Asana를 기존 협업 툴과 함께 사용하는 방법

조직에서 파일 공유, 이메일, 채팅과 같은 몇 가지 협업 툴을 사용하고 있을 것입니다. 물론 이러한 툴은 정말 유용하며 Asana에서도 특정 업무에 이러한 툴을 사용하지만, 누가 무엇을 언제까지 해야 하는지 알려주지는 않습니다. Asana에서 업무를 추적하면 관련된 모든 대화와 문서를 한 곳에 보관할 수 있어 여러 툴에 흩어져 있는 정보를 찾아 헤맬 필요 없이 업무에 진정으로 집중할 수 있습니다.

Dropbox, Slack, Gmail, JIRA, Basecamp 등의 기타 협업 툴과 Asana를 분류한 목록

Asana 사용법 동영상을 시청하세요

동영상을 선호하시나요? [Asana 사용법](https://www.youtube.com/playlist?list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8) 동영상을 시청하세요.

이메일

  • 이메일은 실행 가능하지 않고, 팀이 다음 단계를 정의하는 데 도움이 되지 않으며, 필요한 정보가 분산됩니다. 또한 수신함을 정리하는 데 많은 노력이 듭니다.
  • Asana에서는 작업을 완료하거나, 작업에 댓글을 달거나, 작업의 상태를 변경하면 팀원에게 자동으로 알림이 전송되어 이메일을 작성하는 시간을 줄이고 업무에 집중하는 시간을 늘릴 수 있습니다.
  • Gmail이나 Outlook을 사용한다면 수신함을 나가지 않고도 이메일을 Asana에서 실행 가능하고 추적 가능한 작업으로 전환할 수 있는 Asana for Gmail 애드온 또는 Outlook 앱을 사용해보세요.
  • x@mail.asana.com으로 이메일을 전달하여 이메일을 작업으로 전환하세요. Asana에서 해당 업무를 실행에 옮기고 공유할 수 있을 뿐만 아니라 담당자를 배정하여 책임을 명확히 할 수 있습니다.
  • 업무가 팀, 프로젝트, 작업별로 자동 정리되기 때문에 업무를 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한, 고급 검색을 사용하여 특정 기준으로 무엇이든 검색할 수 있습니다.

파일 공유 툴

  • 파일 공유 툴은 협업을 위한 훌륭한 툴이지만, 문서가 체계적으로 정리되지 않거나 찾기 어려울 수 있습니다. 또한, 파일 공유 툴에 있는 문서는 관련된 업무와 연결되지 않은 채 별도로 존재하기 때문에 누가 무엇을 언제까지 해야 하는지 파악할 수 없습니다.
  • Asana 작업에 직접 파일을 추가하면 최신 버전의 파일을 빠르게 찾을 수 있고 수월하게 협업할 수 있습니다.
  • Asana는 Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box와 원활하게 연동되어 기존 파일 공유 툴에서 Asana에 첨부 파일을 추가하기 쉽습니다.

컴퓨터나 파일 공유 툴에서 Asana에 파일을 첨부하는 방법

채팅

  • 채팅은 시급한 사안에 관해 실시간으로 신속하게 대화를 나눌 때 필요하지만, 집중을 방해하고 검색하기 어려우며 실행 과제를 추적하기 힘들 수 있습니다.
  • Asana에서 작업이나 프로젝트에 대해 팀원과 소통할 때는 대화를 사용하세요. 나중에 대화 기록을 살펴보고 검색할 수 있어 마감일과 담당자를 명확히 알 수 있습니다.
  • 조직이 Slack을 사용하는 경우, 연동을 사용하여 Slack과 Asana 사이에서 정보를 공유할 수 있습니다.

공유 캘린더

  • 업무를 수행하는 툴과 별개의 툴에 캘린더를 작성하면 변경 사항이 생길 때 두 곳의 정보를 업데이트해야 하거나, 둘 중 하나의 정보가 최신 정보가 아니거나, 정보가 누락될 위험이 있습니다. 두 번 작성해야 하면 시간이 두 배로 낭비되는 것입니다!
  • Asana에서는 일군의 작업이나 프로젝트에서 캘린더가 자동으로 생성됩니다. 마감일이 변경되면 작업, 프로젝트 목록, 캘린더에 반영됩니다. 또한, 작업을 캘린더에서 직접 편집할 수 있고 드래그하여 일정을 업데이트할 수 있습니다.
  • Google 캘린더, Outlook, Apple 캘린더 등 선호하는 업무 캘린더 툴에 Asana 캘린더를 동기화하세요. 동기화되면 사용하는 업무 캘린더를 클릭하여 Asana 작업으로 바로 이동할 수 있습니다.

Asana에서 캘린더 보기 사용하기

개별 할 일 목록 및 작업 관리 툴

  • 할 일 목록은 처리해야 하는 일을 목록으로 간략히 작성하기에 좋지만, 보통 다른 사람이 내가 작성한 할 일 목록을 보거나 내가 다른 사람이 작성한 목록을 확인할 수는 없습니다.
  • Asana에서는 팀원의 아바타를 클릭하여 해당 팀원의 공개 작업을 볼 수 있습니다. 업무가 프로젝트 안에 정리되어 있으며, 검색할 수 있고 서로 연결되어 있기 때문에 각 팀원의 작업이 팀 전체 목표와 어떻게 연관되어 있는지 확인할 수 있습니다.

엔터프라이즈 소셜 네트워크

  • ESN(엔터프라이즈 소셜 네트워크)를 사용하면 대화가 언제나 업무와 프로젝트에만 집중되지는 않습니다. 여러 가지 논의가 섞이기 때문에 필요한 정보를 찾기 힘들 수 있고 다음 단계가 명확하지 않을 수 있습니다.
  • Asana에서는 업무와 관련된 대화가 작업과 프로젝트에서 바로 이루어집니다. 작업 팔로워의 수신함에 업데이트 정보가 전송되므로 작업에 참여하는 모든 사람이 쉽게 동일한 정보를 파악할 수 있습니다.

특정 팀 프로젝트 관리 툴 또는 생산성 툴

  • 회사에서 팀마다 서로 다른 툴을 사용한다면 다른 팀의 업무를 파악할 수 없기 때문에 여러 부서가 참여하는 협업을 진행하기 어렵습니다.
  • Asana는 회사의 모든 구성원이 유용하게 사용할 수 있어 팀의 협업과 생산성을 높입니다. 회사에서 Asana를 사용하는 사람이 많아질수록 Asana의 효과는 더욱 커집니다. Asana에서 비즈니스 전체를 운영할 수 있으며, 여러 팀이 서로 다른 툴을 사용하여 업무가 단절되는 일을 없앨 수 있습니다.

위키 또는 참고 자료

  • 위키나 문서를 사용하여 회사의 정보를 저장하는 경우, 업무가 수행되는 곳과 별개의 장소에 보관될 뿐만 아니라 잘 사용되지 않거나 자주 업데이트되지 않을 때가 많습니다.
  • Asana는 모든 공개 작업의 기록을 자동으로 저장하기 때문에 언제나 모든 정보가 최신 상태로 유지되며 쉽게 액세스할 수 있고 관련 업무의 맥락을 파악할 수 있습니다. @멘션을 사용하면 업무에 참고 자료를 연결할 수 있습니다.

메모 작성 앱

  • 텍스트 편집기, 문서, 공책, 포스트잇에 메모를 적으면 팀원이 볼 수 없고 나중에 찾기도 힘들며, 실행으로 옮길 수 없습니다.
  • Asana에서는 작업에 메모를 작성하거나 프로젝트에 아이디어를 저장할 수 있어 모든 팀원이 필요한 정보를 얻고 나중에 참고할 수 있습니다.
  • 메모를 비공개 상태로 유지하고 싶다면 본인만 볼 수 있는 비공개 작업을 생성할 수 있습니다. 비공개 작업은 Asana에 있는 다른 작업과 마찬가지로 쉽게 액세스할 수 있습니다.

일상의 워크플로를 기존 툴에서 Asana로 옮기는 것은 한 곳에서 모든 업무를 추적하기 위한 중요한 단계입니다. 팀의 특정 워크플로를 Asana로 옮기는 방법에 대해 자세히 알아보시려면 가이드 기사를 참고하세요.

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