Modèle de matrice de priorisation

Un modèle de matrice de priorisation est un outil indispensable pour les chefs de projet qui souhaitent structurer efficacement leur travail et optimiser la gestion de projet. Face à une multitude de tâches et à un backlog qui ne cesse de grandir, il est souvent difficile de savoir par où commencer. Comment s'assurer de traiter en premier les tâches à fort impact ou au degré d'urgence élevé ?

Sans une méthode claire de priorisation, le risque est de perdre un temps précieux sur des activités secondaires, au détriment des objectifs majeurs du projet. En utilisant un modèle de matrice de priorisation dans Asana, vous pouvez facilement organiser vos tâches par effort et impact sur l'entreprise, en définissant un plan d'action clair qui permet aux équipes de se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Qu’est-ce qu’une matrice de priorisation ?

Une matrice de priorisation (appelée aussi matrice des priorités) est un outil essentiel pour les chefs de projet et les équipes en charge de la gestion de projet. Il permet de catégoriser les tâches en fonction de leur impact et de l’effort requis, offrant ainsi une vision claire des niveaux de priorités.

En évaluant à la fois l’impact sur l'entreprise et le degré d'effort nécessaire, la matrice vous aide à structurer le backlog et à définir l'ordre des actions à mener. Vous allouez ainsi plus efficacement les ressources et focalisez sur ce qui est réellement important.

Les matrices de priorisation peuvent être simples ou complexes, selon le volume de tâches à traiter. Une matrice de base se divise généralement en quatre catégories distinctes :

• Travail à fort impact et faible effort : à faire immédiatement. Ce sont les tâches prioritaires qui apportent une grande valeur ajoutée sans demander trop de temps.

• Travail à fort impact et fort effort : à faire ensuite. Ce sont des activités majeures, souvent critiques, qui nécessitent plus de ressources mais ont un impact significatif sur le projet.

• Travail à faible impact et faible effort : à faire plus tard. Ces tâches sont peu exigeantes et n’ont pas un fort degré d’urgence, mais restent intéressantes à réaliser lorsque le reste est sous contrôle.

• Travail à faible impact et fort effort : à éviter. Ce sont des tâches chronophages qui n’apportent que peu de valeur, et il est souvent préférable de les supprimer ou de les reléguer au bas du backlog.

Utiliser une matrice de priorisation est un moyen efficace pour les chefs de projet de clarifier les priorités, gérer le backlog, et prendre des décisions informées sur l’allocation des ressources. En adoptant cet outil, vous vous assurez de toujours avancer sur le travail qui aura le plus grand impact pour votre équipe et votre organisation, en tenant compte du degré d'urgence et de l'effort requis.

Qu’est-ce qu’un modèle de matrice de priorisation ?

Un modèle de matrice de priorisation est un outil réutilisable qui permet de prioriser rapidement une liste de tâches en fonction de leur impact et de l’effort requis. Duplicable à l’infini, il vous évite de recréer une nouvelle matrice à chaque planification, qu'elle soit quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. En quelques clics, copiez le modèle, ajoutez vos tâches et commencez la priorisation.

Quels sont les avantages d’un modèle de matrice des priorités ?

Un modèle de matrice de priorisation simplifie la priorisation des tâches en fonction de l’impact et de l’effort. Associé à des fonctionnalités telles que des étiquettes personnalisées codées par couleur et des vues multiples, il devient facile de savoir ce qui vient ensuite.

Avec un modèle de matrice de priorisation, vous pouvez :

• Déterminer le travail à plus fort impact pour votre équipe et votre organisation.

• Ajouter des tâches à la matrice facilement et les déplacer d'une section à l'autre au fur et à mesure que les priorités évoluent.

• Garantir une bonne allocation des ressources et se concentrer sur le travail apportant le plus de valeur à l'entreprise.

• Éviter de perdre du temps à créer une matrice de zéro chaque jour ou chaque semaine.

• Partager votre matrice avec les parties prenantes du projet, pour que chacun soit sur la même longueur d'onde.

• Définir des dates de début pour les tâches dépriorisées.

• Assigner les membres de l’équipe aux tâches prioritaires.

• Créer un cadre réutilisable pour que d'autres équipes puissent également prioriser leur travail à fort impact.

Comment utiliser un modèle de matrice de priorisation ?

Un modèle simple de matrice de priorisation vous aide à élaborer un plan d’action basé sur le niveau d’effort requis pour chaque tâche et l’impact que cette tâche aura sur l’entreprise.

Pour commencer, ajoutez deux étiquettes personnalisées au modèle : l'une pour l'effort requis pour accomplir chaque tâche et l'autre pour l'impact de la tâche sur l'entreprise.

Cela pourrait ressembler à :

• Fort impact et faible effort

• Fort impact et fort effort

• Faible impact et faible effort

• Faible impact et fort effort

Ensuite, créez des sections dans votre modèle représentant l’action recommandée pour chaque tâche, selon l’effort et l’impact :

• À faire immédiatement : cette section concerne les tâches à fort impact et faible effort qui bénéficieront grandement à l'entreprise sans demander beaucoup de temps. Par exemple, signer des documents d’embauche.

• À faire ensuite : cette section concerne les tâches à fort impact et fort effort – des tâches très importantes pour l'entreprise mais qui demandent plus de temps, comme créer une proposition de stratégie pour un client.

• À faire plus tard : ici sont les tâches à faible impact et faible effort, qui, bien que moins significatives, valent la peine d’être réalisées puisqu’elles ne prennent pas beaucoup de temps. Par exemple, organiser la liste de contacts clients.

• À éviter : cette section est dédiée aux tâches à faible impact et fort effort – celles qui n’apportent que peu de bénéfices à l’entreprise tout en étant chronophages. Par exemple, relire une fois de plus un document stratégique déjà approuvé par le département créatif.

Une fois votre modèle préconfiguré avec ces étiquettes et sections personnalisées, il devient facile à utiliser. Suivez simplement ces étapes :

1. Faites une copie de votre modèle de matrice de priorisation de base.

2. Renommez le modèle (par exemple, "Matrice de priorisation pour la semaine du 9 janvier").

3. Ajoutez toutes les tâches appropriées au modèle.

4. Attribuez des étiquettes personnalisées à chaque tâche en indiquant l’effort et l’impact.

5. Glissez-déposez les tâches dans la section appropriée (à faire immédiatement, à faire ensuite, à faire plus tard, à éviter).

6. Ajoutez des dates de début et des membres de l’équipe à chaque tâche, si nécessaire.

Fonctionnalités intégrées d’Asana

Asana s'intègre facilement avec vos outils d’entreprise existants pour faciliter la collaboration interéquipes. De plus, nos fonctionnalités intégrées – telles que les champs personnalisés et les vues multiples – vous permettent d'adapter le modèle de matrice de priorisation à vos besoins spécifiques.

Fonctionnalités intégrées

1. Vue Tableau. La vue tableau est une vue de type Kanban qui affiche les informations de votre projet sous forme de colonnes. Les colonnes sont généralement organisées par statut de travail (comme À faire, En cours, Terminé) mais vous pouvez les ajuster selon les besoins de votre projet. Dans chaque colonne, les tâches sont affichées sous forme de cartes, avec des informations associées comme le titre de la tâche, la date d'échéance et les champs personnalisés. Suivez le travail à travers ses différentes étapes et obtenez une vision d'ensemble rapide de l'état de votre projet.

2. Champs personnalisés. Les champs personnalisés sont le meilleur moyen de marquer, trier et filtrer le travail. Créez des champs uniques pour toute information que vous devez suivre – de la priorité et du statut au numéro de téléphone. Utilisez les champs personnalisés pour trier et organiser vos tâches afin de savoir sur quoi travailler en premier. En outre, partagez ces champs entre tâches et projets pour garantir une cohérence à travers votre organisation.

3. Dates de début. Parfois, vous devez non seulement suivre la date d’échéance d'une tâche, mais aussi savoir quand commencer à travailler dessus. Les dates de début donnent à vos coéquipiers une idée claire de la durée prévue pour chaque tâche. Utilisez-les pour définir, suivre et gérer le travail de manière à aligner les objectifs de votre équipe et éviter que les dépendances ne soient négligées.

4. Ajout de tâches à plusieurs projets. La nature du travail est transversale. Les équipes doivent pouvoir travailler efficacement entre départements. Mais si chaque département a son propre système de classement, le travail est ralenti et isolé. Asana facilite la gestion des tâches à travers plusieurs projets, ce qui réduit les doublons de travail, augmente la visibilité entre équipes, et permet à tous de voir les tâches en contexte.

Applications recommandées

1. Slack. Transformez les idées, demandes et actions issues de Slack en tâches traçables et en commentaires dans Asana. Passez des questions rapides aux tâches assignées avec des échéances. Capturez facilement le travail pour éviter que les requêtes ne se perdent dans Slack.

2. Google Workplace. Attachez directement des fichiers aux tâches dans Asana avec le sélecteur de fichiers Google Workplace intégré au volet des tâches. Attachez facilement tout fichier de My Drive en quelques clics seulement.

3. Gmail. Grâce à l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception. Les tâches créées à partir de Gmail incluent automatiquement le contexte de votre email, pour ne rien oublier. Besoin de consulter une tâche Asana tout en rédigeant un email ? Utilisez simplement l'add-on Asana pour Gmail pour rechercher la tâche depuis votre boîte de réception.

4. Outlook. Lorsque des éléments à traiter arrivent par email, comme la relecture d’un travail d’une agence ou une demande de ressources graphiques d’un partenaire, créez directement une tâche dans Asana depuis Outlook. Assignez ensuite la tâche à vous-même ou à un coéquipier, définissez une date d’échéance, et ajoutez-la à un projet pour l’intégrer au travail pertinent.

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