Хронология проекта

Вы знаете, что такое начало проекта — это волнение и потенциал. Все возможности для того, чем может стать проект. У вас есть видение и общий план, но что дальше? Как превратить это видение в практические шаги, которые будут завершенный вовремя и воплотят ваш проект в жизнь?

Это можно сделать с помощью нашего бесплатного шаблона хронологии проекта.

Что такое хронология проекта?

Хронология проекта — это обзор всех этапов проекта, включая задачи, важные этапы и ожидаемые результаты, в хронологическом порядке. Эти диаграммы визуально представляют каждый этап проекта от начала до конца, чтобы ваша команда могла видеть предстоящие шаги и любые потенциальные узкие места. 

Что такое шаблон хронологии проекта?

На ранних этапах планирования проекта может возникнуть ощущение, что работы слишком много. Может быть сложно понять, как сочетаются все части проекта, как уложиться в сроки и как добиться успеха. К счастью, шаблоны хронологии проекта берут на себя всю тяжелую работу. 

Шаблоны хронологии проекта — это шаблоны, которые можно использовать повторно и которые разбивают различные этапы вашего проекта на высоком уровне. Шаблоны хронологии проекта — это важный инструмент для управления проектами, который служит основой для графика проекта, обеспечивая визуальную хронологию следующих этапов. Создав простой шаблон хронологии проекта, можно будет легко дублировать его для будущих проектов — от запуска продуктов до планирования мероприятий — и при необходимости корректировать его структуру. Перейдите от перегруженности к организованности за один простой шаг. 

Преимущества шаблона хронологии проекта

Забудьте о печатных хронологиях. Откажитесь от конструкторов хронологий и неорганизованной инфографики. Вам не нужен ещё один загружаемый рабочий лист — вам нужен цифровой шаблон хронологии проекта.

Цифровой шаблон хронологии проекта не просто показывает предстоящие задачи — он даёт гораздо больше. Шаблоны хронологий, созданные в инструменте для управления проектами, служат единым источником достоверной информации обо всей работе по проекту. Многоразовые шаблоны упрощают планирование и завершение проекта, согласовывая работу межфункциональных команд над предстоящими задачами и обеспечивая прозрачность и ответственность, необходимые для соблюдения сроков.

Другие преимущества создания редактируемого шаблона хронологии проекта:  

• Согласование всех компонентов проекта в одном месте

• Обеспечение прозрачности для команды и заинтересованных лиц

• Визуализация рабочего процесса, включая нынешние и предстоящие задачи

• Просматривайте потенциальные препятствия до их возникновения

• Получение понимания управления ресурсами с первого взгляда

• Переносить даты сдачи по мере изменения приоритетов

• Синхронизировать календари между межфункциональными командами

• Назначение и переназначение задач участникам команды

• Отслеживание завершённых и предстоящих задач 

• Добавлять зависимости между задачами, чтобы все участники команды знали, как связаны их задачи 

• Устанавливать вехи проекта, чтобы отслеживать важные этапы выполнения работ  

• Следить за ходом всего жизненного цикла проекта

• Использовать интеграции, чтобы прикреплять важные документы и получать уведомления из наиболее часто используемых приложений, таких как Google Диск и Google Презентации, прямо там, где вы работаете

Как использовать шаблон хронологии проекта

Надоело отслеживать ход работ по проекту с помощью неорганизованных электронных таблиц и списков задач, составленных вручную? Мы вас не виним. Цифровые шаблоны хронологий проектов помогут покончить с этой неорганизованностью и создать основу для всех ваших проектов. 

Все шаблоны хронологии проекта должны начинаться с одних и тех же базовых компонентов: этапов проекта и задач. Создав базовый шаблон хронологии, вы можете адаптировать его к предстоящим проектам, добавляя этапы с задачами, назначая ответственных, а также указывая дедлайны и зависимости. 

И помните, что, несмотря на название, шаблоны хронологии проекта не всегда нужно рассматривать как хронологию. Иногда лучше всего видеть всё в виде хронологии, но в других случаях может быть полезнее просматривать информацию в виде сетки или канбан-доски. Выберите представление, которое лучше всего подходит для вашего проекта.

Чтобы создать хронологию для конкретного проекта, выполните следующие действия: 

• Определите цели проекта, придерживаясь принципа SMART и учитывая их достижимость. 

• Опишите хронологию проекта от планирования до выполнения. 

• Определите важные этапы проекта в качестве контрольных точек для завершения задачи или оценки начала нового этапа.   

• Составьте список задач по проекту, включая все задачи, большие и маленькие, которые необходимо выполнить для успешного завершения проекта. 

• Определите, сколько времени займёт каждая задача, исходя из ресурсов и бюджета проекта.

• Завершите каждое задание, добавив даты сдачи и ответственных за выполнение.

• Добавьте зависимости к задачам, которые зависят от завершения предыдущих задач.  

• Поделитесь с командой, чтобы обеспечить прозрачность и ответственность.

• Вносите необходимые корректировки, меняя даты сдачи по мере изменения приоритетов. 

Типы шаблонов хронологии

Шаблоны хронологии проекта предназначены не только для одного типа проекта. Существует множество вариантов использования, в которых бесплатные шаблоны хронологии могут помочь вам планировать и отслеживать ход выполнения работ.

• Простой шаблон хронологии. Определите последовательность событий, которые приведут ваш проект к успеху. Шаблон хронологии для управления проектами поможет вам выявлять препятствия, корректировать сроки в режиме реального времени и достигать важных этапов.

• Хронология дорожной карты продукта: отслеживайте и контролируйте инициативы по продукту от разработки до запуска.

• Хронология планирования событий: используйте шаблон хронологии событий, чтобы отслеживать всю информацию о мероприятии в одном месте, от деталей до мероприятия до задач после него.

• Хронология маркетингового сопровождения мероприятия: составьте задачи по маркетинговому сопровождению мероприятия и придерживайтесь графика продвижения.

• Хронология маркетинговых мероприятий: координируйте все аспекты организации маркетинговой деятельности, от планирования маркетинговых кампаний и составления карт цикла взаимодействия с клиентами до создания активов бренда.

• Шаблон хронологии для бизнеса: отслеживайте свои бизнес-цели высокого уровня, отмечайте важные этапы и будьте в курсе по мере выполнения бизнес-плана.

• Хронология для некоммерческих организаций: некоммерческие организации могут использовать шаблоны для составления хронологий сбора средств и обеспечения кристальной ясности рабочих процессов.

• Хронология профессиональной деятельности: воплотите свой пятилетний план в реальность, описав последовательные шаги, которые необходимо предпринять для достижения целей.

Интегрированные функции

• Вид «Хронология». Вид «Хронология» — это представление проекта в стиле диаграммы Ганта, отображающей все ваши задачи с помощью горизонтальной гистограммы. Благодаря такому представлению можно видеть не только даты начала и окончания каждой задачи, но и зависимости между ними. С помощью представления в виде хронологии можно легко отслеживать, как части вашего плана сочетаются друг с другом в рамках шаблона хронологии. Кроме того, когда вы видите всю свою работу в одном месте, вам легче выявлять и устранять конфликты между зависимостями до их возникновения, чтобы достичь всех своих целей в срок.

• Бр��ф проекта. Это способ донести важные сведения и даты до расширенной команды проекта. Позаботьтесь о том, чтобы у вашей команды был лёгкий доступ к брифу проекта, разместив его в центральном источнике достоверной информации, таком как Asana.

• Вехи. Вехи представляют собой важные контрольные пункты проекта. Установив их в шаблоне хронологии проекта, вы сможете информировать участников команды и заинтересованные стороны о том, как продвигается работа по достижению цели. Используйте важные этапы как повод отпраздновать небольшие победы на пути к большой цели проекта.

• Зависимости. С помощью зависимостей можно указать, что над задачей можно будет начать работать только после выполнения другой задачи. Вы будете знать, когда ваша работа блокирует работу другого человека, и сможете расставить приоритеты соответствующим образом. Команды, выполняющие совместную работу, видят, выполнения каких задач они ожидают от других, и когда можно приступить к выполнению своей части работы. Как только исполнитель завершит первую задачу, Asana уведомит его о том, что можно приступать к зависимому заданию. Если же срок выполнения задачи, от которой зависит ваша работа, изменится, Asana уведомит вас об этом, чтобы вы могли скорректировать дату сдачи своей задачи.

Рекомендуемые приложения

• OneDrive. Встроенное в Asana средство выбора файлов Microsoft OneDrive позволяет прикреплять файлы прямо к задачам. С лёгкостью прикрепляйте файлы из Word, Excel, PowerPoint и т. д.

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• Zoom. Asana и Zoom объединяются, чтобы помогать командам проводить более осмысленные и целенаправленные совещания. Интеграция Zoom + Asana облегчает подготовку к совещаниям, позволяет проводить действенные обсуждения и получать доступ к информации после конференции. Совещания начинаются в Asana, где их участники узнают, что планируется обсудить, из повесток, к которым им предоставлен доступ. Во время совещания команда может быстро создавать задачи в Zoom, чтобы не терять важную информацию и поручения. По окончании совещания интеграция Zoom + Asana переносит расшифровки и записи совещания в шаблон хронологии проекта Asana, чтобы все его участники и ответственные лица могли при необходимости возвращаться к нему.

• Gmail. С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Все задачи, создаваемые в Gmail, будут автоматически включать контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Вместо обращения к Asana просто найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail.

Часто задаваемые вопросы об использовании шаблона хронологии

У вас есть вопросы по управлению проектами с помощью бесплатного шаблона хронологии? У нас есть ответы.