Gérer les approbations et identifier le travail susceptible d’être en retard

Comment mettre en place des approbations et afficher le statut des tâches

GIF montrant le processus d’approbation avec les champs personnalisés sur Asana pour indiquer que le travail est prêt ou déjà approuvé

  1. Choisissez un projet dont vous souhaitez suivre les approbations (demande de travail ou campagne marketing par exemple).
  2. Ajoutez les champs personnalisés d’« Étape d’approbation » et de « Priorité » à votre projet.
  3. Afin que vos collègues puissent suivre l’ensemble du processus d’approbation, assurez-vous que les notifications pour l’« Étape d’approbation » sont activées.

GIF montrant comment ajouter des champs personnalisés pour approuver vos processus sur Asana en cliquant sur le lien bleu situé en en-tête du projet

Comment gérer le travail qui requiert des approbations

Dans tous les projets où vous avez ajouté le champ personnalisé d’approbation, utilisez le processus suivant et partagez-le auprès de vos collègues :

  1. Ajoutez tous les intervenants concernés en tant qu’abonnés à la tâche.
  2. Mettez à jour le champ personnalisé de « progression de tâche » à chaque étape afin d’indiquer clairement l’avancement du processus de création. (Ceci vaut particulièrement pour les rapports de recherche ci-dessous).
  3. Une fois la tâche prête à être approuvée, mettez à jour le champ personnalisé d’« étape d’approbation » afin qu’il indique «  Prêt à être passé en revue ».

Simplifiez et accélérez ce processus en créant des règles. Vous pouvez par exemple créer des règles mettant automatiquement à jour le responsable de tâche en fonction du champ personnalisé défini, facilitant ainsi le transfert des révisions.

Examinez des images et laissez des commentaires exploitables sans quitter Asana

La révision permet aux réviseurs de pouvoir aisément laisser des commentaires directement sur les fichiers image, de façon à ce que le feedback puisse être visualisé en contexte. Chaque commentaire est transformé en une sous-tâche exploitable que le créateur peut prendre en compte et intégrer à son travail.

GIF montrant le processus de révision d’images sur Asana

Une fois la révision terminée, le réviseur peut mettre à jour le champ personnalisé sur Changements requis si des modifications doivent être apportées, ou sur Approuvé si le travail est validé en l’état.

Afficher le travail susceptible d’être en retard et effectuer plus vite le suivi avec des rapports de recherche

Les champs de statut et d’approbation des tâches permettent aux contributeurs de rendre facilement et rapidement compte de l’avancement du travail (sans avoir besoin de rédiger d’innombrables mises à jour). Quant aux chefs de projet et aux responsables, ils peuvent éviter les retards en créant des rapports de recherche avancée à l’aide de ces champs.

Comment créer des rapports pour afficher le travail qui requiert votre approbation

Les rapports d’approbation vous aident à identifier les éventuels blocages. Pour cet exemple, créez un rapport pour un travail qui n’est pas encore approuvé afin d’identifier les personnes que vous devrez peut-être contacter concernant plusieurs projets.

CAPTURE D’ÉCRAN montrant la création d’un rapport de recherche avancée en utilisant les champs personnalisés sur Asana

Pour créer un rapport de recherche avec un champ personnalisé :

  1. Cliquez dans la barre de recherche dans la barre supérieure d’Asana.
  2. Cliquez sur Recherche avancée. Des critères de recherche s’affichent pour vous aider à affiner les résultats.
  3. Pour ce rapport, nous souhaitons par exemple afficher les Tâches Non Terminées dues dans les 5 prochains jours.
  4. Ensuite, cliquez sur Ajouter un filtre puis Champ personnalisé et saisissez « Étape d’approbation ».
  5. Choisissez les options est et Prêt à être passé en revue.
  6. Cliquez sur Rechercher pour générer votre rapport.

Vous verrez alors s’afficher une liste de résultats, que vous pourrez trier par responsable, échéance, projet et plus encore, en utilisant les options de filtre dans le coin supérieur droit. Pour toutes les tâches confrontées à des problèmes, vous pouvez ajouter un commentaire au sein de la tâche et demander au responsable d’apporter de plus amples précisions sur la progression du travail.

Vous souhaitez générer régulièrement ce rapport ? Cliquez sur Enregistrer le rapport et vous pourrez accéder à tout moment aux résultats à jour depuis la barre latérale.

Ressources pour les approbations et les rapports

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leurs approbations et rendent compte de leur travail ? Voici des ressources utiles :

Ressources Lien
Cours sur demande S’inscrire à l’Asana Academy
Échanger avec la communauté Participer à l’une de nos prochaines formations ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum

Planifier et gérer votre travail sur Asana vous permet de clarifier vos plans de projet et de savoir où en est le travail. Mais utiliser les informations d’Asana pour prendre des décisions stratégiques avisées, c’est encore mieux. En seulement quelques clics et avec quelques rapports, vous gagnez du temps et bénéficiez d’une aide précieuse pour tenir vos délais et identifier les problèmes avant qu’ils ne se produisent.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

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Repérez les prochaines tâches à accomplir

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Projets

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Travailler en équipe

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Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.