Modelo de plano de gestão de crises

Ao planejar procedimentos de emergência, é importante agir como se essas situações realmente acontecessem, em vez de esperar que elas não aconteçam. Essa atitude proativa em relação ao planejamento de emergência irá promover a segurança da equipe. E sabe qual é a melhor forma de começar o planejamento para emergências? Criando um modelo de plano de gestão de crises.

O que é um modelo de plano de gestão de crises?

É uma estrutura reaproveitável que a equipe de gestão de crises pode usar para desenvolver um plano completo de resposta a emergências inesperadas, como desastres naturais ou incidentes relevantes que possam impactar as operações do seu negócio. Quando as crises acontecem, muitas vezes os ânimos se alteram e o estresse aumenta. Com um modelo de plano de gestão de crises, você se assegura de que o plano contenha os detalhes mais importantes para uma resposta eficaz. Se todas as informações estiverem num mesmo lugar, todos saberão o que fazer em caso de crise. 

Uma das maiores vantagens de usar um modelo para o planejamento de gestão de crises é poder personalizá-lo conforme as necessidades específicas de uma equipe ou situação, independentemente do tipo de crise. Cada crise tem características próprias, portanto é importante adaptar o plano aos diversos tipos de emergências. Há duas formas de desenvolvê-lo: criando um modelo versátil que servirá à maior parte dos casos, ou usando um modelo básico para criar planos específicos para cada situação.

Qual é a diferença entre a gestão de incidentes e a gestão de crises?

Tanto a gestão de incidentes quanto a gestão de crises são usadas na atenuação de riscos, mas há algumas diferenças entre essas práticas. A gestão de incidentes é destinada especificamente a emergências de curto prazo. Já a gestão de crises é pensada para situações de crise maiores que podem afetar a empresa a longo prazo. Por exemplo, a sua equipe usaria a gestão de incidentes como resposta a um ataque cibernético. Por outro lado, o plano de gestão de crises se encarregaria de definir a estratégia de resposta a um terremoto durante o horário comercial.

Como desenvolver um plano de gestão de crises

A melhor forma de desenvolver um plano de gestão de crises é criá-lo a partir de um modelo. Com uma estrutura básica em mãos, basta usar os quatro Ps (do termo inglês que significa prevenir, planejar, praticar e executar) para definir a estratégia de gestão de crises. 

Veja mais detalhes do significado do termo:

• Prevenir: ações que você pode tomar para prevenir a ocorrência de uma possível crise. 

• Planejar: o plano de ação detalhado, com um passo a passo, que você desenvolverá para assegurar que todos na equipe respondam à crise de forma segura e eficiente. 

• Praticar: é a simulação do plano num ambiente seguro e controlado. Ao praticar o plano, a sua equipe terá segurança para identificar e resolver problemas, em vez de improvisar soluções em meio à crise. 

• Executar: nesta situação, você colocará todo o seu plano em prática. Na melhor das hipóteses, não será necessário executar o plano, pois nenhuma crise inesperada terá ocorrido. Contudo, é importante preparar todas essas ferramentas para a sua equipe poder contar com uma estratégia segura caso surja uma emergência.

O que incluir no modelo de plano de gestão de crises

O plano de gestão de crises não busca abranger os mínimos detalhes, mas sim servir como um roteiro a ser atualizado quando necessário. A seguir, leia alguns itens importantes a incluir num modelo de gestão de crises, seja qual for o tipo de crise. 

• Protocolo de ativação: um conjunto de fatores que deverão acontecer antes que a sua equipe decida se deve dar início ao plano de resposta à crise. Imagine o protocolo como um grupo de dependências que precisam ocorrer para que se dê início ao plano de resposta. 

• Análise de risco: uma pesquisa apresentando os possíveis riscos que a sua empresa pode enfrentar. Dependendo da crise para a qual você planeja se preparar, a análise de riscos pode ajudar a determinar a probabilidade desse evento ocorrer. O plano de gestão de riscos e o registro de riscos são bons exemplos dessa pesquisa.

• Lista de contatos de emergência: inclui informações de contato relevantes dos membros da equipe de gestão de crises da sua organização, além de equipes de emergência locais, como corpo de bombeiros, controle de substâncias perigosas, entre outras autoridades importantes.

• Procedimentos de resposta: medidas tomadas pela sua equipe durante a crise ao serem atendidas as condições do protocolo de ativação. 

• Estratégia de comunicação: o plano de comunicação desenvolvido pela sua equipe para consolidar de que forma a organização se comunicará durante uma emergência. Isso inclui tanto as comunicações internas quanto as comunicações externas com as partes interessadas.

Recursos integrados

• Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar as prioridades em função disso. Equipes com fluxos de trabalho colaborativos podem ver facilmente quais tarefas estão pendentes de outras e saber quando começar a sua parte do trabalho. Desse modo, quando a tarefa inicial é concluída, o responsável pela tarefa dependente é notificado de que esta já pode ser executada. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se também é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente. 

• Anotações. As anotações fazem com que seja mais fácil adicionar feedbacks específicos e implementáveis às imagens. Faça anotações diretamente nas imagens e nos PDFs para que a sua equipe saiba exatamente o que precisa ser feito para realizar o trabalho. Depois, faça o acompanhamento do feedback por meio de subtarefas para que nada fique por fazer. Por fim, as anotações melhoram o processo de dar e receber feedback sobre criações e o tornam menos frustrante. 

• Mensagens. Você precisa compartilhar informações que não requerem uma ação em resposta? Experimente as Mensagens na Asana. As mensagens permitem que você se comunique dentro da Asana sobre trabalhos que não exigem ações concretas. É possível enviar mensagens para quaisquer indivíduos, equipes e projetos, de forma a que todos fiquem em sintonia. Mande links de tarefas, projetos e metas na Asana para que os destinatários tenham fácil acesso a contextos e possam se aprofundar nos detalhes.

• Aplicativo para dispositivos móveis. A Asana está disponível para iOS e Android para você verificar as suas pendências de qualquer lugar. Consulte notificações da Caixa de entrada, envie mensagens e acesse tarefas sem perder de vista as novidades nos seus projetos. 

Aplicativos recomendados

• Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana. Além disso, crie, atribua e visualize tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar abrir o navegador.

• Slack. Converta ideias, solicitações de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme perguntas rápidas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que as solicitações e os afazeres não fiquem perdidos no Slack.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, é possível anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Vimeo. Textos podem até passar a mensagem, mas é difícil comunicar o tom, a emoção e as expressões humanas por escrito. Com as mensagens de vídeo na Asana, proporcionadas pelo Vimeo, é possível dar às equipes todo o contexto de que elas precisam sem precisar marcar reuniões. Grave um vídeo curto de si mesmo(a), da sua tela ou dos dois, depois inclua os vídeos nas tarefas, nos projetos, nas mensagens e nos comentários para dar mais clareza e contexto. Em seguida, a Asana criará automaticamente uma transcrição da gravação, permitindo que a mensagem possa ser lida e pesquisada. Assim se pode dar feedback, fazer perguntas e atribuir tarefas sem precisar sair da Asana.

Perguntas frequentes