Vorlage für Kanban-Karten

Kanban ist ein beliebter Ansatz für das Projektmanagement. Sie wird eingesetzt, um die zu erledigende Arbeit mit der Verfügbarkeit der einzelnen Teammitglieder abzugleichen. Das funktioniert, indem Teammitglieder Aufgaben aus einem Backlog auswählen und sie anhand eines vordefinierten Workflows abarbeiten, sich also von einer Workflow-Phase zur nächsten vorarbeiten. Üblicherweise nutzen Teams zur Umsetzung der Kanban-Methode Kanban-Boards.

Am besten stellen Sie sich die Methode als Körper vor: Nehmen wir an, das Kanban-Board ist das Skelett, dann sind die Kanban-Karten die Muskeln. Kanban-Karten umfassen alle Informationen, die Entwickler für die Erledigung einer Aufgabe benötigen. Möchten Sie einen konsistenteren Kanban-Prozess in Ihrem Team? Die Erstellung einer Vorlage für Kanban-Karten kann diesen Prozess beschleunigen und für Einheitlichkeit sorgen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie dieses Konzept umsetzen.

Was ist eine Vorlage für Kanban-Karten?

Bei der Kanban-Methode wird jede Aufgabe eines Projekts mit einer Karte dargestellt, die alle Informationen zur Aufgabe umfasst. Dazu zählen eine Übersicht über die Aufgabe, wichtige Daten, zentrale Stakeholder und der Aufgabenstatus. Eine Vorlage für Kanban-Karten bietet Ihnen eine wiederverwendbare Grundlage, die Sie einfach kopieren können, um neue Aufgaben mit einer bereits vorgefertigten Struktur zu erstellen. 

Bei Kanban-Karten geht es aber nicht nur um Konsistenz. Sie stellen damit auch sicher, dass Ihren Teammitgliedern alle Informationen zur Verfügung stehen, damit sie sofort mit ihren Workflows beginnen können. Wenn alle notwenigen Informationen an einem zentralen Ort erfasst werden, kann sich Ihr Team auf die Erledigung von Aufgaben konzentrieren, anstatt wichtige Arbeitszeit mit der Suche nach fehlenden Informationen zu vergeuden.

Mithilfe von Kanban-Karten können Ihre Teammitglieder die Informationen, die sie für die Bearbeitung ihrer Aufgaben brauchen, ganz einfach finden. Und durch die einheitliche Formatierung wird sichergestellt, dass bei neuen Arbeitsanfragen alle benötigten Informationen erfasst und auf dieselbe Weise organisiert werden.

So erstellen Sie eine Vorlage für Kanban-Karten

Wenn Sie sich für die Erstellung einer Vorlage für Kanban-Karten entscheiden, sollten Sie sich zunächst mit Ihrem Scrum- oder Agile-Team zusammensetzen. Überlegen Sie gemeinsam, welche Informationen Ihre Teammitglieder benötigen, um Aufgaben in einem Kanban-Board ordentlich erledigen zu können. Das kann helfen, Engpässe oder Verzögerungen im Produktionsprozess zu verhindern, da Ihr Team weniger kostbare Zeit mit der Suche nach wichtigen Details verliert.

Wichtig ist, dass Ihre Vorlage für Kanban-Karten die richtigen Informationen beinhaltet. Im Folgenden haben wir ein paar wichtige Punkte zusammengefasst, die üblicherweise auf Kanban-Karten erfasst werden.

• Ein handlungsweisender Aufgabenname: Verwenden Sie einen aussagekräftigen Aufgabennamen, damit sofort klar ist, was erledigt werden muss. Zum Beispiel macht der Titel „Neue Funktion für Web-App erstellen“ auf den ersten Blick ersichtlich, worum es bei einem vorliegenden Arbeitsauftrag geht. 

• Wichtige Daten: Abhängig von den Workflows Ihres Teams sind bestimmte Daten für Projektmanager, andere für Entwickler und wieder andere Informationen für beide wichtig. So mag es in manchen Fällen für einen Projektmanager notwendig sein, das Startdatum einer Aufgabe zu kennen, während der Entwickler wissen will, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss.

• Die verantwortliche Person: Diese Person ist für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich. Wenn Fragen zu dieser Aufgabe auftauchen, ist sie die Ansprechperson dafür.

• Aufgabenstatus: Im Kanban-System kann man den Aufgabenstatus üblicherweise daran ablesen, wo auf dem Kanban-Board sich eine Karte gerade befindet. Jedes Team hat seinen eigenen Workflow und eigene Methoden, um Aufgaben, die in Bearbeitung sind, nachzuverfolgen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass jedes Teammitglied die unterschiedlichen Phasen Ihres Kanban-Boards kennt.

Bestimmte Informationen auf den Kanban-Karten sind auch für Projektmanager relevant. Die folgenden Punkte sind optional und können Projektmanagern wichtige Zusatzinformationen bieten:

• Aufgabenpriorität: Diese Information gibt an, wie wichtig eine bestimmte Aufgabe im Vergleich zu den anderen, mit ihr vielleicht in Verbindung stehenden Aufgaben ist. Die Priorisierung von Aufgaben kann helfen, die Durchlaufzeit jener Aufgaben zu optimieren, die schneller erledigt werden müssen. Das unterstützt Ihr Entwicklerteam bei der Entscheidung, welchen Aufgaben es sich als Erstes widmet.

• Story Points: Story Points sind eine Möglichkeit, um den Umfang von Aufgaben zu messen. Dafür wird die Zeit oder der Aufwand herangezogen, den es für die Erledigung braucht. Diese Information ist besonders für das Aufgabenmanagement relevant. Projektmanager können damit verhindern, das Team durch zu viel Arbeit zu überlasten. 

• Übergeordnetes Projekt oder Vorhaben: Manche Teams bearbeiten Aufgaben aus vielen verschiedenen Projekten in einem Kanban-Board. Indem Sie auf der Karte kennzeichnen, zu welchem Vorhaben die Aufgabe gehört, bieten Sie Ihrem Entwickler wichtige Kontextinformationen und sorgen dafür, dass die Informationen am Board auch für andere Stakeholder nachvollziehbar organisiert sind.

• Unteraufgaben: Manche Aufgaben sind so umfangreich, dass sie am besten in kleinere Unteraufgaben aufgeteilt werden. Verbinden Sie diese Aufgaben mit der übergeordneten Aufgabe, damit Arbeitsvorgänge stets übersichtlich bleiben.

• Zeiterfassung: Wenn Sie für eine Agentur arbeiten, ist die Zeiterfassung für die Abrechnung mit dem Kunden und die Ermittlung des Endpreises notwendig. 

So verwenden Sie eine Vorlage für Kanban-Karten

Nachdem sich Ihr Team geeinigt hat, welche Informationen es für die Erledigung seiner Aufgaben auf einem Kanban-Board benötigt, können Sie mit der Erstellung Ihrer Vorlage für Kanban-Karten beginnen. Am einfachsten ist es, wenn Sie dafür ein digitales Projektmanagement-Tool verwenden, das Ihnen ermöglicht, Aufgaben mithilfe einer Vorlage zu erstellen und mit Echtzeit-Informationen zu arbeiten.

Wenn Sie Ihre Vorlage für Kanban-Karten in einem digitalen Projektmanagementsystem verwalten, können Sie neue Kanban-Karten schnell und einfach erstellen, indem Sie die Vorlage duplizieren. Diese Kopie davon füllen Sie dann mit den relevanten Informationen der entsprechenden Aufgabe aus.

Enthaltene Funktionen

• Formulare. Wenn jemand ein Formular ausfüllt, wird dieses als eine neue Aufgabe in einem Asana-Projekt angezeigt. Indem Sie Informationen über ein Formular einholen, können Sie neue Arbeitsabläufe standardisieren, die von Ihnen benötigten Informationen sammeln und sicherstellen, dass kein Arbeitsgang übersehen wird. Behandeln Sie Anfragen nicht als Ad-hoc-Prozesse, sondern schaffen Sie stattdessen ein standardisiertes System und einen vereinheitlichten Fragenkatalog, den jeder beantworten muss. Oder nutzen Sie Verzweigungslogik, um Fragen basierend auf der vorausgegangenen Antwort des Nutzers anzupassen. Letztendlich helfen Ihnen Formulare, die Zeit und Mühe zu schmälern, die für die Verwaltung von eingehenden Anfragen aufgewendet werden müssen. So kann Ihr Team mehr Zeit auf die Arbeit verwenden, auf die es wirklich ankommt.

• Automatisierung. Manuelle Arbeitsabläufe können automatisiert werden, damit Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit Routinearbeiten und mehr Zeit mit solchen Aufgaben verbringen, für die Sie sie eingestellt haben. Asana-Regeln bestehen aus Auslösern und Aktionen, also „Wenn X passiert, mache Y“. Mithilfe von Regeln können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Beteiligte benachrichtigen und vieles mehr. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu ganzen Workflows – mit Regeln verschafft sich Ihr Team mehr Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit.

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

• Unteraufgaben. Manchmal ist der Umfang einer Aktion zu groß, um sie in einer einzigen Aufgabe zu erfassen. Wenn für eine Aufgabe mehr als eine Person verantwortlich ist, oder wenn sie schrittweise an mehreren Daten abgearbeitet werden soll, empfiehlt sich die Aufteilung in Unteraufgaben. Mit Hilfe von Unteraufgaben lassen sich große Aufgaben ganz einfach in kleinere Arbeitsschritte aufteilen, wobei die einzelnen Teilaufgaben weiterhin in den Kontext der übergeordneten Aufgabe eingebunden sind. Außerdem können Sie mithilfe von Unteraufgaben die einzelnen Komponenten eines mehrstufigen Prozesses praktisch zusammenfassen.

Empfohlene Apps

• Slack. Alle Ideen, Anfragen und Handlungsanweisungen aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und erwähnten Handlungen im Handumdrehen Aufgaben mit verantwortlichen Personen und klaren Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• GitHub. Synchronisieren Sie die Status-Updates der Pull Requests von GitHub mit Asana-Aufgaben. Verfolgen Sie den Fortschritt bei Pull Requests und verbessern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen technischen und nicht-technischen Teams – und das alles innerhalb von Asana.

• Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verknüpfte Workflows zwischen technischen und Business-Teams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu erhöhen – und das alles, ohne Asana verlassen zu müssen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben in Ihren Projekten. Erstellen Sie innerhalb von Asana schnell Jira-Tickets, sodass die Zusammenarbeit zwischen Business- und technischen Teams stets reibungslos funktioniert.

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