Modelo de plano de gestão de crises

A sua equipe já preparou um plano de ação para o caso de uma emergência grave? Crie um modelo de plano de gestão de crises, e vocês nunca serão pegos de surpresa.

Crie o seu modelo

INTEGRATED FEATURES

dependency iconDependênciasproof iconProvas e anotaçõesmessage-group iconMensagensapps iconAplicativo

Recommended apps

Ícone do Microsoft Teams
Microsoft Teams
Logomarca do Slack
Slack
Logomarca do Google Workspace
Google Workplace
Ícone do Vimeo
Vimeo

Compartilhar
facebooktwitterlinkedin

Ao planejar procedimentos para emergências, é importante agir como se tais situações forem de fato acontecer, em vez de alimentar as esperanças por outro desfecho. É esta atitude proativa no planejamento de emergências que ajudará no sucesso da sua equipe. E sabe qual é a melhor forma de começar o planejamento para emergências? Criando um modelo de plano de gestão de crises.

O que é um modelo de plano de gestão de crises?

É uma estrutura reaproveitável que a sua equipe de gestão de crises pode usar para desenvolver um plano completo de resposta a emergências inesperadas, como desastres naturais ou incidentes relevantes que possam impactar as operações do seu negócio. Quando as crises acontecem, muitas vezes os ânimos se alteram e o estresse aumenta. Com um modelo de plano de gestão de crises, você se assegura de ter um plano que contém os detalhes mais importantes para uma resposta eficaz. Se todas as informações dele estiverem num mesmo lugar, todos saberão o que fazer em caso de crise. 

Um dos maiores benefícios de usar um modelo para o seu planejamento de gestão de crises é poder personalizá-lo conforme as necessidades específicas de uma equipe ou situação, independentemente do tipo de crise. Cada crise tem características próprias, portanto é importante ajustar o plano para diferentes emergências. Há duas formas de desenvolvê-lo: criando um modelo versátil que servirá à maior parte dos casos, ou usando um modelo básico para criar planos específicos para cada situação.

Qual é a diferença entre a gestão de incidentes e a gestão de crises?

Tanto a gestão de incidentes quanto a gestão de crises são usadas na atenuação de riscos, mas há algumas diferenças entre essas práticas. A gestão de incidentes é destinada especificamente para emergências de curto prazo. Já a gestão de crises é pensada para situações de crise maiores que podem afetar a empresa a longo prazo.  Por exemplo, a sua equipe usaria a gestão de incidentes como resposta a um ataque cibernético. Por outro lado, o plano de gestão de crises se encarregaria de definir a estratégia de resposta a um terremoto durante o horário comercial.

Criar um modelo de plano de gestão de incidentes

Como desenvolver um plano de gestão de crises

A melhor forma de desenvolver um plano de gestão de crises é criá-lo a partir de um modelo. Com uma estrutura básica em mãos, basta usar os quatro Ps (da sigla inglesa que significa prevenir, planejar, praticar e executar) para definir a estratégia de gestão de crises. 

Veja mais detalhes do significado da sigla:

  • Prevenir: ações que você pode tomar para prevenir a ocorrência de uma possível crise. 

  • Planejar: o plano de ação detalhado, com um passo a passo, que você desenvolverá para se assegurar de que todos na equipe respondam à crise de forma segura e eficiente. 

  • Praticar: esta é a simulação do plano num ambiente seguro e controlado. Ao praticar o plano, a sua equipe terá segurança para identificar e resolver problemas, em vez de improvisar soluções em meio à crise. 

  • Executar: nesta situação, você colocará todo o seu plano em prática. Num mundo ideal, jamais será necessário executar o plano, pois nenhuma crise inesperada terá ocorrido. Contudo, é importante preparar todas essas ferramentas para a sua equipe poder contar com uma estratégia segura caso ocorra uma emergência.

O que incluir no modelo de plano de gestão de crises

O plano de gestão de crises não busca abranger os mínimos detalhes, mas sim servir como um roteiro a ser atualizado quando necessário. A seguir, leia alguns itens importantes a incluir num modelo de gestão de crises, seja qual for o tipo de crise. 

  • Protocolo de ativação: um conjunto de fatores que deverão acontecer antes que a sua equipe possa decidir iniciar o plano de resposta à crise. Imagine o protocolo como um grupo de dependências que precisam ocorrer para que se dê início ao plano de resposta. 

  • Análise de risco: uma pesquisa apresentando os possíveis riscos que a sua empresa pode enfrentar. Dependendo da crise em vista no seu planejamento, a análise de riscos pode ajudar a determinar a probabilidade desse evento ocorrer. O plano de gestão de riscos e o registro de riscos são bons exemplos dessa pesquisa.

  • Lista de contatos de emergência: inclui informações de contato dos membros da equipe de gestão de crises da sua organização, além de equipes de emergência locais, como corpo de bombeiros, controle de substâncias perigosas, entre outras autoridades importantes.

  • Procedimentos de resposta: medidas tomadas pela sua equipe durante a crise após as condições do protocolo de ativação serem cumpridas. 

  • Estratégia de comunicação: o plano de comunicação desenvolvido pela sua equipe para consolidar de que forma a organização se comunicará durante a emergência. Isso inclui tanto as comunicações internas quanto as comunicações externas com as partes interessadas.

Recursos integrados

  • Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando a tarefa precedente estiver concluída e puderem começar os seus próprios trabalhos. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também. 

  • Anotações. As anotações fazem com que seja mais fácil inserir feedback específico e interativo nas imagens. Faça anotações diretamente nas imagens e nos PDFs para que a sua equipe saiba exatamente o que precisa ser feito para realizar o trabalho. Depois, faça o acompanhamento do feedback por meio de subtarefas para que nada fique por fazer. Por fim, as anotações melhoram o processo de dar e receber feedback sobre criações e o tornam menos frustrante. 

  • Mensagens. Você precisa compartilhar informações que não exigem respostas instantâneas? Experimente as Mensagens da Asana, uma funcionalidade que permite usar a plataforma para enviar mensagens sobre o trabalho para quaisquer indivíduos, equipes e projetos, mantendo todos em sintonia. Vincule tarefas, projetos e metas na Asana para que os destinatários tenham fácil acesso a contextos e possam se dedicar aos detalhes mais importantes.

  • Mobilidade. A Asana está disponível para iOS e Android para você verificar as suas pendências de qualquer lugar. Consulte notificações da Caixa de entrada, envie mensagens e acesse tarefas sem perder de vista as novidades nos seus projetos. 

Aplicativos recomendados

  • Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana sem sair do aplicativo da Microsoft. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.

  • Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Converta breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack. 

  • Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

  • Vimeo. Textos podem até passar a mensagem, mas é difícil comunicar o tom, a emoção e as expressões humanas por escrito. Com as mensagens de vídeo na Asana, proporcionadas pelo Vimeo, é possível dar às equipes todo o contexto de que elas precisam sem ter de marcar reuniões. Grave um vídeo curto de si, da sua tela ou dos dois, depois inclua os vídeos nas tarefas, nos projetos, nas mensagens e nos comentários para dar mais clareza e contexto. Em seguida, a Asana cria automaticamente uma transcrição da gravação, o que faz com que a mensagem possa ser lida e pesquisada. Assim se pode dar feedback, fazer perguntas e atribuir tarefas sem precisar sair da Asana.

Perguntas frequentes

Como desenvolver um plano de gestão de crises?

A melhor maneira de iniciar o seu plano de gestão de crises é criá-lo a partir de um modelo. Assim, você terá um esboço do plano e poderá preenchê-lo rapidamente com a estratégia da sua equipe como preparação para uma possível crise. Com esse intuito, utilize uma ferramenta de gestão do trabalho colaborativa de modo que todos os membros da sua equipe especializada em resposta a crises possam trabalhar juntos em tempo real.

O que deve constar em um modelo de plano de gestão de crises?

O modelo de plano de gestão de crises deve incluir uma análise de riscos, um protocolo de ativação, contatos de emergência, procedimentos de resposta e uma estratégia de comunicação. Tal modelo é a forma mais indicada de se assegurar de que todas essas informações constem no seu plano.

Quais são os quatro fundamentos do modelo de gestão de crises?

Os fundamentos baseiam-se nos quatro Ps da sigla inglesa prevent, plan, practice, perform, que significam prevenir, planejar, praticar e executar.

Crie um modelo de gestão de crises com a Asana

Veja de que forma o modelo de plano de gestão de crises pode ajudar a sua equipe a ficar preparada.

Crie o seu modelo