Gérer les approbations et identifier le travail susceptible d’être en retard

Comment ajouter des approbations et afficher le statut des tâches

  1. Choisissez un projet dont vous souhaitez suivre les approbations (comme une demande de travail ou une campagne marketing.)
  2. Ajouter des champs personnalisés avec des notifications à ce projet

GIF sur l’ajout de champs personnalisés à votre processus d’approbation sur Asana en cliquant sur le lien bleu dans l’en-tête du projet

Pour ajouter des champs personnalisés :

  1. Cliquez sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut du projet.
  2. Cherchez l’étape d’approbation (le logo Asana se trouve juste à côté) et ajoutez-la.
  3. Cherchez la progression de la tâche et la priorité.
  4. Si vous ajoutez vos propres champs, assurez-vous d’activer les notifications pour ceux-ci afin de tenir les abonnés informés des changements.

Et voilà ! Dans la section suivante, vous allez apprendre à transformer vos champs en véritable processus d’approbation et à obtenir une bonne visibilité sur le statut de chaque tâche.

Comment gérer le travail qui requiert des approbations

Dans tous les projets où vous avez ajouté le champ personnalisé d’approbation, utilisez le processus opérationnel suivant et montrez à vos collègues comment l’utiliser :

  1. Abonnez à la tâche toutes les personnes concernées pour qu’elles reçoivent les notifications associées aux champs personnalisés au fil de la progression du travail, et qu’elles puissent publier des commentaires et des questions si besoin est.
  2. Il incombe au responsable de la tâche de mettre à jour le champ personnalisé de sa progression afin d’indiquer clairement l’avancement du processus de création. (Ceci vaut particulièrement pour les rapports de recherche ci-dessous).
    • Les abonnés recevront des notifications chaque fois que le responsable de la tâche modifie le champ personnalisé, et sauront donc quand ils peuvent passer en revue le travail ou l’approuver.
  3. Une fois son travail accompli, le responsable doit mettre à jour le champ personnalisé d’étape d’approbation de façon à indiquer «  Prêt à être passé en revue ».
  4. Attribuez la tâche au réviseur.
    • Si le travail à vérifier est un actif visuel, le réviseur peut laisser du feedback directement sur celui-ci pour plus de clarté.
    • Ce feedback est alors enregistré sous forme de sous-tâche exploitable pour le créateur qui en conserve ainsi une trace claire.
  5. Une fois la révision terminée, le réviseur peut mettre à jour le champ personnalisé sur « Changements requis » si des modifications doivent être apportées, ou sur « Approuvé » si le travail est validé en l’état.
  6. Il est ensuite recommandé de réattribuer la tâche au responsable initial afin que celui-ci puisse incorporer le feedback ou marquer son travail comme terminé s’il a été approuvé tel quel.

GIF du processus d’approbation avec les champs personnalisés sur Asana pour indiquer que le travail est prêt ou déjà approuvé

Afficher le travail susceptible d’être en retard et effectuer plus vite le suivi avec des rapports de recherche

Les champs de statut et d’approbation des tâches permettent aux contributeurs de rendre facilement et rapidement compte de l’avancement du travail (sans avoir besoin de rédiger d’innombrables mises à jour). Quant aux chefs de projet et aux responsables, ils peuvent éviter les retards en créant des rapports de recherche avancée à l’aide de ces champs.

Comment créer des rapports pour afficher le travail qui requiert votre approbation

Les rapports d’approbation vous aident à identifier les éventuels blocages. Pour cet exemple, créez un rapport pour un travail qui n’est pas encore approuvé afin d’identifier qui il vous faudra peut-être contacter.

CAPTURE D’ÉCRAN montrant la création d’un rapport de recherche avancée en utilisant les champs personnalisés sur Asana

Pour créer un rapport de recherche avec un champ personnalisé :

  1. Cliquez dans la barre de recherche dans la barre du haut d’Asana.
  2. Cliquez sur Recherche avancée. Une série d’options de critères de recherche s’affichera pour vous aider à affiner les résultats.
  3. Pour ce rapport, nous souhaitons par exemple afficher les Tâches Non Terminées dues dans les 5 prochains jours.
  4. Ensuite, cliquez sur Ajouter un filtre puis Champ personnalisé et saisissez « étape d’approbation ».
  5. Choisissez les options est et Prêt à être passé en revue.
  6. Cliquez sur Recherche pour générer votre rapport.

S’affiche alors une liste de résultats, que vous pouvez affiner par responsable, échéance, projet et plus encore, en utilisant les options de filtre dans le coin supérieur droit. Cette liste vous donne une idée des tâches dont l’échéance arrive à terme, mais qui n’ont pas encore été approuvées. Pour tout ce qui risque d’être en retard, vous pouvez ajouter un commentaire dans la tâche afin de demander aux contributeurs de confirmer la progression du travail.

Vous souhaitez générer régulièrement ce rapport ? Cliquez sur Enregistrer le rapport et vous pourrez accéder à tout moment aux résultats à jour depuis votre barre latérale.

Comment créer des rapports sur le travail susceptible d'être en retard

Pour tirer encore plus profit de votre rapport d’approbation, vous pouvez également filtrer les résultats avec le champ personnalisé « progression de la tâche ». Ceci vous permettra d’identifier le travail non approuvé ou pas complètement terminé et dont l’échéance vient à terme. Vous pourrez alors ajuster l’échéance ou les autres éléments du projet au besoin.

  1. Suivez les étapes 1 à 5 ci-dessus.
  2. Ajoutez les champs personnalisés de priorité et de statut du contenu à votre recherche en cliquant sur Ajouter un filtre, puis Champ personnalisé et en ajoutant ces deux champs personnalisés à la recherche.
  3. Choisissez les options est et *pas commencé** pour le statut du contenu, et est élevée pour la priorité.
  4. Cliquez sur Recherche pour générer votre rapport.

CAPTURE D’ÉCRAN des résultats de rapport de recherche avancée sur Asana

Cette liste de résultats affiche le travail qui n’est pas commencé, mais dont l’échéance arrive à terme et qui possède une priorité élevée. Selon le type de tâche, ce risque n’est pas nécessairement grave, mais pour les travaux tels que les versions initiales ou les approbations de budget, cela peut signaler un problème et vous donner des indications pour faire le point avec votre équipe.

Ressources pour les approbations et les rapports

Vous apprenez mieux en voyant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leurs approbations et rendent compte de leur travail ? Voici des ressources utiles :

Ressources Lien
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Planifier et gérer votre travail sur Asana vous aide à y voir clair dans les plans de projet et à savoir où en est le travail. Mais utiliser les informations sur Asana pour prendre des décisions stratégiques avisées, c’est encore mieux, car cela vous fait gagner du temps et vous aide à tenir les délais ou à identifier les problèmes avant qu’ils ne se produisent, en seulement quelques clics et rapports.

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Vous avez des difficultés à déterminer le statut des tâches et à gérer les approbations ? Essayez ce processus sur Asana.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de