프로젝트 일정 템플릿

복잡한 대규모 프로젝트를 계획대로 진행하려면 구조가 필요합니다. 프로젝트를 작은 단계로 나눈 뒤에는 실행 가능한 작업마다 누가 무엇을 언제까지 수행할 것인지 정해야 합니다. 프로젝트 일정을 입력하세요. 프로젝트 일정은 모든 작업을 한 곳에 보관함으로써 업무에 대한 집중력을 유지할 수 있도록 합니다.

프로젝트 일정이란 무엇인가요?

프로젝트 일정은 프로젝트의 마일스톤, 작업, 결과물을 타임라인에 깔끔하게 표시합니다. 처음부터 끝까지 한 곳에서 프로젝트 전체를 간소화할 수 있습니다.

프로젝트 일정은 프로젝트 관리의 핵심 구성 요소입니다. 일정은 프로젝트 로드맵과 프로젝트 라이프사이클을 토대로 업무를 실행 가능한 순서로 정리해 줍니다.

프로젝트 일정 템플릿을 사용하는 이유는 무엇인가요?

계획 단계에서는 모든 것이 가능해 보입니다. 새로운 업무를 시작할 생각에 기대감에 부풀기도 합니다. 하지만 명확한 일정 없이 섣불리 프로젝트를 시작하면 프로젝트를 시작한 이유와 무엇을 달성하고자 하는지에 대한 큰 그림을 금세 놓쳐버릴 수 있습니다. 미리 시간을 들여 프로젝트 일정 템플릿을 생성하면 나아가는 과정에서 모든 단계를 안내해 줄 기준점이 생깁니다. 

프로젝트 일정 템플릿을 관리하는 방법은 다양하지만, 프로젝트 관리 툴을 사용하면 템플릿을 최대한 활용하는 데 도움이 됩니다. 또한 즐겨 사용하는 일정을 템플릿으로 저장하여 새로운 프로젝트를 시작할 때마다 재사용할 수 있습니다. 툴을 사용하면 다음과 같은 일도 가능합니다.

• 할 일 목록, 팀원, 마감일 간의 연결 관계를 바로 확인할 수 있는 시각적인 타임라인에서 일정을 수립합니다.

• 종속 관계를 추가하여 업무를 올바른 순서로 완료합니다.

• 프로젝트 마일스톤으로 성과를 축하하고 인정합니다.

• 작업 목록에서부터 보고서까지 모든 프로젝트 정보를 하나의 일원화된 장소에 연결합니다.

• 교차 협업과 지원이 가능하도록 팀 간에 프로젝트 일정을 공유합니다.

• 일정 내에서 워크플로를 자동화하여 워크플로를 설정해 놓고 더 이상 신경 쓰지 않아도 됩니다.

• 우선순위가 바뀌면 마감일을 조정합니다.

• 모든 이해관계자가 한눈에 프로젝트 상태를 확인합니다.

프로젝트 일정의 유형

업무용 문서, 메모지, 연동 소프트웨어 등 실질적으로는 어디서나 프로젝트 일정을 작성할 수 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어가 생기기 전에는 회사에서 종이 달력과 두꺼운 바인더로 프로젝트를 추적했습니다. 이제 프로젝트의 진행을 자동으로 추적하고 실제 진행 상황에 따라 조정하는 디지털 툴 덕분에 일을 위한 일을 줄이고 생산성을 높이는 이점을 누릴 수 있게 되었습니다.

프로젝트 일정을 체계적으로 정리하는 일반적인 방법 세 가지와 각각의 장단점을 소개합니다.

1. 디지털 문서

디지털 프로젝트 일정 템플릿으로 문서를 사용하는 일은 점점 줄어들고 있지만, 여전히 가장 접근이 용이한 방법입니다.

장점: 보통 무료로 사용할 수 있고 생성하기 쉬우며 누구나 액세스할 수 있습니다.

단점: 프로젝트는 갑자기 변경될 수 있지만 문서는 이에 맞춰 변경되지 않습니다. 이러한 변경 사항을 실제 업데이트되는 일정에 반영하는 것은 거의 불가능에 가깝습니다. 이런 이유로 디지털 문서는 유지 관리에 시간이 걸리고 여러 번 수동 업데이트를 해야 합니다. 이로 인해 작업을 놓치거나 마감일을 잊는 등 인적 착오가 발생할 위험이 커지고, 변경 사항을 이해관계자에게 알리기 위한 리마인더나 툴이 없기 때문에 문서를 참조할 것을 스스로 기억해야 합니다.

2. 스프레드시트

스프레드시트는 프로젝트 일정으로 변환하기 쉽다는 점 외에는 딱히 장점이 없습니다.

장점: 스프레드시트의 그리드 디자인의 특성상 일정 관리에 적합하고 규칙과 수식을 입력하여 업무 일부를 자동화할 수도 있습니다. 또한 대부분의 조직이 이용할 수 있고 대부분 무료로 쓸 수 있습니다.

단점: 스프레드시트는 규칙과 공식에 따라 기능하도록 설계되어 있지만, 이를 효율적으로 사용하려면 규칙과 수식에 대해 알아야 합니다. 누구나 스프레드시트를 생성할 수 있지만, 이를 잘 활용할 능력을 갖춘 사람은 많지 않습니다. 잘 활용할 수 있는 능력이 없다면 스프레드시트는 그리드 레이아웃으로 된 문서일 뿐 자동화, 조정, 팀과의 커뮤니케이션에 관해선 별다른 도움이 되지 않습니다.

3. 디지털 타임라인

간트 차트라고도 불리는 이 시각적인 프로젝트 일정은 타임라인에 표시된 작업을 보여줍니다.

장점: 간트 차트 템플릿은 맞춤형 프로젝트 일정을 생성하는 이상적인 방법입니다. 간트 차트 템플릿은 시각적으로 설계되어 있고 필요한 모든 세부 정보를 포함하기 때문에 모든 것을 한눈에 확인할 수 있습니다. 이는 특히 유용한 장점으로, 크리티컬 패스, 즉 프로젝트를 성공적으로 마치기 위해 완료해야 할 작업의 최단 순서를 시각화하는 데 도움이 됩니다. 모든 이해관계자가 템플릿을 통해 프로젝트 상태를 한눈에 확인할 수 있고 변경하기도 쉽습니다. 클릭 몇 번만으로 작업, 팀원 또는 마감일을 조정할 수 있습니다. 종속 관계와 자동화 규칙을 추가하면 처음부터 끝까지 전체 프로젝트 워크플로를 자동화할 수도 있습니다.

단점: 편집하기 쉬운 디지털 타임라인을 쉽게 생성하려면 종종 특정 프로젝트 관리 소프트웨어가 필요합니다.

자신만의 맞춤형 일정 생성하기

모든 프로젝트 타임라인에는 기본적인 기능인 마감일과 작업이 포함되어 있습니다. 여기에서 어떻게 맞춤화할지는 사용하는 사람에 달려 있습니다. 각자 프로젝트 일정 템플릿을 사용하는 방식에 따라 달라질 것입니다. 예를 들어, 교차 협업 업무를 조정하는 중이라면 워크플로를 관리하는 프로젝트 종속 관계를 추가하는 편이 좋을 것입니다.

포함된 기능

• 타임라인 보기: 타임라인 보기는 모든 작업을 가로 막대형 차트로 표시하는 간트 스타일 프로젝트 보기입니다. 각 작업의 시작일과 종료일뿐만 아니라 작업 간의 종속 관계도 확인할 수 있습니다. 타임라인 보기로 계획이 전체적으로 어떻게 구성되는지 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한 모든 업무를 한 곳에서 확인할 수 있으므로 업무가 시작되기 전에 상충되는 종속 관계를 식별하고 이에 대응하여 모든 목표를 계획대로 달성할 수 있습니다.

• 종속 관계: 작업 종속 관계를 설정하여 작업을 다른 작업이 완료되기를 기다리는 상태로 표시하세요. 자신의 업무가 완료되어야 다른 사람이 업무를 시작할 수 있다는 것을 파악하면 이에 맞게 업무를 우선으로 처리할 수 있습니다. 팀에 협업 워크플로가 갖춰져 있다면 다른 작업이 완료되길 기다리고 있는 작업이 무엇인지 쉽게 파악하고 자신이 맡은 업무를 언제 시작해야 하는지 알 수 있습니다. 첫 번째 작업이 완료되면 담당자에게 해당 작업이 완료되길 기다리는 종속 작업을 시작할 수 있다는 알림이 전송됩니다. 혹은 선행 작업의 일정이 변경되면 그에 따라 종속 작업의 마감일 조정이 필요한지 확인할 수 있도록 Asana에서 알림을 전송합니다.

• 자동화: 수작업을 자동화하여 팀이 단순 반복 작업에 할애하는 시간은 줄이고 각자가 맡은 업무에 할애하는 시간은 늘리세요. Asana의 규칙 기능은 트리거와 동작을 기반으로 작동합니다. 기본적으로, ‘X가 발생하면 Y를 하라’는 방식입니다. 규칙을 사용하여 자동으로 업무를 배정하고, 마감일을 조정하고, 사용자 지정 필드를 설정하고, 이해관계자에게 알림을 보내는 등 많은 일을 수행하세요. 팀이 규칙을 사용하면 일회성 자동화부터 전체 워크플로에 이르기까지 숙련을 요하는 전략적 업무에 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다.

• 프로젝트 개요: 프로젝트 개요는 프로젝트의 중요한 모든 배경 정보를 한번에 파악할 수 있는 곳입니다. 이를 통해 팀은 프로젝트의 내용, 목표, 방식을 한눈에 개략적으로 확인할 수 있습니다. 프로젝트 설명을 추가하여 Asana에서 함께 업무를 수행할 방식을 정하세요. 그런 다음 미팅 세부 정보, 커뮤니케이션 채널, 프로젝트 브리프와 같은 중요한 리소스와 배경 정보를 한 곳에서 공유하세요.

추천 앱

• Gmail: Asana for Gmail 연동을 사용하면 Gmail 받은편지함에서 바로 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. Gmail에서 생성하는 모든 작업에는 이메일 내용이 자동으로 포함되므로 정보가 누락되지 않습니다. 이메일을 작성하는 중에 Asana 작업을 참조해야 할 경우, Asana를 여는 대신 Asana for Gmail의 부가기능을 사용해 보세요. Gmail 받은편지함에서 바로 해당 작업을 간편하게 검색할 수 있습니다.

• Outlook: 에이전시 업무를 검토하거나 파트너에게 디자인 애셋을 요청하는 것과 같이 대응이 필요한 작업을 이메일로 수신하면 Outlook에서 바로 이에 대한 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. 이후 이와 같은 신규 작업을 자신이나 팀원에게 배정하고, 마감일을 설정하고, 프로젝트에 추가하여 다른 관련 업무와 연결할 수 있습니다.

• Clockwise: Clockwise + Asana 연동을 사용하면 Google 캘린더에 Asana 작업을 타임 블록으로 추가할 수 있습니다. Clockwise + Asana 연동을 통해 작업 기간과 시점, Clockwise가 이러한 사항을 자동으로 재조정해도 되는지 여부를 지정할 수 있습니다. 캘린더에 작업을 추가하고 업무를 처리할 시간을 확보하세요.

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

자신만의 프로젝트 일정을 생성하려면 먼저 다음과 같은 모범 사례를 따라하여 시작해 보세요.

• 마감일을 쉽게 조정할 수 있는 시스템을 사용하세요. 프로젝트 관리 툴을 사용하면 여러 마감일을 한 번에 변경하고 핵심 이해관계자에게 실시간으로 알림을 전달할 수 있습니다. 

• 프로젝트 종속 관계를 사용하여 업무를 놓칠 위험을 줄이세요. 프로젝트 종속 관계는 먼저 어떤 작업을 마친 후 다음 작업을 수행해야 하는 상황에서 가장 도움이 됩니다. 예를 들어, 웹사이트를 공개하기 전에 법무팀의 승인이 필요한 경우를 생각할 수 있습니다.

• 작업을 배정하고 업무를 위임하여 모든 이해관계자가 프로젝트를 담당하도록 합니다.

• 프로젝트 마일스톤을 추가하여 달성한 모든 것을 추적하고 축하합니다.

• 명확한 결과물과 모든 할 일의 예상 시작일과 예상 종료일로 업무 범위를 지정합니다.

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