Huit étapes pour clôturer vos projets en toute confiance

Il est glorieux de commencer une entreprise, mais il est plus glorieux encore de la mener à son terme.”

Une chose est sûre, Longfellow avait un don pour les conclusions. Considéré comme l’un des plus grands poètes américains, il avait compris qu’un poème dont la fin est soignée marque les esprits, alors que même un poème exceptionnel peut être gâché par un ultime vers médiocre. Certes, Longfellow n’a jamais obtenu de certification PMP (notamment parce qu’il vivait au 19e siècle), mais cela ne l’empêche pas d’avoir raison sur un point : en poésie tout comme en gestion de projet, une bonne conclusion est capitale.

Tout comme les poèmes, les projets doivent être correctement menés à leur terme. Même si vous suivez à la lettre votre plan de projet, une conclusion bâclée peut remettre en cause tout votre dur labeur. En revanche, une clôture de projet en bonne et due forme vous permettra de tirer des enseignements clairs, de faire le point sur les prochaines étapes et d’optimiser la cohésion de votre équipe.

Qu’est-ce que la clôture d’un projet ?

La clôture d’un projet est la dernière étape de son cycle de vie, lors de laquelle vous réglez les derniers détails, communiquez vos résultats et organisez un débriefing avec votre équipe. La phase de clôture marque officiellement la fin du projet et permet de faire le point sur les prochaines étapes à suivre, qu’il s’agisse de transférer le projet à une autre équipe, de lancer un nouveau projet pour améliorer votre travail ou d’appliquer les enseignements tirés à vos futurs projets.

Libre à vous d’adapter le processus de clôture de projet aux besoins de votre équipe, mais veillez à inclure les étapes suivantes :

• Effectuer des derniers tests pour vérifier que les livrables du projet répondent aux attentes définies (par exemple, tester une fonctionnalité suite à son lancement pour vérifier qu’elle fonctionne, passer en revue votre livrable définitif avec les parties prenantes, etc.). 

• Consulter votre plan de projet pour régler les derniers détails et vérifier que vous n’avez rien oublié. 

• Achever les tâches administratives telles que la mise à jour de la documentation, la finalisation du budget du projet et la réattribution des ressources. 

• Transmettre vos remarques et les prochaines étapes aux parties prenantes.

• Organiser une réunion post-mortem pour faire le point sur les enseignements tirés et permettre aux membres de votre équipe de donner leur avis et d’ajuster leurs processus. 

• Diffuser un rapport définitif présentant les performances de votre projet au regard des objectifs.

Les 5 phases de la gestion de projet

Le terme « clôture du projet » vient du modèle de gestion de projet en cinq phases créé par le Project Management Institute (PMI). Présenté dans le guide du corpus des connaissances en management de projet (ou PMBOK®), ce modèle découpe le cycle de vie d’un projet en cinq étapes : 

• Le démarrage du projet : définissez votre projet dans ses grandes lignes et obtenez l’adhésion des principales parties prenantes.

• La planification du projet : définissez des objectifs précis et créez une feuille de route.

• La mise en œuvre du projet : lancez votre projet en vous appuyant sur les informations recueillies aux étapes 1 et 2.

• Le suivi de l’efficacité : évaluez l’efficacité à l’aide d’indicateurs clés de performance (ICP ou KPI).

• La clôture du projet : mettez au point les derniers détails, organisez un débriefing avec les parties prenantes et finalisez les prochaines étapes. 

Pourquoi est-il important de clôturer les projets ?

Vous avez franchi vos derniers jalons ou atteint votre objectif, bravo ! Sachez toutefois que le travail n’est pas fini pour autant. Prenez le temps de fêter votre réussite, mais gardez à l’esprit qu’il vous reste des tâches importantes à accomplir avant de clôturer officiellement le projet. Poursuivez la lecture afin de découvrir comment la clôture de votre projet peut vous aider à cocher toutes les cases et à conclure vos initiatives en toute confiance.

Vérifiez que le travail est bien terminé

En suivant un processus prédéfini de clôture de projet, vous pourrez veiller à l’achèvement de votre travail et vérifier que vous n’avez oublié aucune tâche du plan de projet. En effet, la cinquième et dernière étape de vos projets inclut tout un éventail de détails qui peuvent facilement vous échapper : tests finaux, vérification du plan de projet, communication des résultats aux parties prenantes… La mise en place d’un tel processus vous permettra de clôturer vos projets avec la certitude d’avoir coché toutes les cases.

De plus, la phase de clôture vous aidera à prouver aux parties prenantes que vous avez efficacement achevé votre travail. Ainsi, tout le monde saura ce que vous avez accompli et comprendra que le projet est terminé.

Indiquez clairement les prochaines étapes à suivre

Une fois le projet clôturé comme il se doit, les prochaines étapes sont plus claires : vous saurez s’il vous faut transmettre le travail à une autre équipe, lancer un nouveau projet pour optimiser votre travail, appliquer les enseignements tirés à de futures initiatives…

La clôture de votre projet vous aide ainsi à éviter les situations suivantes :

• Faute de date de fin concrète, votre équipe doit travailler ad vitam æternam sur le projet. Par exemple, imaginons que vous avez pour objectif d’augmenter de 20 % le trafic sur le site. Si le projet n’est jamais clôturé, vous pourriez être contraint d’apporter des modifications et de procéder à des tests indéfiniment pour stimuler le trafic. 

• Faute d’être transmis à la bonne équipe, le projet est à l’arrêt et prend la poussière. Par exemple, imaginons que vous avez créé un projet pour tester une fonctionnalité sur votre site. Pour clôturer convenablement votre projet, vous devez indiquer aux parties prenantes que vous avez accompli l’objectif fixé (à savoir, tester une fonctionnalité). Ensuite, il vous faut transmettre les données de test à l’équipe produit concernée pour que celle-ci mette au point la fonctionnalité. 

Tirez des enseignements de vos projets

Chaque projet donne l’occasion à votre équipe d’apprendre et de s’améliorer, sous réserve que vous profitiez de la phase de clôture pour tirer parti de ces enseignements plutôt que de les laisser à l’abandon dans vos notes de projet. Le processus de clôture inclut une réunion post-mortem, lors de laquelle votre équipe réfléchit à ses réussites et axes d’amélioration. En discutant de la clôture du projet avec votre équipe, vous identifierez sûrement des problèmes auxquels vous n’auriez autrement pas pensé, puisque vos collaborateurs auront un point de vue basé sur leur expérience concrète. Chaque projet vous offre l’opportunité de simplifier les processus, la communication et l’exécution des tâches, vous permettant d’améliorer en continu votre processus de gestion de projet au fil du temps.

La phase de clôture vous permet d’améliorer vos processus, mais aussi de faire le point sur les résultats clés du projet. Dans le rapport final que vous envoyez aux parties prenantes, vous pouvez notamment présenter les enseignements tirés des données du projet (résultats d’un test A/B ou d’une recherche utilisateur, chronologie de développement d’une nouvelle fonctionnalité d’application, etc.). De cette façon, les parties prenantes peuvent apprendre de votre expérience et intégrer ces connaissances à leurs propres initiatives.

Comment savoir quand un projet est terminé ?

Avant de clôturer votre projet, vous devez déterminer s’il est terminé… Mais comment le savoir ?

La meilleure façon de savoir si votre projet est terminé consiste à vérifier si vous avez atteint les objectifs fixés pendant la phase de planification. Peu importe la méthodologie que vous utilisez pour définir vos objectifs, ces derniers caractérisent vos critères de réussite et vous permettent de savoir à quoi vous consacrer précisément. Plusieurs méthodes de définition des objectifs existent, dont les objectifs et résultats clés (OKR), les indicateurs clés de performance (ICP ou KPI) et les objectifs SMART.

Tous les projets n’atteignent pas leurs objectifs, et c’est normal. Dans ce cas, plusieurs indices peuvent vous aider à comprendre que le projet est terminé :

• Vous avez terminé les livrables indiqués dans l’énoncé de portée du projet 

• Vous êtes arrivé à la fin de la chronologie du projet

• Vous avez épuisé tout le budget du projet

Clôturer un projet en huit étapes

La clôture d’un projet n’a rien de sorcier. Projet après projet, vous découvrirez ce qui fonctionne ou non pour votre équipe, et vous vous baserez sur ces connaissances pour développer vos propres bonnes pratiques en matière de clôture de projets.

C’est la première fois que vous clôturez officiellement un projet ? Pas d’inquiétude : suivez les huit étapes ci-dessous et prenez note de ce qui fonctionne et ne fonctionne pas pour peaufiner au mieux vos processus.

1. Réalisez des tests finaux

Cette première étape est capitale pour les équipes chargées du lancement de nouveaux produits ou fonctionnalités. Avant d’officiellement mettre un point final au projet, réalisez des derniers tests pour vérifier que votre livrable est stable et efficace. C’est une vérification cruciale, car ses performances ont de grandes chances de changer suite au lancement, surtout si votre produit a été publié auprès de nombreux utilisateurs. Il est souvent difficile de prévoir la façon dont se comportera un produit à grande échelle avant son lancement.

En plus de réaliser des tests techniques, vous pouvez surveiller les commentaires des clients (notamment sur les réseaux sociaux) pour savoir si certains d’entre eux rencontrent des erreurs flagrantes. Si c’est le cas, créez un projet de suivi pour les résoudre.

2. Réglez les derniers détails

Le moment est maintenant venu pour vous de repérer les tâches non terminées dans votre plan de projet : réglez les derniers détails et vérifiez que vous n’oubliez aucune étape critique. Les logiciels de gestion de projet tels qu’Asana facilitent cette étape en vous permettant de consulter toutes les tâches au même endroit, ainsi que l’échéance, le responsable et le statut d’achèvement.

Une tâche vous a échappé ? Ne vous inquiétez pas. Vérifiez si elle rentre dans la portée de votre projet. Si c’est le cas, élaborez un plan pour la mener à bien. Sinon, informez-en les parties prenantes et transférez la tâche à l’équipe concernée.

Par exemple, imaginons que votre équipe de développement vient de clôturer un projet de refonte de site Web, et vous réalisez que les bannières du site n’ont pas été mises à jour. Après avoir consulté l’énoncé de portée du projet, vous déterminez que cette étape n’en fait pas partie, puisque votre équipe se focalisait sur l’amélioration de l’infrastructure. Vous la transmettez alors à l’équipe de conception, qui peut utiliser l’infrastructure que vous avez créée pour mettre à jour les images bannières.

3. Acquittez-vous des tâches administratives

Maintenant que vous avez réglé les derniers détails, le moment est venu de vous pencher sur l’aspect administratif du projet. Les tâches administratives varient d’un projet à l’autre, mais en voici quelques-unes des plus courantes :

• Vérifiez que l’ensemble des fichiers et des ressources du projet sont au bon endroit et que les parties prenantes savent où les trouver. 

• Mettez à jour les documents liés au projet, comme la documentation de processus, le budget et le planning du projet. Pendant cette étape, comparez les résultats obtenus aux estimations préalables (en matière de budget, de chronologie, etc.) pour savoir si vous aviez vu juste.

• Vérifiez que les documents liés au projet sont signés : contrats avec les fournisseurs, accords, etc. 

• Clôturez les contrats avec les fournisseurs, sous-traitants, donateurs ou autres parties prenantes externes. 

• Bouclez le budget du projet. Vérifiez que vous avez bien envoyé et reçu tous les paiements escomptés, et envoyez à votre équipe financière les dernières données budgétaires. 

• Vérifiez que les membres d’équipe ont été réaffectés à d’autres projets. 

• Vendez ou transférez votre matériel​​ou les autres ressources du projet aux équipes qui en auraient besoin. 

4. Renseignez votre équipe sur les prochaines étapes

Ensuite, transmettez votre plan de clôture du projet aux membres de votre équipe. Indiquez-leur comment vous comptez gérer ou déléguer l’accomplissement des éventuels derniers livrables du projet. Pensez à leur communiquer la liste des événements auxquels ils doivent participer pour la clôture du projet (rétrospective, post-mortem ou dernière réunion avec les parties prenantes, par exemple). Si vous voulez que les membres de votre équipe vous fassent part de leurs commentaires au cours du post-mortem, le moment est venu de leur en parler pour qu’ils commencent à se préparer.

5. Tenez les parties prenantes informées et envoyez un dernier rapport

Maintenant que vous avez communiqué avec votre équipe, il est temps de faire le point avec les parties prenantes. Pour ce faire, envoyez-leur une mise à jour en différé ou organisez une réunion de clôture officielle. Dans tous les cas, pensez à leur transmettre les informations suivantes :

• Un rapport final dans lequel vous résumez les résultats de votre projet, vos performances au regard des objectifs fixés et vos éventuels échecs et réussites notoires. 

• Une liste des tâches non terminées entrant dans le périmètre du projet, ainsi que la façon dont vous vous en acquitterez. 

• Une liste des tâches non terminées n’entrant pas dans le périmètre du projet, accompagnée d’un commentaire et d’une brève explication de la façon dont vous en assurerez le suivi avec l’équipe concernée. 

• Une liste des initiatives que vous comptez mener dans le cadre de votre projet actuel ou transmettre à une autre équipe.

• Une demande de feedback, dans l’idéal des remarques par écrit fournies via un questionnaire ou une enquête. 

6. Organisez une réunion post-mortem

L’organisation d’une réunion post-mortem constitue le meilleur moyen de faire le point sur les enseignements tirés de chaque projet. Pendant un post-mortem, les membres d’équipe peuvent donner leur avis sur ce qui s’est bien ou mal passé et mettre le doigt sur les aspects à améliorer pour le prochain projet.

Suivez les conseils ci-dessous avant d’organiser votre prochaine réunion post-mortem :

• Deux jours avant la réunion post-mortem, envoyez aux membres d’équipe une liste de questions auxquelles ils peuvent réfléchir. Il peut s’agir de questions très simples : qu’est-ce qui s’est bien ou mal passé ? Qu’avons-nous appris ? Vous permettez ainsi à vos coéquipiers de rassembler leurs pensées et de se préparer, ce qui les encouragera à participer. 

• Pendant la réunion, partagez votre écran (si possible) et prenez des notes sur les commentaires de chacun ; vous montrerez ainsi à vos collaborateurs que vous accordez de l’importance à leur avis.

• Pendant la réunion, offrez à chaque membre d’équipe l’occasion de donner son avis, de façon à ce que chacun puisse faire entendre sa voix. 

• À la fin de la réunion, prenez le temps de remercier les membres d’équipe pour leur contribution. Une fois que vous aurez traduit leurs commentaires en actions concrètes (nous aborderons le sujet dans la prochaine étape), envoyez une mise à jour à vos collaborateurs pour leur montrer que vous cherchez à répondre à leurs préoccupations. 

7. Créez une feuille de route des améliorations à apporter

Une fois que vous avez analysé le déroulement de votre projet, le temps est venu de vous tourner vers l’avenir. À ce stade, vous pouvez utiliser une feuille de route de projet pour planifier l’optimisation de vos processus de gestion et de vos livrables finaux.

1. Examinez les résultats des tests finaux réalisés en première étape et identifiez les problèmes que vous voulez gérer en priorité. Par exemple, si beaucoup de clients se plaignent des délais de chargement, donnez la priorité à l’amélioration de la rapidité de chargement du site. 

2. Compilez les commentaires des parties prenantes et de l’équipe du projet. Identifiez les thèmes récurrents et faites le point sur les actions à traiter. Par exemple, si certains membres d’équipe déclarent ne pas avoir eu assez de temps pour exécuter leurs tâches, vous pourriez définir l’action à traiter suivante : rallonger les délais dans les prochains plannings de projets. 

3. Créez une feuille de route pour planifier quand et comment vous vous acquitterez de ces actions à traiter. 

4. Demandez l’avis de votre équipe sur votre feuille de route et obtenez l’approbation des parties prenantes. 

La création d’une feuille de route des améliorations à apporter vous aidera à améliorer votre livrable final et vos processus de gestion de projet. De plus, cette étape vous permet de clôturer officiellement votre projet actuel, puis de gérer les éventuelles améliorations dans une toute nouvelle initiative. Vous éviterez ainsi aux projets de traîner en longueur jusqu’à ce que le livrable final soit « parfait » (objectif par ailleurs impossible à atteindre).

8. Fêtez la fin du projet

Dernière étape importante, prenez le temps de fêter les réussites de votre équipe. L’expression de votre gratitude joue un rôle clé sur le développement de la culture d’entreprise et sur la promotion du travail d’équipe en entreprise.

Ce moment de célébration peut prendre de nombreuses formes : des cadeaux ou des cartes, un message de remerciement, un apéritif ou même un après-midi de congé. Tenez compte de la dynamique de votre équipe et des préférences de chaque membre, et choisissez l’option qui sera la plus appréciée de tous.

Clôturez le projet en toute confiance

Vous avez clôturé votre projet, bravo ! Vous avez coché toutes les cases et réglé tous les détails. Maintenant, vous pouvez passer à votre prochaine initiative en toute sérénité : tout est en ordre et les prochaines étapes sont clairement planifiées.

Si vous souhaitez standardiser le processus de clôture de votre équipe, pourquoi ne pas créer un modèle de projet personnalisé ? Grâce aux modèles, créez un ensemble d’étapes prédéfinies (qui feront office de liste de contrôle) à copier et réutiliser dès que vous achevez un projet.