Nomenclature : votre modèle gratuit pour simplifier la production

Image du contributeur – Équipe AsanaTeam Asana27 mai 20227 min de lecture
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Bill of materials (BOM): A free template to streamline production article banner image
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Summary

Like the ingredient list on a recipe card, a bill of materials (BOM) lists what's required to complete a project. Though typically used for product manufacturing, BOMs can benefit software developers, engineers, and even marketing and sales teams. In this guide, we’ll cover the different benefits, types, and best practices for writing your bill of materials.

En cuisine, vous est-il déjà arrivé de passer un peu vite sur une recette et de ne pas obtenir le résultat escompté ? Vous étiez pressé et avez peut-être oublié quelques ingrédients, ou encore de préchauffer le four…

Les nomenclatures peuvent être considérées comme des « recettes » de projet : il suffit de rassembler vos ingrédients et de suivre les instructions à la lettre pour parvenir au résultat souhaité. Tout comme vous le feriez pour votre gâteau préféré, organisez et définissez les exigences requises pour accomplir votre projet grâce à une nomenclature.

Qu’est-ce qu’une nomenclature ?

Une nomenclature est une liste détaillée des matériaux, composants, instructions et exigences nécessaires à la réalisation d’un produit final ou d’un livrable. Généralement utilisées dans le développement et la fabrication de produits, les nomenclatures peuvent tout de même servir pour toute sorte de projets ou presque, qu’il s’agisse du développement d’un logiciel ou d’une campagne marketing.

La création de la nomenclature se fait souvent lors de la phase de planification du projet, et c’est une tâche que vous ne devriez pas aborder seul : sollicitez les services concernés, parties prenantes et prestataires ou fournisseurs externes pour vous assurer qu’aucun détail n’est négligé.

Présentez vos nomenclatures dans une structure arborescente en plaçant le produit fini au premier niveau, puis les sous-ensembles, composants et autres exigences aux niveaux inférieurs. Ce document centralisé vous aidera à mettre tout le monde au diapason en matière d’exigences et de délais nécessaires au projet, indépendamment du type de lancement.

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Les avantages de la nomenclature

Une nomenclature précise sert de source unique de référence pour la production d’un produit ou d’un livrable fini. Sans elle, vous vous exposez à de nombreux problèmes, comme des retards à cause d’un inventaire insuffisant, le gaspillage de matériaux et des résultats incohérents.

[inline illustration] Benefits of using a BOM (infographic)

Transparence accrue

Une nomenclature pose le cadre des exigences de projet à suivre pour que les équipes et les fournisseurs soient sur la même longueur d’onde. Celle-ci contribue à assurer une cohérence et à simplifier des processus complexes tout au long du cycle de vie du projet.

Estimation précise des coûts liés aux livrables finaux

Les nomenclatures sont essentielles pour un calcul précis des coûts que les livrables engendreront. Grâce à une liste des matériaux et des coûts à jour, l’estimation du coût final du produit sera un jeu d’enfant, tout comme le suivi de votre progression.

Ce coût final détermine les marges, les bénéfices et même les taux d’imposition. Il est donc crucial de ne pas dépasser le budget fixé. Le suivi des coûts est un excellent moyen de s’assurer que vos marges restent bénéficiaires et d’empêcher la dérive des objectifs.

Processus améliorés

Une nomenclature donne à votre équipe une structure propice à l’amélioration des processus. En y consignant les détails essentiels, vous serez susceptible de découvrir des informations qui contribueront à optimiser vos processus, ainsi qu’à augmenter l’efficacité et la rentabilité du projet. Par exemple, vous pourriez repérer le meilleur moment pour réapprovisionner l’inventaire et empêcher des temps d’arrêt ou identifier des éléments qui pourraient orienter l’attribution des tâches aux équipes.

Moins de ressources gaspillées

Grâce à une nomenclature claire, vous saurez à l’avance de quels éléments vous avez besoin pour réaliser votre projet, quand et en quelle quantité. Ces informations sont primordiales, car des matériaux ou des livrables manquants pourraient forcer l’arrêt de votre projet jusqu’à ce que vous les obteniez. Résultat ? Des échéances repoussées et une hausse des coûts opérationnels.

Dans le secteur de la production industrielle, une nomenclature détaillée permet également une meilleure gestion de l’inventaire. Les équipes seront donc en mesure de prévoir et de commander les bonnes quantités pour chacune des pièces du produit final.

Quels sont les différents types de nomenclature ?

Pratiquement tous les projets peuvent inclure une nomenclature. C’est la raison pour laquelle il existe différents types de nomenclature qui répondent à des besoins variés. Si vous travaillez sur un projet complexe ou interfonctionnel, vous aurez certainement besoin de plusieurs nomenclatures : chacune d’entre elles comprendra une liste des matériaux et des exigences pour chaque partie du projet (conception, opérations, production, etc.).

  • Nomenclature à plusieurs niveaux : elle se présente sous la forme d’une arborescence. Le produit fini figure au premier niveau, tandis que les matériaux et éléments individuels se trouvent aux niveaux inférieurs. Ainsi, votre équipe peut visualiser les liens entre les différentes pièces du produit et leurs composants. Cette hiérarchisation permet également à l’équipe de savoir quelles pièces sont nécessaires à chaque étape du projet, au fur et à mesure qu’elle progresse dans la réalisation du livrable final.

  • Nomenclature modulaire : elle dresse la liste des matériaux, documents et pièces, ainsi que les schémas et diagrammes d’ingénierie nécessaires pour la réalisation d’un sous-ensemble. Ce type de nomenclature est utile lorsque vos livrables présentent plusieurs combinaisons possibles de modules, comme une campagne de publicité avec plusieurs spots qui mettent en avant les différents avantages de votre produit ou service.

  • Nomenclature configurable : si vous travaillez pour un secteur qui fabrique des produits très configurables, ce type de nomenclature sera idéal pour faire l’inventaire de tous les composants requis pour concevoir et fabriquer un produit conforme aux exigences du client. Ce document peut-être ajusté pour réduire les efforts nécessaires au maintien des structures du produit. Pour pouvoir établir une nomenclature configurable, une nomenclature modulaire doit être mise en place au préalable.

  • Nomenclature d’ingénierie : elle comprend la liste des éléments, pièces, sous-ensembles et ensembles nécessaires à la création du produit final. Notez bien qu’un projet peut très bien faire usage de plusieurs nomenclatures d’ingénierie : par exemple, une pour l’ingénierie électrique et une autre pour l’ingénierie mécanique.

  • Nomenclature de logiciel : elle dresse la liste de tous les composants tiers et ceux en open source présents dans le code source, y compris les licences, versions et statuts des patchs rattachés pour aider les équipes de sécurité à identifier tout risque lié. Assurez-vous que votre nomenclature est complète et à jour pour un code conforme, sécurisé et de qualité.

  • Nomenclature de production industrielle : comme son nom le suggère, elle est utilisée pour les projets de production industrielle et présente les pièces et ensembles nécessaires à la fabrication d’un produit prêt à être expédié dans leur intégralité. Tous les livrables et les jalons doivent figurer sur cette nomenclature, y compris les objets utilisés dans le processus d’assemblage, ainsi que les matériaux d’emballage, les instructions et les guides fournis avec le produit final.

  • Nomenclature d’équipement : elle fait état de toutes les pièces détachées de remplacement indispensables pour accomplir votre projet. Grâce à cela, les ingénieurs de maintenance pourront rapidement identifier, localiser et remplacer une pièce. Une nomenclature d’équipement bien faite permet aux organisations de renforcer leur fiabilité en s’assurant qu’elle dispose des pièces de remplacement nécessaires au bon moment.

Les éléments indispensables d’une nomenclature

Une nomenclature vous aidera à obtenir tout ce dont vous avez besoin pour vous lancer, peu importe le type de projet : fabrication d’un produit, planification de votre prochaine campagne commerciale, etc.

[inline illustration] What to include in a BOM (infographic)

Les données présentes dans une nomenclature ne seront jamais les mêmes d’un projet à l’autre, mais vous retrouverez le plus souvent les éléments suivants :

  • Coordonnées du référent : en cas de question de la part d’un fournisseur ou d’un membre de l’équipe concernant la nomenclature, indiquez les coordonnées d’un référent pour une prise de contact rapide.

  • Niveaux de nomenclature : il s’agit du chiffre qui désigne la position de chaque pièce ou exigence dans les nomenclatures à plusieurs niveaux. Un produit fini se trouverait au niveau 1 de la nomenclature.

  • Éléments requis : dressez une liste de tous les matériaux, composants ou pièces essentielles à l’achèvement de votre projet et ne soyez pas avares en détails. Vous pouvez ajouter les noms du produit, les numéros des pièces, les descriptions, la quantité, le coût à l’unité et le coût total de chacune.

  • Type d’approvisionnement : définit si la pièce sera approvisionnée en interne ou par un partenaire ou une agence au sein de la chaîne d’approvisionnement. Pour les nomenclatures qui ne concernent pas une fabrication industrielle, les équipes responsables de la création de chaque livrable doivent figurer à cet endroit.

  • Images et adresses URL : joignez des diagrammes, images ou des liens si besoin.

  • Priorité : dans tout projet, il existe deux types de livrables, les indispensables et les livrables complémentaires dont la priorité est moindre. Indiquez clairement ce statut pour éviter une dérive des objectifs au cours de votre projet. Par exemple, il est judicieux d’identifier les composants dont les délais de production sont les plus longs ou la valeur monétaire la plus importante pour inciter votre équipe à y accorder une attention particulière.

  • Alternatives potentielles : si les exigences sont flexibles concernant un composant ou une pièce, notez les options possibles au cas où l’élément choisi initialement serait indisponible.

  • Niveau de révision : cette valeur représente le nombre de fois où votre nomenclature a été revue et révisée. Grâce à elle, les parties prenantes pourront connaître l’étendue des modifications effectuées sur ces exigences en un clin d’œil. Le niveau de révision peut être indiqué dans l’en-tête de la nomenclature par un simple R1, R2, R3, etc.

[À lire] Le processus de développement produit en 6 étapes, exemples inclus

Modèle de nomenclature

Téléchargez notre modèle de nomenclature pour une gestion efficace des détails et des composants de votre prochain projet. Ce document dynamique vous permettra de maintenir votre équipe au courant des exigences pour mettre au point un produit fini précis et de haute qualité.

Free bill of materials template

Optimiser votre nomenclature

La nomenclature est un document complet auquel il faudra accorder temps et attention. Si elle est efficace, la communication et la collaboration au sein de l’équipe, ainsi que les processus et la gestion de l’inventaire n’en seront que renforcés. Voici quelques bonnes pratiques communes pour vous assurer que votre nomenclature est exacte et efficace.

Adapter la nomenclature aux besoins du projet

Avant de créer votre nomenclature, identifiez les éléments à inclure et personnalisez-la selon les besoins de votre projet. Réfléchissez à la manière dont différents secteurs d’activités pourraient s’en servir.

Si vous construisez un vélo, il faut indiquer le numéro des pièces, leur quantité et les unités de mesure. Cependant, ces informations ne seraient pas pertinentes pour une nomenclature UX dans le cadre de la refonte d’une page d’accueil d’un site Web.

Être le plus précis possible

Faut-il vraiment inclure tous les éléments, même la colle ou les agrafes, par exemple ? Voyez les choses sous cet angle : si vous ne les prenez pas en compte dans votre nomenclature, ils ne seront pas considérés comme nécessaires au produit final.

Les petits détails peuvent faire toute la différence quant au degré d’exactitude de votre nomenclature. Prenez le temps de faire le point sur toutes les informations utiles pour garantir l’exhaustivité et la concision de votre document. Plus de détails il y aura et mieux ce sera.

Limiter l’accès en écriture

Le document n’a pas besoin d’être modifié par chaque personne impliquée dans le projet. Définissez le processus qui permettra d’attribuer les accès de chacun pour éviter les risques de confusion ou d’erreurs humaines. Accordez l’accès en écriture seulement si nécessaire, la plupart de vos collègues se contenteront très bien d’un accès en lecture seule.

Suivre les modifications

Une nomenclature est un document dynamique qui est voué à être modifié et mis à jour tout le long du cycle du projet. Toutefois, des modifications trop nombreuses et l’absence de supervision seraient susceptibles d’entraîner des inefficacités et de mener à un résultat de piètre qualité.

La solution ? Mettez en place un système pour surveiller toute modification apportée à la nomenclature. Ainsi, vous pourrez identifier les erreurs et rectifier le tir avant que celles-ci n’aient de conséquences sur le produit fini.

[À lire] Processus de contrôle du changement : définition et mise en pratique

Utiliser un modèle

Il est fort probable que plusieurs services et individus créent des nomenclatures pour chaque phase du projet. C’est pour cette raison que nous vous recommandons d’utiliser un modèle qui sera compatible avec l’ensemble de l’organisation.

Vous pourrez ainsi mettre en place un processus de commande cohérent et uniformiser la communication, tout en ayant la flexibilité de personnaliser le modèle selon vos besoins.

Optimisez votre planification de production grâce à une nomenclature

Quels que soient vos objectifs, une nomenclature bien organisée est la pierre angulaire de la réussite de votre projet. Lancez-vous en téléchargeant notre modèle et personnalisez-le à votre façon.

Incluez toutes les pièces, composants, exigences et autres ressources qui seraient utiles à votre équipe. Enfin, n’oubliez pas, votre document ne sera jamais trop détaillé.

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