Modelo de matriz RACI

Todos os dias, tomamos centenas de decisões. No trabalho, essas tomadas de decisão geralmente precisam ser rápidas, caso contrário, os entregáveis do projeto (e, consequentemente, os objetivos maiores da empresa) poderão sofrer com atrasos e falhas de comunicação. É por isso que é tão importante saber quem é responsável pelo quê: assim, sabemos quem detém o poder de decisão, com quem devemos falar para obter informações e quem precisa dar a aprovação final.

A matriz RACI nos ajuda a definir as funções de tomada de decisão, deixando claro quem estará envolvido em cada componente de um projeto antes de iniciá-lo. Isso contribui para obter adesão das partes interessadas logo no início e, depois de começar o trabalho, serve para mostrar quem está encarregado de cada aspecto. Enfim, os gráficos RACI simplificam e esclarecem as funções no projeto, enquanto o modelo de matriz RACI incentiva todas as equipes a usá-los.

O que é uma matriz RACI?

A matriz RACI é um método para determinar as funções e responsabilidades em uma equipe de projeto referentes a um entregável do projeto. RACI é um acrônimo em inglês dessas funções, que significa:

• Responsible (responsável): é a pessoa encarregada de uma tarefa específica do projeto. É importante ter apenas um membro “responsável” por cada tarefa, pois, quando há mais de um responsável, perde-se tempo enquanto um aguarda a decisão do outro, gerando atrasos. Além do mais, isso pode confundir as partes interessadas, que não saberão a quem recorrer no caso de dúvidas.

• Accountable (prestador de contas): é a pessoa que supervisiona a realização das tarefas. Em outras palavras, é quem assegura que o trabalho será feito. Para evitar confusões, geralmente atribuímos apenas um prestador de contas a cada tarefa. 

• (C) Consultado: é a pessoa (ou pessoas) que revisa e aprova o trabalho antes que ele avance para a próxima etapa ou seja marcado como concluído.

• (I) Informado: são as pessoas que precisam ser atualizadas sobre o progresso do projeto, mas que não estão necessariamente envolvidas no trabalho em si. Manter todas as partes interessadas informadas durante o projeto ajuda a obter a sua adesão inicial, além de contribuir para a criação de um produto que agrade a todos.

O modelo RACI traz benefícios principalmente para grandes organizações que possuem várias equipes multidisciplinares e membros da alta gestão envolvidos nos projetos, mas também é útil para equipes pequenas, em que os indivíduos atuam em várias funções diferentes ao mesmo tempo. Além disso, o RACI estimula a contribuição de membros diferentes, o que pode facilitar a busca por soluções para problemas mais complexos. 

O que é um modelo de matriz RACI?

Conhecido também como modelo de gráfico RACI, trata-se de um esquema predefinido da matriz RACI da organização, que serve para otimizar todas as matrizes RACI da empresa. Talvez não seja necessário elaborar um gráfico para cada entregável, mas o modelo pode ser útil em programas extensos ou organizações que usam o RACI com frequência para trabalhar em diferentes tipos de projeto. Transformar a matriz RACI em um modelo facilita às equipes usarem um padrão consistente nos seus projetos, o que evita a confusão e aumenta a eficiência em toda a empresa. 

Os benefícios do modelo de matriz RACI

Usar um modelo de matriz RACI tem muitas vantagens, mas a principal delas é que ele oferece um exemplo padronizado de gráfico para a organização. Em outras palavras, o modelo facilita às equipes criarem os seus próprios gráficos RACI, aumentando a probabilidade de os utilizarem.

E isso é fundamental. Quando as responsabilidades das tarefas estão claras, cada colaborador é capaz de assumir a sua respectiva função e colaborar de forma mais eficaz. Com isso, os funcionários ficam mais motivados, o que gera resultados mais produtivos. Resumindo: o modelo de matriz RACI possibilita fazer mais com menos.

No caso de programas ou organizações com inúmeros projetos e entregáveis complexos, o modelo assegura o uso consistente do método RACI, e esta consistência admite maior visibilidade sobre quem está fazendo o quê em cada marco e tarefa de um projeto. Dado que o formato do RACI é o mesmo para toda a empresa, sabemos como está sendo usado por outras equipes, mesmo se forem de departamentos diferentes. O uso consistente reduz a confusão e ajuda a conectar ainda mais cada pessoa com o seu respectivo trabalho. 

Como usar um modelo de matriz RACI

Antes de usar o modelo, primeiro consulte o seu plano de projeto para determinar quais entregáveis precisam de um gráfico RACI. Crie uma matriz RACI a partir do modelo e liste as tarefas relacionadas a cada entregável. Se ajudar, adicione seções ou marcos para dividir a lista de tarefas em fases de projeto. Por exemplo, se você trabalha na produção, as suas fases podem ser: pré-produção, produção e pós-produção. 

Em seguida, atribua funções RACI a cada tarefa específica. Adicione colunas para monitorar o progresso do projeto e atualize-a em tempo real. Para a máxima funcionalidade, crie o seu modelo em uma ferramenta de gestão de projetos. Dessa forma, você poderá atualizar todos os envolvidos de forma assíncrona, reduzindo o número de reuniões de atualização e poupando o tempo dos funcionários de cargos superiores e de todos os demais membros da equipe.

Depois de finalizar o modelo, compartilhe-o com todas as equipes e departamentos: um dos maiores benefícios do modelo é assegurar a consistência de uso, por isso, é importante garantir que todos tenham acesso a ele quando precisarem. Inclua outras informações que ajudarão as partes interessadas a encontrar facilmente os detalhes de que precisam e interagir com as pessoas no caso de dúvidas. Para aumentar a adesão, destaque as funções específicas que são especialistas no assunto, mostrando assim que você considerou cuidadosamente a definição de cada função RACI. 

Integrações para os modelos da Asana

Use estes recursos e integrações para criar um modelo de matriz RACI na Asana que melhor atenda às necessidades da sua equipe.

Recursos integrados

• Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

• Aprovações. Às vezes, não basta concluir uma tarefa — você precisa saber se o trabalho entregado está aprovado ou não. As Aprovações são um tipo especial de tarefa na Asana que oferece as opções de “Aprovar”, “Solicitar alterações” ou “Recusar” a tarefa. Assim, os responsáveis podem saber claramente como proceder e verificar se o trabalho foi aprovado ou não. 

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Visualização de cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e término de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com essa visualização, é fácil monitorar de que forma os diversos componentes do seu planejamento se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado.

Aplicativos

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Converta breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack. 

• OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

Perguntas frequentes