Szablon planu zarządzania zmianami

Członkowie Twojego zespołu zdecydowali się wprowadzić duże zmiany, które będą miały wpływ na większość operacji w firmie. Aby przedsięwzięcie to zakończyło się sukcesem, proces ten należy dokładnie zaplanować, omówić i przygotować. Szablon planu zarządzania zmianami pozwoli Ci wszystko zorganizować.

Korzystanie z szablonu może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi przygotować plan działań, dzięki któremu ławo poradzicie sobie nawet z dużymi zmianami organizacyjnymi. Tworząc szablon zarządzania zmianami możesz wdrażać je w sposób przemyślany i upewnić się, że nic nie zostanie pominięte. A możliwość dostosowania szablonu w miarę rozwoju organizacji sprawia, że zawsze dotrzyma on kroku Twoim potrzebom.

Czym jest szablon planu zarządzania zmianami?

Szablon planu zarządzania zmianami to struktura wielokrotnego użytku, która pomaga określić plan zarządzania zmianą. Możesz używać go, aby przygotować się na przykład na zmiany organizacyjne, dzięki czemu Twój zespół będzie mógł łatwo dostosować swoje procesy do nowych wymagań.

Plany zarządzania zmianami pomagają zespołom w okresie przejścia z jednego procesu na drugi. Często używa się ich jeśli proces zmienia się radykalnie w sposób, który mógłby zakłócić codzienne działania operacyjne. Szablon planu zarządzania zmianami zawiera szczegółowe instrukcje, więc może pomóc Ci przeprowadzić zespół przez każdą transformację.

Jak utworzyć szablon do zarządzania zmianami

Szablon planu zarządzania zmianami to niezwykle cenne narzędzie. Ta struktura pozwala upewnić się, że wszystkie szczegóły planu zarządzania zmianami, kluczowi interesariusze i wyciągnięte wnioski zostaną zapisane oraz wzięte pod uwagę podczas wprowadzania zmian.

Szablony do zarządzania zmianami są najbardziej przydatne, jeśli tworzy się je w narzędziu, dzięki któremu łatwo je powielić i stosować w wielu projektach. Cyfrowe narzędzie do zarządzania projektami sprawdzi się w tym przypadku idealnie – wystarczy utworzyć szablon, a następnie kopiować go dla każdego nowego projektu, dostosowując szczegóły do jego konkretnych potrzeb.

Tworząc szablon planu zarządzania zmianami należy pamiętać o uwzględnieniu kilku kluczowych aspektów:

• Co ulegnie zmianie: czy chodzi o ważny proces? Czy zespół zaczyna korzystać z nowego oprogramowania? Członkowie zespołu muszą jasno wiedzieć, co ulegnie zmianie, aby się na to przygotować i odpowiednio dostosować swój styl pracy.

• Status zmiany: świadomość tego, na jakim etapie wdrażania zmian znajduje się Twój zespół może pomóc innym menedżerom zrozumieć, jak najlepiej wprowadzić je dla innych. Plan umożliwi także śledzenie postępów i upewnienie się, że wszystko idzie zgodnie z planem.

• Osoba odpowiedzialna za wykonanie każdego kroku: wyznacz osobę lub interesariusza odpowiedzialnego za każdy krok, aby w przypadku pytań jasne było, do kogo należy się zwrócić. Pozwala to zachować poczucie odpowiedzialności i wyznacza osobę kontaktową dla wszystkich interesariuszy.

• Kiedy zmiana zostanie wprowadzona: harmonogram jest niezbędny, aby liderzy zespołu mogli powiadomić swoich współpracowników o zmianach. Gwarantuje to, że każdy będzie miał wystarczająco dużo czasu, aby zmienić proces ze starego na nowy.

Jak korzystać z szablonu planu zarządzania zmianami

Szablon planu zarządzania zmianami jest zarazem pierwszym etapem tworzenia własnego planu. Ten szablon pomoże Tobie i współpracującym z Tobą interesariuszom określić ważne terminy oraz szczegóły całego procesu.

W korzystaniu z szablonu planu zarządzania zmianami najlepsze jest to, że możesz dostosowywać go do konkretnych projektów. Chodzi o to, aby zachować spójną strukturę, zmieniając w niej tylko konkretne informacje dotyczące różnych projektów.

W tym celu najlepiej użyć oprogramowania do zarządzania projektami, do którego dostęp ma każdy członek Twojego zespołu. Dzięki temu, informacje gromadzone w jednym miejscu zawsze będą łatwo dostępne.

Zintegrowane funkcje

• Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który wyświetla wszystkie zadania na poziomym wykresie słupkowym. Możesz nie tylko sprawdzić daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, ale również zależności między nimi. Dzięki widokowi osi czasu możesz łatwo sprawdzić, jak wszystkie elementy Twojego planu łączą się ze sobą. Dodatkowo dzięki możliwości zobaczenia całej pracy w jednym miejscu możesz łatwo określić i rozwiązać konflikty zależności zanim zaistnieją, aby zapewnić terminową realizację celów.

• Podzadania. Czasami lista rzeczy do zrobienia jest zbyt długa, aby ująć ją w jednym zadaniu. Gdy zadanie ma więcej niż jednego współpracownika, odległą datę wykonania lub wymaga przeglądu i zatwierdzenia przez interesariuszy, z pomocą mogą przyjść podzadania. To świetny sposób na rozdzielenie pracy i podzielenie zadań na mniejsze części. Jednocześnie masz pewność, że wszystkie te mniejsze zadania są połączone z ogólnym kontekstem zadania nadrzędnego. Użyj podzadań. aby podzielić zadania na mniejsze części lub uchwycić poszczególne części wieloetapowego procesu.

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

• Zależności. Za pomocą zależności możesz oznaczyć zadanie jako oczekujące na inne zadanie. Sprawdź, czy Twoja praca nie blokuje innej osoby, aby odpowiednio ułożyć swoje zadania. Członkowie zespołów opartych na współpracy mogą łatwo sprawdzić zadania, na których wykonanie oczekują, oraz określić, kiedy zacznie się ich część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci także zmianę daty wykonania zadania zależnego.

Polecane aplikacje

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack.

• Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi.

• GitHub. Automatycznie synchronizuj aktualizacje statusu pull requestów z GitHub z zadaniami w Asanie. Śledź postęp pull requestów i usprawniaj współpracę międzyfunkcyjną pomiędzy zespołami technicznymi i nietechnicznymi, a wszystko to z poziomu Asany.

Często zadawane pytania