テンプレートとヒントで会議の議題を計画、管理
会議に無駄な時間をかけるのはもうやめましょう。よく練った議題で準備を完璧にして、役員会議でもラフなブレインストーミングセッションであっても、前もって明確な議題を作成し参加者と共有することで、内容の濃い有意義な会議を行うことができます。次の会議の議題作成には、この会議の議題テンプレートやヒントでニーズに合った議題を作成しましょう。
- 会議の目標を明記。会議の成果物を設定しそれを明確に伝えることで、参加者は適切な心構えができます。議論したい内容、その議論から期待する結果、なぜこのグループを参加者に選んだのかなど、事前に提示しておきましょう。
- 要点をリストアップ。 会議の意義を明確にしたら、カバーすべき要点を書き出します。その際、参加者を招待し議題作りへの協力を仰いで、参加者が望む議題を加えることもできます。
- 参加者への割り当て。 会議の進行役はあなたでも、他のメンバーに進めてもらいたい議題があることもあります。誰が何を話すかを決めて事前に知らせることで、指名された参加者が準備をする時間を設けます。
- 前もって参加者と共有。 会議の前に参加者と議題を共有することで、会議の内容が全員に明確になるうえ、会議が始まったらそのままリソースへアクセスできます。
会議の議題を投稿する場所も考えましょう。Asana のような共同作業のできるプロジェクト管理ツールに投稿すれば、チームメイトを招待し、前もって会議の議題を確認して必要事項の追加や後日フォローするアクションアイテムを追加できます。Asana の会議の議題テンプレートを使って今日からさっそく始めましょう。
