Asana のポートフォリオ機能を使ったプロジェクト横断計画の 6 つのコツ

多くのプロジェクトに取り組んでおり、複数のイニシアチブの進捗を管理し、追跡する方法を必要としているとします。 もしそうであれば、 そんなあなたに朗報です。 そんな問題を解決するために、Asana には便利なポートフォリオ機能があります。 ポートフォリオは、プロジェクトのフォルダーのようなもので、すべてのイニシアチブを俯瞰的に見ることができる追加機能を備えています。 ポートフォリオを使用すると、関連する仕事を一目で確認できます。順調な仕事とリスクのある仕事が表示されるため、対応が必要なプロジェクトがある場合に、すばやく詳細を確認できます。 

Asana の隠れた名機能、ポートフォリオの世界へようこそ。 この強力な機能を最大限に活用するための 5 つのヒントをご紹介します。 

1. 1 か所でステークホルダーに情報を提供し、責任を明確にする

イニシアチブのステータスや情報の入手先について、何度質問されたことがあるでしょうか？ 日常的にプロジェクトを管理している方は、そのような経験を何度もされたことがあるのではないでしょうか。 ポートフォリオを使うことで、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトの進捗状況を一元的に確認できるため、関係者からの質問に簡単に答え、常に最新情報を共有できます。 つまり、更新情報が散らばることなく、必要な情報を 1 か所で簡単に見つけられるようになります。 

ポートフォリオを使用してステークホルダーとのコミュニケーションを簡素化する方法をご紹介します。 

• ステータス更新をすばやく作成する。 時間のかかる更新を一から作成するのではなく、Asana は言及すべきセクション、タスク、マイルストーンを提案することでプロセスをスピードアップします。 提案されたハイライトをドラッグ & ドロップしたり、チャートを自動的に作成したりできます。 

• 過去のステータス更新を確認できるため、これまでの進捗状況を具体的に記録できます。 

• ポートフォリオの仕事を会社の目標につなげる。 ポートフォリオがどのような包括的な Business 目標に貢献しているかを示すことで、ステークホルダーは責任意識を持ち続け、自分の仕事が重要である理由を理解できます。 

• ポートフォリオの説明、オーナー、期日など、重要な詳細を追加して、常に把握できるようにしましょう。 新しい関係者がポートフォリオに参加した場合でも、必要なコンテキストを確認できるため、すぐに仕事に慣れることができます。 

2. 瞬時に全体像を把握する

所要時間や利用可能な予算など、プロジェクト内のタスクデータを追跡するためにカスタムフィールドを使用していますか？ その場合、ポートフォリオ内でその情報を自動的に要約して、すべてのプロジェクトの全体像を即座に把握できます。 

その仕組みを例を使ってご紹介します。 

1. プロジェクト内のデータを追跡する:プロジェクトでベンダーの作業を追跡しているとします。 カスタムの時間追跡フィールドを追加して、ベンダーが各タスクに費やしている時間を正確に計算します。 

2. 次に、プロジェクトをポートフォリオに追加します。ベンダー管理プロジェクトを経営陣向けのポートフォリオに追加して、会社全体の業務を追跡します。 

3. 次に、複数プロジェクトのデータを集計します。経営陣向けポートフォリオに時間追跡の「集計」フィールドを追加します。 これにより、各プロジェクトのタイムトラッキングデータが集計されるため、会社全体の作業時間を一目で確認できます。

以上、数回クリックするだけで、プロジェクト間の時間追跡データの自動集計が完了しました。 

3. 自分に合った方法で仕事を整理する

ポートフォリオの素晴らしい点は、他のユーザーの仕事の表示やアクセス方法に影響を与えることなく、自由に整理できることです。 これは、タスク、プロジェクト、ポートフォリオを同時に複数の場所に配置できるためです。つまり、ポートフォリオにイニシアチブを追加しても、元の場所が変更されることはありません。  

ポートフォリオの整理の仕組みをまとめると、次のようになります。 

• プロジェクトをポートフォリオに追加して、関連する仕事を 1 か所で整理します。 

• ポートフォリオ内にポートフォリオを追加して、フォルダー内にフォルダーを入れるように、イニシアチブを整理します。 

• 仕事 (プロジェクトまたはポートフォリオ) を複数のポートフォリオに同時に追加することで、チームメイトに影響を与えることなく、自分に合った整理方法を作成できます。 

たとえば、「年間予算の管理」ポートフォリオに「フリーランスの予算」プロジェクトを追加したいとします。 そのプロジェクトは、他のメンバーがオーナーである別の 2 つのポートフォリオにすでに追加されています。 元のポートフォリオを変更することなく、自分のポートフォリオに追加できます。

4. ポートフォリオのダッシュボードで進捗を確認する

仕事の進捗を確認するために定期的にデータを取得している方は、それがどれほど時間のかかる作業であるかをご存じでしょう。 しかし、ポートフォリオを使えば、レポート作成に時間を取られることはありません。 プロジェクト間のデータを手動で収集して要約する代わりに、ダッシュボード機能を使用してカスタムチャートを自動的に作成し、イニシアチブのパフォーマンスを可視化できます。 

プロジェクト内で追跡するデータがどのようなものであっても、ポートフォリオのダッシュボードでレポートを作成できます。 折れ線グラフ、ドーナツチャート、バーンアップチャートなど、さまざまなチャートオプションを使用して情報を可視化できます。 以下に例をいくつか紹介します。 

• コストの管理:折れ線グラフを作成して、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトのコストがどのように変化しているか確認できます。 

• プロジェクトのステータスを確認:ドーナツチャートで、近日開始予定のタスク、期限超過のタスク、未スケジュールのタスク、完了したタスクを可視化できます。 

• パフォーマンスの確認:プロジェクト全体でタスクの完了にかかる時間を追跡できます。 

5. チームの仕事量をモニタリングする

従来、多くの異なるプロジェクトに人員を配置することは、困難で時間のかかる作業でした。 ポートフォリオのワークロード機能を使えば、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトにおいて、チームの各メンバーのキャパシティを追跡できるため、この問題を解決できます。 つまり、チームが異なるプロジェクトに取り組んでいても、チームの時間の使い方を全体的に把握できます。 

キャパシティの追跡に加えて、次のことも行えます。

• ワークロードビューでタスクをドラッグ & ドロップして、タスクの再割り当てやスケジュールの再調整を簡単に行う。

• 複数のプロジェクトのリソースを 1 つのビューで移動できるため、プロジェクト間を行ったり来たりする必要がありません。 

• 将来の余力を可視化して、今後の仕事に適切な人数を割り当て、問題が発生する前に防止する。 

メモ:ワークロード機能は、ポートフォリオにプロジェクトのみが含まれている場合に利用できます。 ポートフォリオに別のポートフォリオが含まれている場合は、グレー表示されます。

6. 複数のプロジェクトのタイムラインを調整する

複数のプロジェクトを同時に調整する場合、タイムラインが混乱しやすくなります。 チームに過度の負担がかからないように作業をずらしたり、リリース日前後に成果物を同期させたり、ブロッカーが発生したために複数のプロジェクトのタイムラインを一度に調整したりする必要があるかもしれません。 ポートフォリオのタイムラインビューを使えば、すべてのプロジェクトのタイムラインを同じウィンドウで可視化できるため、全体像を把握し、簡単に調整を行えます。

タイムラインビューでは、次のことができます。 

• ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトのタイムラインを俯瞰的に確認する。 すべてのイニシアチブのプロジェクト開始日と終了日、および重要なマイルストーンを確認する。 この全体像を把握することで、スケジュールの重複や成果物の進捗状況を確認できます。 

• タイムライン上でマイルストーンやプロジェクトをドラッグ & ドロップすると、ワンクリックで期日が自動的に調整されます。 

• 各プロジェクトをクリックすると、個々のタスクと依存関係(他のタスクが完了するまで開始できないタスク) を含む、より詳細なタイムラインビューが表示されます。 これにより、まず全体像を把握し、必要に応じて細部に目を向けることができます。 

メモ:タイムライン機能は、ポートフォリオにプロジェクトのみが含まれている場合に利用できます。 ポートフォリオに別のポートフォリオが含まれている場合は、グレー表示されます。 

ポートフォリオで時間と工数を節約しましょう

ポートフォリオは、一度に複数のプロジェクトを管理する場合に特に役立つ強力な機能です。 料金ページでポートフォリオの詳細と無料トライアルの申し込み方法をご確認ください。 

さらに詳しく知りたい方は、 Asana アカデミーのコースで、ポートフォリオの詳細をご覧ください。