정리하는 방법: 실제로 효과가 있는 17가지 팁

조직은 '그것으로 태어난' 특성처럼 느껴질 수 있습니다. 하지만 실제로 조직은 다른 소프트 스킬과 마찬가지로 배우고 연마할 수 있습니다. 

배워볼 가치가 있습니다. 조직력이 뛰어난 사람들은 중요한 작업을 놓칠 가능성이 적고 스트레스를 덜 받는 경향이 있습니다. 정리되어 있으면 일일 할 일을 찾을 수 있는 곳, 항상 사용하는 템플릿을 가져오는 방법, 오늘 보내야 하는 이메일을 알 수 있습니다. 이를 통해 브레인스토밍, 창작, 더 큰 영향력을 미치는 문제 해결을 위한 시간과 공간을 확보할 수 있습니다.

정리정돈은 마리 콘도의 팔로워만을 위한 것이 아닙니다. 간단한 몇 가지 조정을 통해 누구나 일상 업무에 더 많은 조직을 추가하여 업무를 개선하고 스트레스를 줄일 수 있습니다.

조직화의 이점은 무엇인가요?

체계적으로 정리하면 스트레스를 줄이는 데 도움이 됩니다. 사물이 어디에 있는지 알면 압도당하지 않고 더 많은 것을 성취할 수 있습니다. 직장에서는 번아웃을 느끼지 않고도 더 영향력 있는 업무를 수행할 수 있습니다. 모든 업무를 한 곳에서 확인할 수 있다면 작업의 우선순위를 정하고 가장 중요한 항목을 완료하기가 더 쉬워집니다.

조직화하면 중요한 업무에 시간을 할애할 수 있습니다. 다음과 같은 이점 덕분에 직장에서 더 좋고 행복한 기분을 느낄 수 있는 효과적인 방법입니다.

1. 더욱 유연한 일정. 시간 관리 도구로 일정을 정리하고 관리하면 시간을 낭비하는 일을 줄일 수 있어 집중력과 딥 워크에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 

2. 스트레스 감소. 업무가 체계적으로 정리되면 업무가 어디에 있는지, 언제 마감되는지, 업무를 완료하기 위해 어떤 단계를 거쳐야 하는지 알 수 있습니다. 모든 작업이 배정되고 마감일이 있으므로 걱정할 필요가 없습니다. 

3. 창의력을 발휘할 수 있는 더 많은 공간. 해야 할 일을 계속 확인하는 정신적 작업 목록을 알고 계시나요? 그것은 엄청난 양의 귀중한 뇌의 작업 수용량을 차지하고 있습니다. 이러한 항목을 마음에서 꺼내면 창의적이고 집중적인 업무에 더 많은 공간을 확보할 수 있습니다.

4. 번아웃 위험 감소. 스트레스와 압박감을 느낄 때, 서둘러 결정을 내릴 가능성이 더 높습니다. 이렇게 되면 스트레스가 증가하고 시간이 지남에 따라 번아웃으로 이어집니다. 종종 압도당하는 것은 해야 할 일이 너무 많고 시간이 부족하다는 느낌에서 비롯됩니다. 업무를 체계적으로 정리하면 업무를 통제하고 과로를 줄이는 데 도움이 됩니다.

5. 생산성을 높이세요. 완벽한 조직 시스템에서는 모든 업무에 목적, 소유자, 마감일이 있습니다. 업무가 완벽하지 않더라도 체계적인 시스템을 갖추면 의미 없는 작업에 소요되는 시간을 줄이고 생산성을 높일 수 있습니다.

또한, 조직은 작업을 추적하고, 앱 간을 전환하고, 상태 업데이트를 찾는 것과 같은 일을 위한 일 을 줄여줍니다. 하루 중 60%는 일을 위한 일에 사용되며, 업무에서 가장 중요한 부분인 숙련된 업무와 전략 수립에는 40%의 시간만이 남습니다. 업무가 어디에 있는지 파악하면 정보를 검색하는 데 소요되는 시간을 줄이고 업무를 실행하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

정리하고 유지하는 17가지 방법

업무를 체계적으로 관리하는 것이 부담스럽게 느껴질 수 있습니다. 특히 자연스럽게 진행되지 않는 경우에는 더욱 그렇습니다. 그러나 직장의 많은 일들과 마찬가지로, 조직을 더 관리하기 쉬운 단계로 세분화하여 문제를 해결할 수 있습니다. 개별 작업, 프로젝트 수준의 작업 또는 팀의 전체 시스템을 정리하려는 경우, 시작하는 방법을 소개합니다.

할 일을 체계적으로 정리하는 6가지 방법

개별 작업을 정리하는 것부터 시작하는 것이 좋습니다. 할 일을 추적하고 기록하면 업무를 더 빠르고 효과적으로 처리할 수 있습니다.

1. 한 곳에서 할 일을 추적하세요

두뇌에서 일을 추적하려고 할수록 생산성은 떨어집니다. 더 나은 할 일 목록을 만드는 첫 번째 단계는 머릿속에 있는 일을 밖으로 끄집어내는 것입니다. 

이것은 GTD(Getting Things Done) 방식의 핵심 신조입니다. GTD 방식은 머릿속에 있는 할 일을 추적하는 대신 툴에서 할 일을 추적하여 두뇌의 힘을 해방하도록 권장합니다. 할 일을 모두 적었다면 할 일 목록 툴을 사용하여 이러한 작업을 체계적이고 실행 가능한 단계로 전환하세요. 디지털 할 일 목록 관리 도구를 사용하면 모든 작업, 마감일, 마감일을 한 곳에서 확인할 수 있으므로 더 빠르고 효과적으로 조치를 취할 수 있습니다.

2. 시간을 관리하는 법 배우기

시간 관리는 체계적인 일정 관리의 핵심적인 부분입니다. 시간을 통제하지 못한다면 작업을 통제할 수 없습니다. 

다행히도 조직과 같은 시간 관리는 배울 수 있는 기술입니다. 시간 관리를 개선하기 위해 구현할 수 있는 다양한 기술과 전략이 있습니다. 

자신에게 맞는 기술을 찾을 때까지 몇 가지 다른 기술을 시도하는 것을 두려워하지 마세요. 확인해 보세요. 

• 타임 블로킹: 타임 블로킹은 하루의 모든 순간을 계획하는 것입니다. 여기에는 회의, 작업, 그리고 Instagram에서 스크롤하는 것부터 점심시간까지 모든 것이 포함됩니다. 상세한 일정을 만들면 캘린더를 제어할 수 있습니다. 시간을 어떻게 보내고 있는지, 개선할 수 있는 기회가 있는지 정확히 알게 될 것입니다.

• 타임박싱: 각 작업에 대해 특정 시간까지 완료하겠다는 목표를 설정합니다. 작업에만 집중하면 파킨슨의 법칙 에 빠질 수 있습니다. 타임박싱은 이를 방지하여 작업에 필요한 만큼만 시간을 할애할 수 있도록 합니다. 

• 포모도로 기법: 포모도로 기법은 초집중해서 업무를 완료하는 데 도움이 될 수 있습니다. 간단한 구조입니다. 각 포모도로는 25분 작업 시간과 5분 휴식 시간으로 구성됩니다. 포모도로를 사용할 때는 방해 요소를 제한하고 알림을 끄세요. 목표는 눈앞의 작업에만 집중하는 것입니다. 

• 개구리를 먹어라: 이상한 시간 관리 기법처럼 들릴 수 있지만, 개구리를 먹는 방법은 마크 트웨인의 유명한 말에서 유래했습니다. “당신의 일이 개구리를 먹는 것이라면, 아침에 일어나 제일 먼저 하는 것이 가장 좋다.” 기본적으로, 이는 가장 어려운 작업을 먼저 처리하는 것을 의미합니다. 매일 가장 어려운 작업을 식별하고 완료하여 하루를 마무리하기 위해 더 쉬운 항목이 남을 때까지 작업을 진행하세요. 이렇게 하면 가장 생산적인 근무 시간(종종 처음 일을 시작할 때)을 활용하여 성공적으로 시작할 수 있습니다.

시간 관리를 구현하면 일정을 관리하고 원하는 시간에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 

3. 인박스 제로 연습하기

일반적인 믿음과는 달리, 인박스 제로는 수신함에 이메일이 전혀 없다는 것을 의미하지는 않습니다. 이 개념은 이메일을 정리하고 디지털 혼란을 줄여 중요한 작업과 업데이트를 파악할 수 있도록 하는 것입니다.

Inbox Zero를 적용하려면 매주 또는 필요한 경우 매일 시간을 설정하여 수신 메시지를 분류하세요. 수신함을 검토하고 작업 또는 우선순위에 따라 모든 항목을 정리하세요. 프로세스를 진행하는 데 도움이 되는 간단한 규칙을 적용하세요. 예를 들어, 업무 관리 플랫폼 을 사용하는 경우 메시지를 읽으면서 작업을 할당합니다. 또는 키보드 바로 가기를 사용하여 메시지를 빠르게 읽고 필요에 따라 빠른 응답을 보낼 수 있습니다. 

Inbox Zero를 연습할 때마다 복제하기가 더 쉬워집니다. 주간 캘린더 알림이나 일일 알람을 사용하여 수신되는 메시지를 항상 확인하거나 미리 확인할 수 있습니다. 

4. 가장 중요한 업무를 우선적으로 처리하세요

생산성을 높이는 업무(바쁜 업무)와 팀과 비즈니스를 발전시키는 데 도움이 되는 업무에는 차이가 있습니다. 하나는 기분을 좋게 만들 수 있습니다. 할 일 목록에서 확인란을 선택하는 것을 좋아하지 않는 사람은 없지만, 다른 하나는 궁극적으로 경력, 팀 및 회사를 성장시키는 데 도움이 되는 유형의 업무입니다. 

가장 중요한 업무를 파악하는 것은 회사의 전략적 계획과 조직 전체의 OKR에서 시작됩니다. 작은 일이라도 모든 일은 더 크고 중요한 목표로 이어져야 합니다. 개별 작업을 더 넓은 목표에 연결하면 가장 중요한 업무를 완료할 수 있는 배경 정보가 제공됩니다.

업무가 어떻게 더 큰 회사 이니셔티브로 이어지는지 알면 마감일과 우선순위를 조정하는 데 필요한 맥락을 파악할 수 있습니다. 이렇게 하면 마감일이 변경되거나 새로운 프로젝트가 추가될 때 해당 업무가 현재 우선순위에 얼마나 부합하는지 평가하고 그에 따라 조정할 수 있습니다. 

5. 작업을 위임합니다

작업을 아웃소싱하거나 위임하면 영향력이 큰 프로젝트에 집중할 수 있습니다. 그러나 위임은 어색하게 느껴질 수 있습니다. 특히 동료에게 업무를 위임하거나 드물게 상급자에게 업무를 위임하는 경우에는 더욱 그렇습니다. 하지만 실제로 적절한 사람에게 작업을 위임하는 것은 신뢰와 검증을 위한 행동입니다. 

업무를 위임하려면 먼저 현재 업무량의 모든 작업을 파악하세요. 그런 다음 아이젠하워 매트릭스를 사용하여 우선순위가 가장 높은 작업을 결정하고 작업을 다음과 같이 정렬합니다.

• 중요하고 긴급한 일. 이것이 가장 중요한 업무입니다. 이 작업을 자신에게 배정하고 이 버킷에 있는 모든 항목의 우선순위를 지정합니다. 

• 중요하지만 긴급하지는 않음. 중요하지만 오늘 완료할 필요는 없는 작업입니다. 완료되도록 일정을 잡으세요.

• 중요하지는 않지만 긴급함. 이것은 위임해야 할 할 일입니다. 이러한 업무는 본인에게는 중요하지 않지만 반드시 완료해야 합니다. 이러한 프로젝트를 빠르고 효율적으로 관리할 수 있는 다른 사람에게 배정하세요.

• 중요하지 않고 긴급하지 않은 일. 완전히 제거하세요. 이것은 일을 위한 일입니다.

'중요하지는 않지만 긴급함' 카테고리에 다른 사람이 더 잘할 수 있는 일이 있다면, 이 일을 다른 사람에게 맡기는 것이 가장 좋습니다.  

6. 물리적 및 가상 공간을 정리합니다

깔끔하고 아늑한 사무실 공간은 활력을 불어넣고 들어가는 것만으로도 기분이 좋아집니다. 방해 요소가 없도록 책상을 정리하면 자신감을 얻고 창의력을 발휘하며 불안감을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 디지털 공간의 어수선함도 마찬가지입니다. 읽지 않은 이메일과 기한이 지난 작업은 작업 공간에 쌓여 있는 서류와 같은 가상 버전의 서류와 같습니다. 

스트레스를 받거나 관리하기 어려워질 때까지 일을 쌓아두는 대신, 일주일, 분기 또는 한 달마다 시간을 할애하여 정기적으로 정리 정돈을 하세요. 가상 공간을 정리하려면 다음을 수행하세요. 

• 마감일이 지난 작업에 새 마감일을 지정하여 재배정합니다.

• 알림을 읽고 정리하세요.

• 수신함 제로 연습하기.

• 캘린더를 타임 블로킹하여 더 많은 흐름을 만들 수 있습니다.

정리 과정을 거치는 동안, 자신이 실제로 하고 있는 일은 불필요한 스트레스에서 미래의 자신을 보호하는 것임을 상기하세요. 

프로젝트 업무를 정리하는 6가지 팁

할 일을 정리하는 것은 체계적으로 정리하기 위한 첫 번째 단계입니다. 그 후에는 프로젝트 업무를 정리해야 합니다. 프로젝트 업무를 정리하는 방법에 대해 생각해 본 적이 없다면 다음 6가지 팁을 활용하여 시작할 수 있습니다.

1. 모든 것을 위한 공간을 만드세요

직장을 더 기능적으로 만드는 것 외에도 디지털과 물리적 항목을 모두 적절한 위치에 두면 시간을 절약하고 생산성을 높일 수 있습니다. 

이를 위해 적절한 프로젝트 내에서 파일과 작업을 정리할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀이 파일을 끝없이 검색할 필요가 없으며, 동료에게 필요한 정확한 프로세스나 워크플로를 알려줌으로써 보고 미팅을 줄일 수 있습니다. 

설정하려면 팀의 모든 관련 파일, 작업, 목표, 문서가 포함된 프로젝트 공간을 만드세요. Asana 와 같은 업무 관리 플랫폼을 사용하면 참고 문서와 템플릿을 포함하여 모든 정보를 한 곳에 보관할 수 있습니다.

2. 프로젝트 결과물을 세분화합니다

프로젝트는 특정 이니셔티브와 관련된 모든 작업과 결과물을 보관하는 방식입니다. 이는 이벤트나 제품 출시와 같은 마감 기한에 기반한 이니셔티브 또는 편집 캘린더와 같은 진행 중인 프로세스일 수 있습니다. 

팀이 수행 중인 업무가 무엇이든, 프로젝트 작업을 한 사람에게 배정할 수 있을 만큼 작은 구성 요소로 세분화하세요.

이것이 중요한 이유는 다음과 같습니다. 여러 사람이 협력하여야만 완료할 수 있는 복잡한 결과물이 있다고 상상해 보세요. 블로그를 예로 들어보겠습니다. 작가, 카피 에디터, 디자이너가 있습니다. 하지만 그 한 가지 책임이 세 사람에게 똑같이 분담된다면, 누가 업무를 진행할까요? 누가 이를 추적할까요? 마감일을 변경하거나 이해관계자에게 업데이트해야 할 책임은 누구에게 있나요? 

대신, 프로젝트 결과물을 더 작은 업무 단위로 세분화하세요. 각 팀원에게 고유한 작업을 할당하세요. 이 경우 블로그 디자인, 블로그 초안 작성, 블로그 검토를 담당하는 팀원이 각각 한 명씩 배정되어 누가 언제까지 무엇을 하는지 모두가 알 수 있습니다. 이를 작업 세분화 일정이라고도 합니다. 

이를 위한 가장 쉬운 방법은 프로젝트 추적 소프트웨어입니다. 잘 정의된 프로젝트를 설정하고 작업을 할당하여 모든 사람이 누가 무엇을 담당하는지 명확하게 파악할 수 있습니다. 이렇게 하면 질문이 있는 팀원이 담당자에게 직접 문의할 수 있어 모든 작업과 질문에 대한 누가, 무엇을, 왜, 언제까지를 찾는 과정을 줄일 수 있습니다.

3. 파일 백업

컴퓨터 충돌이나 소프트웨어 결함으로 인해 모든 업무를 잃게 되는 끔찍한 순간을 겪은 적이 있을 것입니다. 하지만 클라우드 스토리지가 점점 더 많아지면서 과거의 일이 되었습니다. 많은 기업이 직원들을 위한 스토리지 솔루션을 제공하므로, 가능하다면 이를 활용하세요.

먼저 모든 파일에 대한 시스템을 만듭니다. 필요에 따라 폴더와 하위 폴더를 추가하여 자신에게 적합한 방식으로 공간을 미리 정리하세요. 실제 조직 없이 대량 업로드로 파일을 백업하기 시작하면 나중에 특정 항목을 검색해야 할 때 골치가 아플 것입니다. 

업무 공간에 자동 저장 기능이 있는지 확인하고, 정기적으로 업무를 저장하세요. 그런 다음 가능한 경우 자동 백업을 설정하세요. 그렇지 않은 경우, 작업을 완료할 때 모든 것을 백업하도록 미리 알림을 설정하고 하루가 끝날 때 다시 설정하세요. 

4. 상태 보고서 일원화

보고서는 업무에서 수작업으로 진행되는 가장 많은 시간을 소모하는 부분 중 하나일 수 있습니다. 이메일로도 충분한 상태 미팅에 참석한 적이 있을 것입니다. 또한, 여러 소스에서 데이터를 수집하고 중앙에서 수동으로 컴파일하는 데 많은 시간이 소요됩니다. 

대신, 업무가 이루어지는 곳에서 바로 보고할 수 있는 방법을 찾아보세요. 업무를 추적하는 것과 동일한 공간에서 보고서 대시보드를 만들 수 있는 전체 보고서 기능이 있는 프로젝트 관리 툴 을 사용하는 것이 좋습니다. 이러한 대시보드를 사용하여 미팅을 최소화하는 프로젝트 상태 보고서를 생성하여 이해관계자에게 최신 정보를 제공하거나 팀이 원하는 시간에 데이터를 검토할 수 있도록 하세요. 

5. 반복되는 작업과 프로세스를 자동화합니다

평균 근로자가 이미 완료된 업무에 13%의 시간을 할애한다는 사실을 알고 계셨나요? 그 결과, 직원들은 매년 무려 236시간을 중복 업무에 낭비하게 됩니다.

조직은 수동적이고 중복적인 프로세스를 줄이고 팀이 중요한 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있도록 지원할 수 있습니다. 조직을 강화하는 가장 좋은 방법 중 하나는 자동화 기술입니다.

작업을 자동화하면 마감일에 맞춰 업무를 처리할 수 있습니다. 이는 매주 마감일의 26% 를 놓치고 있기 때문에 매우 중요합니다. 다시 말해, 4개 중 1개의 작업이 마감 시점에 완료되지 않는 것입니다. 이는 쉽게 피할 수 있는 많은 백로그입니다. 

자동화가 처음이라면 기본 사항부터 시작해 보세요.

• 자동화 기술을 사용하여 적절한 사람에게 업무를 자동으로 배정하세요.

• 종속성을 기반으로 마감일을 변경하고 조정하세요. 

• 사용자 지정 가능한 프로젝트 템플릿으로 수동 프로세스를 표준화하세요.

6. 중앙 집중식 툴에서 업무 추적

팀의 모든 업무를 하나의 중앙 도구에서 정리하면 누가 언제까지 무엇을 하는지 정확히 파악할 수 있습니다. 작업이 완료된 시점, 프로젝트를 진행할 차례가 된 시점, 먼저 우선순위를 정해야 하는 항목을 알 수 있기 때문에 계획에서 추측을 제거할 수 있습니다.

시작하려면 팀의 모든 할 일이 한 곳에 있는지 확인하세요. 모든 사람이 모든 작업에 액세스할 수 있도록 정리하고, 각자에게 자신이 진행 중인 작업을 실시간으로 업데이트하도록 요청하세요. 이렇게 하면 모두가 각 작업의 정확한 상태를 알 수 있습니다.

자동화된 워크플로를 설정하여 프로젝트를 진행할 차례가 되면 동료에게 알림을 보내 한 단계 더 나아갈 수 있습니다. 워크플로는 실행 단계를 트리거하고 마감일을 자동으로 할당하여 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있습니다. 워크플로를 설정하려면 약간의 백엔드 작업이 필요하지만, 일단 준비가 되면 워크플로는 사용자와 팀, 일상 업무에 대한 중앙 정보 소스의 역할을 합니다.

팀 간 업무를 체계적으로 정리하기 위한 5단계

조직화의 마지막이자 가장 어려운 단계는 팀 간 업무를 촉진하는 것입니다. 각 부서마다 업무 수행 방식, 선호하는 툴, 시간이 지남에 따라 구현한 프로세스가 있습니다. 그러나 대부분의 업무는 여러 부서에서 교차 기능적으로 수행됩니다. 팀 간 업무를 간소화하고 프로젝트를 성공으로 이끌기 위해 다음 5가지 팁을 활용해 보세요.

1. 자주 사용하는 비즈니스 툴을 연동하세요

한 작업이나 앱에서 다른 작업이나 앱으로 빠르게 전환하는 컨텍스트 전환은 심각한 방해 요소가 됩니다. 전환할 때마다 뇌는 적응해야 합니다. 이렇게 되면 에너지와 집중력이 저하되어 업무에 집중하거나 효과적인 결정을 내리기 어려워집니다. 

컨텍스트 전환은 많은 사람들에게 문제가 됩니다. 평균적인 근로자는 하루에 10개의 앱을 최대 25번까지 전환합니다. 그 결과, 근로자의 1/4 이상(27%)이 앱을 전환할 때 작업과 메시지를 놓친다고 답했으며, 26%는 앱 과부하로 인해 효율이 떨어진다고 답했습니다. 

비즈니스 연동을 통해 사용하는 앱의 수를 줄일 수 있으며, 기본적으로 이러한 정신적 긴장도 일부 줄일 수 있습니다. 자주 사용하는 비즈니스 툴을 연동하면 한 곳에서 다양한 소스의 정보에 액세스할 수 있습니다. 이는 Salesforce나 Google Docs와 같은 강력한 툴의 이점을 누리면서도 업무 관리 플랫폼에서 정보를 중앙 집중화할 수 있음을 의미합니다. 

2. 큰 목표를 작은 작업으로 세분화하세요

큰 목표는 부담스럽게 느껴질 수 있습니다. 이렇게 크고 대담한 목표가 제대로 정리되지 않으면 팀은 목표를 달성할 수 없거나 업무가 중요하지 않다고 느낄 수 있습니다. 그러나 직원에게 동기를 부여하는 것은 성공적인 팀에 매우 중요합니다. 직원 중 39%는 자신의 업무가 회사에 가치를 더한다는 것을 알고 싶어 합니다. 

이러한 더 크고 큰 그림을 그리는 목표를 개인의 책임과 연결하면 팀이 자신의 업무가 중요하다는 것을 알 수 있습니다. 예를 들어, 장기 목표가 향후 5년 동안 고객 기반을 300% 성장시키는 것이라고 가정해 보겠습니다. 이렇게 광범위한 수준에서는 이를 어떻게 수행할지, 또는 이것이 회사에 어떤 의미인지 파악하기 어렵습니다. 이를 위해 목표를 연도별, 작업별 단기 목표로 세분화해야 합니다. 이 경우 다음과 같이 표시될 수 있습니다.

목표: 5년 내 고객 기반 300% 성장

연간 목표: 첫해 말까지 30% 성장

하위 목표: 

영업팀 25% 증가

• 직원 추천 프로그램 배포 및 추천 5% 증가

분기별 1개의 제품 기능 출시

• 제품과 소통할 고객 성공 매니저 채용

마케팅 도달 범위 10% 확대

• 새로운 팀 리더 3명 채용

• 소셜 미디어 게시물 300개 예약

목표를 실행 가능한 단계로 세분화하면 목표 마감일을 달성하기 위한 속도를 확실히 유지하고 직원들에게 일상적인 업무가 대규모의 영향력 있는 목표에 어떻게 기여하고 있는지 정확히 보여줄 수 있습니다. 

3. 프로젝트 종속성 추적

팀으로서 우리는 서로를 의지하여 업무를 수행합니다. 하지만 의존하는 일이 지연되면 어떻게 될까요? 종속성을 쉽게 시각화할 수 있는 방법이 없다면, 업무가 지연되고 언제 조정이 필요한지 알 수 없습니다. 또한 팀원들은 자신의 업무 지연이 실제로 다른 사람에게 영향을 미치고 있다는 것을 알 수 없습니다. 

프로젝트 종속성을 명확하게 추적하면 팀의 모든 구성원이 모르는 부분을 줄이는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 종속성을 사용하면 자신의 업무가 다른 사람의 작업에 종속되어 있음을 확인할 수 있습니다. 즉, 다른 사람의 작업을 마칠 때까지 기다려야 시작할 수 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어 로 종속성을 추적하면 팀 멤버가 차단이 해제되면 알림을 받을 수 있습니다. 업무가 지연되면 작업 소유자는 업데이트된 마감일을 확인하기 위해 누구에게 문의해야 하는지 정확히 알 수 있습니다.

4. 재사용 가능한 템플릿 및 참조 가이드 만들기

정기적으로 하는 일이라 하더라도 새로운 프로젝트를 시작하는 것은 스트레스 요인이 될 수 있습니다. 예를 들어, 모든 주요 이해관계자와 작업을 기억하는 등 고려해야 할 세부 정보가 많기 때문에 중요한 요소를 간과하기 쉽습니다. 동시에, 새로운 프로젝트 계획을 세울 때마다 처음부터 다시 시작하는 데 몇 시간을 할애하고 싶지는 않을 것입니다. 이 솔루션은 특정 프로젝트 요구 사항에 맞게 사용하고 조정할 수 있는 사용자 지정 가능한 프로젝트 템플릿입니다. 

템플릿과 참조 가이드는 반복되는 작업에 구조를 제공하여 작업을 추적하고 중복을 방지할 수 있습니다. 이러한 템플릿과 가이드는 더 빠르고 효율적으로 일할 수 있도록 도와주는 유연한 툴입니다.

템플릿을 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?

• 작은 작업이 모두 한 곳에서 추적되기 때문에 간과할 가능성이 낮습니다.

• 템플릿은 쉽게 변경하고 학습한 내용에 맞게 조정할 수 있습니다.

• 템플릿은 프로젝트 매니저의 지식을 민주화하여 누구나 접근할 수 있도록 합니다.

• 새로운 팀이 기존 이니셔티브에서 분리되는 데 도움이 됩니다.

5. 중앙 집중식 정보 허브 구축

팀의 업무를 정리하는 것은 종종 하나의 중앙 집중식 정보 소스를 만드는 것으로 귀결됩니다. 하나의 정보 풀에서 운영하면 각 팀원이 무엇을 언제까지 어떻게 완료해야 하는지 파악할 수 있기 때문에 팀 전체의 혼란을 줄일 수 있습니다. 또한 이해관계자가 한눈에 인사이트를 파악하고 상태 업데이트를 쉽게 제공하며 불필요한 상태 업데이트 미팅을 줄일 수 있습니다. 

프로젝트 포트폴리오 관리 를 사용하면 업무를 중앙 집중식 포트폴리오로 간소화하여 프로그램과 프로젝트를 개략적으로 살펴볼 수 있습니다. 공용 공간에 있는 화이트보드의 디지털 버전입니다. 여기서 모든 사람의 업무가 나열되고 적절한 팀원에게 할당되어 실시간으로 조정하고 보고할 수 있는 활성 프로젝트 공간을 만듭니다.

정리하면 더 스마트하게 일할 수 있습니다

정리 팁을 구현하고 삶을 단순화하려면 약간의 작업량과 시간이 필요합니다. 하지만 더 체계적으로 정리하기 위해 사전 작업을 수행하면 향후 작업에 도움이 됩니다. 시간이 지남에 따라, 업무에 더 많은 공간을 확보하여 가장 잘하는 작업에 집중하거나 가장 큰 즐거움을 가져다줄 수 있습니다.