Asana の従業員オンボーディングにおけるワークマネジメント活用法

会社のオンボーディングプロセスは、新入社員のパフォーマンスを左右します。 誰よりもそのことを理解しているのが、Asana のグロース & インパクト部門長の Mike Jordan です。 20 年以上の経験を持つ Jordan は、すべての従業員が活躍できるよう、適切なフレームワークを作成するためのサポートを行っています。 

彼のチームは主に 4 つの分野を担当しています。 

• グローバルピープルパートナー

• 学習と能力開発

• 人材とパフォーマンスの管理

• 従業員との関係

これらの分野が、Asana の従業員エクスペリエンス全体を構成しています。これには、業界トップクラスのオンボーディングプログラムも含まれます。 Jordan 氏によると、Asana プラットフォームはオンボーディングを成功させるための鍵でした。 「Asana がなければ、これほど優れたオンボーディング体験を提供できていたとは思えません」と Jordan 氏は言います。 

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Asana を活用することで、オペレーションチームは仕事の連携、プロセスの統一、ワークフローの自動化を 1 か所で実現できます。

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Asana でオンボーディングの課題を克服

「私が働いてきた会社では、マネージャーはオンボーディングに苦労していました」と Jordan 氏は言います。 “従業員にとって思いやりのある体験を作りたいと考えていますが、情報を共有し、進捗を追跡するための一元的なスペースがないと難しいものです。これは特に人事チームに当てはまります。厳密に言うと、人事チームはオンボーディングの体験を所有しておらず、高品質な体験を作りたいと願うのに必要なリソースも持っていません。” 

マネージャーは、新入社員に必要なリソースやトレーニングを提供し、適切なタイミングで適切な人に紹介するために、複数のプラットフォームを使いこなす必要があります。 しかし、そのような状況下でも、進捗を追跡し、新入社員の状況を把握するための明確な方法はありません。 “すべてを正しく行うには、多くの労力が必要です。” と Jordan 氏は言います。 

しかし、Asana を使うことで、オンボーディングがシンプルになります。 “Asana を使うことで、1 か所で情報を共有し、標準化されたオンボーディングテンプレートを作成してすべての従業員に一貫した体験を提供し、マネージャーにインサイトを提供できます。しかも、それほど多くの作業をする必要はありません。 “その結果、新入社員はより多くの仕事をこなせるようになり、会社に早く馴染めるようになります。”

Jordan さんのチームが Asana を使ってオンボーディングを最適化した方法を詳しくご紹介します。

オンボーディングプロセスを標準化する

オンボーディングでは、一貫性が重要です。 Jordan さんの経験上、これは小規模なスタートアップから大企業まで、すべてのチームに統一されたプロセスがない企業に共通する課題です。 「オンボーディングに多くのリソースを投入しているチームに入れば、従業員は素晴らしい体験をする傾向があります。逆に、リソースが少なく、時間的なプレッシャーが大きいチームでは、ひどい体験をすることになります」と Jordan 氏は言います。 

この問題を解決するために、Jordan 氏のチームはテンプレートプロジェクトを使用して標準化されたオンボーディングワークフローを作成しました。  多くの場合、これらはオンボーディングチェックリストの形を取ります。 こうしたテンプレートを複製して、新入社員ごとに簡単に使用できるようにすることで、全員が適切なタイミングで適切なステップを完了できるようになりました。 各チームは、同じ質の高い体験を維持しながら、ニーズに合わせてこれらのプロジェクトをカスタマイズできます。 “ピープルチーム、マネージャー、従業員にとって、プロセスが標準化されていることで、新入社員が良い経験をできるという自信が高まります。” こうしたプロジェクトは、新入社員向けのワークショップやウェルカムセッションに代わるものではありませんが、オンボーディング体験を強化し、従業員の理解を深めるための役割を果たします。

たとえば、近々新しいリーダーが加わる Jordan 氏は、このプロセスを自分自身で実行しています。 「オンボーディングプロジェクトをセットアップし、新入社員にメンターを割り当て、そのメンバーをプロジェクトに追加してタスクを開始できるようにするための、すべてのオンボーディングタスクが私に割り当てられています」と Jordan さん。 「その後、その部署や業務に特化したオンボーディングタスクを追加できますが、90% の作業はすでに終わっています。」

引き継ぎの合理化

Asana では、新入社員が活躍できるよう、複数のチームが連携しています。すべては、新入社員が採用通知書に署名したときに始まります。 採用担当者がピープルオペレーションチームに情報を伝えると、同チームが IT 設定、給与、福利厚生、採用マネージャーのタスク、新入社員とのコミュニケーションなどのステップを開始します。 進行中の要素が多くありますが、Asana のおかげでチームはすべてを追跡でき、見落としは一切ありません。 

仕組みの概要は次のとおりです。 

1. 新入社員が採用通知書に署名すると、オートメーションによって、新入社員が入社することがピープルオペレーションに即座に通知されます。 

2. Greenhouse や Workday との連携により、新入社員のデータが自動的に取り込まれ、チームが確認して承認します。 

3. 情報が承認されると、オートメーションによって採用マネージャーの準備タスクが開始されます。 

4. ピープルオペレーションチームは、1 つのメインプロジェクトを使用して、免除ステータスや勤務地などの詳細をカスタムラベルで管理し、すべてのオンボーディング前の業務を追跡しています。 

5. テンプレートプロジェクトのライブラリを使用することで、新入社員ごとにオンボーディングチェックリストをすばやく複製でき、標準化されたプロセスを実現できます。 

Asana のオンボーディングの成功の鍵は、 連携です。 「特に大企業では、連携が Asana を使ったオンボーディングプロセスをスケールするための鍵となります」と語るのは、Asana の人材開発プログラムマネージャーである Zach Warner 氏です。 “Greenhouse や Workday などの専用ツールを Asana のワークフローにシームレスに統合することで、引き続き使用できます。” 

初日を初勝利に変える

オンボーディングは、必ずしも大変なものである必要はありません。 Asana は、プロセスを標準化し、チーム間でシームレスに情報を共有し、新入社員の入社前と入社後に必要なすべてのタスクを完了するための、信頼できる唯一の情報源を提供します。 

新入社員がすぐに活躍できるプロセス

合理化されたオンボーディングにより短期間で新人を養成し、チームの優先事項を予定通りに進めましょう。

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