短期目標範本

設定短期目標範本是達成小目標或工作,以便朝更大商業目的邁進的絕佳方法。但設定目標後,您要如何追蹤進度呢?在此向您鄭重介紹短期目標範本。

建立您的範本

INTEGRATED FEATURES

goal icon目標milestone icon里程碑dependency icon依存項field-add icon自訂欄位

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想想上一次自己啟動專案或立志達成高遠目標的情境。當時感覺如何?興奮嗎?還是緊張呢?

有時放眼終點線比看見腳下實際踩著的步伐還要困難。當目標宏偉或較長遠時,尤其如此。不過別擔心,抵達終點線絕非遙不可及。您需要的只是清楚的、完善定義的方向,就能辦到。

[Product ui] Short-term goals project in Asana, list-style spreadsheet view (List)

短期目標範本在此便可發揮功效。這類範本將大的目標拆解成可管理的實際任務,讓您始終如期推展工作,以利抵達這場比賽的終點。

什麼是短期目標?

短期目標指的是您想在數週或數個月內盡快達成的目標。一般而言,這些目標可當成里程碑或基準,讓您用來追蹤更大目標的進度。但您也可以設定獨立的短期目標或將之用來規劃較小的專案。

短期和長期目標有何不同?

長期目標是您想在較長的一段時間內 (例如數個月或數年) 達成的宏大目標。一般而言,可將這些目標當成自己的「指北針」,意即您持續努力的方向,而且這些目標有助於在您的決策流程發揮指引的作用。

查看這些短期目標和長期目標的差異,以及彼此如何相互呼應:

長期目標:將網站自然搜尋的流量年增率提高 30%。

短期目標:

  • 在 Q1 季末以前研擬出一個關鍵字策略。

  • 執行網站稽核,以便於一月至三月重新進行最佳化。

  • 每個月發佈 10 篇以關鍵字為基礎撰文的文章。

什麼是短期目標範本?

若您曾設定過短期目標,就可能使用過目標設定工作表,例如:色彩豐富、可影印的目標工作表且內含「行動計劃」和「達成目標的步驟」等區段。儘管這些可影印的紙張可能很可愛,但卻絕對功能不佳,特別是當您想達成商業目標時,更是如此。試想:期限一有變化,您就得全部重新再製作一遍。

身為專案經理,您會不斷面臨變動的期限和異動的優先順序,因此需要能靈活變動的工具,才能跟上工作的速度。所幸有這樣的範本存在。

短期目標範本讓您和您的團隊可透過範本型式的工具來設定 (並封存) 短期目標。使用專案管理工具,您可以建立重複使用的範本,以便複製並再次使用於目標設定。儘管範本的內容會因為目的和目標而有所改變,您仍可視需要盡可能頻繁地重複該範本架構,從而減少前置準備作業,留給自己更多時間專注在您已打定主意要達成的目標上。

使用數位短期目標範本的其他優點還包括:

  • 易於規劃、安排優先順序並追蹤您的短期目標。

  • 看一眼,就能檢視短期目標如何與長期目標相互呼應。

  • 將宏大的目標拆解成可管理、可行動的任務,以利團隊瞭解有哪些可達成的基準並獲得正增強。

  • 利用較小的任務創造動能,確保您和您的團隊朝長期目標前進,邁向成功。

  • 向較大的團隊以及公司的專案關係人傳達您的目標,以及公司目標

  • 使團隊目標與較宏大的公司宗旨相互契合。

如何設定短期目標範本

短期目標範本是建置您和團隊所需行動步驟,以達成目標的絕佳起點。這類範本為團隊提供明晰度,以視覺方式呈現需要完成的工作,從而確保目標如期達成,並且在一個位置系統性地組織一切資訊,包括期限和文件。簡言之,藉助目標設定範本,您可耗費較少時間翻找素材、糾結於細節,而能將更多時間真正運用在達成自己的目標。

那麼要如何設定和使用短期目標範本呢?

建立短期目標範本很簡單,特別是當您使用專案管理軟體時,更是如此。只要建立新專案,利用自訂標籤設定您的範本,就能標記附帶不同資訊的待辦事項,例如:任務狀態和優先順序,以確保目標如期達成。

整合功能

  • 目標。Asana 中的目標與您為實現目標所做的工作直接聯結,團隊成員因而能夠輕鬆瞭解其工作方向。通常情況下,我們的目標與實現這些目標的工作是分開的。透過將您的團隊和公司目標與實現目標的工作彼此聯結,團隊成員就能即時洞悉並清晰瞭解其工作如何直接為您的團隊和公司的成功做出貢獻。團隊成員也能因此做出更好的決策。如有必要,他們可以確定支持公司策略的專案,並優先安排可提供可衡量結果的工作。

  • 里程碑。里程碑表示重要專案檢查點。在專案中設定里程碑,您就可以讓團隊成員與專案關係人瞭解您實現目標的進度如何。不妨以里程碑作為實現重大專案目標路上慶祝小成功的機會。

  • 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務,並且知道該在何時開始進行他們自己的工作。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整您依存項的截止日期。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。針對您需要追蹤的任何資訊建立唯一的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位來排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪件事。此外,還可跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。

推薦的應用程式

  • Dropbox。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Dropbox 檔案選擇工具,直接把檔案附加至 Asana 中的任務。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

  • Gmail。藉助 Asana for Gmail 整合,您可以直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的所有任務都會自動包含來自您電子郵件的情境資訊。如此一來,您再也不會錯過任何事情。撰寫電子郵件時需要參考某項 Asana 任務嗎?與其開啟 Asana,不妨改用 Asana for Gmail 附加元件,直接從您的 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。

如何使用短期目標範本

基本的範本設定完成後,您就能針對特定目標加以複製,並新增特定於目標的資訊,例如:任務、任務所有者及專案相依性。以下快速說明您心中有了具體目標後,要如何設定專案:

  1. 定義您的短期目標,確認它有依循 SMART 目標架構,具挑戰性卻也很實際,並且與長期目標 (若有) 一致。

  2. 建立您的範本時,請列舉您和團隊為了達成目標必須完成的可行動步驟。

  3. 為每個行動項目指派一位所有者和期限,確保任務始終如期推展。

  4. 新增優先順序至每項任務,以便輕鬆查看其急迫程度以及會如何衝擊您的目標進度。

  5. 使用數位管理功能,例如:任務相依性來管理工作流程,並持續掌握會阻擋工作進展的所有事項。

  6. 設定專案里程碑來慶祝小型成果,並持續掌握進度。

假設您的長期商業目標是年底前在新市場發佈產品。這是遠大、高尚的目標,也就是指引您的「北極星」。但單就這個目標來看,它過於宏大了。若要把它變得比較可行 (和可達成),我們必須拆解成多個組成部分的小目標,以利您在較短的時間範圍內一一完成。例如:擴張至新市場的幾個步驟可能會包括:

  • 審視目前的市場、產品供應選項以及目標受眾,從而找到擴張的契機。

  • 執行競爭者研究,以利判斷哪些有潛力的市場值得擴張。

  • 選擇擴張的目標市場。

  • 決定擴張和發佈的關鍵行銷用語。

  • 選擇要用於發佈的行銷通路並擬定促銷策略。

  • 建立銷售與外展計劃。

  • 設定具體的時間軸,並決定發佈的目標。

  • 在新市場發佈產品。

  • 審視發佈成效。

指派截止日期給每個步驟,將這些步驟變成短期目標。您可使用短期目標範本來追蹤進度,再回饋至長期發佈目標的總進度。

常見問題

如何設定短期目標?

短期目標而言,通常目標設定流程的第一步是著手定義長期目標。一旦識別您的長期目標後,就能將之拆解成可行動的任務。例如:若您的大目標是增加自然搜尋流量的年增率,可管理的短期目標可能會是:在 Q1 季末前制定一個關鍵字策略。

什麼是 SMART 目標?為什麼它很重要?

設定 SMART (Specific「具體」、Measurable「可衡量」、Achievable「可達成」、Realistic「實際」、Time-bound「有時間範圍」) 目標是常見的目標設定技巧,因為此架構讓人清楚明瞭需要在何時完成哪些工作。

短期目標應該花多久時間來達成?

將目標訂為:在 12 個月 (或更短的時間) 內達成短期目標。將需時超過一年的目的拆解成較小、更好消化的目標。

短期目標和 OKR 有何不同?

目標與關鍵結果 (又稱為 OKR) 是目標設定法,您可用此方法設定並衡量短期目標。OKR 的概念中,「目標」是指您要達成的事項,而「關鍵結果」則是指您如何衡量自己是否成功。如欲深入瞭解,請閱讀我們關於如何設定 OKR 的資源。

如何使用短期目標範本?

短期目標範本可當成您要達成之所有短期目標的藍圖,因此必須在範本納入可跨不同目標複製的基本資訊,例如:任務、截止日期、任務優先順序和任務狀態。接著,當一切就緒可開始新目標時,請複製該範本,在預建立的區段中填寫特定於目標的資訊,包括新增任務相依性和里程碑來追蹤進度。

可以利用短期目標範本追蹤何種類型的目標?

對於追蹤您想在一年 (或更短時間) 內達成的任何商業目標而言,短期目標範本都很實用,例如:策略目標或公司規畫目標。您也可以用目標設定範本來追蹤個人目標,例如您的專業發展目標人生目標,或較小的每週目標。

使用 Asana 建立短期目標範本

瞭解 Asana 如何能幫助您追蹤進度,以及達成短期商業目標。

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