Modèle de nomenclature

Suivre les informations nécessaires à la réussite d’un projet n’est pas une mince affaire. Un modèle de nomenclature vous aide à vous organiser en rassemblant tout ce que vous devez savoir pour mener à bien votre projet.

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[Product UI] Bill of materials in Asana, spreadsheet-style project view (list)

Souvenez-vous de la dernière fois où vous avez cuisiné un plat complexe. Avez-vous commencé par dresser une liste de courses, histoire d’avoir ensuite tous les ingrédients nécessaires à portée de main pour réaliser la recette ?

Un modèle de nomenclature suit le même principe. Il regroupe tous les détails et informations nécessaires à la réussite d’un projet, comme la fabrication d’un produit ou le lancement d’une campagne. Dans cet article, découvrez comment créer votre propre modèle et quels en sont les avantages.

Qu’est-ce qu’une nomenclature ?

Une nomenclature est une liste détaillée regroupant l’ensemble des informations nécessaires à la réussite d’un projet. Les entreprises de fabrication et de développement de produits, comme les constructeurs automobiles, s’en servent pour assurer le suivi des pièces ou assemblages qui entrent dans la conception d’un produit particulier. Cependant, les nomenclatures peuvent s’avérer très utiles dans d’autres contextes. Au sein des entreprises SaaS ou des agences créatives, les nomenclatures garantissent que tous les détails indispensables à l’achèvement des projets sont pris en compte. Il s’agit évidemment d’un exemple parmi bien d’autres.

[Product UI] Creative bill of materials template in Asana, spreadsheet-style project view (list)

Qu’est-ce qu’un modèle de nomenclature ?

Le modèle de nomenclature est une version réutilisable de la nomenclature. Il s’adapte à tout projet qui suppose de garder en tête de nombreux éléments afin de le mener à bien. Grâce à ce modèle, plus besoin de créer une nomenclature en ne partant de rien : avant de lancer un nouveau projet, il vous suffit de dupliquer le modèle et de saisir les informations liées à cette initiative. Ainsi, vous gagnerez du temps que vous pourrez réinvestir dans vos tâches clés.

Les avantages d’un modèle de nomenclature

En général, les entreprises créent leurs modèles de nomenclature sur des feuilles de calcul Excel, Google Sheets ou même sur des supports imprimables. Toutefois, cette méthode présente des inconvénients : il peut s’avérer délicat de réaliser des modifications ou des révisions dans des feuilles de calcul, par exemple. De plus, ce genre de nomenclatures risquerait de conduire les équipes à communiquer en vase clos.

Privilégiez plutôt un outil qui vous donne la possibilité de consulter toutes les informations de votre nomenclature en un coup d’œil. Il devra aussi vous permettre d’encourager la collaboration interéquipes, de standardiser le processus de suivi des ressources et de limiter les erreurs qui pourraient vous coûter cher. Heureusement pour vous, le modèle numérique de nomenclature répond à toutes ces exigences.

Créer votre modèle de nomenclature sur un outil de gestion de projet vous permet de :

  • Réduire le travail de préparation en amont, en évitant de créer un modèle de nomenclature de A à Z pour chaque projet.

  • Standardiser votre processus de création de ressources pour l’ensemble des équipes et services , afin de garantir que les informations sont les mêmes pour chaque type de projet.

  • Donner à votre équipe une plus grande visibilité sur les détails nécessaires à la réussite du projet, afin d’éviter une communication en vase clos. C’est aussi le moyen idéal de veiller à ce que toutes les équipes qui utilisent la nomenclature soient sur la même longueur d’onde.

  • Créer un processus de suivi des ressources cohérent, pour réduire les retards au cours du projet.

  • Contrôler l’accès au modèle et les droits de modification, pour vous assurer que les membres de votre équipe utilisent la bonne version. En outre, vous réduirez le risque de les induire en erreur en multipliant les versions.

  • Joindre des documents pertinents pour les consulter plus facilement (dessins de conception, bons de commande, ressources créatives, instructions, etc.)

Éléments à inclure dans un modèle de nomenclature

Votre modèle de nomenclature pourra vous servir de nouveau à l’avenir. Il doit donc rester assez générique pour s’adapter à plusieurs projets. Lors de la création, incluez tous les détails indispensables à l’atteinte de vos objectifs de projet, qui dépendront de votre secteur d’activité.

Si vous fabriquez un nouveau produit, vous aurez besoin de connaître les pièces nécessaires à sa production, le coût unitaire et le coût total. Dans le cas d’un lancement de campagne marketing, il vous faudra assurer le suivi de toutes vos ressources créatives et des équipes en charge de leur création.

L’objectif principal est de créer un modèle de nomenclature qui convient pour un même type de projet. Ensuite, votre équipe n’aura plus qu’à le dupliquer et le remplir avec les informations du projet sur lequel elle travaille.

Éléments à inclure dans un modèle de nomenclature de fabrication de produit

Vous avez besoin d’un modèle de nomenclature qui vous permette de suivre les besoins spécifiques à la production ? Assurez-vous d’inclure les éléments suivants :

  • Numéro de la pièce

  • Nom de la pièce

  • Description détaillée de la pièce ou du composant

  • Processus d’approvisionnement ou origine de la pièce (par ex. : fabriquée en interne ou achetée chez un fournisseur)

  • Quantité requise pour chaque pièce

  • Unité de mesure utilisée pour chaque pièce (par ex. : unité, centimètre, kilogramme, etc.)

  • Prix unitaire

  • Coût total de la pièce, en tenant compte du prix unitaire et de la quantité requise

Éléments à inclure dans un modèle de nomenclature de lancement de campagne

Vous vous apprêtez à entamer un projet créatif, comme un lancement de campagne marketing ou de produit ? Le cas échéant, voici les éléments clés à inclure dans votre modèle :

  • Nom de la ressource

  • Catégorie de la ressource ou canal principal auquel elle est rattachée

  • Type de ressource

  • Responsable

  • Échéance

  • Statut

Fonctionnalités intégrées

  • Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

  • Aperçu de projet : la source unique de référence de votre équipe pour regrouper les informations clés de votre projet et travailler en contexte. Rédigez une description et donnez le ton de votre future collaboration sur Asana. Ajoutez ensuite des ressources et informations de contexte, comme des détails de réunion, des canaux de communication ou des briefs de projet. Le tout, en un seul et même endroit.

  • Messagerie : vous avez besoin de partager des informations qui ne constituent pas une tâche proprement dite ? Envoyez des messages sur Asana. La fonctionnalité Messages vous permet de communiquer et d’échanger des informations de contexte sur Asana. Vous pouvez envoyer des messages aux destinataires de votre choix : utilisateurs individuels, membres d’une équipe ou d’un projet… toutes les combinaisons sont possibles. Assurez-vous ainsi que tout le monde est bien sur la même longueur d’onde. Insérez facilement des liens vers des tâches, projets et objectifs Asana afin de permettre à vos destinataires d’accéder facilement au contexte ainsi qu’à l’ensemble des informations pertinentes.

  • Version mobile : Asana est disponible sur iOS et Android. Vos tâches sont donc à portée de main, même en déplacement. Consultez les nouvelles notifications de votre boîte de réception, envoyez des messages et accédez aux tâches pour rester au courant des dernières mises à jour de vos projets.

Applications recommandées

  • Jira : créez des processus interactifs et interconnectés reliant vos équipes techniques et commerciales pour une visibilité optimale sur les étapes du développement produit, en temps réel et sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

  • Microsoft Teams : grâce à l’intégration Asana pour Microsoft Teams, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin, mais aussi relier vos conversations sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. En outre, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams. Pas besoin d’ouvrir votre navigateur !

  • Figma : de nombreuses équipes utilisent Figma pour créer des flux d’utilisateurs, simulations d’interfaces utilisateurs, prototypes et bien plus encore. Vous pouvez désormais intégrer ces designs à Asana pour communiquer le contexte et les documents clés à votre équipe. Contrairement aux captures d’écran, les intégrations dynamiques reflètent les changements apportés au fichier de design en temps réel, vous épargnant des recherches et mises à jour d’images chronophages.

  • GitHub : synchronisez automatiquement les mises à jour de statut de demandes d’extraction (pull requests) GitHub avec des tâches Asana. Suivez la progression de vos demandes d’extraction et améliorez la collaboration interfonctionnelle entre vos équipes techniques et non techniques, sans quitter Asana.

FAQ

Qui doit créer le modèle de nomenclature ?

La personne chargée de la création du modèle de nomenclature ne sera pas la même selon le secteur d’activité et l’objectif de la nomenclature. Par exemple, si votre entreprise conçoit et fabrique des produits très techniques, il serait judicieux de confier cette responsabilité à un concepteur produit. Vous êtes dans la production industrielle ? Adressez-vous à un ingénieur. Les équipes marketing ou de création peuvent quant à elles demander au chef de projet de s’occuper du modèle de nomenclature.

Quels éléments inclure dans un modèle de nomenclature ?

Tous les éléments qui contribuent au bon déroulement du projet doivent être inclus dans le modèle de nomenclature, sans exception. Aucun détail n’est futile, même les plus insignifiants. Dans le cadre d’un projet de production industrielle, vous pouvez indiquer les matières premières à utiliser, mais aussi certains produits de base comme de la colle ou du ruban adhésif. Pour un projet créatif, précisez la chronologie du projet, les ressources créatives ou toute autre information de référence.

Dans quels cas utiliser un modèle de nomenclature ?

Pensez à créer votre modèle de nomenclature avant le lancement de votre projet, pour faire en sorte que votre équipe ait toutes les informations essentielles pour réaliser le projet dans de bonnes conditions.

Avec qui partager mon modèle de nomenclature ?

Un modèle de nomenclature vous aide à rester cohérent, c’est d’ailleurs l’un des avantages majeurs de cet outil. Communiquez-le au plus grand nombre de personnes possible, mais accordez un droit de modification à quelques collaborateurs seulement. Toutes les parties prenantes d’un projet devront pouvoir être en mesure de consulter sa nomenclature.

Quels types d’équipes ont le plus intérêt à utiliser un modèle de nomenclature ?

Toute entreprise impliquée dans ses projets peut tirer avantage d’un modèle de nomenclature. Il en existe différents types selon le secteur d’activité : les nomenclatures de fabrication industrielle (utilisées par les constructeurs automobiles, aéronautiques, etc.), commerciales (utilisées par les équipes commerciales pour traiter les commandes des clients) ou de service (utilisées par les techniciens pour assurer le suivi des pièces d’un produit sur lesquels ils peuvent travailler). Vous avez également la possibilité de créer des versions réutilisables de nomenclatures pour suivre l’ensemble des ressources et détails de projets créatifs dans le domaine du marketing ou dans le cadre d’un lancement de produit.

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