프로젝트 타임라인 템플릿

프로젝트가 시작될 때는 프로젝트의 모든 잠재력과 가능성에 의욕이 넘칩니다. 비전과 상위 차원의 계획을 갖춘 다음엔 무엇을 해야 할까요? 비전을 실행할 수 있는 구체적인 단계로 바꾸고 프로젝트를 실현하려면 어떻게 해야 할까요? 

프로젝트 타임라인 템플릿으로 이를 실현할 수 있습니다.

프로젝트 타임라인이란?

프로젝트 타임라인은 프로젝트 작업, 마일스톤, 결과물을 비롯한 모든 프로젝트 단계를 간략하게 시간순으로 나타낸 것입니다. 타임라인 차트는 프로젝트의 모든 지점을 처음부터 끝까지 시각적으로 표시하므로 팀이 예정된 다음 단계와 잠재적인 업무 지연을 파악할 수 있습니다. 

프로젝트 타임라인 템플릿이란?

프로젝트 계획 수립의 초기 단계가 부담스럽게 느껴질 수 있습니다. 프로젝트가 전체적으로 어떻게 구성되며 어떻게 모든 것을 일정대로 진행하여 성공을 향해 나아가야 할지 알기 어려울 수 있습니다. 다행히도 프로젝트 타임라인 템플릿이 가장 어려운 부분을 대신 해결해 줍니다.

프로젝트 타임라인 템플릿은 프로젝트를 상위 차원에서 여러 단계로 나누어 주는, 템플릿화되어 재사용 가능한 리소스입니다. 필수적인 프로젝트 관리 툴인 프로젝트 타임라인 템플릿은 프로젝트의 다음 단계를 시각적인 타임라인으로 제공함으로써 프로젝트 일정의 토대 역할을 합니다. 기본적인 프로젝트 타임라인 템플릿을 생성했으면 제품 출시부터 이벤트 계획까지 향후 프로젝트를 위해 복제하여 사용하고 필요할 때마다 구조를 조정할 수 있습니다. 간단한 단계 하나로 압박감을 느끼는 상태에서 체계화된 상태로 나아가세요.

프로젝트 타임라인 템플릿의 이점

인쇄 가능한 타임라인 차트는 잊으세요. 타임라인 작성 도구와 체계가 없는 인포그래픽도 신경 쓰지 마세요. 다운로드용 워크시트가 더 있어야 하는 것이 아니라, 디지털 프로젝트 타임라인 템플릿이 필요한 것입니다.

디지털 프로젝트 타임라인 템플릿은 프로젝트의 예정된 할 일을 표시하는 것 외에도 훨씬 더 많은 일을 합니다. 프로젝트 관리 툴에서 프로젝트 타임라인 템플릿을 생성하면 템플릿이 모든 프로젝트 업무에 대한 단일 정보 소스의 역할을 하게 됩니다. 재사용 가능한 템플릿은 예정된 작업에 대해 교차 기능팀을 조율하고 프로젝트를 계획대로 진행하는 데 필요한 가시성과 책임 의식을 제공함으로써 프로젝트를 계획하고 완료하는 과정을 단순하게 만들어 줍니다.

이 외에도 편집 가능한 프로젝트 타임라인 템플릿을 만드는 이점은 다음과 같습니다.

• 프로젝트의 모든 구성 요소를 한 곳에서 조율

• 팀과 프로젝트 이해관계자에게 가시성 제공

• 현재 진행 중인 작업과 예정된 업무를 비롯하여 워크플로를 시각화

• 잠재적인 문제점이 발생하기 전에 확인

• 리소스 관리를 한눈에 파악

• 우선순위 변경에 따라 마감일을 조정합니다

• 교차 기능팀 간에 캘린더 동기화

• 팀원에게 작업을 배정 및 재배정

• 완료된 작업과 예정 업무를 추적

• 모든 팀원이 업무가 어떻게 연결되는지 알 수 있도록 작업 종속성을 추가

• 프로젝트 마일스톤을 설정하여 진행 상태의 주요 지점을 추적

• 프로젝트의 라이프사이클 전체를 계획대로 진행

프로젝트 타임라인 템플릿의 사용 방법

체계 없는 스프레드시트와 수동으로 관리하는 할 일 목록으로 프로젝트의 진행 상태를 추적하는 데 지치셨나요? 당연한 일입니다. 디지털 프로젝트 타임라인 템플릿이 혼란을 해소하고 모든 프로젝트에 재사용할 수 있는 토대를 만들어 드립니다.

모든 프로젝트 타임라인 템플릿의 기본 구성 요소는 동일합니다. 바로 프로젝트 단계와 목록입니다. 기본 타임라인 템플릿을 만들었으면 할 일을 포함한 단계를 작성하고, 담당자에게 작업을 배정하고, 마감일과 종속 관계를 추가하여 예정된 프로젝트에 맞게 맞춤화할 수 있습니다. 

또한, 이름은 프로젝트 타임라인 템플릿이지만 항상 타임라인 형식으로만 볼 필요는 없습니다. 타임라인 차트 형식으로 확인하는 것이 좋을 때도 있지만, 그리드 스타일이나 칸반 보드에서 보면 더 유용한 경우도 있습니다. 프로젝트에 가장 잘 맞는 보기 형식을 선택하세요.

특정 프로젝트에 맞는 프로젝트 타임라인을 만드려면 다음 단계를 따르세요.

1. 프로젝트의 목표를 정합니다. SMART하고 달성 가능한 것을 목표로 합니다.

2. 프로젝트 타임라인을 개략적으로 나타냅니다. 계획부터 실행까지 포함하도록 합니다. 

3. 프로젝트 마일스톤을 설정합니다. 마일스톤을 작업 완료나 새로운 단계를 시작할 때의 벤치마크를 위한 체크 포인트로 사용합니다.

4. 프로젝트의 할 일 목록을 만듭니다. 크든 작든 프로젝트의 성공을 위해 완료해야 할 모든 작업을 포함합니다.

5. 할 일 각각에 대한 예상 소요 시간을 정합니다. 이때 이용 가능한 리소스와 프로젝트 예산을 고려하도록 합니다.

6. 각 작업을 최종적으로 확정합니다. 마감일과 소유자를 추가하여 확정합니다.

7. 작업 종속성을 추가합니다. 이전 작업이 완료되어야 시작할 수 있는 모든 작업에 작업 종속성을 추가하도록 합니다. 

8. 팀과 공유합니다. 가시성과 책임 의식을 제고할 수 있습니다.

9. 필요에 따라 조정합니다. 우선 순위가 변경되면 그에 맞게 마감일을 조정합니다.

포함된 기능

• 타임라인 보기: 타임라인 보기는 모든 작업을 가로 막대형 차트로 표시하는 간트 스타일 프로젝트 보기입니다. 각 작업의 시작일과 종료일뿐만 아니라 작업 간의 종속 관계도 확인할 수 있습니다. 타임라인 보기로 계획이 전체적으로 어떻게 구성되는지 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한 모든 업무를 한 곳에서 확인할 수 있으므로 업무가 시작되기 전에 상충되는 종속 관계를 식별하고 이에 대응하여 모든 목표를 계획대로 달성할 수 있습니다.

• 프로젝트 브리프: 프로젝트 브리프는 프로젝트 팀 전체에 중요한 세부 정보와 일정을 전달하는 수단입니다. 프로젝트 브리프를 Asana와 같이 한곳에 집중된 단일 정보 소스에 두어 팀이 쉽게 액세스할 수 있도록 하세요.

• 마일스톤: 마일스톤은 프로젝트의 중요한 체크 포인트를 나타냅니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 마일스톤을 설정하여 목표 대비 진행 상태를 팀원과 프로젝트 이해관계자가 파악하도록 할 수 있습니다. 마일스톤을 원대한 프로젝트 목표를 향한 과정 속에서 작은 성취들을 축하하는 기회로 활용하세요.

• 종속 관계: 작업 종속성 기능으로 작업을 다른 작업이 완료되기를 기다리는 상태로 표시하세요. 자신의 업무가 완료되어야 다른 사람이 업무를 시작할 수 있다는 것을 파악하면 이에 맞게 업무를 우선으로 처리할 수 있습니다. 팀에 협업 워크플로가 갖춰져 있다면 다른 작업이 완료되길 기다리고 있는 작업이 무엇인지 쉽게 파악하고 자신이 맡은 업무를 언제 시작해야 하는지 알 수 있습니다. 첫 번째 작업이 완료되면 담당자에게 해당 작업이 완료되길 기다리는 종속 작업을 시작할 수 있다는 알림이 전송됩니다. 혹은 선행 작업의 일정이 변경되면 그에 따라 종속 작업의 마감일 조정이 필요한지 확인할 수 있도록 Asana에서 알림을 전송합니다.

추천 앱

• Dropbox: Asana 작업 창에 내장되어 있는 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Zoom: Asana와 Zoom은 팀이 목적의식을 가지고 미팅에 집중할 수 있도록 제휴하여 연동 기능을 제공하고 있습니다. Zoom + Asana 연동 앱을 사용하면 미팅을 준비하고, 실행으로 옮길 수 있는 논의를 하고, 통화가 종료된 후에도 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다. Asana에서 미팅 안건을 공유하여 논의할 내용을 명확하게 확인한 상태에서 미팅을 시작할 수 있습니다. 팀원들은 미팅 중에도 Zoom 내에서 빠르게 작업을 생성할 수 있어 세부 정보와 조치 사항을 놓치지 않습니다. Zoom + Asana 연동 앱이 미팅이 종료된 후 미팅 대화록과 녹화 파일을 Asana로 가져오기 때문에 모든 협업 참여자와 이해관계자가 필요에 따라 미팅 내용을 다시 확인할 수 있습니다.

• Gmail: Asana for Gmail 연동을 사용하면 Gmail 받은편지함에서 바로 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. Gmail에서 생성하는 모든 작업에는 이메일 내용이 자동으로 포함되므로 정보가 누락되지 않습니다. 이메일을 작성하는 중에 Asana 작업을 참조해야 할 경우, Asana를 여는 대신 Asana for Gmail의 부가기능을 사용해 보세요. Gmail 받은편지함에서 바로 해당 작업을 간편하게 검색할 수 있습니다.

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