Zeit sparen in Asana

Asana wurde entwickelt, um Sie beim Erledigen Ihrer Arbeit zu unterstützen, statt sich mit zusätzlicher Arbeit zur Arbeit befassen zu müssen. Damit Ihre Arbeit reibungslos weiterlaufen kann, probieren Sie die folgenden Funktionen aus, die entwickelt wurden, damit Sie Zeit sparen.

Import von Projektplänen aus Tabellen

Idealerweise ersetzt Ihr Team die Planung mit Tabellen, durch die direkte Planung in Asana, aber wenn Sie mit anderen Teams zusammenarbeiten, die Tabellen verwenden, können Sie diese als Asana-Projekte mit unserem CSV-Importer importieren. Der Importer importiert Ihre Zeilen und Spalten reibungslos und ordnet sie einem Asana-Projekt mit Aufgaben, Verantwortlichen, Fälligkeitsdaten und mehr zu. Sie können Informationen aus der CSV-Datei in ein leeres oder bestehendes Projekt einfügen.

Importieren Sie Tabellen in Asana mit unserem CSV-Importer, um ein Projekt schnell zu erstellen

Legen Sie zunächst ein neues Projekt an oder wählen Sie ein bestehendes Projekt aus. Um den Import zu starten, klicken Sie auf die Dropdown-Liste in der Kopfzeile des Projekts, dann auf Aufgaben hinzufügen mit und wählen Sie CSV. Von hier aus können Sie Ihre Tabellenspalten, mithilfe unseres Import-Tools, Asana-Feldern zuordnen.

Möchten Sie sicherstellen, dass Informationen in anderen Spalten ebenfalls Ihrem Projekt zugeordnet werden? Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder in Ihrem Projekt, bevor Sie Ihre Datei importieren.

Von hier aus können Sie beginnen, Ihre Spalten den entsprechenden Asana-Feldern zuzuordnen – und voila! Keine aufwendige Arbeit, um Ihre Arbeit so zu verfolgen, wie es für Sie notwendig ist.

Bulk-Bearbeitung mit Mehrfachauswahl

Wahrscheinlich haben Sie die Mehrfachauswahl bereits in anderen Programmen verwendet. In Asana ist sie ebenso nützlich. Um mehrere Aufgaben auszuwählen, klicken Sie auf eine Aufgabe, halten Sie dann Shift gedrückt und drücken Sie auf die Pfeiltaste nach oben oder unten.

Sie können auch die erste Aufgabe anklicken und den Cursor zur letzten Aufgabe ziehen. Oder Sie klicken auf die erste Aufgabe, halten Shift gedrückt und klicken anschließend auf die letzte Aufgabe. Wenn die Aufgaben nicht aufeinander folgen, halten Sie Shift gedrückt und klicken Sie anschließend auf die einzelnen Aufgaben, die Sie auswählen möchten.

Sobald Sie mehrere Aufgaben ausgewählt haben, können Sie diese für Bulk-Aktionen verwenden.

  • Weisen Sie sie alle derselben Person zu
  • Geben Sie allen dasselbe Fälligkeitsdatum
  • Verschieben Sie sie an einen anderen Ort
  • Versehen Sie alle Aufgaben mit einem Tag
  • Verknüpfen Sie ein anderes Projekt mit allen Aufgaben
  • Markieren Sie alle Aufgaben als unvollständig/erledigt
  • Löschen oder führen Sie alle Aufgaben zusammen
  • Fügen Sie einen Follower zu allen hinzu oder folgen Sie ihnen selbst bzw. folgen Sie ihnen nicht mehr

Aktionen mit Tastenkombinationen durchführen

Eine der wichtigsten Möglichkeiten, in Asana Zeit zu sparen, sind die Tastenkombinationen. Alle Tastenkombinationen finden Sie hier oder wenn Sie Cmd+/ oder Strg/ eingeben (eine Tastenkombination für die Tastenkombinationen!).

Die meisten Asana-Tastenkombinationen bestehen aus Tab + Buchstabe. Einige Buchstaben stimmen mit dem Anfangsbuchstaben der entsprechenden Funktion überein. Beispielsweise fügt Tab + F einen Follower hinzu.

Das sind unsere Favoriten:

  • Tab + Q – Aufgabe schnell hinzufügen

  • Tab + M – Mir zuweisen

  • Tab + Y – Mit „Heute” markieren

  • Tab + X – Vollbild ansehen / Fokusmodus (damit Sie nur die Aufgabe sehen können)

  • Tab + S – Unteraufgabe hinzufügen

  • Doppelpunkt (:) nach einem Aufgabennamen – Aufgabe in Abschnittsüberschrift umwandeln

  • Tab + 
 – Zu Aufgabenliste/Hauptfenster springen

  • H in der Inbox – Gelesene Einträge verbergen

Erfahren Sie mehr zu Tastenkombinationen

Aufgabenkopien zuweisen

Sie können mit nur wenigen Klicks über das Feld „Verantwortlicher” Kopien von einer Aufgabe mehreren Teamkollegen oder sogar einem ganzen Team zuweisen. Klicken Sie auf das Feld „Verantwortlicher” in jeder Aufgabe und wählen Sie anschließend das Symbol „Kopien zuweisen”. Geben Sie anschließend die Namen der Teamkollegen oder Teams ein, denen Sie die Kopien zuweisen möchten.

Weisen Sie Aufgabenkopien zu, ohne Duplizierung der Arbeit

Aufgabenkopien enthalten dieselben Informationen wie das Original. Wenn Sie etwas vergessen haben und eine Mehrfachänderung vornehmen müssen, verwenden Sie die Mehrfachauswahl!

Wann Sie Aufgabenkopien zuweisen sollten:

  • Wenn Sie Feedback zu Ihrer Arbeit benötigen, weisen Sie allen relevanten Beteiligten Kopien einer Aufgabe zur Prüfung zu, damit sie Kommentare abgeben oder eine Genehmigung erteilen können.

  • Wenn Routineaufgaben anstehen, wie die Anmeldung für Arbeitnehmerleistungen, weisen Sie Aufgabenkopien zu, um sicherzustellen, dass alle Teamkollegen sie innerhalb der Frist vornehmen und über alle erforderlichen Informationen verfügen.

  • Weisen Sie allen Teammitgliedern eine Aufgabenkopie zu, damit sie Punkte zum Besprechungsplan, im Asana-Projekt für wöchentliche Teambesprechungen, vor der nächsten Besprechung, hinzufügen können.

Sie können zahlreiche Kopien einer beliebigen Aufgabe anfertigen, aber jede Aufgabe besitzt dennoch nur einen Verantwortlichen.

Schnellantworten verwenden

Um die Zuweisung einer neuen Aufgabe zur Kenntnis zu nehmen, können Sie vorgefertigte Schnellantworten senden. Klicken Sie einfach auf die gewünschte Antwort und veröffentlichen Sie diese als Kommentar. Auf diese Weise weiß die zuweisende Person sofort, dass Sie sich darum kümmern, welche Fragen Sie haben oder wer möglicherweise geeigneter für diese Aufgabe wäre.

Verwenden Sie Schnellantworten, um Aufgaben einfach zur Kenntnis zu nehmen, Fragen zu stellen oder einen anderen Teamkollegen vorzuschlagen

Die Verfolgung von Arbeit in Asana soll schnell und einfach ablaufen, damit Sie Ihre kostbare Zeit zum Erledigen Ihrer Arbeit verwenden können. Mit diesen Tastenkombinationen sparen Sie garantiert Zeit und optimieren Ihre Verwendung von Asana.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.