Sie brauchen kürzere Durchlaufzeiten

Wir alle kennen die Geschichten über die guten alten Zeiten, als alles nur Pfennige kostete und die Kinder draußen spielten, anstatt an ihren Handys zu kleben. Wir wissen aber auch, dass unser bequemes modernes Leben seine Vorteile hat. Drohnenlieferungen und Tech-Giganten haben die Art und Weise verändert, wie Unternehmen ihren Kunden Dienstleistungen erbringen. Und da einige Pakete innerhalb von Stunden geliefert werden, kann man mit Sicherheit sagen, dass die Käufer dies schneller als je zuvor erwarten.

Deshalb ist die Durchlaufzeit so wichtig. Um ein effektives Zeitmanagement zu betreiben und Ihren Kunden die richtigen Dinge zum richtigen Zeitpunkt zu liefern, müssen Sie zunächst wissen, wie lange dies dauert. Das ist Ihre Durchlaufzeit. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Metriken für die Durchlaufzeit die Kundenzufriedenheit steigern, die Produktion und die Prozesse verbessern sowie die Workflows für schnellere und reibungslosere Lieferungen beschleunigen können.

Was ist die Durchlaufzeit?

Die Durchlaufzeit ist die Zeitspanne zwischen dem Eingang einer Bestellung und deren Fertigstellung. Sie wird meist mit der Fertigung, dem Lieferkettenmanagement und dem Projektmanagement in Verbindung gebracht, gilt aber für jedes Unternehmen, das Kunden, Produkte und ein Vertriebsteam hat. Bei der Durchlaufzeit in der Fertigung wird beispielsweise die Zeit zwischen dem Eingang einer Bestellung und dem Zeitpunkt, ab dem das fertige Produkt in den Händen eines Kunden ist, berechnet. Die Projektdurchlaufzeit hingegen beginnt, wenn ein Auftrag eingeht (in diesem Fall vom Manager) und endet, wenn ein Angestellter ihn abschließt.

Unabhängig vom Unternehmen oder der Abteilung bedeutet eine Verkürzung der Zeit zwischen Bestellung und Lieferung, dass Sie mehr Aufträge bearbeiten und mehr Geld verdienen können.

Was ist der Unterschied zwischen Durchlaufzeit und Bearbeitungszeit?

Die Bearbeitungszeit ist die Zeitspanne zwischen dem Eingang einer Bestellung und ihrer Weiterleitung an eine andere Abteilung oder einen anderen Prozess. Sie ist ein Teil der gesamten Durchlaufzeit und kann einen großen Einfluss haben.

Wenn in Ihrem Betrieb beispielsweise Lebensmittel verarbeitet und verpackt werden, kann eine Verzögerung in der Bearbeitungszeit bedeuten, dass Ihre Produkte zu spät in den Lebensmittelgeschäften ankommen. Das führt dazu, dass weniger Kunden Ihre Produkte essen, was wiederum weniger Umsatz für die Geschäfte bedeutet. Wenn Sie das Problem, das die Bearbeitungszeit verlängert, nicht beheben können (z. B. weil Sie zu wenig Personal haben und kein Budget für Neueinstellungen zur Verfügung steht), könnte dies letztendlich dazu führen, dass Ihre Produkte in den Regalen der Geschäfte ersetzt werden.

Wie berechnet man die Durchlaufzeit?

Um die Durchlaufzeit zu berechnen, müssen Sie die Zeit für die Vorbearbeitung, die Bearbeitung und die Nachbearbeitung addieren.

Vorbearbeitung + Bearbeitung + Nachbearbeitung = Durchlaufzeit

Hier ist eine Aufschlüsselung der Berechnung der Durchlaufzeit:

• Vorbearbeitung: Messen Sie Ihre Beschaffungs- und Bestellzeiten und berücksichtigen Sie dabei gegebenenfalls mögliche Lieferverzögerungen oder Fehlmengen.

• Bearbeitung: Ermitteln Sie die Zeit, die für die vollständige Bearbeitung eines Auftrags benötigt wird. Versuchen Sie, jedes noch so kleine Detail wie das Verpacken von Artikeln oder die Pausen der Angestellten zu berücksichtigen.

• Nachbearbeitung: Hier prognostizieren Sie, wie lange es dauert, bis die Kunden Ihr Produkt in Händen halten. In der Regel ist dies die Versandzeit oder, wenn Sie im Projektmanagement tätig sind, die Zeit zwischen Fertigstellung und Bereitstellung.

Warum ist die Durchlaufzeit wichtig?

Die Durchlaufzeit berührt die meisten Aspekte Ihres Unternehmens. Wenn sie zu lang ist, kann es das Kundenerlebnis beeinträchtigen, interne Unzufriedenheiten hervorrufen und sogar zu höheren Kosten führen, wenn Sie versuchen, die Kosten für längere Produktionszeiten zu kompensieren. Kürzere Durchlaufzeiten steigern den Gewinn und sorgen für Zufriedenheit bei allen Beteiligten, von der Lieferantenbeschaffung bis hin zum Kunden.

Die Auswirkungen einer längeren Durchlaufzeit

Lange Durchlaufzeiten entstehen selten über Nacht. Stattdessen beginnen sie als langsam fortschreitendes Problem. Denn während die meisten Menschen die Durchlaufzeiten so kurz wie möglich halten wollen, können sich diese nach und nach verlängern, ohne dass Sie es überhaupt merken. Vielleicht haben Sie Ihr Team verkleinert, ohne die Technologie zur Produktivitätssteigerung einzuführen. Dann waren Sie etwas desorganisiert, was zu Doppelbestellungen von Rohstoffen und dazu geführt hat, dass Sie den Überblick über das fertige Produkt verloren haben. So vergehen Monate, und plötzlich stellen Sie fest, dass sich Ihre Durchlaufzeiten dramatisch verändert haben. Was sich anfangs wie ein paar kleine Fehltritte anfühlte, hat zu erheblich längeren Durchlaufzeiten geführt.

Das ist beängstigend. Denn hier ist die kalte, harte Wahrheit: Ihre Kunden werden nicht auf Sie warten, wenn sie die gleichen Dienstleistungen auch anderswo bekommen können. Ganz gleich, wie gut Ihr Produkt oder Ihr Angebot ist, sie werden nur eine bestimmte Zeit warten, bevor sie sich für Ihren Konkurrenten entscheiden. Engpässe und verzögerte Lieferzeiten kommen Sie langfristig teuer zu stehen: gestörte Arbeitsabläufe, schlechtere Arbeitsmoral des Teams und unweigerlich weniger Umsatz.

Beispiele für die Durchlaufzeit

Sehen wir uns einige Beispiele für die Berechnung der Durchlaufzeit in verschiedenen Branchen an.

Durchlaufzeit in der Fertigung

Die Fertigungsbranche ist die Branche, an die wir am häufigsten denken, wenn wir von Durchlaufzeiten sprechen. Daher ist die Berechnung hier relativ einfach.

• Beschaffung: In der Fertigung ist die Vorbearbeitung die Phase des Beschaffungsmanagements. Sie messen, wie lange Sie brauchen, um Artikel zu finden, zu bestellen und zu erhalten.

• Bearbeitung: Dies ist die Phase, in der Sie Ihr Produkt anfertigen. Wie lange brauchen Sie, um alle Teile Ihres Produkts zusammenzusetzen und es aus Kundensicht fertig zu machen?

• Versand: Zeit zum Versenden! Die Versandzeit ist die Anzahl der Tage oder Wochen, die es dauert, um von Ihrem Verarbeitungsbetrieb zu Ihren Kunden zu gelangen.

Durchlaufzeit in der Lieferkette

Die Durchlaufzeit in der Lieferkette ist etwas schwieriger, weil sie von vielen Faktoren abhängt, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. Da in der Lieferkette in der Regel Waren von einem Ort zum anderen befördert werden, hängt sie stark von den Versandzeiten ab, die sich kurzfristig ändern können.

• Bestellung der Lieferung: Dies ist die Zeit, die Sie benötigen, um die Produkte zu erhalten. Wie lange dauert es im Durchschnitt, bis die Bestellung bei Ihnen eintrifft, wenn ein Unternehmen sie versendet?

• Bearbeitung: Hier haben Sie die meiste Kontrolle über die Durchlaufzeit in der Lieferkette. Je schneller Sie diese Produkte aus Ihrem Warenhaus bekommen, desto kürzer ist Ihre Gesamtdurchlaufzeit.

• Versand: Ähnlich wie bei der Herstellung handelt es sich um die Zeit, die die Produkte benötigen, um nach Verlassen Ihres Werks an ihrem nächsten Bestimmungsort anzukommen.

Projektmanagement

Im Projektmanagement hilft Ihnen die Durchlaufzeit, realistische Erwartungen an Ihr Team zu stellen, damit Sie es nicht mit Anfragen in letzter Minute überfordern.

• Delegieren: Der Teamleiter prüft und organisiert alle mit dem Projekt verbundenen Aufgaben und weist sie den verschiedenen Mitgliedern zu. Hier geht es darum, wie lange der Leiter braucht, um die Projektdetails zu überprüfen, einen strategischen Plan mit Zielen, Meilensteinen und Ergebnissen zu erstellen und diese an das Team zu delegieren.

• Projektarbeit: Wie lange braucht das Team, um ein fertiges Projekt zu liefern, nachdem es die Erwartungen verstanden hat?

• Überprüfungen und Genehmigungen: Sobald das Projekt intern abgeschlossen ist, wird es häufig von weiteren Projektbeteiligten geprüft und genehmigt. Schließlich wird es an eine andere Abteilung oder ein Team zur Nachverfolgung oder Umsetzung weitergegeben. Berechnen Sie die Zeit, die vom Projektabschluss bis zur Übergabe an die andere Abteilung vergeht.

B2C- oder DTC-Unternehmen

Die Berechnung der Durchlaufzeit für Unternehmen, die im Business-to-Consumer- (B2C), also vom Unternehmen zum Verbraucher, oder Direct-to-Consumer-Geschäft (DTC), also direkt zum Verbraucher, tätig sind, ist die Zeit zwischen dem Eingang der Kundenbestellung und dem Zeitpunkt, zu dem der Kunde das Produkt erhält.

• Vorbearbeitung: Für B2C- oder DTC-Unternehmen beginnt die Vorbearbeitung mit dem Bestelleingang und endet, wenn Ihr Team mit der Montage des Produkts beginnt. Dazwischen müssen Sie die Zahlung bearbeiten und die erforderlichen Datenfelder ausfüllen, bevor Sie mit der Bearbeitung beginnen können.

• Bearbeitung: Wenn Ihr Produkt bereits hergestellt ist, bereiten Sie es in dieser Phase für den Versand vor, einschließlich Verpackung und Vorbereitung der Versandetiketten.

• Versand: Ähnlich wie in anderen Branchen, die wir besprochen haben, ist diese letzte Phase die Zeit, die vergeht, bis Ihr Paket Sie verlässt und bei Ihrem Kunden ankommt.

So können Sie die Durchlaufzeit verkürzen

Und nun die gute Nachricht: Sie können die Durchlaufzeit mit recht einfachen Änderungen an Ihren Bearbeitungsstrukturen verkürzen. Ineffizienzen und menschliches Versagen können eine längere Durchlaufzeit verursachen, aber auch Dinge, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen, wie Naturkatastrophen und Engpässe in der Lieferkette. Bei der Verkürzung Ihrer Durchlaufzeit ist es wichtig, sich auf die Elemente zu konzentrieren, die Sie kontrollieren können, und Pläne für den Fall zu erstellen, dass Dinge, die sich Ihrer Kontrolle entziehen, unweigerlich eintreten.

• Nutzen Sie Tools und Technologien, die Aufgaben optimieren, und die Arbeit rund um die Arbeit reduzieren.

• Kommunizieren Sie effektiv von Anfang bis Ende mit Ihrem Team, um Erwartungen zu klären und Unklarheiten zu vermeiden.

• Stellen Sie Prognosen an, um Ihren künftigen Bedarf vorherzusagen. So bleibt weniger dem Zufall überlassen, und es wird weniger reaktiv gehandelt, was eine gezieltere Arbeit und kürzere Durchlaufzeiten bedeutet.

Durchlaufzeiten mit Hilfe von Software verbessern

Viele der Verarbeitungsfehler, die sich auf die Durchlaufzeiten auswirken, können automatisiert werden. Sie können zum Beispiel Aufgaben und Verantwortliche für jede Phase des Produktionsprozesses automatisieren. Überprüfen Sie Ihren gesamten Workflow und suchen Sie nach Stellen, die sich wiederholen und manuell ausgeführt werden. Das sind Dinge, die Sie automatisieren oder optimieren können, wodurch sich die Durchlaufzeiten natürlich verkürzen. Software kann Ihnen die Arbeit nicht abnehmen, aber sie vereinfacht den Prozess und macht Ihr Team effizienter. Es ist einfacher die Durchlaufzeiten zu verkürzen, als zusätzliches Budget für mehr Personal aufzubringen.

Eine kürzere Durchlaufzeit behebt (die meisten) Produktionsschwierigkeiten

Die Verkürzung Ihrer Durchlaufzeit kann sich auf nahezu jeden Aspekt Ihres Unternehmens auswirken. Im heutigen Zeitalter der sofortigen Abwicklung für Kunden ist es entscheidend, dass Ihre Produkte so schnell wie möglich in die Hände Ihrer Kunden gelangen. Fazit ist, dass Zeit unsere wertvollste Ressource ist. Und das gilt auch für Ihr Unternehmen.

Längere Durchlaufzeiten sind in der Regel auf Ineffizienzen zurückzuführen. Die gute Nachricht: Das sind oft Dinge, die Sie ändern können. Die Automatisierungs- und Organisationsfunktionen von Asana können Ihre Prozesse optimieren und die Durchlaufzeit verkürzen.