy projektu o postępach w realizacji celu. Wykorzystaj kamienie milowe jako okazję do świętowania małych zwycięstw na drodze do ogólnego celu projektu. 

• Daty rozpoczęcia. Czasami oprócz daty wykonania zadania, chcesz również znać datę rozpoczęcia pracy nad nim. Godziny i daty rozpoczęcia dają członkom zespołu jasne wyobrażenie o tym, ile czasu powinno zająć wykonanie każdego zadania. Używając dat rozpoczęcia możesz skuteczniej zarządzać pracą, aby skoordynować działania zespołu i zapobiec wymykaniu się zależności spod kontroli. 

Polecane aplikacje

• Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w wykonalne działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu mogą łatwo tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze przesłuchanie.

• Vimeo. Treści pisane są przejrzyste, ale brakuje w nich tonu głosu, emocji i ekspresji. Osadzając wiadomości Vimeo w Asanie możesz zapewnić swojemu zespołowi wszystkie informacje kontekstowe bez potrzeby organizowania kolejnego spotkania. Nagrywaj siebie, swój ekran lub siebie wraz z ekranem i osadzaj te filmy w zadaniach, projektach, wiadomościach i komentarzach, aby zapewnić przejrzysty przekaz i potrzebny kontekst. Asana automatycznie wygeneruje transkrypcję nagrania, dzięki czemu można szybko zapoznać się z jego treścią i wyszukać ważne informacje. Dziel się informacjami zwrotnymi, zadawaj pytania i przypisuj zadania – a wszystko to bez opuszczania Asany.

• Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

Często zadawane pytania