Vorlage für das Störungsmanagement

Man kann nicht auf alles vorbereitet sein – früher oder später entstehen im Projekt-Lebenszyklus zwangsläufig Probleme oder Störungen. Um diese Zwischenfälle erfolgreich zu bewältigen, müssen Sie diese nachverfolgen und gemeinsam in Echtzeit beheben können, bevor kleinere Zwischenfälle zu einem ernsten Problem werden.

Wie Sie das schaffen? Mit einer Incident Management Vorlage.

Was versteht man unter Incident Management?

Der Begriff Incident Management beschreibt den Prozess, mit dem Sie schnell auf verscheidene Arten von Vorfällen reagieren und diese effektiv nachverfolgen können. So können Sie Zwischenfälle dokumentieren, Schritte zur Bewältigung an die richtigen Teammitglieder delegieren und Lösungen finden, damit aus einem kleinen Hindernis kein ernstes Problem entsteht, das den Erfolg des gesamten Projekts oder Geschäftsvorgangs in Frage stellt. IT-Teams beispielsweise setzen das Incident Management erfolgreich für Cybersecurity-Lücken ein. Dies erleichtert Ihnen das Aufdecken, die Priorisierung und die Behebung. Webentwicklungsteams wiederum können mit dem Incident Management Fehler im System identifizieren und beheben.

Was ist ITIL?

Incident Management kann in jedem Team angewendet werden. Häufig wird es aber von IT-Teams in Kombination mit Release Management genutzt, bei denen es auch unter der Bezeichnung „IT Infrastructure Library (ITIL) Incident Management“ läuft. ITIL bietet verschiedene Guides, wie zum Beispiel den “Major Incidents Management Guide”. Hier erfahren Sie, wie man auf größere Vorfälle reagiert.

Was ist eine Incident Management Vorlage?

Eine Incident Management Vorlage ist eine Art wiederverwendbare Übersicht, mit der Sie Störungen für ein beliebiges Projekt nachverfolgen können. Statt diese Übersicht für jedes Projekt neu erstellen zu müssen, können Sie diese Vorlage einfach kopieren und direkt mit dem Störungsmanagement beginnen. Zwar ist das Erstellen einer solchen Incident Management Vorlage mit einem hohen anfänglichen Aufwand verbunden, doch letztendlich sparen Sie sich damit wertvolle Zeit bei allen künftigen Projekten.

Die Vorteile einer digitalen Incident Management Vorlage

Störungsmanagement ist mehr als nur das Dokumentieren von Zwischenfällen, sobald diese eintreten. Um schnell eine Lösung zu finden, muss das gesamte Team den Status des Zwischenfalls einsehen können – und zwar in Echtzeit. Diese dynamische Art der Nachverfolgung ist mit statischen Excel-Dateien oder PDFs einfach nicht möglich.

Eine digitale Incident Management Vorlage schafft eine zentrale Informationsquelle für Ihr Team. Wenn es zum Zwischenfall kommt, können Sie Ihre Übersicht zur Störungserfassung mit neuen Daten aktualisieren. So sieht Ihr gesamtes Team Updates, Zuständigkeiten und den Lösungsfortschritt in Echtzeit. 

Wenn Sie eine Übersicht zur Störungserfassung in einem Projektmanagement-Tool anstelle eines statischen Dokuments erstellen, können Sie: 

• Alle laufenden und gelösten Vorfälle an einem Ort anzeigen

• Zwischenfälle in Echtzeit dokumentieren und nachverfolgen

• Den Status des Zwischenfalls mit wichtigen Beteiligten teilen

• Zwischenfälle am selben Ort bearbeiten, an dem Sie diese nachverfolgen

• Verantwortlichkeiten zuweisen und Fristen festlegen, damit klar wird, wer welche Vorfälle bearbeitet und wann

• Fälligkeitsdaten, Status und Verantwortlichkeiten aktualisieren, wenn sich die Prioritäten ändern

• Relevante Screenshots, Dokumente oder Tabellen anhängen

• Zwischenfälle zeitnah bearbeiten und dafür sorgen, dass alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten

• Berichte über die Anzahl und die Art der Zwischenfälle erstellen, die Sie gelöst haben

Was gehört in Ihre Incident Management Vorlage?

Eine Incident Management Vorlage hilft Ihnen dabei, Schwachstellen aufzudecken, eine Risikoanalyse durchzuführen und entsprechende Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Um mögliche Zwischenfälle effektiv nachverfolgen zu können, sollte Ihr digitaler Notfallplan für das Incident Management die nötigen Kontext- und Hintergrundinformationen bieten, damit alle Beteiligten an einem Ort auf alle wichtigen Daten zugreifen können.

Integrierte Features

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

• Automatisierung. Manuelle Arbeitsabläufe können automatisiert werden, damit Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit Routinearbeiten und mehr Zeit mit solchen Aufgaben verbringen, für die Sie sie eingestellt haben. Asana-Regeln bestehen aus Auslösern und Aktionen, also „Wenn X passiert, mache Y“. Mithilfe von Regeln können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Beteiligte benachrichtigen und vieles mehr. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu ganzen Workflows – mit Regeln verschafft sich Ihr Team mehr Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit.

• Formulare. Wenn jemand ein Formular ausfüllt, wird dieses als eine neue Aufgabe in einem Asana-Projekt angezeigt. Indem Sie Informationen über ein Formular einholen, können Sie neue Arbeitsabläufe standardisieren, die von Ihnen benötigten Informationen sammeln und sicherstellen, dass kein Arbeitsgang übersehen wird. Behandeln Sie Anfragen nicht als Ad-hoc-Prozesse, sondern schaffen Sie stattdessen ein standardisiertes System und einen vereinheitlichten Fragenkatalog, den jeder beantworten muss. Oder nutzen Sie Verzweigungslogik, um Fragen basierend auf der vorausgegangenen Antwort des Nutzers anzupassen. Letztendlich helfen Ihnen Formulare, die Zeit und Mühe zu schmälern, die für die Verwaltung von eingehenden Anfragen aufgewendet werden müssen. So kann Ihr Team mehr Zeit auf die Arbeit verwenden, auf die es wirklich ankommt.

• Boardansicht. Hierbei handelt es sich um eine Ansicht, die dem Kanban-Board ähnlich ist und die Informationen zu Ihren Projekten in Spalten wiedergibt. Die Spalten sind üblicherweise nach Arbeitsstatus (z. B. To-do, In Bearbeitung, Fertig) organisiert, aber Sie können je nach Projekt noch weitere Spaltennamen hinzufügen. Innerhalb jeder Spalte werden Aufgaben als Karten dargestellt und verfügen über zahlreiche weitere Informationen wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und benutzerdefinierte Felder. Verfolgen Sie Ihre Arbeit über verschiedene Phasen hinweg und behalten Sie stets den aktuellen Status Ihres Projekts im Blick.

Empfohlene Apps

• Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verbundene Workflows zwischen technischen und Business-Teams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu erhöhen – und das alles, ohne Asana verlassen zu müssen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben in Ihren Projekten. Erstellen Sie innerhalb von Asana schnell Jira-Tickets, sodass die Zusammenarbeit zwischen Business- und technischen Teams stets reibungslos funktioniert.

• GitHub. Synchronisieren Sie die Status-Updates der Pull Requests von GitHub mit den Aufgaben in Asana. Verfolgen Sie den Fortschritt bei Pull Requests und verbessern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen technischen und nicht-technischen Teams – und das alles innerhalb von Asana.

• Zendesk. Mit der Zendesk-Integration von Asana können Nutzer Asana-Aufgaben schnell und einfach direkt in ihren Zendesk-Tickets erstellen. Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, hängen Sie Dateien an und verlinken Sie bestehende Aufgaben, um die für das Abschließen eines Tickets notwendige Arbeit zu erfassen. Die Integration bietet zudem einen aktuellen Überblick über beide Systeme, wodurch alle Beteiligten stets auf dem Laufenden bleiben – unabhängig davon, welches Tool sie verwenden.

• Salesforce. Eliminieren Sie Engpässe, indem Sie es dem Vertriebsteam, dem Kundenerfolgsteam und dem Serviceteam ermöglichen, direkt in Asana mit ihren Support-Teams zu kommunizieren. Teilen Sie Anhänge und erstellen Sie umsetzbare, nachverfolgbare Aufgaben für Pre-Sales-Anforderungen. Mit Service Cloud können Sie Ihre Implementierungs- und Serviceteams mit Support-Teams in Asana vernetzen – für ein hervorragendes Kundenerlebnis.

FAQs