Highlights

• Kürzere Bearbeitungszeiten: Die internen Bearbeitungszeiten des Helpdesks wurden von 5 Tagen auf 12 Stunden reduziert, was die Mitarbeiterzufriedenheit verbesserte. 

• Schnelleres Onboarding von Kunden: Der Abschluss von Geschäften und das Onboarding neuer Kunden erfolgt schneller und fehlerfrei, was zu zufriedeneren Kunden führt.

• Keine versäumte Arbeit mehr: Projekte und Formulare verhindern, dass Aufgaben verloren gehen und Fristen verpasst werden, was eine schnelle Projektfertigstellung ermöglicht. 

• Reduktion der administrativen Arbeit: Übermäßige E-Mails, Meetings und Arbeits-Chats werden reduziert, was mehr Zeit für Deep Work schafft. 

Athena ist der perfekte Service für vielbeschäftigte Führungskräfte, der sie mit hochqualifizierten virtuellen Assistenten zusammenbringt, die Kalender organisieren, Podcasts veröffentlichen, Geburtstage planen und vieles mehr können. Die Mission des Unternehmens ist es, bemerkenswerte Menschen mit fachkundiger Hilfe zu unterstützen, damit sie ein sinnvolleres Leben führen können. 

Das Remote-First-Unternehmen hat Tausende von Kunden auf der ganzen Welt und über 1.500 Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten und auf den Philippinen. Als Athena eine schnelle Wachstumsphase durchlief, traten Herausforderungen im Projektmanagement auf. Kritische Aufgaben wurden oft übersehen, da die Arbeit über Tabellen, E-Mails und Chats verwaltet wurde. Dies führte zu Verzögerungen beim Helpdesk-Support, Unstimmigkeiten bei der Vertragserstellung und verschwendeter Zeit, die für das Entschlüsseln von Projektstatus aufgewendet wurde. 

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, führte das Finanzteam Asana ein, um Gehaltsabrechnungsanfragen zu zentralisieren und zu verwalten. Ihre Reaktionszeiten verbesserten sich so schnell, dass Athena Asana unternehmensweit als Work-Management-Lösung einführte. 

Entdecken Sie die Vorteile von Asana 

Das Finanzteam entschied sich zunächst für Asana, um Gehaltsabrechnungsanfragen zu Bankgeschäften, Zahlungsterminen und Steuern zu verwalten. Die Verfolgung dieser Anfragen per E-Mail war eine Herausforderung – viele wurden übersehen und das Team war überfordert. 

Die Verwendung von Asana veränderte die Arbeit des Finanzteams wie folgt: 

• Einen klaren Überblick über den Status von Anfragen für eine einfache Nachverfolgung und Priorisierung

• Weniger E-Mails und Chat-Nachrichten, wodurch Zeit für die Bearbeitung von Anfragen frei wurde   

• Workflows optimiert wurden, sodass Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen für alle Teammitglieder klar sind

Inspiriert vom Erfolg des Finanzteams setzten sich Maribeth Villon, Mitbegründerin und Head of Administration, und Ben Organ, Director of Engineering, für die unternehmensweite Einführung von Asana ein. 

Unser Finanzteam begann, Asana zur Verwaltung von Gehaltsabrechnungsanfragen zu verwenden, was die Reaktionszeiten verkürzte. Wir haben Asana dann unternehmensweit eingeführt, um das Projektmanagement und die Zusammenarbeit zu verbessern und so eine schnellere Umsetzung zu ermöglichen.

Maribeth Villon, Mitbegründerin und Head of Administration bei Athena 

Einführung einer neuen Arbeitsweise

Athenas Selbstverpflichtung zu einer schnelllebigen, lernorientierten Kultur führte zu einer schnellen Implementierung von Asana. Führungskräfte wie Maribeth und Ben führten die Plattform in ihren Teams ein und betonten, wie wichtig es ist, die Arbeit an einem Ort zu verwalten, um die Effizienz zu steigern. Der Bericht zur Anatomie der Arbeit 2023 zeigt, dass 62 % des Arbeitstages mit sich wiederholenden Aufgaben verbracht werden, aber durch verbesserte Prozesse können 4,9 Stunden pro Woche eingespart werden. Die Angestellten erkannten, dass Asana die Verwaltung von Aufgaben erleichterte und ihnen half, ihre Arbeit schneller zu erledigen. Die Angestellten, die mit Technologie vertraut sind, fanden es einfach, Asana ohne große formelle Schulung zu nutzen, da das Asana Help Center ihre Fragen beantwortete. 

Wir arbeiten in einem schnellen Tempo. Dank der intuitiven Oberfläche von Asana nahmen alle die Plattform schnell an und begannen, sie für das Work Management zu nutzen.

Maribeth Villon, Mitbegründerin und Head of Administration bei Athena

Das Leben mit zentralem Projektmanagement 

Alle Angestellten bei Athena verwenden nun Asana, um ihre Arbeit zu verwalten, vom Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern bis hin zur Produktentwicklung. Jetzt, da ihre Workflows an einem Ort organisiert sind, arbeiten Teams schneller und sind effizienter. 

Hier erhalten Sie einen Einblick, wie Teams bei Athena Asana verwenden:

• Die Onboarding- und Offboarding-Prozesse für Angestellte werden mithilfe von Asana-Vorlagen optimiert, sodass kein Schritt vergessen wird. Jeder Aktionspunkt wird erfasst, von der E-Mail-Erstellung bis hin zur Ressourcenzuweisung. Virtuelle Assistenten sind jetzt vom ersten Tag an einsatzbereit, ohne dass es zu technischen oder administrativen Problemen kommt. 

• Die Vertragserstellung dauert dank Automatisierung jetzt nur noch halb so lange. Durch eine HubSpot-Integration lösen abgeschlossene Geschäfte sofort eine Aufgabe zur Vertragserstellung aus, die dem Athena-Support-Team zugewiesen wird. Vor Asana dauerte die Vertragserstellung 48 Stunden und manchmal wurden Verträge vergessen. Jetzt dauert der Prozess weniger als einen Tag, und ein Vertrag wird nie vergessen. 

• Interne Support-Anfragen wurden zunächst ausschließlich in Asana verwaltet, wodurch die Bearbeitungszeiten von 5 Tagen auf unter 12 Stunden reduziert wurden. Kürzlich wurde Zendesk eingeführt und in Asana integriert, wodurch der Helpdesk-Support von Athena für Angestellte noch ausgefeilter wurde. 

• Die Produktentwicklung wird mithilfe von Kanban-Boards in Asana verwaltet. Für jedes Produkt gibt es ein Board, in dem Fehlerbehebungen und Entwicklungsziele aufgelistet sind. Außerdem gibt es ein Master-Board, das den Status jedes laufenden Tech-Projekts anzeigt. Dies hilft dem Entwicklungsteam, Sprints zu planen, Ressourcen besser zuzuweisen und Projekte schneller zu erledigen. 

• Die Kunden-Delegierung wird mit Asana verwaltet. Die Athena-App lässt sich in Asana integrieren, indem neue Aufgaben für virtuelle Assistenten sofort in Asana-Aufgaben umgewandelt werden. Diese Integration stellt sicher, dass Assistent*innen nie wieder eine Anfrage verpassen.  Viele Kunden bevorzugen es auch, Asana direkt mit ihren Virtual Assistants zu nutzen. 

Asana hat es uns ermöglicht, schneller zu reagieren. Wir sind in der Lage, wichtige Fehlerbehebungen und Funktionsanfragen zu priorisieren. Mit einem klaren Überblick über die gesamte Arbeit in der Entwicklung kann ich unsere Kapazität leicht einschätzen und effektiver planen.

Ben Organ, Director of Engineering bei Athena

Effizienzsteigerung mit Asana 

Teams bei Athena werden Asana weiterhin nutzen, um ihre Arbeit zu verwalten und zusammenzuarbeiten, sowohl intern als auch mit Kunden. Führungskräfte wie Maribeth und Ben möchten Workflows weiter optimieren, indem sie Portfolios einführen, Automatisierungen verfeinern und Integrationsverbesserungen erkunden. Es geht darum, Workflows zu beschleunigen und sicherzustellen, dass alle, von Angestellten bis hin zu Kunden, das Beste aus ihrer Arbeit herausholen.