IT Programm-Management Vorlage erstellen!

Die Verwaltung von IT-Programmen ist keine leichte Aufgabe. Es ist schwierig, die digitale Transformation voranzutreiben, wenn die Ressourcen begrenzt sind, insbesondere wenn sich Unternehmen darauf konzentrieren, ihr gewünschtes Geschäftsergebnis zu erzielen.

In der Realität sind jedoch bessere Prozesse und Tools der Schlüssel zur Entfaltung der Unternehmenseffizienz. Mit optimierten Arbeitsabläufen und effizienterem Programmmanagement können IT-Teams mit weniger mehr erreichen. Sie können die Sicherheit verbessern, Vorfälle schnell verwalten und sicherstellen, dass die Mitarbeiter über die Tools verfügen, die sie benötigen. 

Um Ihre Prozesse effizienter zu gestalten, sollten Sie mit einer IT Programmmanagement Vorlage beginnen. 

Was ist eine IT Programmmanagement Vorlage? 

Eine IT Programmmanagement Vorlage ist ein wiederverwendbarer Leitfaden für Ihr Projektportfoliomanagement, mit dem Teams IT-Projekte planen, priorisieren und ausführen können. Vorlagen sorgen für Standardvorgehen, wie Teams an wichtige Workflows wie Störungsmanagement, Software-Abschaffung oder IT-Anfragen herangehen. Sie fördern konsistente Praktiken in Ihrem Unternehmen, so dass klar ist, wie funktionsübergreifende Stakeholder mit der IT zusammenarbeiten sollten – und umgekehrt. 

Anstatt neue IT-Projekte von Grund auf neu zu starten, können Teams die IT Programmmanagement Vorlage kopieren und einem vordefinierten Prozess folgen – und dabei jeden Schritt abhaken. 

Welche Vorteile hat eine digitale IT Programmmanagement Vorlage?

IT-Programmmanagement ist ein fortlaufender Prozess. Sie müssen Anfragen einteilen und zuweisen, mit den Beteiligten kommunizieren, Hindernisse entfernen und Vorfälle in Echtzeit lösen. Wenn Projekte und Anfragen fortlaufend Änderungen unterliegen, sind statische Excel-Tabellen oder Google-Tabellen schnell veraltet. Aber mit einer Work-Management-Plattform wie Asana können Sie die Arbeit sofort überblicken und verwalten.

Folgendes können Sie mit einer digitalen IT Programmmanagement Vorlage erledigen: 

• Erstellen Sie als IT-Programm- bzw. IT-Projektmanager ein einziges Dokumentationssystem für alle IT-Arbeiten. 

• Sehen Sie sich schnell den Status eines jeden Projekts an und entfernen Sie bei Bedarf Hindernisse, um die Programmziele erreichen zu können.

• Automatisieren Sie IT-Workflows, damit Ihr Team weniger Zeit mit der Verwaltung von Aufgaben und mehr Zeit mit Arbeiten verbringen kann, die wirklich essenziell für das Unternehmen sind. 

• Integrieren Sie andere Tools wie ServiceNow und Jira in Ihre Asana-Workflows, damit Sie Informationen an einem Ort nachverfolgen können.

• Teilen Sie Statusberichte mit Stakeholdern, ohne zusätzliche Arbeit zu leisten und um zusammenhängende Projekte fördern zu können.

• Wechseln Sie zwischen Projektansichten, um IT-Workflows und Roadmaps auf verschiedene Arten zu visualisieren – wie Aufgabenlisten, Gantt-Diagrammen, Kalendern oder Kanbanboards. 

• Aktualisieren Sie ganz einfach Projektzeitpläne, Aufgaben und Verantwortlichkeiten, wenn sich die Umstände ändern.

• Fügen Sie relevante Screenshots, Dokumente oder Tabellen hinzu.

• Teilen Sie wichtiges Know-How mit allen relevanten Stakeholdern im Multiprojektmanagement.

Welche Arten von IT Programmmanagement Vorlagen gibt es?

Das IT-Programmmanagement umfasst alle Ihre laufenden IT-Projekte, daher ist es schwierig, eine einzige Vorlage für alles zu erstellen. Werfen wir einen Blick auf einige spezifische Anwendungsfälle, die wir bei Asana verwenden – und wie man sie einrichtet.

Vorlage für die Jahresplanung

Ohne ein System zur Verwaltung von Anfragen könnten die Bedürfnisse unklar sein und wichtige Informationen ausgelassen werden. Um ein besseres Kundenerlebnis zu bieten und die Qualität der gesammelten Daten zu verbessern, verwenden wir Asana Formulare.”

An der jährlichen Planung für die IT sind viele Stakeholder beteiligt. Unternehmensleiter legen strategische Ziele und Budgets und Unternehmensziele fest, während einzelne Projektteams neue Tools und IT-Support anfordern – und Sie müssen all diese Anforderungen während der Planung berücksichtigen. Eine Vorlage für die Jahresplanung erstellt einen vordefinierten Workflow, der Ihnen bei der Koordinierung aller Beteiligten hilft. Sie beschreibt, wen Sie bei jedem Schritt einbeziehen sollten, welche Entscheidungen getroffen werden müssen und wie die nächsten Schritte Ihres Teams aussehen. 

Bei Asana verwenden wir ein standardisiertes Anfrageformular für die jährliche Planung, um neue Projektanfragen für unser IT-Team zu verwalten. Nachdem die Stakeholder das Formular eingereicht haben, werden ihre Anfragen automatisch zu einem jährlichen Planungsprojekt hinzugefügt und die entsprechenden Teammitglieder benachrichtigt und eingebunden.

Hier sind einige wichtige Felder, die in Ihrem Formular enthalten sein müssen:  

• Name der anfragenden Person

• Anfragende Abteilung

• Projektname

• Projektbeschreibung

• Benötigte Projektergebnisse

• Projektzeitleiste

• Schwachstellen oder Probleme, die dieses Projekt lösen wird

• Workarounds, die Sie derzeit benutzen, um diese Schwachstellen anzugehen

Sobald Sie Ihr Formular erstellt haben, richten Sie Automatisierungen ein, um Ihrem jährlichen Planungsprojekt sofort neue Anfragen hinzuzufügen und den entsprechenden Stakeholdern Folgeaufgaben zuzuweisen. So können Sie zum Beispiel Folgeaufgaben für eine erste Prüfung, eine Kosten-Nutzen-Analyse bei einzelnen Projekten und Genehmigungen zuweisen. 

Vorlage für das Störungsmanagement in der IT

Durch die Verwendung von Regeln und den Aufbau dieser benutzerdefinierten Workflows haben wir das Störungsmanagement von einem stressigen, unsicheren Teil der Arbeit zu etwas gemacht, das kontrolliert, relativ einfach verwaltet und schnell bearbeitet werden kann.”

Wenn es zu IT-Vorfällen kommt, ist der Druck groß. Standardisierte Workflows geben Ihrem Team einen klaren Weg vorwärts – damit Sie schnell und entschlossen handeln können. 

Bei Asana haben wir unseren Störungsmanagement-Prozess mit Automatisierungen optimiert. Das heißt, wenn ein bestimmter Auslöser aktiviert wird, werden automatisch eine Reihe von Aktionen ausgeführt. Zum Beispiel haben wir Automatisierungen eingerichtet, um: 

• Ereignisse automatisch zu protokollieren, wenn sie auftreten

• Vorfälle an das richtige Team und die richtige Person weiterzuleiten

• Manager und Support-Leads basierend auf dem betroffenen Bereich zu informieren

• Dienstleistungsvereinbarungen (SLA) zu verfolgen

• Erinnerungsaufgaben für Nachbesprechungen zu erstellen

Vorlage zur Abschaffung von Tools

Mit einem klar definierten Workflow innerhalb von Asana können wir Stakeholder koordinieren, Benutzer benachrichtigen, ein Ende der Zahlungspflicht sicherstellen, geschäftskritische Daten archivieren oder bewahren und sicherstellen, dass alle Asana-Daten auf der Plattform sicher entfernt wurden.”

Es liegt an den IT-Teams, festzustellen, wann Anwendungen in Ihrem Unternehmen keinen wichtigen Zweck mehr erfüllen  – und diese Apps dann bei Bedarf zu deaktivieren. Ein vordefinierter Prozess zur Abschaffung von Tools kann Ihrem Team helfen, offene Fragen zu klären und den Übergang für das gesamte Unternehmen so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Bei Asana verwenden wir mehrere Strategien, um die Verwendung von Tools zu überwachen und nicht hilfreiche Anwendungen auslaufen zu lassen: 

1. Sammelerstellung von Aufgaben: Wenn Sie über die Abschaffung eines Tools nachdenken, sollten Sie wissen, wer es verwendet. Bei Asana führt unser IT-Team Sammelzuweisungen für alle App-Nutzer durch, um zu bestätigen, ob und wie sie das Tool verwenden. Dies gibt uns ein klares Verständnis davon, wie Teams das zu bewertende Tool nutzen.

2. Automatisierungen: Wir verwenden dann Automatisierungen, um Aktionen für jede Aufgabe basierend darauf auszulösen, wie die jeweils verantwortliche Person reagiert. Wenn wir feststellen, dass das Tool nicht mehr benötigt wird, starten wir den sogenannten Tool-Offboarding-Prozess, also die Abschaffung des Tools. 

3. Formulare: Das Offboarding eines Tools umfasst viele Beteiligte, von der Rechtsabteilung bis hin zum operativen IT-Team. Wir starten den Prozess mit einem Asana-Formular. Auf der Grundlage von Formularantworten können wir den richtigen Personen automatisch Folgeaufgaben zuweisen. 

4. Abhängigkeiten: Während des Abschaffungsprozesses verwenden wir Abhängigkeiten, um Stakeholder automatisch zu benachrichtigen, wenn eine Aufgabe erledigt wurde, die nötig ist, damit die Arbeit an einer anderen Aufgabe beginnen kann. Dies hilft, den Prozess schneller voranzutreiben, indem Unklarheiten und zeitaufwändige Check-ins reduziert werden. 

Empfohlene Funktionen und Integrationen

Wenn Sie Ihre IT Programmmanagement Vorlage erstellen, können Sie die Workflows Ihres Teams mit diesen Funktionen und App-Integrationen anpassen.

Enthaltene Funktionen

• Automatisierung. Automatisieren Sie manuelle Arbeit, damit Ihr Team weniger Zeit mit hinderlichen Koordinierungstätigkeiten und mehr Zeit mit den Aufgaben verbringt, für die Sie sie eingestellt haben. Regeln in Asana funktionieren auf der Grundlage von Auslösern und Aktionen°– im Wesentlichen „Wenn X geschieht, mache Y.“ Mit Regeln können Sie automatisch Arbeiten zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Stakeholder benachrichtigen und weitere Aktionen durchführen. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu kompletten Workflows – Regeln geben Ihrem Team Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit zurück.

• Formulare. Wenn jemand ein Formular ausfüllt, taucht es als neue Aufgabe in einem Asana-Projekt auf. Durch die Erfassung von Informationen über ein Formular können Sie die Art und Weise, wie die Arbeit begonnen wird, standardisieren, die benötigten Informationen sammeln und sicherstellen, dass nichts übersehen wird. Anstatt jede Anfrage als Ad-hoc-Prozess zu behandeln, erstellen Sie ein standardisiertes System und eine Reihe von Fragen, die jeder beantworten muss. Oder verwenden Sie Verzweigungslogik, um Fragen basierend auf der vorherigen Antwort eines Benutzers anzupassen. Letztlich helfen Ihnen Formulare, die 

• Workflow Builder. Visualisieren Sie den Workflow Ihres Teams, und vereinfachen Sie die teamübergreifende Zusammenarbeit mit unserem Workflow Builder. Hierbei handelt es sich um ein neues Tool, mit dem Sie per Mausklick effektive automatisierte Workflows visualisieren und erstellen können – ganz ohne Programmierkenntnisse. Entwickeln Sie ganz einfach effektive Prozesse, die Teams auf allen Ebenen und in allen Bereichen Ihres Unternehmens miteinander vernetzen. Darüber hinaus können Sie Aufgaben optimieren und Ihre Teamkollegen auf dem Laufenden halten, indem Sie die von Ihnen bevorzugten Apps wie Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom und viele weitere direkt in Ihre Workflows integrieren. 

• Portfolios. Mit Portfolios können Sie alle Projekte eines Teams auf einfache Weise in einer einzigen Ansicht strukturieren und nachverfolgen. So erhalten Sie einen umfassenden Überblick über den Fortschritt all Ihrer Projekte und können dann weitere Details abrufen, um Risiken anzugehen. Zudem können Sie Statusaktualisierungen programmübergreifend austauschen und die Beteiligten auf dem Laufenden halten, ohne gleich eine Statusbesprechung ansetzen zu müssen.

Empfohlene Apps

• ServiceNow Reduzieren Sie die manuelle Arbeit für IT-Teams in ServiceNow, indem Sie die Erstellung von Aufgaben in Asana automatisieren und plattformübergreifende Transparenz in Hinblick auf den Status und Kontext in Echtzeit ermöglichen. Interne Service-Teams, die ServiceNow für die Nachverfolgung und Verwaltung von Mitarbeiter-Tickets verwenden, erhalten oftmals Anfragen, die Maßnahmen außerhalb von ServiceNow erforderlich machen (z. B. die Bearbeitung von Hardware-Anfragen oder die Beantwortung von Fragen zur Gehaltsabrechnung). Mit dieser Integration können Sie ServiceNow ganz leicht mit Aktionen und Updates in Asana verknüpfen.

• Zendesk. Mit der Zendesk-Integration von Asana können Benutzer schnell und einfach Asana-Aufgaben direkt aus Zendesk-Tickets erstellen. Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, hängen Sie Dateien an und verlinken Sie bestehende Aufgaben, um die für das Abschließen eines Tickets notwendige Arbeit zu erfassen. Die Integration bietet zudem einen aktuellen Überblick über beide Systeme, wodurch alle Beteiligten stets auf dem Laufenden bleiben – unabhängig davon, welches Tool sie verwenden.

• Jira. Sorgen Sie für interaktive und miteinander verbundene Arbeitsabläufe zwischen Ihren technischen und Business-Teams, um einen besseren Echtzeit-Einblick in Produktentwicklungsprozesse zu bieten – und zwar ohne Asana zu verlassen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben in Ihren Projekten. Erstellen Sie Jira-Tickets im Handumdrehen in Asana, damit Arbeitsvorgänge nahtlos und zum richtigen Zeitpunkt zwischen den technischen und Business-Teams übergeben werden können. 

• Slack. Verwandeln Sie Ideen, Arbeitsanforderungen und Aktionspunkte aus Slack in verfolgbare Aufgaben und Kommentare in Asana. So werden aus kurzen Fragen und Aktionspunkten im Handumdrehen Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeitsterminen. Erfassen Sie Arbeit einfach, damit Anfragen und Aufgaben nicht in Slack verloren gehen. 

FAQs