Modello di cronologia di progetto

Monitoraggio delle scadenze, collaborazione con i team interfunzionali, equilibrio delle risorse: mantenere un progetto nei tempi previsti sembra impossibile. Ma non per forza. Un modello di cronologia di progetto offre visibilità su ogni fase del progetto e sui potenziali ostacoli. Scopri come.

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[Interfaccia utente del prodotto] Esempio di layout di cronologia di progetto con interfaccia utente astratta (cronologia)

Sai bene la sensazione che si prova all'inizio di ogni progetto, tutto l'entusiasmo per le possibilità e il potenziale offerti dallo sviluppo del progetto. Hai una visione e un piano a livello generale... e adesso? Come trasformare quella visione in azioni da completare in tempo in modo che il tuo progetto diventi realtà? 

Puoi riuscirci con un modello di cronologia di progetto. 

Cos'è una cronologia di progetto?

Una cronologia di progetto è una panoramica di tutte le fasi del progetto, attività, traguardi e risultati finali inclusi, in ordine cronologico. Questi grafici rappresentano visivamente tutte le tappe del progetto, dall'inizio alla fine, in modo che il team sia a conoscenza delle fasi successive e dei potenziali colli di bottiglia

Cos'è un modello di cronologia di progetto?

Le prime fasi della pianificazione dei progetti possono sembrare ardue e impegnative. Diventa difficile identificare i collegamenti tra tutti gli elementi del tuo progetto, pensare a rispettare le scadenze e quindi avviarsi verso il successo. Per fortuna, per tutte le attività più pesanti puoi fare affidamento sui modelli di cronologia di progetto. 

I modelli di cronologia di progetto sono risorse riutilizzabili che suddividono le diverse fasi del tuo progetto a livello generale. Uno strumento di project management essenziale, i modelli di cronologia di progetto sono alla base del programma del progetto, in grado di fornire una cronologia con elementi grafici di tutte le fasi successive. Una volta creato un modello base di cronologia di progetto, potrai facilmente duplicarlo per i progetti futuri, dai lanci di prodotti alla pianificazione di eventi, e modificarne la struttura in base alle esigenze. Elimina lo stress e aumenta l'organizzazione con un solo semplice passaggio.

Vantaggi di un modello di cronologia di progetto

Mai più diagrammi con cronologie da stampare. Basta con le app per la creazione di cronologie e di infografiche disorganizzate. Non ti serve un altro foglio di lavoro da scaricare, hai bisogno di un modello di cronologia di progetto in formato digitale.

Un modello di cronologia di progetto in formato digitale non si limita solo a mostrare tutti gli impegni relativi al tuo progetto, ma fa molto di più. Quando vengono creati con uno strumento di project management, i modelli di cronologia di progetto diventano una fonte di riferimento centralizzata per tutte le attività correlate al progetto. I modelli riutilizzabili semplificano la pianificazione e il completamento del progetto, allineando i team interfunzionali sulle attività future e fornendo visibilità e responsabilizzando per mantenere il progetto nei tempi previsti.

Altri vantaggi della creazione di un modello modificabile di cronologia di progetto:  

  • tutti i componenti del progetto vengono allineati in un unico posto

  • visibilità per il tuo team e gli stakeholder del progetto

  • visualizzazione del flusso di lavoro, incluse le attività correnti e le cose da fare in programma

  • visualizzazione di potenziali ostacoli prima che si verifichino

  • informazioni sulla gestione delle risorse a colpo d'occhio

  • modifica delle scadenze quando le priorità cambiano

  • sincronizzazione dei calendari tra i team interfunzionali

  • assegnazione e riassegnazione delle attività ai membri del team

  • monitoraggio delle attività completate e delle cose da fare in programma 

  • aggiunta di dipendenze delle attività, in modo che i membri del team sappiano in che modo il lavoro è collegato 

  • impostazione dei traguardi del progetto per monitorare le tappe principali dell'avanzamento  

  • mantenere nei tempi previsti l'intero ciclo di vita del progetto

[Interfaccia utente del prodotto] Progetto di una campagna di promozione del brand su Asana, visualizzazione in stile diagramma di Gantt (cronologia)

Come usare un modello di cronologia di progetto

Monitorare l'avanzamento del progetto con fogli di lavoro disorganizzati e liste delle cose da fare fatte a mano ti fa venire la nausea? Ti capiamo perfettamente. I modelli di cronologia di progetto in formato digitale possono mettere fine a tale disorganizzazione e creare una base riutilizzabile per tutti i tuoi progetti. 

Tutti i modelli di cronologia di progetto dovrebbero iniziare con gli stessi elementi fondamentali: le fasi del progetto e le attività. Una volta creato il tuo modello di cronologia base, puoi personalizzarlo per i tuoi progetti futuri, aggiungendo le cose da fare alle fasi, assegnando le attività ai rispettivi titolari e aggiungendo scadenze e dipendenze. 

E ricordati, nonostante il nome, i modelli di cronologia di progetto non devono sempre essere visualizzati come cronologia. A volte, vedere le cose organizzate in una sequenza temporale è la cosa migliore; in altri casi potrebbe essere più utile una vista a griglia o una bacheca Kanban. Scegli la vista che ritieni più adatta al tuo progetto.

[Interfaccia utente del prodotto] Esempio di progetto di una campagna di promozione del brand (Bacheche)

Per la creazione di una cronologia per un progetto specifico, segui i passi indicati di seguito. 

  1. Identifica i tuoi obiettivi per il progetto, mantenendoli SMART e raggiungibili. 

  2. Definisci la cronologia del progetto, dalla pianificazione all'esecuzione. 

  3. Sviluppa i traguardi del progetto, cioè le tappe chiave per il completamento delle attività o i punti di riferimento per il lancio delle nuove fasi.   

  4. Crea la lista delle cose da fare del tuo progetto, con tutte le attività, grandi o piccole, che devono essere completate per portare a termine il progetto. 

  5. Determina quanto tempo è necessario per ogni attività, tenendo in considerazione le risorse disponibili e il budget del progetto.

  6. Finalizza ogni attività, aggiungendo scadenze e titolari.

  7. Aggiungi le dipendenze a tutte le attività che dipendono dal completamento dell'attività precedente. 

  8. Condividi con il team per garantire visibilità e senso di responsabilità.

  9. Apporta modifiche se necessario, spostando le scadenze in base ai cambiamenti di priorità. 

Funzionalità integrate

  • Vista Cronologia. La vista Cronologia è una vista di progetto in stile Gantt che visualizza tutte le tue attività in un grafico a barre orizzontali. Non solo potrai vedere le date di inizio e di fine di tutte le attività, ma anche le relative dipendenze. Con la vista Cronologia, potrai monitorare con facilità le relazioni tra i vari elementi del tuo piano. E inoltre, quando tutto il tuo lavoro viene visualizzato in un unico posto, è facile identificare e risolvere i conflitti di dipendenza prima che si verifichino, per rispettare i tempi previsti per i tuoi obiettivi.

  • Brief del progetto. Il brief del progetto è un modo di comunicare dettagli e date importanti all'intero team. Assicurati che il tuo team possa accedere facilmente al brief del progetto mettendolo a disposizione in un'unica fonte di riferimento come Asana.

  • Traguardi. I traguardi costituiscono le tappe chiave del tuo progetto. La definizione dei traguardi intermedi del progetto consente di mantenere informati i membri del team e gli stakeholder sullo stato di avanzamento. Usa i traguardi come un'opportunità per festeggiare i piccoli successi lungo il percorso verso l'obiettivo principale del progetto.

  • Dipendenze. Contrassegna un'attività come in attesa del completamento di un'altra con le dipendenze, per sapere sempre se il tuo lavoro sta bloccando quello di qualcun altro e definire quindi di conseguenza le relative priorità. I team con flussi di lavoro collaborativi possono vedere facilmente quali attività sono bloccate da altre e sapere quando iniziare la loro parte di lavoro. Quando la prima attività viene completata, l'incaricato riceverà una notifica che adesso può iniziare a lavorare sull'attività dipendente. Oppure, in caso di riprogrammazione dell'attività da cui dipende il tuo lavoro, Asana ti invierà una notifica in modo da poter modificare la scadenza dell'attività dipendente.

App consigliate

  • Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello attività di Asana.

  • Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

  • Zoom. Asana e Zoom stanno collaborando per aiutare i team a sfruttare al meglio le riunioni. L'integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di tradurre le conversazioni in azioni e di accedere alle informazioni al termine della riunione. Le riunioni iniziano su Asana, con gli ordini del giorno condivisi per fornire visibilità e contesto su quello che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività all'interno di Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. E a riunione terminata, l'integrazione di Zoom + Asana consente di esportare su Asana le trascrizioni e le registrazioni della riunione, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivedere la riunione quando necessario.

  • Gmail. Con l'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata su Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, in modo da non lasciarti sfuggire nulla. Hai bisogno di fare riferimento a un'attività Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail.

Domande frequenti

Per quali tipi di progetto è adatto un modello di cronologia di progetto?

La risposta è semplice. Se si tratta di un progetto con una data d'inizio e una data di fine, un modello di cronologia può aiutarti a mantenerlo nei tempi previsti. Puoi modificare in modelli di cronologia di progetto in formato digitale per adattarli a diversi tipi di cronologie, per esempio cronologie di eventi, di marketing, di creatività e altre ancora. Dal lancio di un nuovo prodotto al monitoraggio dell'avanzamento di una campagna sui social media, i modelli di cronologia fungono da roadmap per mantenere i risultati finali del progetto nei tempi previsti.

Qual è la differenza tra una cronologia di progetto e un diagramma di Gantt?

I diagrammi di Gantt sono strumenti visivi che ti consentono di definire le fasi in programma del tuo progetto e di visualizzare la cronologia a livello generale. In maniera simile ai diagrammi di Gantt, le cronologie di progetto ti consentono di avere una visione d'insieme del tuo progetto, incluse le informazioni su quando verranno svolte le attività e quanto tempo richiederanno. Tuttavia, le cronologie di progetto e i modelli di cronologie di progetto in formato digitale sono in linea di massima più flessibili dei tradizionali diagrammi di Gantt, spesso creati su fogli di calcolo come Excel o Documenti di Google e più difficili da mantenere e aggiornare.

Chi dovrebbe creare e gestire il modello di cronologia di progetto?

Di solito il project manager, la persona incaricata di seguire il progetto e di coordinare il lavoro tra i team, si occupa della creazione e della gestione del modello di cronologia di progetto. Oltre a supervisionare l'avanzamento del progetto a livello generale, il project manager è anche responsabile dell'assegnazione delle attività, di reperire le risorse, agevolare la comunicazione tra team e della definizione e del monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione (KPI) del progetto. Ma è un dato di fatto che i modelli di cronologia di progetto forniscono visibilità e responsabilizzano, e sono quindi utili a tutto il team, non solo al project manager. 

Quando dovresti creare il tuo modello di cronologia di progetto?

Crea il tuo modello base di cronologia di progetto, quello che in seguito duplicherai e utilizzerai per più progetti, prima dell'inizio della fase di pianificazione, per eliminare il lavoro iniziale di definizione della cronologia all'avvio stesso del progetto. Successivamente, continua a personalizzare la cronologia durante la fase di pianificazione del progetto, quando hai già definito le date d'inizio e di fine del progetto e stai creando le liste delle cose da fare e assegnando le attività. La cronologia del progetto dovrebbe essere completa quando il team è pronto per iniziare a lavorare alla prima attività del progetto.

Come posso garantire che il modello di cronologia del progetto sia efficace per mantenere il progetto nei tempi previsti?

La realizzazione di un modello di cronologia di progetto potrebbe sembrare stressante, specialmente se il progetto si estende su più settimane o mesi. Per garantire che il tuo modello di cronologia di progetto sostenga, e non ostacoli, l'avanzamento del progetto, accertati di fare quanto segue.

  • Esamina le risorse disponibili all'inizio del progetto, e assegnale di conseguenza.

  • Durante la creazione della cronologia, collabora con gli altri membri del team, per accertarsi che le scadenze e i risultati finali siano realistici.

  • Suddividi il progetto in fasi accessibili e fattibili, utilizzando i traguardi

  • Effettua controlli regolari e aggiorna le scadenze, se necessario.

  • Aggiungi le dipendenze delle attività, in modo che a tutto il team siano chiari i collegamenti tra le diverse parti del progetto. 

  • Analizza con regolarità l'ambito e l'avanzamento del progetto e apporta delle modifiche, se necessario.

  • Crea il tuo modello di cronologia di progetto all'interno di uno strumento di project management, per garantire facilità di utilizzo e funzionalità.

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