DER STANDARD vereint tägliche Arbeit und strategische Ziele mit Asana

Highlights

Herausforderungen

• Fragmentierte Tools und Informationssilos: Informationen lagen isoliert vor, da Abteilungen ein Patchwork aus Excel, E-Mail, Mooncamp und sogar Papier nutzten.

• Fehlende Gesamtübersicht: Führungskräfte konnten weder nachvollziehen, wie viele Projekte aktuell liefen, wer dafür verantwortlich war, noch wie weit sie vorangekommen waren.

• Nicht abgestimmte Prioritäten: Es fehlte an Transparenz darüber, wie Verzögerungen in einzelnen Projekten die übergeordneten strategischen Ziele beeinflussten.

Lösungen

• Zentrale Plattform: Asana dient als Single-Tool-of-Record für das Aufgaben-, Projekt- und Zielmanagement.

• Mother of All Roadmaps (MOAR): DER STANDARD hat ein zentrales Portfolio eingerichtet, in dem jedes strategische Projekt multi-homed ist, um die volle Transparenz über Zeitpläne und Verantwortlichkeiten  zu gewährleisten.

• Strenge Governance: Ein verbindlicher Code of Conduct regelt, dass alle bereichsübergreifenden Aufgaben in Asana angelegt werden.

Ergebnisse

• Interne E-Mails sind nun überflüssig: Die Kommunikation im Unternehmen erfolgt ausschließlich über Asana und Teams.

• 100% Transparenz für Führungskräfte: Alle Führungskräfte nutzen Asana, um mit nur einem Klick den Projektfortschritt einzusehen und Prioritäten zu setzen.

• Schnelle Innovation: Abteilungen wie das Abonnement-Management setzen Asana Forms effektiv ein und haben sich dadurch zu einem der innovativsten Teams im Unternehmen entwickelt.

Erfolg bedeutet: Jeder im Unternehmen versteht die Ziele, erkennt die Bedeutung der Projekte und verknüpft seine tägliche Arbeit mit dem übergeordneten Sinn der Initiative.”

Asana für strategische Umsetzung und OKRs

Das ‚Warum‘ mit dem ‚Wie‘ verbinden: Als DER STANDARD das OKR-Framework einführte, fehlte ein automatisierter Überblick darüber, wie tägliche Aufgaben die Unternehmensziele unterstützen. Durch den Wechsel von Mooncamp zu Asana konnte das Unternehmen Projektarbeit und Zielmanagement in einem einzigen System vereinen.

• One-Click-Dashboards: Mit den Asana-Dashboards können Mitarbeitende auf allen Ebenen Prioritäten und Fortschritte von Projekten sofort auf einen Blick einsehen.

• Mother of All Roadmaps (MOAR): Sie stellt 40–50 große strategische Initiativen auf einer einzigen Zeitachse dar, liefert eine Top-down-Übersicht über Abhängigkeiten und macht potenzielle Ressourcenkonflikte sichtbar.

• Strategische Ausrichtung: Jede Projektaufgabe ist nun mit einem übergeordneten Ziel verknüpft, sodass der Zweck aller Projekte für alle Beteiligten klar ersichtlich ist.

Erfolg bedeutet, dass jeder im Unternehmen die Ziele versteht, nachvollziehen kann, warum Projekte existieren, und seine tägliche Arbeit mit dem größeren ‚Warum‘ hinter den Initiativen verknüpft. Ich arbeite eng mit dem Vorstand zusammen, um sicherzustellen, dass die entwickelte Vision für alle Mitarbeitenden klar und verständlich ist.”

Asana für bereichsübergreifende Zusammenarbeit

Silodenken überwinden und E-Mails überflüssig machen: Vor Asana war die Zusammenarbeit innerhalb der Abteilungen auf verschiedene Tools verteilt. DER STANDARD führte eine klare Regel ein: Jede Aufgabe, die eine andere Person betrifft, muss in Asana verwaltet werden.

• Optimierter Aufnahmeprozess: Ein Beispiel dafür ist die Abonnement-Abteilung, die Asana-Formulare nutzt, um Anfragen anderer Teams zu erfassen und in genehmigte Arbeitspakete mit klar zugewiesenen Verantwortlichen und transparentem Status umzuwandeln.

• Verbindung von Redaktion und Vertrieb: Während Journalisten für die Erstellung von Inhalten spezialisierte Redaktions-Tools nutzen, setzen sie auf Asana, um mit verschiedenen Abteilungen im Unternehmen zusammenzuarbeiten und Projekte wie Website-Features, datenbasierte Berichterstattung und bereichsübergreifende Workflows effizient umzusetzen.

• Produktive Kommunikation: Asana hat zeitaufwendige interne Meetings und E-Mails überflüssig gemacht, indem der Kontext direkt an die Aufgaben verlagert wird. Durch die nahtlose Integration in Microsoft-365-Tools wie Teams und SharePoint entsteht eine zentrale, verlässliche Datenquelle – eine echte Single Source of Truth für das gesamte Unternehmen.

Interne E-Mails sind nahezu verschwunden – alles läuft über Asana. E-Mail nutzen wir fast nur noch extern. Wir arbeiten produktiver und schneller zusammen als je zuvor.”

Asana für Innovation und KI

Arbeit mit Intelligenz beschleunigen: DER STANDARD integriert Asana KI systematisch, um Transparenz und Tempo in großen Projekten zu sichern.

• Automatisierte Status-Updates: Große Projekte werden alle zwei Wochen aktualisiert. Das Asana-Projektbüro erhält viel Lob von den Teams bei DER STANDARD, da die Asana-KI diese Updates automatisch anhand der Projektaktivität erstellt.

• KI-Teammitglieder: DER STANDARD nutzt Asana-KI-Teammitglieder, um das Projektmanagement und die Arbeitsabläufe zu unterstützen.

• Mitarbeitende dort abholen, wo sie arbeiten: Tiefe Integrationen mit Outlook und Teams ermöglichen es den Mitarbeitenden, Aufgaben sofort zu erfassen und in Asana zu übertragen – als intuitive Erweiterung ihres bestehenden Workflows.

Wir haben Asana-Roadshows durchgeführt und gezeigt, wie schnell Status-Updates mithilfe von KI erstellt werden.“ Die Nutzer waren beeindruckt und setzen sie seitdem intensiv ein.”

Fazit

DER STANDARD hat Asana bereits unternehmensweit eingeführt und befindet sich auf einem sehr guten Weg, die vollständige Implementierung abzuschließen. Die nächste Phase konzentriert sich darauf, die Now/Next/Later-Roadmap-Struktur in allen Abteilungen zu finalisieren und die Integration mit SharePoint weiter zu vertiefen.

Asana ist zu einem geschäftskritischen Tool geworden: „Wir entwickeln uns ständig mit Asana weiter und freuen uns darauf, die Nutzung neuer Funktionen und Tools, insbesondere mit der Einführung von Asana KI, weiter auszubauen“, sagt Stefan Novotny, Projekteexperte bei DER STANDARD.

Für DER STANDARD ist Asana längst nicht mehr nur ein Werkzeug. Es ist die gemeinsame Sprache, die die tägliche Arbeit jedes Mitarbeitenden mit der langfristigen Mission des Unternehmens verbindet.

Asana ist die erste Software, die wir eingeführt haben, mit der die Mitarbeitenden gerne arbeiten, weil sie eine große Wirkung entfaltet und die Arbeit beschleunigt.“ Wir arbeiten produktiver zusammen als je zuvor. Wenn ich noch einmal von vorne anfangen könnte, würde ich die Asana-Einführung beschleunigen – je mehr Mitarbeitende Asana nutzen, desto besser funktioniert die Zusammenarbeit.”