費用便益分析のテンプレート

意思決定は一筋縄ではいきません。特に、重大で影響力の大きい意思決定をしなければならないときは、考えすぎたり、自分自身の判断を疑ったりしてしまいがちです。そこで役に立つのが、費用便益分析のようなツールやフレームワークです。

費用便益分析は、英語で Cost Benefit Analysis (CBA) と呼ばれ、新しいプロジェクト、アイデア、戦略を立ち上げることで得られると予測されるすべての利益を、費用と比較してまとめたメリットとデメリットの一覧表に似ています。しかし、紙面の資料とは異なり、デジタル版の費用便益分析は、テンプレートを一度作成するだけで、新しく意思決定を行うたびに、そのテンプレートを繰り返し利用したり、カスタマイズしたりすることができるため、その後の時間を大幅に節約できます。

費用便益分析テンプレートとは

費用便益分析テンプレートは、プロジェクトを進めるべきかどうかを判断する際に役立つ、プロジェクト計画用の意思決定ツールです。このテンプレートを使えば、想定外の費用も含めてプロジェクトを進めた場合の総費用を、総利益と比較して見える化できます。

費用便益分析テンプレートは、新しいプロジェクトを思いついたら白紙の状態に戻して、すぐに活用できるツールです。これを使えば、どんなプロジェクトでも実現の可能性を見極め、実行する価値があるかどうかを判断できます。テンプレートを活用することで、毎回一から分析資料を作成する手間が省け、簡単な計算をするだけで、そのプロジェクトの実現に最も効果的な方法を選べます。

費用便益分析テンプレートの活用が重要な理由

新しいプロジェクトが始まるたびに、テンプレートを使用する必要はありません。以下のような場面で CBA を活用すると効果的です。

• 新しい製品、機能、戦略についてブレーンストーミングするとき。

• OKR (目標と主要な結果) や KPI (重要業績評価指標) に関連する、インパクトの大きなビジネス上の意思決定を行う際。

• リソースやキャッシュフローに限りがあり、何を優先すべきか迷っているとき。

費用便益分析テンプレートの作成方法

テンプレートには、費用、便益、リスクを計算し、プロジェクトの総金額を決定するためのスペースが必要です。また、冬場の暖房費など、最終的な収益に影響を与える無形の便益や費用にも着目しましょう。

CBA をシンプルにまとめるには、プロジェクト管理ソフトウェアでテンプレートを作成します。これにより、以下のことが可能になります。

• 作成したテンプレートを保存し、関係者全員がアクセスできるようにする。

• 各アセットを間接費、直接費、便益に分類する。

• 無形費用を含むすべての項目に値を割り当てる。

• 分析ごとに損益分岐点と原価率を自動的に計算する。

• 費用便益分析の進捗状況を、任意の期間にわたって追跡できる。

インプットとアウトプットの比較

費用便益分析では、インプット ＝ 費用、アウトプット ＝ 便益と考えます。

テンプレートに、インプットとアウトプットの両方を記載するセクションを作成します。プロジェクトの総費用を求めるには、プロジェクトの間接費、直接費、便益、およびリスクを計算に入れます。たとえば、新しいソフトウェアプログラムを開発する場合、コンピューターやチームといったソフトウェアに必要な物理的なものだけでなく、Wi-Fi 料金の値上げなど起こりうる費用も追加します。

その他のインプットの例は以下のとおりです。

• 新しいチームメンバーの給与

• 有料のトレーニングやソフトウェア

• 製造費用

その他のアウトプットの例は以下のとおりです。

• 生産量 10% 増加

• 顧客満足度の向上

• 売上向上

費用と便益の中には、金銭的価値のないものもあります。このような場合には、できる限り金額を割り当てることをおすすめします。たとえば、顧客満足度の向上は、売上の向上につながります。そこで、新しいプロジェクトで顧客満足度を高めることができた場合、一定期間でどのくらい売上が伸びるかを予測してみましょう。

費用便益分析テンプレートを使うべき場面

費用便益分析のテンプレートは、一度作成すれば、CBA を実施しなければならないときに、いつでも使用できます。ただし、以下のような場面で実施すると特に効果的です。

• プロジェクトのライフサイクルが始まる前。

• ウェブサイトやマーケティング資料に記載する価格プランなど、製品やサービスのレベルについて、顧客向けの説明文を作成する場合。

• プロジェクトのために利用できるリソースがあるかどうかを確認する場合。

• 投資利益率を示す必要がある場合。

組み込まれている機能

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• 目標: Asana では、目標がその達成のために行っている作業に直結しているため、チームメンバーは、何を目指しているのかを簡単に確認できます。目標は、その達成に向けた作業と切り離されていることも多いでしょう。チームや会社の目標と、それを支える作業を結びつけることで、チームメンバーは、自分の仕事がチームや会社の成功にどう直接貢献しているかをリアルタイムに把握し、明確にすることができます。結果としてチームメンバーは、よりよい意思決定が行えるのです。必要であれば、会社の戦略をサポートするプロジェクトを特定し、測定可能な結果をもたらすような仕事を優先することもできるようになります。

• オートメーション: 手作業を自動化することで、チームは忙しいだけの無駄な作業に費やす時間を減らし、本来の業務に専念できるようになります。Asana のルールは、トリガーとアクション、つまり「X が発生したら Y を行う」という基本的な仕組みに基づいて機能します。ルールを使用して、作業の自動割り当て、期日の調整、カスタムフィールドの設定、関係者への通知などを行います。単発のオートメーションからワークフロー全体まで、ルールを活用することで、チームはスキルを要する仕事や戦略的な作業に取り組む時間を確保できます。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

おすすめのアプリ

• Microsoft Teams: Microsoft Teams と Asana を連携すると、必要な情報を Teams から直接検索して共有できます。Teams を離れることなく、Teams の会話を Asana の実行可能なアイテムに簡単につなげましょう。また、Teams 会議中に、ブラウザーで Asana タブを開く必要なく、タスクの作成、割り当て、表示ができます。

• Salesforce: セールスチーム、カスタマーサクセスチーム、そしてサービスチームそれぞれが自社のサポートチームと直接 Asana でコミュニケーションを取れるようにして、ボトルネックを解消します。添付ファイルを共有し、取引成立前のニーズを満たす実行可能かつ追跡可能なタスクを作成しましょう。Service Cloud を使用すると、導入チームとサービスチームを Asana のサポートチームと連携させて、優れたカスタマーエクスペリエンスを実現できるようになります。

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれることはありません。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

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