Vorlage zur Projektüberwachung

Angenommen, Sie sind für drei, vier oder sogar Dutzende von Projekten verantwortlich – wie behalten Sie da den Überblick? Und woher wissen Sie, dass andere Teams ihre Projekte genauso mitverfolgen? Antwort: eine Vorlage für Projekt-Tracker.

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Nur gut organisierte Projektmanager können effektiv arbeiten. Doch bei der gleichzeitigen Überwachung vieler verschiedener Projekte können selbst bestens organisierte Personen ins Straucheln geraten. Mithilfe einer Vorlage für die Projektüberwachung können Sie selbst mehrere Projekte in verschiedenen Teams auf dieselbe strukturierte Weise im Auge behalten. 

Was ist eine Vorlage zur Projektüberwachung?

Mithilfe einer Vorlage zur Projektüberwachung können Teams organisieren, wie sie mehrere Projekte auf einmal überwachen wollen. Insbesondere bei funktionsübergreifenden Projekten ist diese Vorlage äußerst hilfreich: Durch die Verwendung derselben Vorlage zur einheitlichen Überwachung von Projekten können alle Beteiligten diese Projekte leichter finden (auch wenn sie von einem anderen Team überwacht werden).  

Am einfachsten lässt sich eine Vorlage für die Projektüberwachung mit einer Projektmanagement-Software erstellen. So können Sie flexibel zwischen verschiedenen Dashboards zur Projektüberwachung wechseln und Aktualisierungen in Echtzeit sehen. Wenn Sie Ihre Vorlage zur Projektüberwachung in Asana erstellen, können Sie auch zwischen verschiedenen Ansichten hin- und herspringen. Sie möchten die Projektzeitleisten sehen? Dann wechseln Sie einfach zur Zeitleistenansicht, und schon wird Ihre Arbeit in einem Gantt-Diagrammangezeigt. Wer es lieber minimalistisch mag, kann seine Projekte in Form einer Liste erfassen, die den gleichen Aufbau hat wie die Aufgabenliste eines Projekts. 

Nach der Erstellung dieser Vorlage können Sie sie bei der Projektplanung verwenden, um zu koordinieren, wer für welche Projekte zuständig ist und wo diese angesiedelt werden sollen. Neben dem Projektmanagement ist diese Vorlage auch für das Portfoliomanagement hilfreich. Beim Portfoliomanagement kommen viele verschiedene Projekte in einem Portfolio zum Einsatz. Deshalb können Sie mithilfe einer Vorlage zur Projektüberwachung koordinieren, wie die Portfolios eingerichtet und verwaltet werden.

Das spricht für eine Vorlage zur Projektüberwachung

Die Art und Weise, wie man Projekte überwacht, kann darüber entscheiden, wie organisiert und konzentriert man arbeitet. Unternehmensweit kann dieser kleine Unterschied eine enorme Wirkung haben. Wenn Projekte in allen Teams und Abteilungen auf die gleiche Art und Weise mitverfolgt werden, können alle Mitarbeiter produktiver arbeiten.

Zudem sorgen Vorlagen zur Projektüberwachung für: 

  • Einheitliches Vorgehen. Verwenden Sie eine Vorlage, um Projekte verschiedener Teams und Markteinführungen einheitlich zu überwachen. So wissen Sie, dass jede größere Markteinführung mit mehreren Projekten auf genau dieselbe Weise verfolgt (und organisiert) wird.

  • Weniger Arbeit rund um die Arbeit. Eine Vorlage zur Projektüberwachung senkt den Zeitaufwand, den Sie und Ihr Team mit der Entscheidung verbringen, wie Sie die verschiedenen für Ihre Ziele relevanten Projekte nachverfolgen und koordinieren wollen.

  • Bessere Anpassungsfähigkeit.Je nach Bedarf können Sie Vorlagen zur Projektüberwachung für die verschiedenen Arten von Aufgaben erstellen, z. B. eine Vorlage speziell für Ihren Produktentwicklungsprozess, in der Sie alle für die Produktentwicklung erforderlichen Projekte aufführen.

Wofür dient eine Vorlage zur Projektüberwachung?

Mithilfe von Vorlagen zur Projektüberwachung lassen sich zusammenhängende Projekte auf einheitliche Weise nachverfolgen. Wenn Sie anhand Ihrer Vorlage ein neues Projekt zur Nachverfolgung von Projektvorgängen erstellen, erhalten Sie einen Überblick über alle wichtigen Projektdaten, darunter auch:

Und eine Aufgabenliste für Teammitglieder können Sie direkt in Ihrem Tool zur Projektnachverfolgung erstellen und darauf zugreifen.

Nehmen wir als Beispiel die Einführung eines neuen Produkts. Mithilfe der Vorlage zur Projektüberwachung würden Sie:

  1. Einen neuen Projekt-Tracker für die Produkteinführung erstellen

  2. Alle damit zusammenhängenden Projekte hinzufügen, darunter den Produktfahrplan und den Verlauf der verschiedenen Projektphasen.

  3. Den Fortschritt der Produktentwicklung überwachen, indem Sie Agile-Sprints mit dem Projekt-Tracker Ihres Teams verknüpfen.

Merkmale einer optimalen Vorlage zur Projektüberwachung

Mithilfe eines Projektmanagement-Tools können Sie eine Vorlage zur Projektüberwachung erstellen, die über alle erforderlichen Funktionen verfügt, darunter: 

[Produkt-UI] Projekt-Dashboard für den Website-Start in Asana (Dashboards)

Enthaltene Funktionen

  • Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal. Dabei werden Ihnen nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team einen Überblick darüber geben, wer was bis wann zu erledigen hat.

  • Zeitleistenansicht. Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, in der all Ihre Aufgaben in einem horizontalen Balkendiagramm angezeigt werden. Neben den Start- und Fälligkeitsdaten können Sie darin außerdem die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ablesen. In der Zeitleistenansicht wird auf einen Blick ersichtlich, wie die verschiedenen Teile Ihres Plans zusammenpassen. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. So gelingt es Ihnen, all Ihre Ziele termingerecht umzusetzen. 

  • Dashboards. Dashboards sind Registerkarten auf Projektebene, die Diagramme und Visualisierungen enthalten, mit denen Sie den Projektfortschritt schnell erfassen können. Gestalten Sie die Dashboard-Diagramme so, dass Sie potenzielle Stolpersteine bei der Zusammenarbeit im Team sofort erkennen und das Projekt entsprechend voranbringen können. Mithilfe dieser Registerkarte können Sie auf Daten zugreifen und so einen schnellen Überblick über den Projektfortschritt erhalten. 

  • Portfolios. Mit Portfolios können Sie alle Projekte eines Teams auf einfache Weise in einer einzigen Ansicht strukturieren und nachverfolgen. So erhalten Sie einen umfassenden Überblick über den Fortschritt all Ihrer Projekte und können dann weitere Details abrufen, um Risiken anzugehen. Zudem können Sie Statusaktualisierungen programmübergreifend austauschen und die Beteiligten auf dem Laufenden halten, ohne gleich eine Statusbesprechung ansetzen zu müssen.

Empfohlene Apps

  • Dropbox: Über die Dateiauswahl von Dropbox, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

  • Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

  • Figma: Viele Teams nutzen Figma zur Erstellung von User Flows, Wireframes, UI Mocks, Prototypen und vielem mehr. Jetzt können Sie diese Designs in Asana einbetten, damit Ihr Team die aktuellen Designarbeiten stets in Verbindung mit den dazugehörigen Projektdokumenten einsehen kann. Und im Gegensatz zu Screenshots werden Live-Einbettungen in Echtzeit aktualisiert und reflektieren immer die letzten Änderungen, die an einer Design-Datei vorgenommen wurden. So vermeiden Sie den Aufwand für die Suche nach den richtigen Dateien und die erforderliche Änderung der Bilder.

  • OneDrive. Mit der Dateiauswahl von Microsoft OneDrive hängen Sie Dateien direkt im Aufgabenfenster von Asana an eine Aufgabe an. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und mehr hinzufügen.

FAQs

How do I create a project tracking template?

How you create your template will depend on the project management tool. For example, you can use Asana to create a digital project tracking template to share with yours and other teams. To create it, simply make a new project, outline any necessary sections and tasks, then save it as a template for everyone to use.

What are the benefits of using a project tracker template?

Project tracking templates help everyone to track projects in the same way. This makes it easier to find and use projects anywhere, company-wide. You can also use a template to repeat the same project tracking systems for similar projects (for example, a project tracking template for every quarterly marketing launch).

What is the difference between a project tracking template and a project management tool?

A project management tool is where you build your project tracking template. While project management tools can help you to oversee and track projects, they are multi-functional, and aren’t usually used solely as a way to track individual projects. However, you can use project management tools to build out a project tracking template, where you can consistently track all your projects.

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