Modèle de clôture de projet

Il ne suffit pas de finir le dernier livrable pour terminer un projet : il vous faut encore régler les derniers détails, communiquer les résultats et faire le point avec vos collaborateurs. Créez un modèle de clôture de projet pour aider votre équipe à boucler ses projets en toute confiance.

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Lorsque vous achevez un projet, il est important d’y mettre un point final. Même une fois le dernier jalon franchi, vous devez prendre le temps de vérifier que le travail est bien terminé, diffuser les résultats et faire le point sur les prochaines étapes.

Dans l’euphorie qui suit l’achèvement d’un projet réussi, il peut être facile de négliger ces tâches clés. C’est là toute l’utilité d’un modèle de clôture de projet, outil conçu pour aider votre équipe à finaliser les derniers détails en toute simplicité.

[Interface produit] Exemple de chronologie de projet avec IU réduite (Chronologie)

Qu’est-ce qu’un modèle de clôture de projet ?

Un modèle de clôture de projet est un guide prédéfini où sont présentées toutes les étapes à suivre pour mener à bien votre projet. Véritable feuille de route pour votre équipe, il garantit le bon déroulement de chaque initiative en assurant la validation de toutes les étapes clés : réaliser les derniers tests, boucler le budget, envoyer le rapport final aux parties prenantes…

La création d’un tel modèle demande quelques efforts, mais ceux-ci seront vite récompensés : le gain de temps et d’énergie n’est pas négligeable ! Plutôt que de partir de zéro à la fin de chaque projet, il vous suffira de copier le modèle, de le remplir et de passer à la suite.

[À lire] Huit étapes pour clôturer vos projets en toute confiance

Les avantages d’un modèle de clôture de projet

Le processus de clôture de projet implique tout un éventail d’actions : obtenir l’aval final, réaliser les derniers tests, etc. Au vu de la multitude d’éléments à vérifier, les modèles de clôture statiques peuvent vite montrer leurs limites, et pour cause : ils doivent être constamment mis à jour, sans quoi les parties prenantes ne sont pas informées de l’évolution du projet.

Une fois votre modèle numérique de clôture de projet créé, vous ne perdrez plus de temps à mettre à jour vos feuilles de calcul Excel et pourrez ainsi vous consacrer pleinement à vos tâches clés. Enregistrez ce modèle dans votre outil de gestion du travail : plutôt que de jongler entre plusieurs logiciels, votre équipe suivra son avancement depuis une source unique de référence.

Parmi les nombreux avantages d’un modèle numérique de clôture de projet :

  • Harmoniser le processus de clôture de projet suivi par votre équipe pour chaque initiative.

  • Consulter le statut en temps réel des tâches liées à la clôture du projet.

  • Faire le point sur les approbations, jalons et tâches en un seul et même endroit.

  • Éviter le va-et-vient entre outils de collaboration.

  • Transmettre facilement votre processus de clôture de projet aux parties prenantes. 

  • Ne pas avoir à créer de rapport ou de liste de contrôle à l’achèvement du projet.

  • Visualiser votre processus de clôture de projet sous forme de chronologie, tableau Kanban, liste ou calendrier.

  • Joindre les documents relatifs au projet (charte de projet ou aperçu de projet, par exemple) directement aux tâches.

Les éléments à inclure dans votre modèle de clôture de projet

Votre modèle de clôture de projet doit présenter toutes les étapes à suivre pour mener votre initiative à terme. Chaque équipe est unique, mais la clôture de projets se divise généralement en quatre sections :

  • Tâches administratives : mesures logistiques telles que la vérification du plan de projet, la finalisation du budget et des bases de référence, la mise à jour de la documentation et l’organisation d’une réunion post-mortem

  • Plan de test : étapes que vous suivrez pour mesurer et communiquer les résultats une fois le projet lancé (par exemple, évaluation des résultats au bout d’une semaine ou d’un mois).

  • Approbation finale du projet : validations nécessaires pour confirmer que le projet est terminé et qu’il respecte les spécifications requises. 

  • Livraison : livrables complémentaires et actions à traiter que vous devez attribuer une fois le projet terminé. 

Dans votre modèle, créez une section distincte pour chacune de ces catégories. Pour y renseigner les tâches pertinentes, imaginez les caractéristiques d’un processus de clôture de projet idéal pour votre équipe. Quelles tâches logistiques faudrait-il accomplir pour que tous les détails soient finalisés ? Comment comptez-vous diffuser les résultats ? Qui doit approuver le projet ? Quelles tâches complémentaires doivent être accomplies ? Qui en sera responsable ?

N’hésitez pas à créer des champs personnalisés (« Pas commencé », « En cours », ou « Terminé », par exemple) pour suivre le statut de chaque tâche. Vous pouvez également établir des jalons pour marquer les étapes clés et utiliser la fonctionnalité approbations d’Asana pour permettre aux parties prenantes de valider l’achèvement des projets en un clic.

Lors de la création de votre modèle, gardez à l’esprit que vous n’avez pas à tout finaliser dans les moindres détails : vous pourrez toujours ajouter des tâches et en modifier au gré de chaque projet.

Fonctionnalités intégrées

  • Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

  • Approbations : dans certaines situations, vous n’avez pas seulement besoin d’accomplir une tâche, mais aussi de savoir si un livrable est approuvé ou non. Les approbations sont un type de tâche sur Asana dont les options visent à « Approuver », « Demander des modifications » ou « Rejeter » la tâche en question. Le responsable reçoit ainsi des instructions claires sur les actions à entreprendre et sur l’approbation ou non de son travail.

  • Jalons : les jalons représentent les étapes clés d’un projet. En fixant des jalons tout au long du projet, vous permettez aux membres d’équipe et aux parties prenantes de suivre (et célébrer !) l’avancement du travail au regard des objectifs.

  • Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

Applications recommandées

  • Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

  • Salesforce : supprimez les points de blocage en offrant aux équipes commerciale, après-vente et réussite client un moyen de communiquer directement avec les équipes qui les assistent sur Asana. Partagez des pièces jointes et créez des tâches concrètes pouvant être suivies pour les besoins du processus avant-vente. Avec Service Cloud, connectez vos équipes de mise en œuvre et de service aux équipes d’assistance travaillant sur Asana, pour une expérience client d’exception.

  • Hubspot : avec HubSpot Workflows, créez des tâches Asana automatiquement et utilisez toutes les données clients de HubSpot CRM pour élaborer des processus automatisés. Cette intégration vous permet de gérer le transfert d’activités entre équipes en quelques clics, par exemple lors de la clôture de transactions ou tickets sur HubSpot.

  • Jira : créez des processus interactifs et interconnectés reliant vos équipes techniques et commerciales pour une visibilité optimale sur les étapes du développement produit, en temps réel et sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

FAQ

Ai-je besoin d’un modèle de clôture de projet ?

Si vous gérez régulièrement des projets, oui ! Un modèle de clôture de projet vous aidera à rationaliser la dernière phase de chaque initiative et à ne négliger aucune étape clé. Bien souvent, la réussite à long terme d’un projet dépend de la capacité des équipes à gérer les livraisons et à consigner les résultats. En adoptant un modèle de clôture de projet efficace, vous mettrez toutes les chances de votre côté, puisque ces exigences seront directement intégrées au processus de gestion de projet de votre équipe.

Ai-je besoin d’un modèle numérique de clôture de projet ?

Lorsque vous disposez d’un modèle de clôture de projet, vous n’avez pas à rédiger de document de clôture de projet distinct : à lui seul, votre modèle offre aux parties prenantes une visibilité optimale sur l’achèvement du projet.

À quel moment créer un modèle de clôture de projet ?

Même si vous ne l’utilisez qu’à la fin, l’idéal est de créer votre modèle au début du cycle de vie du projet. Vous pourrez ainsi planifier les détails clés, notamment préciser l’identité des sponsors chargés de valider le travail et spécifier les indicateurs que vous suivrez pour mesurer les performances du projet.

Avec qui partager mon modèle de clôture de projet ?

En tant que manager, vous pouvez transmettre votre modèle de clôture de projet à tous les membres de votre équipe pour les aider à systématiquement suivre un processus standardisé. N’hésitez pas à également l’envoyer à toutes les personnes impliquées dans le projet : de cette façon, chacun bénéficiera d’une visibilité complète sur la dernière phase du projet.

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