仕事に押しつぶされそうになったときの対処法

誰でも仕事に押しつぶされそうになることはあります。現代の職場は締め切りが厳しく、会議が多く、通知も至るところから入ってきて、多忙でハードなものになることもあるでしょう。そのように慌ただしい環境では、仕事に集中しにくくなります。自分の抱える仕事量についてストレスを感じているならなおさらです。

しかし、仕事はきちんとコントロールできるはずです。仕事量についていけないという方のために、気持ちをスッキリさせて、仕事のバランスを取るための具体的なステップをご紹介します。

職場で押しつぶされそうになるとは一体どういうことか？

職場で感じる押しつぶされそうな気分というのは、割り当てられた仕事の量や難しさからくる不安感のことです。仕事で押しつぶされそうになると、仕事量をこなせない、よい結果を出すために必要なスキルを持っていない、サポートが足りないと感じてしまいがちです。

仕事に押しつぶされそう、と感じるのはあなただけではありません。ある調査によると、世界中のナレッジワーカーの 80% は、働きすぎで、燃え尽き症候群 (バーンアウト) になりそうだと回答する一方で、62% は、自分の成果に自信を持てないインポスター症候群に陥っていると感じています。働く人たちの多くは、仕事の量が多すぎる、仕事でのパフォーマンスが必要なレベルに達していないと感じています。つまり、押しつぶされそうになっているということです。

仕事で押しつぶされそうになる一般的な原因は？

仕事で押しつぶされそうになるのには、理由があります。こうした仕事でのストレスを引き起こす一般的な原因の例をご紹介します。

• やることが多すぎる、時間が足りない。

• 一度にたくさんの締め切りを抱えている。

• 依頼に対して「Yes」と言ってしまうことが多すぎる。

• 担当業務以外のタスクを行うことにプレッシャーを感じている。

• 仕事を上手にこなすのに必要なスキルやツールを持っていない。

• 上司や同僚からのサポートが不十分である。

• どのタスクが一番重要か分からない。

• 「緊急」とされるタスクが多い。

• プロセスや役割が不明確なため、何をすべきなのか、誰と連絡を取ればよいのか分からない。

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仕事に押しつぶされそうになっているかどうか判断するには？

押しつぶされそうになっている原因は、明らかな場合と、特定しにくい場合があります。苦労の原因を特定できなくて困っている方は、以下のよくあるサインに注意しましょう。

• 常にタスクや会議、締め切りについて不安を感じている。

• 夕方や週末になっても仕事のことばかり考えている。

• 残業をしないと仕事に追いつけないと感じている。

• 出勤することにビクビクしている。

• 今後や自分のタスク実行能力について悲観的になっている。

• タスクを後回しにしている。

• 肉体的、精神的、感情的に疲れ切っている。

• 1 日を乗り切るのに苦労している。

• 孤立していて、支えてくれる人がいないと感じている。

押しつぶされそうになるのは、大変なことで、生活の隅々にまで影響を及ぼします。上記のサインが 1 つでも当てはまるなら、何とか押し切ろうとするのではなく、自分の気持ちを認識して、きちんと対処することが重要です。

ネガティブな気持ちになると、それを無視して次のタスクに進もうとしてしまいがちですが、そうすると燃え尽き症候群に陥ったり、長期的には仕事に悪影響となったりしかねません。代わりに、一歩下がって自分の感情をきちんと認識すると、押しつぶされそうになる根本的な原因に対処できます。

職場で押しつぶされそうになったときの対処法

押しつぶされそうになると、きちんと物事を考えたりすることも、仕事で本領発揮することも難しくなりますが、珍しいことではありません。ネガティブな感情は、スイッチをオフにすれば消えるといったものではありません。ですが、一歩下がって、全体の状況に目を向けることにより、具体的なステップを踏んでワークライフを改善するということはできます。

1. 自分の気持ちをしっかりと感じ取る

仕事のストレスや不安を感じるときは、大抵の場合、心の底にある何らかの考え (感情を増幅させる、何らかの思い込みや自分に言い聞かせているストーリー) によってそうした不安が生まれます。

だからといって、仕事を抱えすぎている場合やサポートが足りない場合など、押しつぶされそうになっても当然という理由がない訳ではありません。しかし、実際に解決策を実践するには、自分のストレスが強まる原因となっている考えを見極めなくてはいけません。

たとえば、仕事のことを考えたとき、こんな考えが頭に浮かんでいませんか？

• 「仕事が遅れている、絶対に挽回できそうにない。」

• 「すべての依頼を受け入れないと、仕事ができない人になってしまう。」

• 「この締め切りを逃したら、失敗したことになってしまう。」

• 「好成績を出さないと、クビになってしまう。」

• 「助けを求めたら、能力がないことがバレてしまう。」

2. 全体の状況に目を向ける

ネガティブな考えを持つというのは、いたって普通のことです。しかし、そうした考えを持ってしまうとき、それは真実ではない場合もあると覚えておきましょう。自分のストーリーの中では考慮されていない部分がきっとあるはずです。状況を完全に把握して、適切なアクションを取るには、一歩下がって、その状況を全体的に考慮することが必要です。

まずは、以下の質問に対する答えを書き出しましょう。視野を広げ、状況のポジティブな面とネガティブな面の両方を考慮することが目的です。これらは、ネガティブな感情をポジティブにとらえるためのものではなく、むしろ、効果的なアクションを選択するのに必要な、偏見のない情報を得るための手段となります。

• 私の心の底にある考えが真実である、または真実ではないという証拠は何か？

• 別の形で解釈することはできるか？

• 最悪のシナリオはどのようなものか？それはどのように対処できるか？最高のシナリオは？一番現実的な結果はどのようなものか？

• それについて何をすべきか？

• 自分の親友が同じ立場に置かれていたら、何と言ってあげるか？

実例紹介

上記の質問の回答として考えられる実例を紹介します。

心の底にある考え: 【仕事が遅れている、絶対に挽回できそうにない】

• この無意識に生まれる考えが真実である、または真実ではないという証拠は何か？

[ 考えを肯定する証拠 ]

• 今日締め切りを 1 つ逃してしまった。

• 金曜日にプロジェクト企画案を 2 つ提出しなくてはいけない。

• 今までプロジェクト企画案を作成したことがなく、どうすればいいいのか分からない。

• 会議の数が多すぎて、仕事が進まない。

[ 考えを肯定しない証拠 ]

• 最後に逃した締め切りは 2 か月以上も前である。

• 同僚が以前締め切りを逃していたが、問題はなかった。

• 時折押しつぶされそうになりながらも、過去にはよい業績を残せている。

• これまで、新しい仕事のスキルを修得してきた。

• プロジェクト企画案の作成を手伝ってもらうことができる。

• タスクの割り振りと優先度付けをする際に、上司の助けを求めることができる。

• 今週の会議のうち、一部の重要でない会議を別の時間などに移動したり、キャンセルしたりできる。

• 自分のパフォーマンスについてネガティブなフィードバックを受けたことはない。

• 別の形で解釈することはできるか？

ひょっとしたら、自分にプレッシャーをかけすぎかもしれない。すべてを完璧にこなしたいと思うがために、実際にはよい仕事をしている事実が見えていないのかもしれない。

• 最悪のシナリオはどのようなものか？それはどのように対処できるか？最高のシナリオは？一番現実的な結果はどのようなものか？

• 最悪のシナリオ: 仕事の遅れが後を絶たず、最終的にはクビになる。

• 対処法: 過去に新しい仕事に就けているので、今回も再就職できる。

• 最高のシナリオ: 来週から仕事量が軽くなり、簡単に追いつける。

一番現実的な結果: 新しいスキルを修得したり、助けを求めたりする必要があるため、役割に慣れるまでしばらく時間がかかるが、最終的には自分の能力にもっと自信を持てるようになる。

• それについて何をすべきか？

• 押しつぶされそうになっていることを上司に知らせる。仕事の遅れを取り戻し、必要なスキルを修得するための時間を確保するために、いくつかタスクの期日を延ばしてもよいかどうか聞く。

• プロジェクト企画案の作成について協力を求める。

• 各タスクに優先順位を付けて、最初に一番重要なタスクに取り組む。

• 任せられるタスクは他のメンバーに割り当てる。

• 今週の会議のうち、一部の重要でない会議を別の時間などに移動したり、キャンセルしたりする。

• 自分の親友が同じ立場に置かれていたら、何と言ってあげるか？

時間と周りのメンバーからの協力が必要になるだろうけど、あなたには仕事の遅れを取り戻して、必要なスキルを身に付ける力があるから、きっと自信を持って仕事ができるようになると思う。

3. アクションを取る

自分の感情を分析し、全体の状況を考慮したところで、今度は、アクションを取ります。次のステップは、先ほどの「それについて何をすべきか？」の質問の回答としてリストアップしましたので、ここではそれらのステップを実践するだけです。

実行するアクションは、職場の具体的な状況によりますが、次のステップを決めかねている方は、仕事で押しつぶされそうになったときに役立つ以下の対応策をおすすめします。

【上司に相談する】

押しつぶされそうになったときは、コミュニケーションが欠かせません。上司と会話をし、自分の仕事量について正直に話しましょう。

仕事が遅れてしまい、作業の優先順位付けや期日の調整についてヘルプが必要があれば、その旨を伝えます。チームメンバーをサポートすることが上司の仕事であり、上司も過去に同じような気持ちになったことがあるかもしれません。

【助けを求めるかタスクを別のメンバーに割り当てる】

人を助けようという衝動は、私たちの体に生まれつき備わっているものです。つまり、人々は、意外にも人を助けようと思う意思が強いということです。実は、助けを求めることは、同僚とのラポールを形成するのにもってこいの方法なんです。タスクを割り当てるときは必ず十分な背景情報を提供し、タスクの優先度を明確にし、チームメイトを十分に評価してあげましょう。

【優先順位を付ける】

優先順位付けは、最初に一番重要なタスクに取り組めるようにするために最適な手段です。アイゼンハワーマトリクスを作成して、各タスクを「最初に着手する優先度の高いタスク」、「後で行うタスク」、「他のメンバーに割り当てるタスク」、「削除しても構わないタスク」といった 4 つのボックスに分割することをおすすめします。

【大きなタスクを分割する】

大きなプロジェクトに尻込みしてしまう人は、小さなタスクに分割してみてください。

そうすると、大きな取り組みをこなしていくイメージが見えやすくなります。また、達成しやすい短期目標の数を増やすことで、最初の一歩を踏み出しやすくなり、完璧主義な思考を防ぎ、クイックウィン (短期間で得られる成果) が上げられます。

【依頼を断る】

たくさんのリクエストを受け入れることにより、押しつぶされそうになっている人は、断るようにしなくてはいけません。

関係者からのリクエストは断りにくいものですが、合理的な仕事量を維持する上では非常に重要なことです。関係者には自分の余力を正直に伝え、必要に応じて上司の援助を求めるようにしましょう。

【締め切り日を調整する】

誰でも締め切り日を逃すことはあります。期日を逃したときにすべき一番重要なことは、その対象のタスクの期日を現実的に考えて完了できそうな日に更新することです。そうすると、期限切れのタスクがある状況にイライラせず、具体的なプランを関係者と共有できます。

【境界線を引く】

押しつぶされそうになると、遅れを取り戻そうと、気合を入れて長時間働こうとしてしまいがちです。しかし、そうしてしまうと、すぐさま燃え尽き症候群に陥る可能性があるほか、長期的には余分な時間を費やすことにもなりかねません。代わりに、境界線を引けば、仕事にプライベートの時間を奪われるのを避けられます。ワークライフバランスと休暇はエネルギーを充電するのに欠かせないことを肝に銘じておきましょう。

【1 度に 1 つのタスクに集中する】

同様に、少ない時間でより多くの作業を片付けようと、マルチタスクをしたくなってしまいます。しかし、実際は、マルチタスクをすると、タスクを切り替えることが脳にとって大きな負担となるため、節約する時間よりも浪費する時間が増えてしまいます。

マルチタスクをするのではなく、1 つのタスクに集中するできるように、邪魔の入らないタイムブロックを設けます。作業中は、短い休憩をはさんで、しっかりとエネルギーを回復できるようにしましょう。

4. 自分に寛大になる

押しつぶされそうになるということは、一旦作業を止めて、自分自身の状態に注目すべきだというサインである場合がよくあります。

身体的な健康と精神的な健康は、常に最優先しなくてはいけません。休憩したり、深呼吸をしたり、外出したり、友人と話をしたりして、しっかりとリフレッシュするのに必要な時間を取るようにしましょう。

また、そうしたステップを踏んだにもかかわらず、まだ押しつぶされそうな気分や不安な気持ちが晴れないとしても、その状況に上手に対処できていないということではありません。仕事の状況を認識して、適切に対処するためにすべきことをすべて行っているわけですから、今後もずっと今と同じように押しつぶされそうな気分が続くわけでもありません。

[ 上司へのアドバイス ] 部下が押しつぶされそうになっているときの対処法

上司にとって、部下が押しつぶされそうになっていると知るのは残念なことでしょう。自分に何かできることはあるのか、と気になるかもしれません。実は上司は、助けの手を差し伸べる最適なポジションにいるのです。

上司には、こんなことができます。

1. 話を聞く

押しつぶされそうになっていることは、なかなか認めにくいことですので、従業員の心配事に対してアクティブリスニングを実践します。つまり、口を挟まない、批評せずに聞く、さらに、目をそらさずにうなずくといった、ポジティブな非言語コミュニケーションを使います。従業員が話し終わったら、その内容をきちんと理解できているか確認できるよう、聞いた内容を自分の言葉で言い換えてみましょう。

2. 相手を思いやる

押しつぶされそうになってしまうと、孤立した気分になる人が多いですが、在宅勤務している場合はなおさらでしょう。実際、ある調査では、ナレッジワーカーの 41% がリモートワーク中は孤立感が増すと答えています。

従業員の孤立した気持ちを緩和するには、従業員の考えに賛同しましょう。抵抗がなければ、自分自身も過去に苦労したことを伝えてもよいでしょう。自分はいつでも従業員の味方であることを強調します。従業員に、自らの健康を犠牲にしてまで、超生産的にかつ効率的に働いてもらうことが目的ではないでしょう。むしろ、やりがいを感じ、自信を持ってもらえるよう、従業員の健康を最優先することをおすすめします。

従業員の手腕はそれぞれ異なることを覚えておきましょう。チームメンバーが押しつぶされそうだと言っても、それは単に怠けているということではありません。むしろ、それは対処すべき深刻な懸念事項なのです。自分や他の従業員ならどうするかと比較するのは避けましょう。代わりに、その従業員が仕事をこなすために必要なツールを与えることに集中しましょう。

3. 助けの手を差し伸べる

上司は、タスクに優先順位を付ける、従業員の仕事量を調整して仕事が山積みになるのを避ける、授業員の代わりに他部門のパートナーからの依頼を断るといった、さまざまな方法を使って従業員の仕事量をコントロールできます。

そうは言っても、重要な成果物を完成させる必要があるときは、従業員の担当業務からタスクを完全に取り除けない場合もあります。そういう状況では、他にできることがないか考えてみましょう。

• 重要度が低いため優先度を下げられるタスクはないか？

• 仕事量を軽くするために力を貸してくれるコラボレーターはいないか？

• 会議のスケジュールを確認して、対面の会議を非同期の進捗報告に代えられないか？

また、従業員が新しいスキルを修得する必要があれば、自ら教育する提案をしてもよいですし、他の誰かやリソースを紹介してもよいでしょう。

4. 担当業務を明確にする

担当業務が明確であると、誰が何をするのかを調べるのに時間を無駄にせずに済みます。余分な作業をせずに、自分の役割のスコープ内で作業を行えることで、仕事に押しつぶされそうといった感覚や、燃え尽き症候群を防ぐことができます。

たとえば Asana では、チームメンバーに対して Area of Responsibiliy (責任範囲、AoR) を明確に定義しています。各 AoR には、従業員の担当業務が具体的に記載されるほか、文書化して、社内の誰でも簡単にアクセスできるようにしています。

5. フィードバックを送る

従業員は、仕事に押しつぶされそうになると、役に立っていないと感じたり、仕事の手際が悪いと感じたりする傾向にあります。この対処法として、ポジティブなフィードバックを与えることにより、本人の強みに注目させます。その従業員による貢献がどのような形でチームのメリットになっているかを本人に伝え、それまでに達成したすべての仕事について感謝の意を示します。その従業員が成し遂げた具体的な成果をリストアップすることにより、自分の役割をしっかりとこなせているという紛れもない証拠を提供できます。

仕事に押しつぶされそうになっている従業員のパフォーマンスが本当によくないという場合もあります。その理由として以下のような例が挙げられます。

• 仕事の出来が悪いことにストレスを感じており、それがパフォーマンスをさらに悪化させている。

• 成果を出すのに必要なツールやスキルセットを持ち合わせていない、パフォーマンス改善に必要なサポートが受けられない。

• プライベートでの心配事や健康の問題など、その他さまざまな理由。

必要であれば、従業員と一緒にパフォーマンス改善計画 (PIP) を立てて、調子を取り戻すのに役立つ、実行可能なステップや目標、サポート指標などを作成しましょう。

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6. 定期的に状況確認をする

押しつぶされそうになった従業員が回復を遂げ、調子を取り戻すには時間がかかりますので、週 1 や 2 週間に一度の 1on1 会議の中に現状を確認する時間を設けます。仕事量について感じることやプロジェクトの進捗状況、上司が手伝えることはないかを尋ねましょう。いまだ苦労しているという場合は、二人三脚で仕事量を調整し、タスクに優先順位を付け、時間管理のスキルを上達させられるよう継続的に取り組みましょう。

プロジェクト管理ソフトウェアでタスクリストをシンプルに

Asana のようなプロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、チームはコラボレーションをシンプルに行い、仕事をきちんと整理できるほか、仕事に押しつぶされることも少なくなります。一日を通して複数のアプリを何度も切り替えるということもなくなり、すべてを一か所に保管でき、チームとのコミュニケーションも一か所で行えます。つまり、混乱が減り、無駄に使われる時間も減り、チームが必要とする透明性が高まります。