プロジェクトチャートのテンプレート

目標、予算、マイルストーン、コミュニケーション計画…。ベテランのプロジェクトマネージャーにとっても、新しいプロジェクトを始めるのは大変です。

しかし、毎回一から始める必要はありません。プロジェクトチャートのテンプレートはさまざまな取り組みの設計図となり、ステップの見落としやリスクを防ぎます。

プロジェクトチャートとは？

プロジェクトチャートとは、プロジェクト計画を視覚的に示したものです。達成する必要のあることをすべて一か所で明らかにし、それぞれの成果物がプロジェクトのスケジュール全体を通してどのように関連しているのかを図示します。ガントチャートとも呼ばれるプロジェクトチャートは、一般的には水平棒グラフの形式をとります。

プロジェクトチャートでは、各プロジェクト成果物の開始日と期日がタスクバーを使って図示されます。また、タスクバーを線でつなぐことでタスクの依存関係も示せます。他にもプロジェクトの主要なマイルストーンや、各タスクを担当するチームメンバーなどの情報も追加できます。

プロジェクトチャートのテンプレートとは？

プロジェクトチャートのテンプレート、またはガントチャートテンプレートとは、新たな取り組みへ向けたプロジェクトチャートのスピーディな作成を可能にする、繰り返し使えるツールです。プロジェクトの計画、実行、納品に必要なすべてのステップの設計図となるため、新たなプロジェクトを立ち上げる際に一から始める必要がなくなり、重要なステップの見落としも防げます。テンプレートによって示された全体像に、取り組みごとの詳細を追加するだけでプロジェクトを始められます。

デジタルなプロジェクトチャートテンプレートのメリット

プロジェクトマネージャーにとって、プロジェクト成果物の管理に静的な Excel スプレッドシートでは不十分です。全員が仕事の進捗状況の変化を感じられるような、チームがタスクを完了するたびに動的に更新される、生きた文書が必要です。

デジタルなプロジェクトチャートテンプレートを作成すれば、文書の更新に費やす時間を減らし、プロジェクト目標の達成に時間を費やせます。プロジェクト管理プロジェクト管理ソフトウェアを使えば同じ情報を異なる形式で表示できるため、プロジェクト計画とチャートを別々に作成する必要もありません。

静的な文書ではなくプロジェクト管理ツールでプロジェクトチャートテンプレートを作成することには、以下のようなメリットがあります。

• プロジェクト計画の可視化とプロジェクト情報の保管が一か所でできる。

• 優先順位が変化すれば、チャートの調整や期日やステータスの更新で対応できる。

• リアルタイムでプロジェクトの進捗を確認できる。

• プロジェクトのスケジュール、ステータス、成果物などをステークホルダーと簡単に共有できる。

• プロジェクトチャートがプロジェクト計画を兼ねているので、作業の重複を防げる。

• プロジェクト成果物を管理しているのと同じ場所で共同作業ができる。

• プロジェクトの重要ステップの見落としを防げる。

• 関連する文書や画像、スプレッドシートを添付できる。

プロジェクトチャートテンプレートに追加すべき情報

プロジェクトチャートテンプレートは、ステークホルダーにとって確認しやすく、十分な背景情報が得られるようになっていると効果的です。理想としては、ステークホルダーが各タスクをクリックして見ていけば、必要な詳細情報が得られるようになっているとよいでしょう。そうすれば、チャートは単なるタスクの可視化ではなく、誰もが主要なプロジェクト情報にアクセスできる信頼できる唯一の情報源としても機能します。

プロジェクトチャートテンプレートの作り方は以下のとおりです。

• プロジェクトチャートテンプレートをプロジェクトのフェーズごとにセクション分けする。プロジェクトのフェーズには、「立ち上げ」「計画」「実行」「監視・コントロール」「終結」があります。セクション分けを行うことでステークホルダーはプロジェクトの状況を一目で確認できます。また、チームは各フェーズを理解し、それぞれに十分な時間を割くことができます。

• どのプロジェクトにも共通するタスクをあらかじめ作成しておく。ただし、成果物を追加できる余地は残しておきましょう。プロジェクトの要旨の作成やプロジェクト目標の定義など、どのプロジェクトにも共通する重要なステップはプロジェクトチャートテンプレートとしてあらかじめ作成しておくことで、すべてのプロジェクトで従うべきロードマップを示せます。どの取り組みも少しずつ異なるものなので、テンプレートを使う際には必要に応じて成果物を追加できます。

• タスク間の依存関係を図示する。依存関係のあるタスクとは、別のタスクの完了に依存しているタスクのことです。テンプレートに依存関係を組み込むことで、タスクを正しい順序でスケジュールでき、ボトルネックを防ぐとともに、各タスクの開始に必要なリソースを確実に揃えることができます。

• 重要事項に関するマイルストーンを作成する。プロジェクトのキックオフミーティングやプロジェクトのリリース日など、重要事項に関するマイルストーンを作成することで、チームはプロジェクト管理プロセス全体を通して目指すべきチェックポイントを把握でき、フェーズの完了や、新しいフェーズや取り組みの開始を知ることができます。

組み込まれている機能

• タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

• 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。コラボレーションに基づいたワークフローを抱えたチームは、他のチームのどのタスクを待っているのかを簡単に確認でき、自分たちの作業に取り掛かるべき時がわかるのです。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

• マイルストーン: マイルストーンは、プロジェクトの重要なチェックポイントを表すものです。プロジェクトにマイルストーンを配置することで、目標に向かってどういうペースで進んでいるかを、チームメンバーやプロジェクト関係者に知らせることができます。マイルストーンは、プロジェクトの大きな目標に向かう過程で、小さな成果を一つ一つ祝う機会となります。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

おすすめのアプリ

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

• Hubspot: HubSpot Workflows を使用すると、Asana タスクを自動的に作成できます。HubSpot Workflows では、HubSpot CRM のすべての顧客データを使って自動化プロセスを作成できます。この統合を行えば、たとえば取引やチケットのクローズ時にチーム間の仕事の引き継ぎを HubSpot でシームレスに行うことができます。

• Lucidchart: Lucidchart + Asana の連携で、図表、フローチャート、プロセスマップ、ワイヤーフレームを Asana プロジェクトにシームレスに埋め込むことができます。プロジェクトの重要な情報を、その情報が必要とされる場所、Asana で確認しましょう。アプリケーションを切り替えることなく、作業を進めながら必要な情報に簡単にアクセスできます。

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