Gérer les approbations et identifier le travail susceptible d’être en retard

« Est-ce approuvé ? » et « Qu’est-ce qui risque d’être en retard ? » sont deux questions simples aux réponses parfois complexes. Essayer d’analyser du feed-back peu concluant ou contacter ses collègues prend du temps, sans toujours apporter de réponses. Une autre solution consiste à intégrer des approbations et des statuts de tâche aux projets Asana, tels que les campagnes marketing ou les requêtes créatives. En quelques clics, un examinateur peut donner clairement son approbation et les chefs de projet peuvent générer des rapports permettant d’identifier les éventuels blocages.

Pourquoi gérer les approbations ?

Les personnes en charge d’approuver un travail utilisent souvent des listes de tâches sans priorité, et il arrive qu’ils ne sachent pas qu’ils bloquent une tâche ou même qu’une tâche est prête à être passée en revue par eux. L’utilisation de champs personnalisés aide à identifier le travail le plus urgent pour s’assurer qu’il est accompli à temps, et à attribuer correctement les tâches devant être approuvées. Catégoriser les tâches nécéssitant une approbation à l’aide de champs personnalisés facilite aussi leur identification et la création de rapports les concernant.

Comment ajouter des approbations à votre processus opérationnel et afficher le statut des tâches

Tout d’abord, choisissez un projet dont vous souhaitez suivre les approbations, comme une demande de travail ou une requête créative, ou encore une campagne marketing.

Si aucun projet ne vous vient en tête, vous pouvez utiliser notre modèle de demandes de travail et requêtes créatives, qui contient tout ce dont vous avez besoin.

Ensuite, ajoutez des champs personnalisés au projet pour lequel vous souhaitez afficher ces informations. En créant des champs personnalisés de « statut du contenu », « priorité » et « étape d'approbation », vous verrez ces informations pour chaque tâche, et saurez donc à quelle étape du processus créatif elle se trouve, quelle est sa priorité, et si elle a été approuvée ou pas. Voici comment ajouter un champ personnalisé :

Ajoutez des champs personnalisés pour votre processus d'approbation sur Asana en cliquant sur le lien bleu dans titre du projet.

Pour ajouter des champs personnalisés :

  1. Cliquez sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut du projet.
  2. Cherchez l'étape d'approbation (le logo Asana se trouve juste à côté) et ajoutez-la.
  3. Ensuite, cherchez le « statut du contenu » et la « priorité ».

Et voilà ! Dans la section suivante, vous allez apprendre à transformer vos champs en véritable processus d'approbation.

Comment gérer le travail qui requiert des approbations

Une fois les champs personnalisés ajoutés, vous voilà prêt à former votre équipe sur le nouveau processus afin de lui faciliter le travail. Pour n’importe quel projet où vous avez ajouté les champs personnalisés d’approbation, essayez le processus opérationnel suivant :

  1. Assurez-vous que tous les examinateurs et l’approbateur final soient @mentionnés dans la description de la tâche afin que le responsable de chaque étape du processus d’approbation soit clairement identifié. Ils seront également abonnés à la tâche afin de pouvoir suivre sa progression.
  2. Il incombe au responsable de la tâche de mettre à jour le champ personnalisé d'étape d'approbation à chaque stade afin d'indiquer clairement la progression du processus de création. (Ceci vaut particulièrement pour les rapports de recherche ci-dessous).
  3. Une fois son travail accompli, il doit mettre à jour le champ personnalisé de statut d'approbation en indiquant «  Prêt pour examen ». Assurez-vous de joindre tout fichier nécessaire pour la vérification.
  4. La personne en charge peut ensuite attribuer la tâche à l'approbateur, en ajoutant un commentaire à la tâche lui indiquant que le travail est prêt à être vérifié.
  5. Une fois le travail passé en revue, l'approbateur peut mettre à jour le champ personnalisé « Modifications nécessaires » si des changements doivent être apportés, ou « Approuvé » si le travail est validé en l'état.
  6. Il est ensuite recommandé de réattribuer la tâche au contributeur afin que celui-ci puisse incorporer tout feed-back nécessaire, ou marquer son travail comme terminé s’il a été approuvé tel quel.

Créez un meilleur processus pour gérer les approbations et afficher les statuts de tâche.

Afficher le travail susceptible d’être en retard en générant des rapports de recherche sur vos champs personnalisés

Utiliser les champs personnalisés pour afficher l’étape de progression d’un travail et son statut d’approbation est primordial pour permettre aux contributeurs de situer leur travail dans le flux. Mais les chefs de projet peuvent aussi se servir de ces informations pour anticiper les problèmes avant qu’ils n’arrivent.

Ne pas remarquer un problème avant la fin de l’échéance ou espérer qu’un collègue vous préviendra d’un retard peut entraîner d’importants problèmes et affecter défavorablement le moral de votre équipe, le succès des objectifs et les résultats financiers de l’entreprise. Nous vous recommandons donc d’utiliser les rapports de recherche avancée ci-dessous pour anticiper les problèmes et garder une longueur d’avance.

Comment créer des rapports pour afficher le travail qui requiert votre approbation

Les rapports d’approbation vous aident à identifier les éventuels blocages. Pour cet exemple, créez un rapport pour un travail qui n’est pas encore approuvé afin que nous identifiions qui il nous faudra peut-être contacter.

Ajoutez des champs personnalisés pour votre processus d’approbation sur Asana en cliquant à côté du titre de votre projet.

Pour créer un rapport de recherche avec un champ personnalisé :

  1. Cliquez dans la barre de recherche dans la [barre du haut] d’Asana.
  2. Cliquez sur Recherche avancée. Une série d’options de critères de recherche s’affichera pour vous aider à affiner les résultats.
  3. Pour ce rapport, nous souhaitons afficher les Tâches Non Terminées dues dans les 5 prochains jours.
  4. Ensuite, cliquez sur Ajouter un filtre puis Champ personnalisé et saisissez « étape d’approbation ».
  5. Choisissez les options est et Prêt pour examen.
  6. Cliquez sur Recherche pour générer votre rapport.

Ajoutez des champs personnalisés pour votre processus d’approbation sur Asana en cliquant à côté du titre de votre projet.

S'affiche alors une liste de résultats, que vous pouvez affiner par responsable, échéance, projet et plus encore, en utilisant les options de filtre dans le coin supérieur droit. Cette liste de résultats vous donne une idée des tâches dont l'échéance arrive à terme, mais qui n'ont pas encore été approuvées. Pour tout ce qui est susceptible d'être en retard, vous pouvez commenter dans la tâche pour demander aux contributeurs de confirmer que la progression du travail.

Vous souhaitez générer régulièrement ce rapport ? Cliquez sur Enregistrer le rapport et vous pourrez y accéder à tout moment depuis votre barre latérale avec des résultats à jour chaque fois que vous cliquez dessus.

Comment créer des rapports sur le travail susceptible d'être en retard

Pour tirer encore plus profit de votre rapport d’approbation , vous pouvez également filtrer les résultats avec le champ personnalisé « étape de contenu ». Ceci vous permettra d’identifier le travail non approuvé dont l’échéance vient à terme. Vous pourrez alors ajuster l’échéance ou les autres éléments du projet au besoin.

  1. Suivez les étapes 1 à 5 ci-dessus.
  2. Ajoutez les champs personnalisés de priorité et de statut du contenu à votre recherche en cliquant sur Ajouter un filtre, puis Champ personnalisé et en ajoutant ces deux champs personnalisés à la recherche.
  3. Choisissez les options est et *pas commencé** pour le statut du contenu, et est élevée pour la priorité.
  4. Cliquez sur Recherche pour générer votre rapport.

La liste de résultats affichera le travail qui n’est pas commencé mais dont l’échéance arrive à terme et qui possède une priorité élevée. Selon le type de tâche, ce risque n’est pas nécessairement grave, mais pour les travaux tels que les ébauches de blog, les designs ou les documents liés aux grands lancements, cela peut indiquer un problème et vous donner des indications pour faire le point avec votre équipe.

Planifier et gérer votre travail sur Asana vous aide à y voir clair dans les plans de projet et à savoir où en est le travail. Utiliser les informations sur Asana pour prendre des décisions stratégiques avisées vous permet même de gagner du temps, de respecter les délais et d'identifier les problèmes avant qu'ils ne se produisent, en seulement quelques clics et rapports.

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Vous avez des difficultés à déterminer le statut des tâches et à gérer les approbations ? Essayez ce processus sur Asana.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de