Un processus au pixel près : comment gérer efficacement les demandes de création

Pour de nombreuses équipes marketing, la production créative (le processus de rédaction, de conception et de production de toutes les pages d’accueil, e-mails et vidéos que les clients voient) peut sembler être un véritable casse-tête. Les demandes arrivent de toutes parts, par e-mail, sur Slack ou lors de discussions dans les couloirs. Les informations importantes, telles que les spécifications du projet, les échéances et les exigences créatives, sont souvent incomplètes, voire totalement absentes. Et lorsqu’il s’agit de gérer les retours et les approbations sur le travail créatif, la situation devient encore plus confuse.

Sans un processus clair et efficace pour la gestion des projets créatifs, vous vous retrouvez avec un environnement de travail chaotique qui ralentit votre équipe et empêche vos rédacteurs et designers de faire ce qu’ils font de mieux : créer des contenus remarquables qui ravissent et engagent votre public. Heureusement, il existe un moyen de gérer et de suivre la production créative de toutes vos campagnes marketing, événements et lancements sans que rien ne passe entre les mailles du filet. Voici quatre idées pour perfectionner votre processus de production créative afin que les membres de votre équipe puissent travailler ensemble sans effort.

1. Centralisez vos demandes de création

Lorsque les demandes de création arrivent de toutes parts, il devient rapidement difficile de tout suivre. En effet, vous finissez par passer beaucoup de temps à consolider les informations pour créer une source unique de référence au lieu de vous concentrer sur le travail créatif lui-même. Et si vous pouviez commencer chaque journée en ayant une idée claire de toutes les demandes de conception émanant des autres équipes, et répartir le travail en conséquence selon la priorité, l’échéance et la portée du projet ?

Pour y parvenir, centralisez votre processus de production créative. (Bien entendu, notre équipe créative utilise Asana.) En regroupant toutes les demandes de création au même endroit, vous n’avez plus qu’à consulter un seul et même outil pour connaître l’ensemble du travail à accomplir, au lieu de devoir passer par e-mail, Slack et des réunions en personne pour vous tenir informé.

Astuce Asana : configurez rapidement un projet pour gérer les demandes de création, de la réception à la livraison, avec notre modèle.

En gérant toutes vos demandes dans un projet Asana, les parties prenantes savent où chercher pour faire avancer le travail créatif : les responsables marketing peuvent demander des ressources créatives pour leurs campagnes numériques, leurs événements et leur contenu de blog. Les designers et les rédacteurs savent aussi où aller voir si de nouvelles tâches ont été ajoutées ou si des mises à jour de statut ont été publiées. Et surtout, les responsables créatifs et les producteurs ont en permanence une vision unique et claire de l’ensemble du travail réalisé au sein de leur équipe.

2. Recueillir les informations clés à l’avance

Pour vous assurer que vos designers et rédacteurs disposent de suffisamment d’informations pour commencer leur travail créatif, il est important de mettre en place un brief. Les briefs de projet ou créatifs sont les meilleurs alliés des équipes créatives. En créer une version standard aide tout le monde à se mettre d’accord et à rester sur la même longueur d’onde tout au long du processus de production.

Le brief créatif de chaque équipe aura de légères variations en fonction de ses besoins spécifiques. Au minimum, un brief créatif doit clairement définir les objectifs marketing à atteindre, définir les attentes en matière de portée et d’échéances, et préciser qui sont les réviseurs et les approbateurs. De plus, votre brief créatif doit inclure toutes les spécifications de conception, telles que le format de livraison, la taille et tout autre élément requis. En recueillant tous ces détails dès le départ, au moment de la réception de la demande, votre équipe peut commencer la production créative plus tôt.

Astuce Asana : simplifiez davantage votre processus en utilisant un formulaire sur Asana pour votre brief créatif. Lorsque quelqu’un envoie un formulaire, des tâches sont automatiquement créées dans votre projet de demandes de création.

3. Communiquez sur votre processus

Si vous établissez un processus de production créative, mais que vous ne le communiquez jamais, peut-on vraiment parler de processus ? Laissons de côté les réflexions philosophiques. Communiquer en interne sur la façon dont votre équipe créative traite les demandes est un aspect important de la réussite du processus de production créative. Après tout, si vos collègues ne savent pas où envoyer leurs demandes de création ou comment fonctionne le processus de gestion des projets créatifs, ils continueront à utiliser des méthodes ponctuelles comme les e-mails et les demandes au pied levé.

Une façon d’assurer que les membres de l’équipe utilisent le processus que vous avez choisi est d’indiquer clairement que toute demande de création envoyée par un autre canal ne sera pas traitée. Il est également important de communiquer clairement les informations attendues pour chaque demande (objectifs, spécifications, exemples, etc.).

Astuce Asana : invitez vos collègues interfonctionnels à rejoindre votre projet de demandes de création sur Asana et publiez une discussion pour leur expliquer le fonctionnement de votre processus.

4. Facilitez les révisions et approbations

Vous avez donc hiérarchisé et attribué chaque demande de création, vos designers et rédacteurs travaillent sur tous les livrables… et c’est tout pour votre processus de production, n’est-ce pas ? Pas tout à fait. À moins que vous ne parveniez à produire un contenu créatif parfait dès les premières ébauches, la production de ressources de qualité implique des séries itératives de retours des parties prenantes. Malheureusement, c’est aussi la partie du processus de production créative qui peut devenir un frein.

Si vous gérez les commentaires de plusieurs parties prenantes, le suivi des ressources prêtes à être examinées ou des modifications hautement prioritaires (par opposition à celles qui sont souhaitables) devient rapidement un casse-tête. Heureusement, Asana vous facilite la tâche en vous permettant de suivre l’étape d’approbation de chaque livrable dans votre projet de demandes de création à l’aide de champs personnalisés. Et avec la révision, il est plus facile que jamais d’obtenir un feedback exploitable sur les ressources visuelles.

Conseil Asana : ajoutez le champ personnalisé « Étape d’approbation » créé par Asana à votre projet de demandes de création afin que les parties prenantes reçoivent automatiquement une notification lorsque quelque chose est prêt à être passé en revue.

Note de l’éditeur : depuis la publication de cet article, nous avons apporté quelques améliorations à notre fonctionnalité d’approbations. Consultez le guide d’Asana pour en savoir plus sur les dernières mises à jour.

Itérez et peaufinez

Lorsque vous commencez à déployer votre processus de production créative sur Asana, demandez à vos collègues ce qu’ils en pensent et faites les ajustements nécessaires. Ajustez-le au fur et à mesure que vous rencontrez des points de friction et que les besoins de votre équipe évoluent. Une fois votre processus au point, vous pouvez le reproduire pour d’autres demandes de travail, comme le développement Web ou les goodies. Pas besoin de tout recommencer à chaque fois.

Vous cherchez un moyen de gérer vos demandes de création ? Découvrez comment Asana peut vous aider dès aujourd’hui.