新入社員向けのオンボーディングチェックリストの作成方法

新しい職場での最初の数日 (または数週間) は、新入社員にとって戸惑いや混乱を招く可能性があります。しかし、オンボーディング体験を適切に計画することで、そのような事態を最小限に抑えることができます。

すべての新入社員の受け入れを担当する人事マネージャーにとって、オンボーディングプロセスを整然と進めるには、多くの作業と事前の計画が必要です。 ランチの手配から法的な書類の作成まで、優れたオンボーディングプロセスを作成するには、組織の首脳陣が必要だと感じることもあります。

幸いなことに、Asana では面倒な作業はすでに完了しています。 基本的なオンボーディングチェックリストを作成しました。これは、新入社員が入社するたびに再利用できます。また、新入社員を歓迎するための楽しいアイデアもいくつかご紹介します。 また、Asana で再利用可能なオンボーディングテンプレートを作成する方法もご紹介します。

さあ、あなたの内なる怠惰な子供を少しリラックスさせてあげましょう。

基本: すべてのオンボーディングチェックリストに含めるべき項目

基本的なオンボーディングチェックリストを使用すると、新入社員のオンボーディングで行うべきことを考える時間を節約でき、最も重要なタスクを見落とすこともありません。 新入社員ごとにすべてを同じように行うことはできないかもしれませんが、機器の注文や給与計算システムへの登録など、すべての新入社員に共通するタスクはあります。

温かく迎え入れる: 新入社員のオンボーディングに役立つ楽しいアイデア

オンボーディングプロセスは、会社の規模や文化などによってそれぞれ異なります。 この機会に、会社の個性を少し取り入れて、新入社員に心から「歓迎」の気持ちを伝えてみてはいかがでしょうか。 こうしたちょっとしたアドオンが、入社初日の印象を「良い」から「素晴らしい」へと変えることができます。

以下に、Asana では実践している、オンボーディングプロセスに取り入れられるアイデアをいくつかご紹介します。

1. 新入社員一人ひとりにプレゼントを贈る: Asana では、新入社員全員に初日にささやかなプレゼントを贈っています。 プレゼントは高価なものである必要はありません。机に置ける観葉植物、会社のロゴ入りの T シャツ、近所のカフェで使えるギフトカードなど、ちょっとしたものでも、相手が「ここは居心地がいい」と感じるのに大いに役立ちます。

2. 新入社員を祝福し、紹介する: 入社日に、全社が招待されて簡単な全社ミーティングが行われ、そこで各新入社員が自己紹介を行います。 社内のメンバーが新入社員の顔と名前を覚え、簡単な情報を知ることができる素晴らしい機会です。

3. 新旧社員を交流させる: 毎月 1 回、新入社員に「Asanaversary」を迎える従業員にインタビューしてもらい、お互いの話を聞き、交流する機会を設けています。

4. 新入社員がリーダーシップについて知る機会を提供する: 当社では、新入社員を対象に、四半期ごとに創業者との Q&A を開催しています。 創業者の自宅でディナーを楽しみながら、カジュアルな雰囲気の中で交流できます。

すべてを組み合わせる: オンボーディングチェックリストからテンプレートまで

オンボーディングチェックリストを作成したら、保存しておけば、新入社員が入社するたびに同じプロセスを実行できます。 そうすることで、同じことを考える時間を減らし、本当に重要なこと、つまり新入社員のオンボーディングに時間を割くことができます。

新入社員にとって、新しい職場での最初の数日間 (または数週間) は、気まずく感じたり、戸惑ったりする可能性があります。しかし、心を込めて計画的にオンボーディングを行うことで、そうした状況を最小限に抑えることができます。”

Asana では、当然ながら、Asana を使って新しいチームメイトのオンボーディングを実施しています。 文書は参考資料やポリシーの共有には適していますが、実行可能なタスクには Asana プロジェクトの方が適しています。 新入社員は、完了すべきタスクとその期限を正確に把握し、完了したらチェックを入れることができます。 マネージャーやメンターは、タスク内で直接、明確な期日を設定したり、新入社員の進捗を確認したり、質問に答えたりできます。

通常、新規採用者向けのプロジェクトと、人事やマネージャーが舞台裏で行う作業用のプロジェクトをそれぞれ 1 つずつ用意します。

Asana Premiumのユーザーは、プロジェクトを作成してカスタムテンプレートとして保存し、チームがプロジェクトにすばやく適用できるようにすることもできます。

オンボーディングプロジェクトまたはカスタムテンプレートのセットアップ方法:

• オンボーディングテンプレートとして使用するプロジェクトを作成します。 プロジェクトに「[名前] 人事オンボーディングテンプレート」と名前を付けます。 新入社員ごとにこのプロジェクトを複製し、社員名を入れてプロジェクト名を更新します。

• タスクをセクションに分割する:時系列、タスクの種類、またはチームにとって最も理にかなった方法でグループ化します。

• 各セクションに「福利厚生に加入」「確定拠出年金に加入」「コンピューターを会社のプリンターに接続」などのタスクを追加します。 タスクの説明には明確な指示を入力し、必要なファイルやリンクを添付して、@メンションで他のタスクやプロジェクトを参照できるようにします。 「コンピューターの注文」などのタスクを適切な部署の社員に割り当てます。

• 新規採用者が入社したら、テンプレートを適用し、名前を編集して新規採用者の名前を追加します。 次に、福利厚生や給与の登録など、期限が迫っているタスクに期日を追加します。

• プロジェクトを 2 つ作成することをおすすめします。1 つは新入社員用に、もう 1 つは新入社員の準備をサポートする社内チーム用に作成します。 新入社員のマネージャー / メンターを両方のプロジェクトのフォロワーとして追加します。

従業員の仕事のスタートをスムーズに

オンボーディングプロセスは、単なる研修ではありません。 素晴らしい第一印象を与える機会でもあり、さらに重要なことは、企業が従業員を維持するのに役立つことが証明されているということです (責任について話しましょう！)。 これは新入社員だけでなく、会社の全員にとって重要なことなので、適切に実施することが不可欠です。 しかし、ご安心ください。あなたならできます！

新入社員オンボーディング用のテンプレートを入手するか、その他の人事およびオンボーディング用のテンプレートをご覧ください。