Zeit sparen in Asana

Asana wurde entwickelt, um Sie beim Erledigen Ihrer Arbeit zu unterstützen, statt sich mit zusätzlicher Arbeit zur Arbeit befassen zu müssen. Damit Ihre Arbeit reibungslos weiterlaufen kann, probieren Sie die folgenden Funktionen aus, die entwickelt wurden, damit Sie Zeit sparen.

Import von Projektplänen aus Tabellen

Idealerweise ersetzt Ihr Team die Planung in Tabellen durch Pläne in Asana, aber wenn Sie mit anderen Teams zusammenarbeiten, die weiterhin Tabellen verwenden, können Sie diese per CSV-Import als Asana-Projekte importieren. Die Importfunktion importiert Ihre Zeilen und Spalten reibungslos und ordnet sie einem Asana-Projekt mit Aufgaben, Verantwortlichen, Fälligkeitsdaten und weiteren Daten zu. Die Informationen aus der CSV-Datei können Sie sowohl in ein leeres als auch in ein bestehendes Projekt einfügen.

GIF, wie man eine Tabelle, eine CSV-Datei oder Daten von einer anderen Arbeitsverwaltungsplattform importiert und diese in ein Asana-Projekt umwandelt

Möchten Sie sicherstellen, dass Informationen in anderen Spalten ebenfalls Ihrem Projekt zugeordnet werden? Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder in Ihrem Projekt, bevor Sie Ihre Datei importieren.

Von hier aus können Sie beginnen, Ihre Spalten den entsprechenden Asana-Feldern zuzuordnen – und voila! Keine aufwendige Arbeit, um Ihre Arbeit so zu verfolgen, wie es für Sie notwendig ist.

Formulare für neue Anfragen erstellen

Lange Diskussionen zu grundlegenden Details einer Anfrage oder das Fehlen von klaren Projektvorgaben verlangsamen die Arbeit. Erstellen Sie stattdessen Formulare, um die richtigen Details von Projektbeschreibungen oder Ad-hoc-Anfragen schon im Voraus zu erfassen. Formulare sind direkt mit einem Projekt für Anfragen verknüpft, um sicherzustellen, dass Ihr Team mit den benötigten Informationen beginnt.

SCREENSHOT eines Formulars für Kreativanfragen, das in Asana erstellt wurde

Formulare können durch Senden des Formularlinks von jedermann eingereicht werden – auch wenn die Person Asana nicht verwendet.

Richten Sie ein Formular ein, indem Sie den hier beschriebenen Schritten folgen.

Bulk-Bearbeitung mit Mehrfachauswahl

Wahrscheinlich haben Sie die Mehrfachauswahl bereits in anderen Programmen verwendet. In Asana ist sie ebenso nützlich. Um mehrere Aufgaben auszuwählen, klicken Sie auf eine Aufgabe, halten Sie dann die Umschalt-Taste gedrückt und drücken Sie auf die Pfeiltaste nach oben oder unten. Verwenden Sie die Befehls- oder Steuerungstaste, um Aufgaben einzeln auszuwählen.

Sobald Sie mehrere Aufgaben ausgewählt haben, können Sie diese für Bulk-Aktionen verwenden.

  • Weisen Sie sie alle derselben Person zu
  • Geben Sie allen dasselbe Fälligkeitsdatum
  • Verschieben Sie sie an einen anderen Ort
  • Versehen Sie alle Aufgaben mit einem Tag
  • Verknüpfen Sie ein anderes Projekt mit allen Aufgaben
  • Markieren Sie alle Aufgaben als unerledigt/erledigt
  • Löschen oder führen Sie alle Aufgaben zusammen
  • Fügen Sie einen Follower zu allen hinzu oder folgen Sie ihnen selbst bzw. folgen Sie ihnen nicht mehr

Aktionen mit Tastenkombinationen durchführen

Eine der wichtigsten Möglichkeiten, in Asana Zeit zu sparen, sind die Tastenkombinationen. Alle Tastenkombinationen finden Sie hier oder wenn Sie Cmd+/ oder Strg/ eingeben (eine Tastenkombination für die Tastenkombinationen!).

Die meisten Asana-Tastenkombinationen bestehen aus Tab + Buchstabe. Einige Buchstaben stimmen mit dem Anfangsbuchstaben der entsprechenden Funktion überein. Beispielsweise fügt Tab + F einen Follower hinzu.

Das sind unsere Favoriten:

  • Tab + Q – Aufgabe schnell hinzufügen

  • Tab + M – Mir zuweisen

  • Tab + Y – Mit „Heute“ markieren

  • Tab + X – Vollbild ansehen / Fokusmodus (damit Sie nur die Aufgabe sehen können)

  • Tab + S – Unteraufgabe hinzufügen

  • Tab+N – Abschnitt erstellen

  • Tab + 
 – Zu Aufgabenliste/Hauptfenster springen

Aufgabenkopien zuweisen

Sie können mit nur wenigen Klicks über das Feld „Verantwortlicher“ Kopien von einer Aufgabe mehreren Teamkollegen oder sogar einem ganzen Team zuweisen. Klicken Sie auf das Feld „Verantwortlicher“ in jeder Aufgabe und wählen Sie anschließend das Symbol „Kopien zuweisen“. Geben Sie anschließend die Namen der Teamkollegen oder Teams ein, denen Sie die Kopien zuweisen möchten.

Aufgabenkopien enthalten dieselben Informationen wie das Original. Wenn Sie etwas vergessen haben und eine Mehrfachänderung vornehmen müssen, verwenden Sie die Mehrfachauswahl!

Wann Sie Aufgabenkopien zuweisen sollten:

  • Wenn Sie Feedback zu Ihrer Arbeit benötigen, weisen Sie allen relevanten Beteiligten Kopien einer Aufgabe zur Prüfung zu, damit sie Kommentare abgeben oder eine Genehmigung erteilen können.

  • Wenn Routineaufgaben anstehen, wie die Anmeldung für Arbeitnehmerleistungen, weisen Sie Aufgabenkopien zu, um sicherzustellen, dass alle Teamkollegen sie innerhalb der Frist vornehmen und über alle erforderlichen Informationen verfügen.

  • Weisen Sie allen Teammitgliedern eine Aufgabenkopie zu, damit sie Punkte zur Tagesordnung, im Asana-Projekt für wöchentliche Team-Meetings, vor dem nächsten Meeting, hinzufügen können.

Sie können zahlreiche Kopien einer beliebigen Aufgabe anfertigen, aber jede Aufgabe besitzt dennoch nur einen Verantwortlichen.

Regeln

Möchten Sie sich wiederholende, manuelle Arbeitsschritte reduzieren? Fügen Sie Regeln hinzu, um in Ihren Projekten automatisch Aufgaben an Personen zuzuweisen, benutzerdefinierte Felder zu aktualisieren und mehr. Sie können sie sogar zu Vorlagen hinzufügen, damit Ihr Team immer mit den richtigen Schritten und Prozessen beginnt.

Ein SCREENSHOT der zeigt, wie eine Automatisierungsregel zur Prozessautomatisierung in Asana verwendet wird

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