ミーティングの議題テンプレートを使って会議を計画、管理します
ミーティングの議題テンプレートを使えば、会議を適切に開始できます。会議のフォーカスと生産性の維持、アクションアイテムの取り入れ、「オフライン」の仕事の調整をすべて 1 か所で行えます。今すぐミーティングの議題テンプレートを使ってプロジェクトを始めましょう。
次の会議の議題は、このミーティングの議題テンプレートのサンプルとヒントを使い、ニーズに合ったものに仕上げましょう。
- ディスカッションのトピックと論点をリストアップする。タスクを作成し、会議で話しあう内容を取り入れます。会議の議題プロジェクト内で新規タスクを作成するか、他のプロジェクトの既存タスクを追加し、それについて議論したり、共有したりします。どちらにしろ、説明欄に詳細を含め、メンバー全員が会議にしっかりと備えることができるようにしましょう。
- 参加者に論点を割り当てる。会議の進行役はあなたでも、他のメンバーに進めてもらいたい議題があることもあります。誰が何を話すかを会議の議題プロジェクトの中で決定し、事前に知らせることで、指名された参加者が前もって準備をする時間を設けます。
- 会議の目標を明記する。会議から何を得たいかという成果物を設定しそれを明確に伝えることで、参加者は適切な心構えができます。議論したい内容、その議論から期待する結果、なぜこのグループを参加者に選んだのかなど、事前に提示しておきましょう。
- 前もって参加者と共有。 会議の前に参加者と議題を共有することで、会議の内容が全員に明確になるうえ、会議が始まったらそのままリソースへアクセスできます。
Asana で計画できる会議の議題例
- プロジェクトのキックオフミーティング
- 1on1 ミーティング
- チーム会議とブレインストーミングセッション
- スタッフミーティング
- 取締役会
- セールスチーム会議
- クリエイティブ検討会議
- スプリント計画会議
- ビジネス会議
- 委員会の会議
- ショート会議
Asana で会議の議題を作るのは初めてですか？
疑問にすべてお答えします。
- 会議の議題を設定する目的な何ですか？会議の議題を使うと、1 回きりの会議や定例会議におけるチームの目標、論点、およびアクションアイテムを取り込めます。会議の議題をチームと共有すれば、チームは事前に会議に備えられるほか、会議の後にはアクションアイテムに取り組むことができるので、最も望ましい結果が得られます。
- 会議の議題には何を盛り込むべきですか？会議の議題には、たとえば、「話し合うこと」「アクションアイテム」「参考」のように、議題の項目を分けるセクションを設けるとよいでしょう。Asana の会議の議題テンプレートを使っている場合、タスクをドラッグ & ドロップして適切な順番に並び替えることができます。
- 会議の議題はどのように書けばよいですか？Asana で会議の議題を計画するときは、チームメンバー全員が誰でもディスカッションのトピックを追加できます。そのタスクを基に、必要に応じてトピックの優先順位を簡単に決定できます。議題を事前に共有しておけば、チームメンバー全員が会議に備えることができます。会議後に実行するアクションアイテムを集めたセクションを設けることもできます。
- 会議を効果的な内容にする議題はどのように作成すればよいですか？会議の議題を Asana のプロジェクトとして作成し、実行に移せるようにします。そうすれば、各アイテムをタスクとし、期日と担当者を割り当てることができます。誰が何をいつまでに処理するのかを明確にすることで、仕事の見落としを防ぎます。
また、会議の議題をホスティングする場所にも配慮してください。Asana のようなワークマネジメントツールでホスティングすれば、チームメイトを招待し、議題を事前に確認したり追加したりしてもらうことも、会議後に実行するアクションアイテムを追加することもできます。今すぐ会議の議題テンプレートを使ってみましょう。